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Rom wurde nicht von einem Mann gebaut, sondern von einem Team, das zusammen arbeitete. Während der Bau von Rom hunderte von Jahren gedauert hat und viele Boten herumgelaufen sind, haben moderne Teams das Glück, eine Menge großartiger Software zur Verfügung zu haben. Tatsächlich gibt es fast zu viel gute Software. Wie wählen Sie die richtigen Werkzeuge für Sie und Ihr kleines Unternehmen aus? Wir sind hier um zu helfen.
Was ist die beste Online-Collaboration-Software für Ihr Unternehmen? (grafische Quelle)Sehr wenig Arbeit wird von einer Person alleine erledigt. Ich schreibe diesen Artikel, und wenn ich fertig bin, reiche ich ihn über das angepasste Content-Management-System (CMS) von Tuts + an meinen Redakteur Sean. Er prüft dann alles im CMS und nimmt gegebenenfalls Änderungen vor. Es wird dann live geschoben. Mein Name steht auf dem Artikel, aber es ist immer noch eine Zusammenarbeit zwischen mir und Sean.
Noch bevor ich den Artikel schreibe, müssen wir herausfinden, worüber ich schreiben werde. Es kommt nicht nur auf ein Thema; Wir müssen den spezifischen Winkel, den ich einnehmen werde, genau festlegen, welche Bereiche ich abdecken muss und so weiter. Wie Sie sehen, erfordert sogar ein von einer Person „geschriebener“ Artikel viel Zusammenarbeit. In den meisten anderen Bereichen ist es ähnlich.
In den 90er Jahren wurden viel mehr gedruckte Dokumente und handschriftliche Notizen verwendet, aber das Konzept war dasselbe: Die Menschen arbeiteten zusammen. Das Problem war, dass das Ausdrucken von Dokumenten und das Markieren von Hand eine miserable Arbeitsweise war.
Egal, was Sie mit Ihrem Team oder kleinen Unternehmen machen, die Chancen stehen gut, dass irgendwann eine Zusammenarbeit stattfinden wird. Sie können sich für die alte Druck- und Stiftmethode entscheiden, wenn Sie in persönlicher oder digitaler Form arbeiten, oder Sie können das Vernünftige tun und eine geeignete Umgebung für die Zusammenarbeit einrichten, damit alle gleichzeitig arbeiten können.
Mit der richtigen Online-Collaboration-Software kann Ihr Team gut zusammenarbeiten, auch wenn es national oder international vertrieben wird.
Jeder hat unterschiedliche Bedürfnisse für seine Zusammenarbeit.
Bei Tuts + arbeiten der Redakteur und der Autor zusammen an einer Gliederung von verschiedenen Orten aus, dann schreibt der Autor ihn und schließlich bearbeitet der Editor ihn. Die Gliederungsphase und die Schreib- / Bearbeitungsphase erfordern sehr unterschiedliche Werkzeuge. Ein Redakteur muss nicht jede Wortwahl berücksichtigen, wenn ich ihn mache!
In anderen Branchen benötigen Sie möglicherweise vier oder fünf Mitarbeiter, um gleichzeitig in demselben Dokument zu arbeiten. Oder vielleicht arbeitet jeder für sich alleine, aber Sie brauchen einen Weg, um den Überblick zu behalten und alle auf dem Laufenden zu halten. Oder vielleicht benötigen Sie nur eine wirklich einfache Möglichkeit für Ihre Teams, online zu kommunizieren. Für all diese Dinge gibt es großartige Tools für die Online-Zusammenarbeit.
Nehmen Sie sich ein paar Minuten und beschreiben Sie, wie ein Projekt abläuft, wie ich es oben für unsere Artikel getan habe. Es muss nicht zu detailliert sein, Sie müssen nur eine ungefähre Vorstellung davon haben, welche Art von Zusammenarbeit Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigen. Wenn Sie fertig sind, lesen Sie die folgende Liste durch und sehen Sie sich die Online-Teamsoftware an, die so klingt, als würde sie zur Rechnung passen.
Kommunikation steht im Zentrum jeder Zusammenarbeit. Ihre Angestellten brauchen einen Weg, miteinander in Kontakt zu bleiben, egal wo sie arbeiten. Es ist wichtig zu wissen, woran andere Teammitglieder gerade arbeiten, und auch nur ein bisschen sozialisieren. Diese Apps bieten all dies und noch viel mehr für Ihr kleines Unternehmen:
E-Mail wird zu schlechtem Rapport. Bevor Sie jedoch Ihre gesamte Zeit und Energie darauf verwenden, Ihren Mitarbeitern die Verwendung neuer Tools beizubringen, sollten Sie sich überlegen, ob dies nicht die einfachste Sache ist. Jeder hat es schon und weiß, wie man es benutzt. Solange Sie hauptsächlich semi-reguläre One-to-One-Kommunikation durchführen, funktioniert sie hervorragend. Nur wenn Sie Hunderte von Nachrichten an Dutzende verschiedener Personen senden, bricht sie zusammen.
Hier sind die wichtigsten Online-Kommunikationssoftware für kleine Unternehmen und Teams, von E-Mail über Team-Messaging-Apps bis hin zu VoIP, Video-Messaging und mehr:
Google Mail ist eine der beliebtesten E-Mail-Apps (wird von über einer Milliarde Menschen verwendet), und das aus gutem Grund: Es ist in Google Drive integriert und kann daher problemlos in Google-Software integriert werden. Es hat auch eine intuitive Benutzeroberfläche. Außerdem enthält es zahlreiche Funktionen, die Sie verwenden können, z. B. Rückgängigmachen von E-Mails, E-Mail-Weiterleitung, leistungsstarke Suche und mehr.
Weitere Informationen zur Verwendung von Google Mail finden Sie in unserer umfassenden Serie: So verwenden Sie Google Mail (Ultimate Beginner Guide). Oder beginnen Sie mit einem dieser hilfreichen Tutorials:
Hinweis: Wir haben zwar Google Mail hier aufgelistet, aber Microsoft Outlook ist auch sehr beliebt. Es gibt eine Reihe anderer professioneller E-Mail-Apps, die Ihr Team verwenden könnte. Entdecken Sie weitere Optionen:
Slack ist der neueste Liebling der Online-Collaboration-Welt… und das aus gutem Grund. Es ist wie eine aufgeladene Version von AOL Messenger, die in die meisten anderen Dienste dieser Liste integriert ist. Wenn Sie einen Command Hub benötigen, an dem sich jeder beteiligen oder privat chatten kann, ist dies eine großartige Anwendung. Slack kann für einige Teams einen Großteil Ihrer E-Mail-Kommunikation ersetzen. Lass es herausfinden, wie es für deine Gruppe funktioniert.
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Yammer ist Facebook für Ihr Unternehmen. Die von Microsoft betriebene App ist etwas strukturierter als etwas wie Slack, funktioniert aber immer noch als offene Plattform, auf der alle Ihre Mitarbeiter Dateien gemeinsam nutzen, ein Brainstorming durchführen und im Allgemeinen einfach zusammenarbeiten können.
HipChat ist mit vielen der gleichen Funktionen unglaublich ähnlich wie Slack. Es gibt sehr wenig, um die beiden zu unterscheiden, daher kommt es ganz auf die persönlichen Vorlieben an. Wenn Sie möchten, wie HipChat funktioniert, oder viele andere Produkte von Atlassian verwenden, ist dies wahrscheinlich die bessere Wahl. Slack ist jedoch bei einigen Teams sehr beliebt.
Skype ist die größte VoIP-Plattform. Fast jeder, mit dem Sie jemals zusammenarbeiten möchten, hat bereits ein Konto. Es ist zwar nicht die beste Software für große Telefonkonferenzen, aber wenn Sie vier oder fünf weit entfernte Personen in einem virtuellen Raum zusammenbringen müssen, ist dies eine großartige (und kostenlose) Möglichkeit, dies zu tun.
Während Skype GoToMeeting in Sachen Einfachheit übertrifft, bietet GoToMeeting weitaus mehr Funktionen. Wenn Sie Telefonkonferenzen durchführen müssen, bei denen es sich um richtige Meetings mit etwa einem Dutzend Leuten handelt, dann ist dies die App, die Sie verwenden können. Sie können auch Personen hinzufügen, ohne dass Sie sich für ein Konto anmelden müssen. Senden Sie einfach eine neue URL für Ihren neuen potenziellen Mitarbeiter oder Kunden, damit sie mitmachen können.
Die meisten Projekte sind nicht so schnell und einfach wie die Artikel, an denen wir bei Tuts + arbeiten. Ihr Team könnte Monate oder Jahre an etwas arbeiten, ohne dass ein Enddatum in Sicht ist. Wie können Sie also den Fortschritt nachverfolgen, Aufgaben verteilen und sicherstellen, dass sich die Dinge - wenn auch langsam - voranbewegen?
Die besten Projektmanagement-Softwaretools sind dafür konzipiert, große Projekte in kleinere Aufgaben zu unterteilen, sie online Personen zuzuordnen, aufzuzeichnen, was passiert ist, und ein großes Projekt bis zum Schluss zu verwalten. Hier einige leistungsstarke Projektmanagement-Apps, die Ihr Team verwenden kann:
Asana ist eine großartige Möglichkeit, Projekte in Aufgaben aufzuteilen und sie bis zum Abschluss zu verfolgen. Es ist sehr anpassbar, so dass es für die unterschiedlichsten Projekte passt. Sie können Aufgaben zuweisen, sehen, wer an was arbeitet, Fristen setzen, Aufgaben besprechen und vieles mehr, während Sie ein großes Projekt abschließen.
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Trello ist eine wirklich einfache Board-basierte Projektmanagement-App, die wir zur Aufgabenplanung bei Tuts + verwenden. Sie können beliebig viele Karten und Spalten erstellen. Sie können beispielsweise jeweils eine Spalte für Aufgaben, Aufgaben und Abschlüsse erstellen und dann jeder Aufgabe eine Karte zuweisen. Jede Karte bewegt sich im weiteren Verlauf der Arbeit über das Spielfeld. Es ist auch sehr einfach, mit dem Kommentarsystem von Trello über projektspezifische Aufgaben zu kommunizieren.
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Für stärker involvierte Projekte bei Tuts +, wie das Erstellen von Kursen, verwenden wir Basecamp. Es ist schwer zu erklären, was Basecamp macht, weil es so ziemlich alles macht. Es ist ein Kommunikationssystem, eine Projektmanagement-App und vieles mehr. Wenn Sie eine einzige Lösung für Ihre Zusammenarbeit benötigen, ist dies eine gute App. Aus einem Grund ist es eine der beliebtesten Optionen: Es ist leistungsstark, aber einfach zu bedienen.
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Entdecken Sie weitere Online-Projektmanagement-Softwareoptionen:
Eine der häufigsten kollaborativen Aufgaben ist das Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten. Unabhängig davon, in welcher Branche Sie tätig sind, besteht eine gute Chance, dass mehr als eine Person die Möglichkeit hat, die Akten bei der Erstellung zu berücksichtigen. Möglicherweise handelt es sich dabei um eine Präsentation des Pitchings für Investoren, eine Risikobewertung für die Aufsichtsbehörden oder alles, was sonst in Microsoft Word üblich ist.
Microsoft sah aus, als wären sie eine Weile zurückgefallen, aber sie haben wieder Fuß gefasst. Die Microsoft Office-Suite (sofern Sie das Office 365-Abonnement abonniert haben) bietet eine Reihe von Tools für die Online-Zusammenarbeit. Mehrere Personen können gleichzeitig an demselben Word-Dokument arbeiten, und zwar alle in ihrer regulären Word-Kopie. Es ist ziemlich ordentlich.
Bevor Microsoft zusammen kam, aß Google Docs gerade zu Mittag. Google Text & Tabellen ist nur über Ihren Browser verfügbar und am besten geeignet, wenn Sie online zusammenarbeiten. Als Textverarbeitungsprogramm ist es rationalisiert, aber als eine Reihe von Tools, mit denen die Benutzer gemeinsam an Dokumenten arbeiten können, ist es robust. Mehrere Personen können alle an einem Dokument gleichzeitig arbeiten, sich Notizen hinterlassen und Änderungen an verschiedenen Orten vornehmen.
Quip, das wir bereits hier auf Tuts + vorgestellt haben, ist wie Google Docs, das logisch extrem ist. Es kombiniert alle Funktionen eines kollaborativen Dokumenteditors mit einigen fortschrittlichen Tools für das Projektmanagement. Wenn die einzige Arbeit, die Ihr Team erledigt, die gemeinsame Arbeit an Dokumenten ist (z. B. Tabellenkalkulationen und Textdokumente), ist dies ein guter Weg.
Dokumente sind nicht die einzigen Dinge, mit denen Menschen zusammenarbeiten. Computercode ist eines der wichtigsten kollaborativen Werke vieler Unternehmen. Hunderte von Programmierern können gleichzeitig an einem Kernprojekt arbeiten.
GitHub ist das beste Werkzeug, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist. Jede Person hat eine Arbeitskopie des Codes auf ihrem eigenen Computer. Wenn sie Änderungen vornehmen, „pushen“ sie es zu GitHub, wodurch alles verwaltet wird. Wenn die Änderungen einer Person die Dinge brechen, ist es leicht, sie zurückzurollen. Wenn Ihr Team im Code zusammenarbeitet, ist GitHub unerlässlich.
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Es ist zwar leicht, an einigen Dokumentenarten zusammenzuarbeiten, andere wie große Videodateien müssen jedoch zwischen Computern synchronisiert werden, können aber nicht leicht (oder zumindest kostengünstig) gleichzeitig bearbeitet werden. Es gibt viele gute Dateifreigabemöglichkeiten, die es Ihrem Team ermöglichen, große Dateien, Ressourcen, die sie benötigen, oder nur ihre Memesammlung synchron zu halten.
Dropbox, Google Drive, Box und OneDrive machen dasselbe. Jeder hat auf seinem Computer einen Ordner, der über das Internet mit demselben Ordner auf allen anderen Computern des Teams synchronisiert wird. Auf diese Weise werden Dateien automatisch freigegeben, ohne dass E-Mails benötigt werden oder Personen gefragt werden, wo sie ein bestimmtes Foto hinterlassen haben.
Welche App Sie verwenden, hängt von Ihren Bedürfnissen ab. Dropbox eignet sich am besten für kleine Teams und Einzelpersonen. Google Drive bietet viel freien Speicherplatz und lässt sich gut in Google Docs integrieren, Box ist für Unternehmenskunden und OneDrive ist Teil der Microsoft-Produktsuite. Wählen Sie diejenige aus, die am besten zum Arbeitsablauf Ihres aktuellen Teams passt.
Zusammenarbeit ist ein Schlüsselbestandteil in fast jedem Unternehmen. Zum Glück gibt es großartige Tools für die Online-Zusammenarbeit. Am schwierigsten ist es, ein Software-Tool auszuwählen, um einen Job zu erledigen und dabei zu bleiben, anstatt sich ständig von der neuesten, schärfsten App ablenken zu lassen.
In diesem Artikel habe ich einige der besten Online-Tools für die Zusammenarbeit von Unternehmen und Teams jeder Größe vorgestellt. Schauen Sie sich jedes an und sehen Sie, ob es Ihren Bedürfnissen entspricht. Die meisten haben kostenlose Testversionen, daher ist es kein Schaden, sie auszuprobieren. Es gibt keine einheitliche Lösung für das Projektmanagement, also passen Sie sie nicht an Ihre Bedürfnisse an.
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