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Für die meisten Berufstätigen ist E-Mail ihr bevorzugtes Kommunikationsmittel.
Ein Viertel unseres Arbeitslebens verbringen wir in unseren E-Mail-Postfächern. Kein Wunder, dass wir beim Schreiben von E-Mails manchmal mit Autopiloten arbeiten und nicht richtig aufpassen.
E-Mail-Fehler können jedoch kostspielig sein. Kleine Fehler wirken sich auf Ihre Produktivität aus und erhöhen Ihre Arbeitslast, wenn Sie bereits zu viel zu tun haben. Größere Fehler können zu persönlicher oder beruflicher Verlegenheit führen. Schlimmer noch, sie könnten Sie einen wertvollen Kunden oder sogar Ihren Job kosten.
Also, was genau? nicht Wenn Sie kurz vor einem Fehler stehen, können Sie den Kurs rückgängig machen und den Kurs korrigieren.
Beginnen wir mit einem der häufigsten E-Mail-Fehler:
Eine E-Mail, die an die falsche Person gesendet wird, ist nicht nur peinlich - sie kann auch finanziell schaden.
Ein PR-Manager war so frustriert von einem Kunden, dass er eine E-Mail an einen Mitarbeiter abschoss. "Gehen Sie [den Kunden] herum, wenn Sie etwas erreichen wollen", sagte die E-Mail.
Leider hat der Manager den Fehler gemacht, den Kunden in die E-Mail aufzunehmen. Die Firma verlor ein Konto in Höhe von 5 Millionen US-Dollar.
Es passiert sogar den Besten von uns. Stephen Dubner von Freakonomics Der einstige Ruhm beklagte sich bei seinem Mitautor Steven Levitt, dass ein Forschungsteam, das er zu interviewen versuchte, ein "Haufen Lügner" sei. Nun, er dachte, er beschwerte sich bei Levitt. Stattdessen schrieb er die Nachricht an das Forschungsteam, das er bombardierte.
In einigen Fällen können Sie eine versehentlich gesendete E-Mail abrufen. Meistens lässt sich eine an die falsche Person gesendete E-Mail nicht einfach abrufen.
Alles, was Sie tun können, wenn Sie diesen Fehler machen, ist, demütigen Kuchen zu essen und eine herzliche Entschuldigung zu senden.
Die bessere lösung? Wenn Sie auf einen Thread antworten, überprüfen Sie das "to" -Feld und überprüfen Sie es erneut. Dies ist besonders wichtig, wenn Ihre Nachricht nur für eine Person im Thread bestimmt ist.
Die Antwort auf die falsche Person oder die falschen Personen ist oft das Ergebnis des folgenden Fehlers:
Wir alle müssen ab und zu Dampf ablassen. Das Teilen unserer Frustrationen hilft uns, Stress abzubauen.
E-Mail ist jedoch eine furchtbar Entlüftungswerkzeug, egal, ob Sie auf jemanden abzielen, der Sie verärgert hat, oder Ihre Frustration hinter seinem Rücken teilen. Das ist, weil:
Wenn Sie etwas von der Brust nehmen müssen, tun Sie dies am besten von Angesicht zu Angesicht. Auf diese Weise bleibt es privat und führt weniger zu Missverständnissen.
E-Mail ist ein schreckliches Werkzeug zum Scherzen oder zum Sprichwort. Es ist zu leicht missverstanden.
In einer Studie an der University of Chicago haben Forscher Sprachnachrichten in E-Mails transkribiert. Die ursprünglichen Nachrichten waren entweder ernst oder sarkastisch.
Die Teilnehmer der Studie wurden gebeten, den Ton der transkribierten E-Mails zu bewerten: ernst oder sarkastisch? Sie hatten nur zu 56% der Zeit Recht, kaum besser als der Zufall.
Lassen Sie Ihren Sarkasmus nicht in der E-Mail, da die Chancen stehen, dass er beim Empfänger verloren geht.
Für die meisten von uns ist jede E-Mail in unserem Posteingang ein weiteres Element auf unserer To-Do-Liste. Die Leute mailen uns, weil sie etwas von uns brauchen.
Auf der anderen Seite, wir alle lieben es, E-Mails zu erhalten, die uns ein gutes Gefühl geben und die archiviert oder schnell beantwortet werden können, nachdem wir sie gelesen haben.
Was ist die Lektion hier? Beginnen Sie mit dem Versenden von E-Mails, wenn Sie nichts benötigen. Schreiben Sie einfach, um sich bei einem Kollegen für eine gute Arbeit zu bedanken oder einem Freund zu einer kürzlich erfolgten Beförderung zu gratulieren.
Was ist, wenn Sie nichts zu danken haben? Dann erreichen Sie etwas Interessantes. Zu diesem Zweck können Sie sogar eine Swipe-Datei mit Artikeln, Links und Videos erstellen.
Wenn Sie E-Mail zur Pflege von Beziehungen verwenden, freuen sich die Menschen darauf, von Ihnen zu hören. Darüber hinaus können Sie bei Bedarf leichter eine Anfrage stellen.
Bei den meisten E-Mails, die Sie versenden, benötigen Sie natürlich etwas vom Empfänger. Machen Sie also nicht den folgenden Fehler:
Erwarten Sie beim Schreiben einer E-Mail nicht, dass der Empfänger Ihre Gedanken liest.
Wenn Sie jemanden um Hilfe bitten müssen, sich jedoch nicht sicher sind, was Sie benötigen, können Sie keine E-Mails senden. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um darüber nachzudenken, was Sie brauchen. Alternativ können Sie sie anrufen oder persönlich treffen.
E-Mails funktionieren am besten, wenn Sie klare, eindeutige Anfragen stellen.
Solange Sie höflich sind, heißt es nicht, dass Sie fordern, wenn Sie klar sagen, was Sie brauchen. Es bedeutet nur, dass Sie gute E-Mails schreiben können.
E-Mails zu lesen und zu beantworten, sobald sie Ihren Posteingang treffen, ist fast immer ein Fehler.
Es sei denn, Sie arbeiten an einem Job, für den Sie sofortige E-Mail-Antworten benötigen, z. B. einen E-Mail-Kundenservice. Es ist am besten, den Betrag, den Sie Ihre E-Mails abrufen, zu begrenzen.
Dies liegt daran, dass ständige Unterbrechungen wie E-Mail Ihre Produktivität beeinträchtigen. Untersuchungen haben ergeben, dass nach einer einzelnen Unterbrechung durchschnittlich 25 Minuten für die Rückkehr zu einer Aufgabe erforderlich sind.
Deaktivieren Sie die E-Mail-Benachrichtigungen auf Ihrem Computer und Sie werden feststellen, dass Sie viel mehr erledigen.
So verlockend es sein kann, abends und am Wochenende mit E-Mails umzugehen, ist ein großer Fehler. Und die meisten von uns machen es.
Laut Untersuchungen von GFI Software prüfen vier von fünf Amerikanern im Arbeitsalter ihre Arbeits-E-Mails außerhalb der Arbeitszeit.
Ja, viele von uns haben eine hohe Arbeitsbelastung. Die Häufigkeit, mit der wir unsere E-Mails abrufen, hat wahrscheinlich einen starken Bezug zu der Tatsache, dass E-Mails sehr süchtig machen. Es ist sehr schwer abzuschalten. Wir machen uns selbst Spaß, dass wir produktiv sind, was ein Fehler ist.
Rund um die Uhr verbunden zu sein, macht Sie wirklich aus Weniger produktiv. Wie Tony Schwartz von The Energy Project schreibt:
Eine neue und wachsende Masse multidisziplinärer Forschung zeigt, dass die strategische Erneuerung, einschließlich Tagesarbeit, kurze Nachmittagsschlafzeiten, längere Schlafzeiten, mehr Abwesenheit vom Büro und längere, häufigere Urlaubsreisen die Produktivität, die Arbeitsleistung und natürlich die Gesundheit erhöht.
Nur wenn Sie die Verbindung zu Ihrer E-Mail trennen, haben Sie Zeit für echte Entspannung und Erneuerung.
Es gibt einen weiteren Nachteil, wenn Sie auf E-Mails antworten, wenn Sie sich entspannen sollten. Es signalisiert Ihren Kollegen und Ihrem Chef, dass Sie jederzeit zur Verfügung stehen. Wenn Sie Ihre eigene Work-Life-Balance nicht respektieren, werden andere Menschen dies auch nicht tun.
Natürlich gibt es Zeiten, in denen Sie mit Arbeit überlastet sind. Wenn Sie wirklich spät nachts E-Mails schreiben müssen, verwenden Sie einen Planungsdienst wie Boomerang, damit sie am nächsten Morgen ausgehen. Sie werden professioneller aussehen und zumindest Respekt für Ihre Grenzen des Arbeitslebens zeigen.
Das Schreiben langer E-Mails ist eine enorme Zeitverschwendung. Es verschwendet Ihre Zeit, um sie zu schreiben, und es verschwendet die Zeit Ihrer Empfänger, um herauszufinden, wie sie reagieren sollen.
Darüber hinaus schaffen lange E-Mails Produktivitätsblöcke. Anstatt mitzuhelfen, Projekte voranzutreiben, werden sie durch lange E-Mails eher zurückgehalten. Das liegt daran, dass eine lange E-Mail der empfangenen Person signalisiert: "Diese Datei ablegen und später bearbeiten."
Das soll nicht heißen, dass Sie schroff sein sollten. Nehmen Sie sich Zeit für die grundlegenden Umgangsformen in all Ihren E-Mails. Aber darüber hinaus, so kurz wie möglich sein. Warum beschränken Sie sich nicht auf fünf Sätze??
Attachments sind eine unglückliche Notwendigkeit. Unglücklicherweise, weil E-Mails komplizierter werden. Sie sind aber notwendig, weil wir sie oft brauchen, um unsere Arbeit zu erledigen.
Häufige Fehler sind:
Die Verwendung Ihrer geschäftlichen E-Mail zum Senden persönlicher Nachrichten ist unnötig und unprofessionell.
An vielen Arbeitsplätzen wird die Verwendung von Arbeitsmitteln aus persönlichen Gründen missbilligt. Und E-Mail ist eine Arbeitsressource.
Machen Sie nicht den Fehler, dass Sie denken, dass Ihre geschäftliche E-Mail privat ist. Die Chancen stehen gut, dass Ihr Arbeitgeber jede E-Mail verfolgt, die Sie senden. Wenn eine von Ihnen gesendete E-Mail eine rote Flagge zeigt, landet sie im Posteingang Ihres Chefs. Sie könnten sich einem Verweis stellen oder sogar Ihren Job verlieren.
Mit anderen Worten, wenn Sie nicht möchten, dass Ihr Chef es liest, schreiben Sie es nicht und senden Sie es auf keinen Fall.
Sie möchten, dass die Leute Ihre E-Mails lesen, richtig? Dann sollten Sie immer eine relevante Betreffzeile angeben.
Mit einer geeigneten Betreffzeile können Sie die Empfänger dazu ermutigen, die E-Mail zu öffnen. Außerdem können Sie die verschiedenen Konversationen in Ihrem E-Mail-Postfach verfolgen.
Sie möchten E-Mails schnell abfeuern, verwenden also Abkürzungen wie: FYI, BTW, PFA, FWIW oder IMHO.
Sie können Ihnen dabei helfen, eine E-Mail von Ihrer Tastatur zu entfernen, aber sie werden Ihren Lesern kaum helfen. Nicht jeder kann E-Mail-Abkürzungen folgen.
Wenn Sie so langsam sind, dass Sie wirklich Zeit für die Eingabe von Kurzform einsparen, sollten Sie die Autocomplete-Software in Betracht ziehen, die die Abkürzungen automatisch erweitert.
Fehler in Ihrer E-Mail zeigen mangelnden Respekt gegenüber dem Empfänger. Ein Fehler sagt: "Sie sind meine Zeit nicht wert, um das richtig zu machen."
Überprüfen Sie die Rechtschreibung und die Grammatik. Da die meisten E-Mail-Clients heutzutage in die Rechtschreibprüfung integriert sind, gibt es keine Entschuldigung für grundlegende Tippfehler.
Eine E-Mail-Signatur erspart Ihnen bei jeder E-Mail, die Sie schreiben, einige Sekunden. Das hört sich vielleicht nicht nach viel an, aber wenn Sie täglich über 100 E-Mails senden, kann eine Unterschrift dazu beitragen, dass Sie jede Woche 30 Minuten verlorene Zeit zurückfordern.
Wenn Sie für sich selbst arbeiten, ist eine Signatur ein hervorragendes Werbemittel. Vergewissern Sie sich, dass Sie einen Link zu Ihrer Website und Ihrem Twitter-Feed enthalten.
Welche E-Mail-Fehler finden Sie am meisten frustrierend? Gibt es irgendwelche, für die Sie besonders anfällig sind? Lass es uns in den Kommentaren unten wissen.
Grafik-Gutschrift: Radiergummi, entworfen von Terrence Kevin Oleary aus dem Noun-Projekt.
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