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Hier einige ernüchternde Statistiken: 25% der Unternehmen eröffnen nach einer größeren Katastrophe keine Wiedereröffnung, und dennoch verfügen 74% der Unternehmer nicht über einen Notfallwiederherstellungsplan.
Wenn Sie nicht möchten, dass Ihr Unternehmen zu diesen Statistiken hinzugefügt wird, lesen Sie weiter. In diesem Lernprogramm erhalten Sie eine schrittweise Anleitung zum Erstellen eines wirksamen Notfallwiederherstellungsplans sowie Tipps, wie Sie diesen implementieren und auf staatliche Zuschüsse und andere Ressourcen zugreifen, falls das Schlimmste passiert.
Während wir die Schritte durchgehen, verwenden wir das Beispiel einer fiktiven Florida-Coffee-Shop-Kette namens Morning Shot. Denken Sie jedoch daran, dass dies nur ein Beispiel ist, um zu zeigen, was jeder Schritt beinhaltet und wie er funktionieren könnte. Derselbe Prozess kann für jede Art von Geschäft an jedem Standort angewendet werden.
Was machst du absolut? brauchen täglich zugreifen, um im Geschäft zu bleiben? Der erste Schritt beim Erstellen eines Notfallwiederherstellungsplans besteht darin, diese wichtigen Ressourcen zu identifizieren und aufzulisten.
Beachten Sie, dass „Vermögenswerte“ ein weiter Begriff ist. Dies können physische Anlagen wie Gebäude und Ausrüstung sein oder wichtige Daten oder wichtige Mitarbeiter. Aber es ist wichtig, dass sie wirklich „kritisch“ sind, was bedeutet, dass Sie einfach nicht einmal ohne sie auskommen können.
In unserer fiktiven Firma Morning Shot beispielsweise sind die Cafés das Herzblut des Unternehmens. Wenn die Geschäfte geschlossen sind, werden keine Einnahmen mehr erzielt. Diese Läden offen zu halten oder zumindest so schnell wie möglich wieder zu öffnen, ist in jedem Notfall von zentraler Bedeutung.
Das Unternehmen hat auch ein Lager am Rande von Tampa, in dem es alle Kaffeebohnen, Lebensmittelvorräte und Ersatzteile aufbewahrt. Dieses Gebäude und sein Lieferwagen müssen in Betrieb bleiben, damit die Cafés bestückt werden können. Der Hauptsitz der Kette in der Innenstadt von Tampa ist jedoch nicht ein kritischer Vermögenswert; es ist wichtig, ja, aber das Personal könnte bei Bedarf von zu Hause aus arbeiten. Wenn es für einige Tage nicht erreichbar ist, kann Morning Shot trotzdem weiterarbeiten.
Die wichtigsten Angestellten sind der CEO des Unternehmens, der Manager jedes Cafés und der Lagerverwalter. Natürlich sind alle Mitarbeiter wichtig, aber die Idee ist, einen Skelettstab zu finden, der im Notfall eine Zeitlang das Licht aufleuchten lässt. Wenn der Lagerverwalter den Lieferwagen fahren muss und die Filialleiter Cappuccinos herstellen müssen, können sie dies tun.
Viele Unternehmen werden auch viele wichtige Daten und Software auflisten, aber für Morning Shot sind vor allem die physischen Vermögenswerte und Mitarbeiter von Bedeutung.
Welche Arten von Notfällen könnten sich auf Ihr Unternehmen auswirken? Denken Sie an breite Kategorien wie Erdbeben, Tornado, Cyberangriffe, politische Unruhen usw. Versuchen Sie, mindestens fünf zu finden, die ungefähr in der Reihenfolge ihrer Wahrscheinlichkeit angeordnet sind.
Die Ergebnisse werden meistens von Ihrem Standort bestimmt. Morning Shot befindet sich in Florida, daher sind Hurrikane eine offensichtliche Bedrohung. Jedes Gebiet hat jedoch seine spezifischen Risiken. Informieren Sie sich daher auf der Ready.gov-Site über die Arten von Naturkatastrophen, die Sie in jedem US-Bundesstaat beachten müssen.
Ein Notfall für die öffentliche Gesundheit wie eine Grippepandemie könnte auch Morning Shot beeinträchtigen, und Terrorismus ist in diesen Tagen eine Bedrohung für jedes US-Geschäft. Morning Shot ist kein naheliegendes Ziel. Daher ist das Risiko geringer als wenn der Flagship-Store gegenüber dem Weißen Haus gelegen wäre, aber es gehört immer noch auf die Liste, zusammen mit Bränden und Stromausfällen.
Wenn Sie wirklich darüber nachdenken, werden Sie wahrscheinlich eine fast unendliche Liste möglicher Katastrophen für Ihr Unternehmen vorfinden, von Meteoriteneinschlägen bis zur Invasion durch Außerirdische. Aber die Idee ist nicht, sich zu erschrecken, sondern nur einige der wahrscheinlichsten Bedrohungen zu finden. Ihr Plan ist flexibel genug, um auch mit anderen Eventualitäten umzugehen.
Nachdem Sie nun eine Liste möglicher Szenarien erhalten haben, sollten Sie über die Auswirkungen nachdenken, die sich auf Ihre kritischen Ressourcen auswirken würden. Wie würde Morning Shot beispielsweise seine Coffeeshops unterhalten, wenn das Lagerhaus abgebrannt wäre? Wenn ein Wirbelsturm zwei seiner Geschäfte ausschaltete, welche Wirkung hätte das? Was können Sie tun, um die kritischen Assets zu schützen?.
Sie können sie so strukturieren, wie es für Sie sinnvoll ist, aber es kann hilfreich sein, eine detaillierte Tabelle zu erstellen:
| Katastrophe | Kritisches Gut | Bewirken | Lösung |
| Feuer | Warenhaus | Innerhalb von zwei Tagen werden den Vorräten die Vorräte ausgehen. | Verteilen Sie die Lieferungen auf zwei Lager an sehr unterschiedlichen Standorten, um die Abhängigkeit von einem einzigen Lager zu verringern. |
| Blackout | Café | Shop muss schließen, was einen Umsatz- und Kundenverlust bedeutet. | Jeder Shop sollte über einen Backup-Generator verfügen, damit er bei Stromausfall weiterarbeiten kann. |
Machen Sie weiter für alle Katastrophen und all Ihre kritischen Werte. In einigen Fällen geht es darum, sie zu schützen; In anderen Fällen kann die Lösung darin bestehen, Alternativen zu finden.
Bis jetzt sollten Sie drei Dinge haben: eine Liste Ihrer kritischen Assets, eine Liste möglicher Katastrophen und eine Tabelle, die die Auswirkungen der einzelnen Katastrophen auf jedes kritische Asset zeigt. Jetzt ist es Zeit, alles in einen Plan zu integrieren.
Der erste Schritt ist, über Ihre Mitarbeiter nachzudenken. Sie sollten wissen, was jeder Mitarbeiter in Notfällen tun sollte. Wohin gehen sie? Was machen Sie? Wie bewahrst du sie auf? Natürlich möchten Sie, dass sie nach Möglichkeit weiterarbeiten können. Dies gilt insbesondere für diejenigen, die für Ihr Unternehmen als „kritisch“ eingestuft wurden. Ihre Sicherheit ist jedoch die erste Überlegung.
Nehmen Sie für jede Art von Katastrophe eine Gruppe von Mitarbeitern und legen Sie die gewünschten Maßnahmen fest. Wenn zum Beispiel ein starker Wirbelsturm kommt, werden die Mitarbeiter des Hauptsitzes von Morning Shot das Büro evakuieren und von zu Hause aus arbeiten, bis der Sturm vorüber ist. Die Filialleiter übernehmen die Verantwortung für das Schließen des Ladens und das Einsteigen in die Fenster und prüfen, ob es sicher ist, wieder zu öffnen.
Versuchen Sie erneut eine einfache Tabelle, um alles klarer zu machen. Sie möchten wahrscheinlich mehr Details in Ihren realen Plan aufnehmen, aber diese vereinfachte Tabelle zeigt, wie dieser angelegt werden kann:
| Katastrophe | Angestellte | Aktion |
| Starker Hurrikan | Mitarbeiter der Zentrale | Büro räumen, Arbeit von zu Hause aus, bis der Manager ihnen sagt, dass es sicher ist, wieder an die Arbeit zu gehen. |
| Filialleiter | Shop schließen und gegen Beschädigung sichern. Überwachen Sie die Situation und versuchen Sie, nach dem Sturm wieder zu öffnen. Verwenden Sie den Backup-Generator, wenn die Stromversorgung noch aus ist. Bleiben Sie in Kontakt mit den Mitarbeitern, um ihnen mitzuteilen, wann das Geschäft wieder geöffnet werden kann. |
Sobald Sie wissen, wohin alle gehen werden, brauchen Sie einen Weg, um in Kontakt zu bleiben. In Notfällen ist Kommunikation für gewöhnlich ein Problem. Stellen Sie sich daher verschiedene Methoden vor (z. B. Massenmitteilungen, Voicemails, E-Mails, Einwahl in eine Notrufzeile), damit eine andere nicht funktioniert.
Es ist auch wichtig, ein System zu entwickeln, um die Kontaktinformationen und die Backup-Kontaktinformationen aller Benutzer auf dem neuesten Stand zu halten. Verfügen Sie über eine Datenbank, die für Benutzer leicht zu aktualisieren ist, und machen Sie es zu einem Teil Ihrer Geschäftsvorgänge, um die Benutzer an einen bestimmten Termin zu erinnern, beispielsweise zu Beginn eines jeden Jahres oder jedes Quartals, um ihre Informationen zu überprüfen. Denken Sie daran, dass Systeme im Notfall möglicherweise nicht verfügbar sind. Lassen Sie also die benötigten Informationen ausdrucken und an einem sicheren Ort aufbewahren.
Wie wir in Schritt 1 festgestellt haben, ist dies für Morning Shot kein kritischer Punkt. Für viele Unternehmen wäre der Verlust von Daten oder Systemen jedoch ebenso katastrophal wie die Schließung eines Cafés.
Selbst wenn Ihr Unternehmen kein spezielles Technologieunternehmen ist, verfügen Sie möglicherweise über Kundendaten, Berichte, Finanzinformationen oder andere digitale Vermögenswerte, die für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind. Zumindest möchten Sie wahrscheinlich Ihre Finanzunterlagen und Steuerinformationen sicher aufbewahren.
Sichern Sie also immer alles an verschiedenen Orten. Sie muss automatisiert werden, andernfalls werden Sie nicht oft genug ein Backup erstellen und es besteht die Gefahr, dass Sie Daten verlieren. Online- "Cloud" -Speicherdienste wie Box, Dropbox und CrashPlan bieten eine nützliche Alternative, da die Daten an einem völlig anderen Ort gespeichert werden und die Katastrophe, von der Sie betroffen sind, wahrscheinlich nicht betroffen ist.
Was ist, wenn Ihr Hauptbüro für längere Zeit außer Gefecht gesetzt ist? Überlegen Sie, was Sie tun würden und wie Sie die Menschen am Laufen halten würden. In großen Unternehmen warten oft ganze Reservebauten für den Notfall. Für kleinere Unternehmen ist dies wahrscheinlich keine Option, aber Sie könnten zumindest einen kleinen Raum für Schlüsselpersonen mieten, um sich im Notfall zu bewegen.
Gehen Sie zurück zu Ihrer Liste der kritischen Mitarbeiter und prüfen Sie, ob Sie einen Platz mieten können, an dem sich alle bei Bedarf bewegen können. Unternehmen wie Regus bieten flexible Pakete für die "Teilzeitmiete" an, oder Sie können einen Dienst wie ShareDesk in Anspruch nehmen, der die Personen, die nach Büroflächen suchen, mit denen vermietet, die sie vermieten.
Wenn Sie einen Raum zu angemessenen Kosten finden, können Sie ihn für Schulungen, Kundenbesprechungen oder besondere Veranstaltungen verwenden, damit er nicht verschwendet wird. Trotzdem ist es unwahrscheinlich, dass es wirtschaftlich ist, einen sehr großen Raum zu mieten. Stellen Sie also sicher, dass der Großteil der Menschen ohne Probleme von zu Hause aus arbeiten kann.
Ein Plan ist nicht gut, wenn nicht jeder genau weiß, was er zu tun hat, wohin er gehen soll, wen er anrufen soll und so weiter. Alle Mitarbeiter sollten in der Notfallwiederherstellung geschult werden. Wir werden dies in den nächsten Schritten tun, aber Sie möchten auch Führungskräfte ernennen, die ausführlich über die weiteren Schritte informiert werden und anderen Mitarbeitern helfen können, den Plan zu befolgen. Dies ist auch wichtig, weil Sie während eines Notfalls möglicherweise nicht mit allen Ihren Mitarbeitern kommunizieren können. Daher benötigen Sie Personen, die in Ihrer Abwesenheit Verantwortung übernehmen können.
Diese Notfallleiter müssen keine leitenden Angestellten im Unternehmen sein. Sie müssen nur den Notfallwiederherstellungsplan verstehen und in der Lage sein, entscheidende Maßnahmen zu ergreifen, beispielsweise die Evakuierung von Mitarbeitern oder das Verschieben von Personen an Ihren Backup-Standort.
Im Notfall gibt es nichts Schlimmeres als Ungewissheit. Legen Sie daher eine klare Befehlskette fest, wobei jede Person klar definierte Verantwortlichkeiten hat. Stellen Sie sicher, dass alle anderen wissen, wer die Führungskräfte sind, und sind bereit, ihre Anweisungen zu befolgen, insbesondere wenn die von Ihnen ernannten Personen nicht die tagtäglichen Führungskräfte des Unternehmens sind.
So wissen Sie jetzt, was Ihre kritischen Assets sind und wie sie von Katastrophen betroffen sein könnten, und haben einen detaillierten Plan für jede Art von Notfallsituation:
Es ist Zeit, den Plan zu testen. Simulieren Sie einen Notfall so realistisch wie möglich - natürlich ohne jemanden in Gefahr zu bringen.
Beispielsweise könnte Morning Shot die Stromversorgung zu einem seiner Stores ausschalten und prüfen, ob der Backup-Generator funktioniert, wie lange er dauert, ob die Umschaltung zu unerwarteten Problemen mit dem Gerät führt usw..
Wenn Ihr Plan die Evakuierung des Büros umfasst und die Menschen von zu Hause aus arbeiten müssen, könnten Sie einen Tag haben, an dem alle von zu Hause aus arbeiten, und prüfen, ob Sie es ohne Zugriff auf das Büro schaffen können. Welche Probleme entstehen dabei? Weiß jeder was zu tun ist? Was ist, wenn auch Ihre Server ausgefallen sind? Funktionieren Ihre Backup-Systeme??
Das Üben für Notfälle sollte regelmäßig sein, wie eine Feuerübung, damit alle vorbereitet sind, einschließlich neuer Mitarbeiter.
Und behandeln Sie Ihren Notfallwiederherstellungsplan als lebendiges Dokument. Wenn Probleme auftreten oder Ihr Unternehmen wächst oder sich ändert, überarbeiten Sie den Plan, während Sie fortfahren.
Zum Beispiel stellen Sie fest, dass Mitarbeiter Zugriff auf bestimmte Geräte oder Werkzeuge benötigen und diese nicht haben, wenn sie benötigt werden. Sie könnten sich ein „Grab-and-Go“ -Kit zusammenstellen, das die Mitarbeiter an ihren Schreibtischen aufbewahren und im Notfall mitnehmen können. Hier ist ein Beispiel für die möglichen Dinge, die Sie in ein solches Notfallkit aufnehmen könnten.
In diesem Lernprogramm haben Sie eine Methode zum Erstellen eines eigenen Notfallwiederherstellungsplans beschrieben. Wenn Sie einen soliden Plan haben, sind Sie bei einer Katastrophe bestens vorbereitet. Es ist jedoch immer noch schwierig, nach einer größeren Katastrophe wieder in Betrieb zu gehen.
Die gute Nachricht ist, dass Sie möglicherweise staatliche Unterstützung erhalten, um Sie wieder auf die Beine zu bringen. Verschiedene staatliche Stellen gewähren Katastrophenkredite, Zuschüsse und andere Formen der Hilfe. Wenn Sie in den USA arbeiten, versuchen Sie es zuerst mit FEMA. Die SBA verfügt auch über spezielle Katastrophenkreditprogramme. Sie können sich auch an Ihren Staat oder an die Kommunalverwaltung wenden. Und der IRS gewährt Unternehmen in Katastrophengebieten häufig Steuererleichterungen.
Die Kehrseite dieser Statistik, die wir anfangs geteilt haben - 25% der Unternehmen, die nach einer großen Katastrophe nicht wiedereröffnet wurden - ist 75% der Unternehmen tun wieder öffnen. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, um so viele Eventualitäten wie möglich zu planen, und regelmäßig üben, damit die Leute wissen, was zu tun ist, sind Sie in einer guten Position, um sicherzustellen, dass Sie zu den 75% gehören und dass Ihr Unternehmen dies ist ausgestattet, um zu überleben, was auch immer auf dich zukommt.
Grafik-Gutschrift: Schutzhelm, entworfen von Jasmine Rae Friedrich vom Noun-Projekt.
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