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Seien wir ehrlich, die meisten Unternehmer und Unternehmer wissen nichts über die doppelte Buchführung und wollen es auch nicht wissen.
Für größere Unternehmen spielt das keine Rolle: Sie stellen nur einen Spezialisten ein. In der Anfangszeit können Sie sich jedoch keine Vollzeithilfe leisten. Selbst wenn Sie sich bei der Vorbereitung Ihrer jährlichen Steuererklärung an einen Steuerberater wenden, müssen Sie die Grundlagen dafür kennen, wie Sie Ihre Bücher während des ganzen Jahres in Ordnung halten.
Warum spielt es eine Rolle? Weil gute Konten die Basis für ein gutes Geschäft sind. Wenn Sie Ihre finanzielle Situation nicht genau verstehen, basieren Ihre Pläne auf mehr als nur Vermutungen. Anleger oder Kreditgeber möchten auch gut organisierte Finanzen, bevor sie sich zur Finanzierung Ihres Unternehmens verpflichten.
In diesem Lernprogramm lernen Sie die Grundlagen, um Ihre Geschäftskonten in Ordnung zu halten. Wir werden die Grundlagen der doppelten Buchführung durchgehen und erläutern, wie ein Kontenplan erstellt, die Bücher abgeglichen und Abschlüsse erstellt werden.
Am Ende werden Sie natürlich kein voll qualifizierter Buchhalter. Es ist eine komplexe Gegend, und Sie müssen immer noch einen Profi anstellen, der Ihnen hilft, wo immer es möglich ist (und wir geben dazu auch Tipps). Sie haben jedoch zumindest ein grundlegendes Verständnis dafür, wie Sie eine Reihe von Geschäftskonten führen. Sie erhalten einige praktische Schritte, mit denen Sie sicherstellen können, dass Sie die richtigen Dinge aufzeichnen, und Ihr Unternehmen auf einem soliden finanziellen Grund halten können.
Aber lernen Sie zuerst viel darüber…
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Überspringen Sie diesen Schritt nicht!
Doppelte Buchhaltung scheint nicht das interessanteste Thema zu sein, aber es ist wichtig zu verstehen, wie es funktioniert. Die meisten Unternehmen verwenden heutzutage Buchhaltungssoftware anstelle von physischen Büchern. Die Grundsätze sind jedoch nach wie vor wichtig. Wir halten es einfach und verwenden Beispiele, um alles klar zu machen.
Erstens, was ist der Zweck der doppelten Buchhaltung?
Es geht darum, Ihnen ein rundes Bild davon zu geben, wohin Ihr Geld geht, und um Fehler zu vermeiden. Jede Transaktion wird an mindestens zwei Stellen aufgezeichnet. Das macht Sinn, denn jeder Geschäftsvorgang ist ein Austausch von etwas anderem. Das Doppeleinstiegssystem zeigt genau, wie dieser Austausch stattgefunden hat und welche Ergebnisse erzielt wurden.
Schauen wir uns ein Beispiel an.
Angenommen, Sie betreiben ein Café und geben 500 Dollar für eine Kiste feinster Kaffeebohnen aus. Wenn Sie nur Ihr Barguthaben betrachten, scheint es, als hätten Sie 500 Dollar verloren, weil Ihr Konto um diesen Betrag gesunken ist. In der Realität hat der Kaffee natürlich einen Mehrwert - Sie fügen ihn Ihrem Inventar (Inventar) hinzu und verwenden ihn, um Getränke zu brauen, die er an Kunden verkauft. Im Doppeleingabesystem würden Sie also zwei Einträge machen:
Inventar: + 500 $
Bargeldkonto: - 500 US-Dollar
Dies erfasst sowohl den Verlust von Bargeld als auch den Gewinn im Inventar, sodass Sie ein genaueres Bild davon erhalten, was in Ihrem Unternehmen passiert.
Wie Sie sehen, ist das Prinzip ganz einfach. Die Verwirrung bei der doppelten Buchführung kommt jedoch häufig aus der Terminologie. Im Alltag sind wir daran gewöhnt, Belastungen als Abnahme und Gutschriften als Zuwachs zu betrachten. In der Buchhaltung ist das komplizierter. Um die Dinge einfach zu halten, werden wir in diesem Tutorial eher über Erhöhungen und Abnahmen als über Gutschriften und Lastschriften sprechen.
Wenn Sie sich ein abgerundetes Bild von Ihrem Unternehmen machen möchten, müssen Sie mehrere verschiedene Konten einrichten. Das bedeutet, dass Sie für jeden Schlüsselbereich Ihres Unternehmens jede Transaktion verfolgen, die sich darauf auswirkt, und den Saldo entsprechend anpassen.
In der Café-Transaktion oben haben wir zum Beispiel dem Bestandskonto 500 USD hinzugefügt, um den Zusatz der Kiste Kaffee widerzuspiegeln. Wir würden dieses Konto ständig auf dem neuesten Stand halten, so dass wir jedes Mal, wenn wir entweder neues Material kaufen oder verbrauchen, das Guthaben anpassen. Auf diese Weise wissen wir immer genau, wie viel wir zur Verfügung haben. Dasselbe machen wir mit dem Geldkonto.
Abgesehen von Bargeld und Lagerbestand sind laut SCORE noch einige weitere wichtige Konten zu verfolgen:
Je nachdem, wie viele Details Sie berücksichtigen möchten, können Sie verschiedene Konten erstellen, die verschiedene Aspekte Ihrer Finanzen nachverfolgen. Sie könnten beispielsweise das "Inventar" -Konto in Unterkonten aufteilen, die Kaffeebohnen, Lebensmittel und andere Artikel verfolgen.
Bei größeren Unternehmen kann sich die Anzahl der Konten schnell vervielfachen. Daher ist es wichtig, von Anfang an einen Kontenplan einzurichten: Im Grunde eine Liste aller von Ihnen verwalteten Konten mit jeweils einer Nummer. Sie können hier einen Beispielkontenplan anzeigen.
Sie haben wahrscheinlich davon gehört, dass Unternehmen die Bücher nicht ausgleichen (oder in einigen Fällen nicht ausgleichen). In diesem Schritt werden wir genau untersuchen, was dieser Ausdruck bedeutet und wie Sie Ihre eigenen Bücher effektiv ausbalancieren können.
Kehren wir von Schritt 1 zu diesem Café-Beispiel zurück. Wir haben Kaffeebohnen im Wert von 500 Dollar gekauft. Der nächste Schritt ist natürlich, sie zu mahlen, Lattes und Cappuccinos zu brauen und an Kunden zu verkaufen. Wir tun das und unsere glücklichen Kunden zahlen 750 US-Dollar an Umsatz. Mal sehen, wie Sie das in Ihren Konten aufzeichnen.
Zunächst haben wir 750 Dollar in bar erhalten, so dass sich das Geldkonto um 750 Dollar erhöht. Aber wir haben auch 500 Dollar an Inventar aufgebraucht, so dass das Inventarkonto um 500 Dollar sinken muss.
So weit, ist es gut. Aber was ist mit den verbleibenden 250 $? Nun, das ist ein Gewinn für Ihr Unternehmen, also wird es dem Konto für einbehaltene Gewinne hinzugefügt. So sieht es aus:
Bargeldkonto: + 750 USD
Inventar: - 500 US-Dollar
Gewinnrücklagen: + 250 USD
Dies ist natürlich ein vereinfachtes Beispiel. Wir betrachten nicht die Milch- und Zuckerkosten für die Herstellung dieser Lattes oder die Arbeitskosten oder andere Dinge, die in Wirklichkeit einen Gewinn von 250 USD bedeuten würden.
Dieses vereinfachte Beispiel veranschaulicht jedoch ein Schlüsselkonzept: Unabhängig von den Einträgen, die Sie in Ihren Konten eingeben, müssen die Bücher danach ausgeglichen werden.
Was das bedeutet ist, dass die folgende Gleichung muss immer zutreffen:
Vermögenswerte = Verbindlichkeiten + Eigenkapital
Als wir dem Cash-Konto 750 USD hinzugefügt und 500 Dollar aus dem Bestandskonto entfernt haben, haben wir ein um 250 USD erhöhtes Ungleichgewicht angelegt, aber auf der anderen Seite der Gleichung gab es keinen entsprechenden Eintrag. Durch Hinzufügen von 250 USD zu den Gewinnrücklagen (Teil der Kategorie "Eigenkapital") wurde das Gleichgewicht wieder hergestellt. Unser Vermögen stieg um 250 USD und unser Eigenkapital um 250 USD, sodass die Gleichung immer noch funktioniert.
Ihr Ziel als Unternehmer ist es sicherzustellen, dass die "Rechnungslegungsgleichung" immer wahr ist und die Bücher immer im Gleichgewicht sind. In der Praxis passieren jedoch Fehler. Professionelle Buchhalter erstellen regelmäßig Test-Salden, und wenn sie die Bücher nicht ins Gleichgewicht bringen können, gehen sie die Konten zurück und korrigieren etwaige Fehler.
Das Wichtigste ist, dass die Bücher am Ende jedes Abrechnungszeitraums (monatlich oder vierteljährlich) gutgeschrieben sind. Dann fügen Sie alles in den Abschluss ein.
In einer vorherigen Serie von Tutorials haben wir uns die wichtigsten Abschlüsse angesehen, die ein Unternehmen erstellt: Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Kapitalflussrechnung.
Die Informationen für diese Aussagen stammen direkt aus den Konten, die wir gerade angesehen haben. Die Bilanzierungsgleichung, die wir in Schritt 3 behandelt haben, spiegelt sich beispielsweise in der Bilanzstruktur wider, die alle Vermögenswerte auf der einen Seite und alle Verbindlichkeiten und das Eigenkapital auf der anderen Seite zusammenfasst und dafür sorgt, dass sie sich immer ausgleichen.
Bei der Gewinn- und Verlustrechnung werden die in Schritt 2 untersuchten Konten wie Einnahmen, Ausgaben und Kosten der verkauften Waren verwendet. Die Kapitalflussrechnung basiert in erster Linie auf dem Geldkonto und bezieht auch Informationen aus anderen Konten ein, um anzuzeigen, wo all das Geld fließt.
So ziehen Sie regelmäßig alle Informationen aus Ihren verschiedenen Konten zusammen und erstellen einen vollständigen Finanzbericht. Die Bilanz ist eine Momentaufnahme Ihres Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt, während die Gewinn- und Verlustrechnung und die Kapitalflussrechnung die Änderungen über einen bestimmten Zeitraum zeigen.
Wie oft sollten Sie diesen Prozess durchlaufen? Öffentliche Unternehmen müssen vierteljährlich und jährlich Abschlüsse für die Aktionäre erstellen. Wenn Ihr Unternehmen über Investoren oder Kreditgeber verfügt, kann es Ihnen auch sagen, wie oft sie dies erwarten. Wenn nicht, müssen Sie entscheiden, was für Ihr Unternehmen sinnvoll ist. Möglicherweise möchten Sie eine monatliche Momentaufnahme Ihrer Arbeitsweise oder Sie entscheiden sich, insbesondere wenn Ihre Firma sehr klein ist, dass Sie keine formalen Aussagen benötigen so oft.
Die Beispiele, die wir uns in diesem Tutorial angesehen haben, waren sehr einfach. In der Praxis kann die Verwaltung genauer Konten ein komplexer Prozess sein, insbesondere wenn Ihr Unternehmen wächst. Eine einzelne Transaktion kann mehrere Einträge in mehreren verschiedenen Konten enthalten. Wenn Sie Hunderte oder sogar Tausende von Transaktionen aufzeichnen müssen, kann dies schnell zu einem überwältigenden Moment werden.
Technik hilft natürlich. Buchhaltungssysteme wie QuickBooks, FreshBooks, NetSuite und Xero sind viel einfacher zu bedienen als das altmodische System, bei dem jede Transaktion in physischen Ledgern aufgezeichnet wird.
Es wird jedoch wahrscheinlich eine Zeit kommen, in der Sie einen Fachmann einstellen müssen. Selbst wenn Sie Software verwenden, können Fehler leicht gemacht werden. Und die Zeit, die benötigt wird, um all diese Informationen einzugeben, könnte möglicherweise besser woanders verwendet werden.
Obwohl Sie häufig hören, dass die Begriffe "Buchhalter" und "Buchhalter" austauschbar verwendet werden, haben sie eigentlich unterschiedliche Funktionen. Ein Buchhalter erledigt die täglichen Aufgaben der Aufzeichnung von Transaktionen und stellt sicher, dass alles korrekt dargestellt wird. Ein Buchhalter konzentriert sich mehr auf das Gesamtbild, erstellt einen Abschluss auf hoher Ebene und hilft Ihnen bei der Erhebung von Steuern und der Sicherung der Finanzierung.
Sie können anfangen, indem Sie einen Buchhalter und einen Buchhalter in Teilzeit oder auf freiberuflicher Basis stundenweise einsetzen und von dort aus fortfahren. Wenn in Ihrem Unternehmen mehr als 30 Mitarbeiter beschäftigt sind oder ein Umsatz von mehr als einer Million US-Dollar erzielt wird, ist es wahrscheinlich an der Zeit, Vollzeitkräfte einzustellen.
Buchhaltung ist ein komplexer Bereich, und es gibt noch viel mehr zu lernen. Mit diesem Tutorial haben Sie jedoch die grundlegenden Tools erhalten, die Sie benötigen, um genaue Aufzeichnungen zu führen und sicherzustellen, dass sich Ihr Unternehmen in einem guten Gesundheitszustand befindet.
Sie haben gelernt, wie Sie einfache Transaktionen mit der doppelten Buchführung erfassen und ein für Ihr Unternehmen sinnvolles Buchhaltungssystem einrichten. Sie haben die Verbindung zwischen den täglichen Buchhaltungseinträgen und dem Gesamtabschluss wie Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung gesehen. Und Sie haben gelernt, welche Art von Hilfe Sie wann benötigen.
Fangen Sie also an, Ihre Bücher in Ordnung zu bringen, indem Sie Ihre bevorzugte Buchhaltungssoftware verwenden (oder altmodische Ledger, wenn Sie möchten). Bewahren Sie alle Quittungen und Auftragsdatensätze in einem gut sortierten Ablagesystem auf, damit Sie alles, was Sie benötigen, überprüfen können. Und stellen Sie sicher, dass diese Bücher regelmäßig ausgeglichen werden.
Eine weitere wichtige Entscheidung für Ihr Unternehmen ist, wann und wie Sie jede Transaktion aufzeichnen. Es gibt zwei Hauptansätze: Barabrechnung und periodengerechte Abrechnung. In einem zukünftigen Lernprogramm werden wir untersuchen, was diese Begriffe bedeuten und wie sich die Wahl auf Ihr Unternehmen auswirkt.
Grafik-Gutschrift: Kalkulationstabelle entworfen von Adam Mullinvom Noun-Projekt.
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