Brain-Netting Brainstorming online in einem verteilten Team

Sie haben gerade erfahren, dass ein neues Projekt genehmigt und finanziert wurde. Sie möchten gerne ein Brainstorming-Meeting mit Ihrem Team veranstalten. Aber nur zwei Ihrer Teammitglieder sind lokal. Die anderen befinden sich entweder an der anderen Küste oder auf einem anderen Kontinent!

Sie könnten jeden mit großem Aufwand einfliegen oder einen anderen Weg finden, um als Team ein Brainstorming durchzuführen. Geben Sie "Brain-Netting" oder Brainstorming im Internet ein.

Online-Brainstorming-Tools und -Hinternetz-Techniken. (grafische Quelle)

Online-Brainstorming ist keine neue Idee, aber mit neuer Software und Tools ist es heute viel effektiver als je zuvor. Das Internet ist jedoch alles andere als perfekt. Es bedarf einer sorgfältigen Planung und einer Menge menschlicher Intuition und Einsicht, um Brain-Netting zu einer effektiven Technik zu machen.

Ein Überblick über Online-Brainstorming-Tools und Brain-Netting-Techniken

Es ist leicht, über Brainstorming „im Internet“ zu sprechen, aber in Wirklichkeit ist dieser Ausdruck so klar wie Schlamm. Es ist, als würde man über Brainstorming „in der realen Welt“ sprechen. Der Begriff wirft die Frage auf, „wo und wie arbeiten Sie im Internet zusammen?“. 

Es gibt eine Reihe von Antworten auf diese Frage, die vom freien zum teuren, vom einfachen zum komplexen und vom wirkungsvollen zum nutzlosen reichen. Sehen wir uns diese Online-Brainstorming-Tools an und dekonstruieren Sie effektive Techniken.

1. Brain-Netting-Tools von einfach bis anspruchsvoll

Die einfachste Form des Brain-Netting, die sowohl für virtuelle Teams als auch für Teams mit schüchternen oder zurückhaltenden Mitgliedern verwendet werden kann, fordert die Teammitglieder auf, ihre Ideen per E-Mail an einen zentralen Ort zur Überprüfung zu schicken. Wenn Sie über diesen sehr einfachen Ansatz hinausgehen, gibt es eine Reihe von Optionen:

• Gruppenanrufe - Traditionelles verbales Brainstorming mit Gruppenanbindung. Sie versammeln Ihre Gruppe für eine Konversation mithilfe von Nur-Chat-, Video- oder Bildschirm-Chats. Es gibt mehrere Anbieter solcher Dienste, und die meisten sind billig oder kostenlos. ConferenceCalling.com (Pay-per-Use) und FreeConferenceCall.com (kostenlos) sind zwei der Top-Anbieter.
• Chat-Apps - Mit Slack, Yammer, Sribblar und mehreren anderen Anwendungen können Sie E-Mails nach Themenschwerpunkt, Datenschutzstufe und mehr teilen. Sie können kleine Chatrooms für nur wenige Mitarbeiter erstellen oder Informationen und Ideen viel breiter austauschen. Sie können auch Forumsoftware oder Projekt-Apps wie Trello oder Basecamp für Gruppengespräche verwenden.
• Videokonferenzen - Der nächste Schritt wäre eine Videokonferenz mit der Option, nicht nur Videos voneinander, sondern auch Computerbildschirme gemeinsam zu nutzen. Es ist großartig, dass Sie den Benutzern tatsächlich die Site oder Software zeigen können, mit der Sie arbeiten, während Sie sie laut beschreiben oder besprechen. Zu den wichtigsten Optionen für diesen Servicetyp gehören Skype, GoToMeeting und UberConference. Google Hangout ist auch eine Option, obwohl es für geschäftliche Anforderungen nicht so gut geeignet ist.

Erfahren Sie, wie Sie Ihr Team einrichten und mit Slack zusammenarbeiten können: 

Was aber, wenn Sie tatsächlich zusammenarbeiten möchten, indem Sie an Dokumenten, Whiteboards oder Mind-Mapping-Aktivitäten zusammenarbeiten? Sie haben immer noch eine Vielzahl von Optionen zu verschiedenen Preispunkten.

• Kollaborative Dokumente - Am Ende der Liste befinden sich kostenlose Websites zum Bearbeiten von Dokumenten wie Google Docs. Mit diesen Tools können Teammitglieder Dokumente, Tabellenkalkulationen erstellen, bearbeiten, Kommentare hinzufügen und anderweitig kennzeichnen. Google Text & Tabellen ist jedoch keine All-in-One-Lösung: Wenn Sie während der Bearbeitung sprechen möchten, müssen Sie gleichzeitig Skype oder ein anderes Konferenzsystem nutzen.
• All-in-One-Lösungen - Als Nächstes sind einige der All-in-One-Optionen verfügbar, mit denen Sie sich unterhalten, Bildschirme freigeben, Whiteboards zeichnen, Videokonferenzen abhalten, Anmerkungen machen können und vieles mehr. Einige davon beginnen kostenlos und ergänzen dann kostenpflichtige Dienste. Zu den Optionen gehören join.me, WebEx und Skype for Business, die alle eine Menge Zusammenarbeit beim Anzeigen während des Gesprächs ermöglichen!

Erfahren Sie, wie Sie Dokumente in Google Docs freigeben und zusammenarbeiten können: 

Diese Optionen sind jedoch nur ein Anfang. Denn es gibt ein völlig neues Werkzeug für den Aufbau der Industrie für Gruppen, die aus der Ferne ausgefeilteres und ausgeklügeltes Brainstorming durchführen möchten. Mit Namen wie MindMeister, Concept Board, StormBoard und RealtimeBoard bieten sie eine ganze Reihe von Tools zum Erstellen von Mindmaps, zum Erstellen von Zeitleisten, zum Kommentieren von Berichten und mehr. Sie sind weder kostenlos noch billig, aber sie können die beste Option sein, um eine breite Palette von Ideen und Erkenntnissen auf überschaubare Weise zu erfassen.

2. Grenzen des Online-Brainstormings mit Brain-Netting

Wenn Sie darüber nachdenken, mit einer kollaborativen Gruppe über Zeit und Raum zu arbeiten, werden Sie mit einigen grundlegenden Problemen konfrontiert. Zum Beispiel:

• Wenn sich ein Teammitglied in Korea und das andere in Detroit befindet, kann es zu ernsthaften Terminkonflikten kommen.
• Wenn einige Teammitglieder Vollzeitangestellte sind, während andere Vertragspartner oder Freiberufler sind, können Probleme mit der gemeinsam genutzten Software auftreten. Möchten Sie wirklich teure Software für ein Teammitglied kaufen, das (mit seiner Software) in sechs Monaten verlassen wird??
• Wenn einige Teammitglieder technisch versiert sind und andere Schwierigkeiten haben, den Computer aus- und wieder einzuschalten, stellen Sie möglicherweise fest, dass bestimmte Personen aus dem Prozess aussteigen, anstatt eine völlig neue Art der Kommunikation zu erlernen.
• Wenn einige Teammitglieder Macs verwenden, während andere PCs verwenden, können Kompatibilitätsprobleme auftreten.
• Komplexe Software kann für alle Zeit in Anspruch nehmen. Dies ist nur dann hilfreich, wenn Sie planen, sie mit derselben Gruppe von Benutzern mehrmals zu verwenden.

Denken Sie auch daran, dass Brainstorming, egal wie ausgereift die Software oder die Konnektivität sind, die intelligente Zusammenarbeit einer Gruppe von Menschen erfordert. Mit anderen Worten, für ein erfolgreiches Brain-Netting - wie bei jeder Art von Brainstorming online oder offline - ist eine fachkundige Moderation durch jemanden erforderlich, der den Prozess, die Menschen und die Ziele versteht.

3. Anpassung an die Asynchronität von Brainstorming Online

Viele Gruppen, die aus der Ferne ein Brainstorming durchführen, befinden sich in sehr unterschiedlichen Zeitzonen. Eine Gruppe schläft, während die andere wach ist. Einer isst Frühstück, während der andere zur Happy Hour geht. Wie arbeitet eine solche Gruppe zusammen? Die Antwort ist Asynchronität.

Asynchrone Zusammenarbeit ist eine einfache Idee: Einige Leute arbeiten, während andere schlafen, und dann wechseln die beiden Gruppen die Rollen. Dies ist eine gute Idee und funktioniert gut, wenn Sie planen, Ideen zu sammeln, Dokumente zu kommentieren und anderweitig Erkenntnisse über ein Projekt oder ein Produkt auszutauschen.

Die Schwierigkeiten mit der Asynchronität treten in solchen Situationen auf:

• Mitarbeiter A schläft und kann seine Ideen daher nicht verteidigen; Infolgedessen überarbeitet Mitarbeiter B die Arbeit von Mitarbeiter A vollständig. Mitarbeiter A wacht auf und wird sofort in die Defensive gedrängt.
• Ein Moderator wurde eingestellt, um ein verteiltes Brainstorming-Projekt zu verwalten. Der Moderator, der in Zeitzone 1 lebt, geht nach Hause, genau wie Mitarbeiter in Zeitzone 2 zur Arbeit erscheinen. Die zweite Gruppe von Mitarbeitern stellt ihre eigenen Regeln auf, wodurch es unmöglich wird, den erleichterten Prozess am nächsten Tag fortzusetzen.
• Ein Teammitglied arbeitet an einem verteilten Brainstorming-Prozess und erkennt, dass sie eine Frage hat. Sie stellt ihre Frage - muss jedoch sechs Stunden warten, um eine Antwort zu hören, da der Befragte entweder den ganzen Tag zur Arbeit gefahren ist oder in Besprechungen ist.

Das Verwalten eines asynchronen Brainstorming-Prozesses erfordert ein gewisses Maß an Vertrauen, hat jedoch auch einige Vorteile. Ja, Unterhaltungen, die sich während des Schlafs oder bei (Übernahme-) Problemen entwickeln, treten auf, insbesondere bei Hot-Button-Themen. Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, sich Zeit zum Nachdenken zu nehmen, bevor Sie Ihre Antworten verfassen, indem Sie die Dinge wirklich durchdenken, anstatt eine Reaktion von oben aus dem Kopf zu sprengen. Und weil die Zeit zwischen den Interaktionen vergeht, haben die Teammitglieder die Möglichkeit, Ideen im Laufe der Zeit zu kommentieren. 

Dies kann zu einem nachdenklicheren Brainstorming für Gruppen führen - mit ähnlichen Vorteilen, die ein Team durch den Brainwriting-Prozess erzielen würde: 

4. Wann macht Gehirnnetz Sinn?

Wann sollten Sie über die einfache Vorgehensweise beim Senden einer E-Mail mit einem virtuellen Team hinausgehen? Hier sind ein paar Faustregeln:

• Berücksichtigen Sie Ihre Ziele, Ihr Team, Ihren Zeitplan und Ihr Budget. Wenn Sie ein komplexes Projekt mit einer hoch entwickelten Gruppe von Designern planen, die viel Zeit, Geld und kollaborativen Geist haben, kann ein großer Kauf von Software sinnvoll sein. Aber wenn Sie in Eile sind, um Ideen von einer vielfältigen Gruppe zu sammeln, warum sollten Sie dorthin gehen??
• Manche Teams sind besser als andere mit Brain-Netting. Wenn Ihr Unternehmen an virtuelles oder Remote-Teamwork gewöhnt ist, kennen alle die Grundregeln. Sobald Sie die Erwartungen für den allgemeinen Gebrauch festgelegt haben, wird es einfacher, aus der Ferne zusammenzuarbeiten, wenn sich die Gelegenheit ergibt.
• Der einfachste Ansatz ist normalerweise am besten. Wenn Sie alle auf GoToMeeting oder WebEx zusammenbringen und eine Online-Brainstorm-Sitzung durchführen können, um die Ideen zu erhalten, die Sie benötigen, warum wird dies komplizierter??
• Freie, gut verstandene Tools sind im Allgemeinen eine gute Option. Wenn Sie mit Google-Dokumenten einen kollaborativen Brainstorming-Prozess verwalten können, sollten Sie in teure Software und Schulungen investieren?
• Verwenden Sie Tools, die für Ihre Gruppe intuitiv sind. Wenn Sie mit einer Gruppe von Designern arbeiten, sind visuelle Werkzeuge oft eine gute Option. Wenn Sie mit Finanzanalysten zusammenarbeiten, teilen Sie Ihre Tabellenkalkulationen, Diagramme und Diagramme möglicherweise besser mit und markieren sie.
• Wählen Sie Tools aus, mit denen Sie Ergebnisse sammeln, überprüfen und zusammenstellen können. Haftnotizen und Mindmaps können großartig aussehen, aber wenn die von Ihnen gewählte Software Ihnen nicht dabei helfen kann, einen Bericht zu erstellen oder eine To-Do-Liste zu erstellen, kann dies zu einem Zeitverlust führen.

5. Online Brainstorming-Tools effektiv nutzen

Unabhängig davon, welche Brain-Netting-Tools Sie verwenden, gelten die grundlegenden Regeln für das Brainstorming. Das liegt daran, dass keine Technologie den Platz eines erfahrenen Moderators einnehmen, zur Teilnahme anregen oder wissen kann, wann es an der Zeit ist, eine Pause einzulegen, zusammenzufassen oder eine neue Taktik anzuwenden, um die Kreativität zu steigern.

Also… hier sind die Grundregeln für eine effektive Brain-Netting-Sitzung:

• Verstehen Sie Ihre Software, ihre Optionen und Einschränkungen
• Trainieren Sie Ihr Team, um die Software effektiv zu nutzen
• Beschreiben Sie Ihre Ziele und den Prozess, mit dem Sie diese erreichen
• Erklären Sie den Zeitplan. Geben Sie Informationen zum zeitlichen Ablauf der Antworten an und wie lange das Brainstorming durchgeführt wird, unabhängig davon, ob dies einige Stunden, einige Tage oder länger dauert.
• Erleichtern Sie den Prozess. Wenn dies alles auf einmal geschieht, können Sie es wie in einem persönlichen Gespräch erleichtern. Wenn es jedoch asynchron ist, müssen Sie möglicherweise in regelmäßigen Abständen vorbeischauen, um in Argumente einzugreifen, zurückhaltende Teammitglieder aufzurufen, Punkte zusammenzufassen oder die Dinge aufzufrischen.
• Wissen Sie, wie Sie die Sitzung beenden, die Ergebnisse präsentieren und die Gruppe zum Handeln organisieren.
• Erläutern Sie, wie die Software zukünftig für zusätzliche Diskussionen, Arbeitsgruppentreffen usw. verwendet wird.
• Bleiben Sie auf dem Laufenden!

Starten Sie Brainstorming Better Online

Brain-Netting ist eine wunderbare Option für das richtige Team zur richtigen Zeit. 

Wenn Sie über ein weit verteiltes Team verfügen, das über die technischen und persönlichen Fähigkeiten für die Verwendung von Online-Brainstorming verfügt, wählen Sie das Tool, das Ihren speziellen Anforderungen entspricht. 

Wenn Ihr Team auf der anderen Seite nicht technisch versiert ist oder mit virtuellem, asynchronem Teamwork nicht vertraut ist, sollten Sie die Möglichkeit in Betracht ziehen, sich gleichzeitig im selben Raum zu treffen, als eine einfachere und geeignetere Alternative.

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