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Als Freiberufler kann der wichtigste Teil Ihres Tages mit dem Versand von Rechnungen verbracht werden. Während Sie möglicherweise auf ein oder zwei Kunden stoßen, die Ihnen gerne eine Zahlung senden, sobald sie ein fertiges Produkt erhalten hat, warten die meisten auf Ihre Rechnung: keine Rechnung, kein Geld. Das bedeutet, dass Sie nur eine Rechnung erstellen. Es ist notwendig - aber es ist auch ein System, das Sie verbessern können. Ein Blick auf einige bewährte Verfahren für die Rechnungsstellung kann Ihnen dabei helfen, Ihr eigenes System zu straffen. Sie können das Geld erhalten, das Sie schulden, ohne sich zu viel Zeit von Ihrer Einkommensarbeit zu nehmen.
So ziemlich jeder Teil des Rechnungsprozesses kann standardisiert werden, auch wenn Sie eine grundlegende Rechnungsanwendung verwenden. Es gibt natürlich die Rechnung selbst, aber jede Mitteilung, die Sie in Bezug auf Ihre Rechnungsstellung senden, sollte wahrscheinlich eine Frage des Ausfüllens der Lücken sein. Es gibt jedoch noch andere Aspekte Ihrer Rechnungsstellungsverfahren, die mit ein wenig Standardisierung optimiert werden können.
Ändern Sie Ihre Rechnungsbedingungen, um den Bedürfnissen jedes Kunden gerecht zu werden? Viele Freiberufler tun dies, einfach weil Kunden mit Geld oft verlangen, dass sie die Rechnungsstellung auf einer Netto-90-Basis abwickeln, weil sie volle 90 Tage benötigen, um eine Rechnung genehmigt und verarbeitet zu bekommen. Gleichwohl sollten Sie Ihre üblichen Rechnungsbedingungen (Zahlungstermine, verspätete Gebühren und andere Details) festlegen, wenn ein Kunde zuvorkommender sein kann. Diese Art der Standardisierung kann Ihnen auch dabei helfen, herauszufinden, wie weit Sie Ihre Bedingungen verlängern können, um einen bestimmten Kunden zu erreichen. Ich habe einen Kunden 120 Tage lang gebeten, eine Rechnung zu bezahlen. Bei den meisten Projekten kann ich es mir jedoch nicht leisten, auf einer net-120-Basis zu arbeiten. Wenn Sie vier Monate lang für eine Zahlung arbeiten, kann dies bedeuten, dass meine Rechnungen, die drei Monate lang ausgehen, nicht bezahlt werden.
Die meisten Freelancer verstehen, dass eine E-Mail, die nur eine Summe und ein Fälligkeitsdatum enthält, keine rechtmäßige Rechnung darstellt. Die meisten von uns sind jedoch auf Rechnungsanwendungen angewiesen, die es uns ermöglichen, die Informationen, unsere Dienstleistungen und Tarife eines Kunden einzubinden - und nicht unbedingt die Erwartungen des Kunden an eine wirklich professionelle Rechnung erfüllen. Leider können die Standards für eine Rechnung je nach Branche unterschiedlich sein.
Die häufigsten Trip-Ups sind Kaufaufträge und andere Informationsanforderungen, die von einzelnen Kunden festgelegt werden. Es kann schwierig sein, genau zu sagen, was das Kreditorensystem der einzelnen Kunden benötigt, um Ihre Rechnung schnell durchzuziehen. Wenn Sie jedoch nicht alle erforderlichen Informationen auf Ihrer ursprünglichen Rechnung haben, werden manche Kunden von einem weniger professionellen Freiberufler gehalten. Das bedeutet, dass Sie sich vorab nach Bestellnummern, Identifikationsnummern und anderen Details erkundigen.
Für die meisten Freelancer umfasst eine professionelle Rechnung mindestens die folgenden:
Je länger ein Streit über eine Rechnung nachlässt, desto unwahrscheinlicher ist es, dass Sie Ihre Zahlung tatsächlich erhalten. Machen Sie es vorrangig, auf die Fragen und Bedenken Ihrer Kunden zu Rechnungen zu reagieren, wenn auch nur, um Ihr Geld etwas schneller zu erhalten. Und wenn sich die Uhr dreht und eine Rechnung fällig wird, weil ein Kunde auf Ihre Antwort wartet, tun Sie das Richtige: Verzichten Sie auf die verspäteten Gebühren, die möglicherweise Ihre Schuld sind. Dies kann Ihre Geldsituation etwas enger machen, aber es wird auch dazu beitragen, einen Kunden davon zu überzeugen, dass Sie wiederkehrende Geschäfte machen. Selbst wenn ein Kunde spätere Gebühren bezahlt, fühlt er sich nicht schuldig, wird er wahrscheinlich nicht mehr mit einem Geschäft zu tun haben.
Wenn Sie gerade keine Zeit haben, Fragen zur Rechnungsstellung und alle Ihre bezahlten Arbeiten zu bearbeiten, ist es möglicherweise an der Zeit, nach Alternativen zu suchen. Ein virtueller Assistent oder ein Buchhalter könnte möglicherweise die Grundlagen der Rechnungsstellung und der Beantwortung von Kundenfragen übernehmen. Es ist nicht immer eine Frage, ob Sie sich auch ein wenig Hilfe leisten können: Wenn Ihr Rechnungssystem nicht zu komplex ist, könnte ein Assistent die Rechnungsstellung für eine Woche wahrscheinlich in ein oder zwei Stunden erledigen - so können Sie an bezahlten Projekten arbeiten.
Unabhängig davon, ob Sie freiberuflicher Designer, Autor oder Widget-Hersteller sind, Ihr Unternehmen läuft nur, wenn Sie für Ihre Rechnungen bezahlt werden. Das bedeutet, sich Zeit zu nehmen - oder jemanden einzustellen -, um Ihre Rechnungen auf dem neuesten Stand zu halten. Wenn Sie einen Teil der Rechnungsstellung verfallen lassen, müssen Sie finanzielle Probleme in Kauf nehmen. Sie können möglicherweise nicht für jede Rechnung, die Sie ausstellen, einsammeln, aber es ist jede Anstrengung wert, die Sie versuchen können.
Sie können Freshbooks für die professionelle Rechnungsstellung und Zahlungsverfolgung verwenden.
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