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Bleiben Sie regelmäßig zu spät im Büro? Sie denken vielleicht, dass dies die produktive und die Karriere förderliche Sache ist. In Wirklichkeit müssen Sie jedoch nicht Ihr persönliches Leben opfern, um ein produktiver Mitarbeiter zu sein.
Die von Gallup im Jahr 2014 durchgeführte Umfrage unter mehr als 1000 US-Angestellten ergab, dass 4 von 10 von ihnen mehr als 50 Stunden pro Woche gearbeitet haben. Viele Mitarbeiter beantworten E-Mails und Anrufe auch außerhalb der Geschäftszeiten.
Wenn es scheint, als wären Sie immer bei der Arbeit, zeigen Statistiken, dass Sie nicht alleine sind. (Bildquelle: Envato Elements)Aber Geschäftigkeit entspricht nicht immer der Produktivität. Tatsächlich hat die Studie des Economist über die Länder der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) gezeigt, dass Länder, die mehr Arbeitsstunden leisten, weniger produktiv sind.
Durch flexible Arbeitszeitpläne und ortsunabhängige Arbeitsplätze konnten mehr Mitarbeiter steuern, wo und wann sie gearbeitet haben. Diese Flexibilität verhindert jedoch, dass viele Mitarbeiter die Verbindung trennen oder sich bei der Arbeit abmelden.
Unbeaufsichtigt bricht diese ständig verbundene Haltung zu der Zeit ab, die Sie für Aktivitäten benötigen, die Ihr körperliches und geistiges Sein füttern. Gesellschaftliche Zusammenkünfte, körperliche Betätigung, Ihre persönliche Zeit und sogar die Zeit, die Sie benötigen, um sich um Ihre Familie zu kümmern und Besorgungen zu erledigen, werden oft, wenn auch nicht absichtlich, beiseite geschoben, da es für viele von uns schwierig ist, ihre Arbeit rechtzeitig aufzugeben.
In diesem Lernprogramm erfahren Sie, wie Sie das Büro immer pünktlich verlassen und trotzdem Ihre Arbeit erledigen können. Wenn Sie Ihre Arbeit pünktlich verlassen, ist Zeit für die wichtigen persönlichen Aufgaben.
Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie mit weniger mehr erreichen können und warum eine 40-stündige Arbeit pro Woche Ihre Produktivität nicht erhöht.
Wenn Sie dies lesen, können Sie auch die richtige Einstellung für die Arbeitsstunden und den Zusammenhang zwischen Produktivität und Wohlbefinden entwickeln. Mit Übung fühlen Sie sich nicht mehr unter Druck gesetzt, die Arbeit zu Hause mitzunehmen oder sich schuldig zu fühlen, wenn Sie die Arbeit pünktlich verlassen haben.
Haben Sie jemals einen ganzen Tag verbracht, ohne etwas Wichtiges zu erreichen? Das Leben, ähnlich wie bei der Arbeit, passiert nur, wenn Sie keine Routine haben.
Eine Routine gibt Ihnen die Kontrolle über Ihren Tag, damit Sie sich nicht in Ihrem Posteingang, bei der Arbeit und den Bedürfnissen aller um Sie herum verwickeln.
1. Planen Sie Ihren Tag. Setzen Sie sich mit Ihrem Organisator oder Kalender zusammen und entscheiden Sie, welche Aufgaben Sie ausführen müssen, um diesen Tag erfolgreich zu gestalten. Priorisieren Sie wichtige Aufgaben, die Ihre Ziele vorantreiben, aber seien Sie realistisch, was Sie angesichts der begrenzten Zeit, die Sie jeden Tag haben, erreichen können.
2. Übung. Lass dein Herz höher schlagen. Wenn Sie vor der Arbeit trainieren, wird Ihr Stresspegel gesenkt und Sie erhalten einen Energieschub, so dass Sie sich zu Beginn Ihres Tages nicht träge fühlen.
3. Achten Sie auf Ablenkungen. Vermeide den "bekannte Ablenkungen”In Ihrem Büro, bevor sie Sie wirklich stören. Wenn Sie gesprächige Kollegen haben, investieren Sie in ein gutes Headset, das ihnen subtil signalisiert, dass Sie beschäftigt sind. Sie können auch einen anderen Platz zum Sitzen finden, wenn Ihr Kumpel auf dem Chat besteht.
Interne Ablenkungen, z. B. eine Kaffeepause, das Überprüfen von Facebook oder die Verwendung Ihres Telefons, können als Belohnung für Ihre Arbeitszeit verwendet werden. Sie können zum Beispiel einen Deal mit sich selbst abschließen, den Sie für einen schnellen Snack zum Automaten bringen können, wenn Sie eine Aufgabe vor 10 Uhr morgens erledigen. Diese "wenn, dann" Das Belohnungssystem befähigt Ihr Gehirn, innere Ablenkungen als etwas zu betrachten, das Sie kontrollieren können, anstatt es als unvermeidliche Zeitverschwendung zu akzeptieren.
4. Besprechungseinladungen auswerten und wenn möglich ablehnen. Lesen Sie die Tagesordnung des Meetings, um zu sehen, ob Ihre Anwesenheit erforderlich ist oder ob Sie als Beobachter eingeladen werden, um niemanden auszulassen. Lehnen Sie die Besprechung höflich ab, wenn das Thema nicht mit Ihren Aufgaben zusammenhängt, oder empfehlen Sie einen Mitarbeiter, der besser zum Gespräch beitragen kann. Wenn Sie müssen, geben Sie eine Aufgabe an, die innerhalb einer bestimmten Frist erledigt werden muss.
Einige Meetings werden wöchentlich abgehalten und bestehen aus verschiedenen Gruppen. Wenn dies der Fall ist, können Sie einfach an einem für Sie relevanten Teil des Meetings teilnehmen und sich entschuldigen, sobald die Konversation Ihren Rahmen verlassen hat.
Stellen Sie sich dies als eine Abwicklungsroutine vor, die Ihnen und Ihren Mitarbeitern signalisiert, dass Sie in wenigen Minuten die Arbeit verlassen.
Es ist schwierig, das Büro rechtzeitig zu verlassen, wenn Ihre Kollegen noch hart arbeiten. Die Unternehmenskultur Ihres Arbeitgebers kann Ihnen das Gefühl geben, dass ein pünktlicher Heimweg Ihre Karriere beeinträchtigen könnte.
Die Arbeit pünktlich zu verlassen ist keine Sünde oder ein Privileg. Wenn Ihr Arbeitsvertrag nicht festlegt, dass Sie regelmäßig Überstunden machen müssen, kann Sie niemand daran hindern, nach Hause zu gehen. Wenn Sie früh von der Arbeit gehen, bedeutet das nicht, dass Sie weniger gearbeitet haben als Ihre Kollegen. Es ist nur eine Frage der Wahrnehmung.
Richten Sie das, was Sie über das Verlassen der Zeit denken oder fühlen, neu aus. Anstatt zu denken, du bist “die Arbeit verlassen," Überlegen Sie, was Sie als Nächstes tun werden, um sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren, die ebenso wichtig sind wie Ihre Arbeit.
Beispiele:
Besser noch, vereinbaren Sie einen Termin unmittelbar nach Ihrer Kündigung, um sich aus der Tür zu zwingen.
Natürlich sind alle oben genannten Strategien nicht effektiv, wenn Sie keine Ihrer wichtigen Aufgaben erledigen. Ihr Manager erlaubt Ihnen nicht, die Arbeit vorzeitig zu verlassen, wenn der Bericht, den Sie liefern sollen, nicht fertig ist. Wenn Sie Zeit verschwenden, können Sie Ihre Arbeit nicht abschließen. Die nachstehenden Strategien helfen Ihnen dabei, Prioritäten zu setzen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, anstatt Zeit für nicht wesentliche Aufgaben zu verschwenden.
Im Folgenden finden Sie eine einfache Möglichkeit, Ihre Aufgaben zu priorisieren:
1. Listen Sie alle Ihre Aufgaben für den Tag auf. Machen Sie sich keine Sorgen über die Anzahl der Elemente auf der Liste oder die Reihenfolge, in der sie ausgeführt werden, da dies später festgelegt wird.
2. Identifizieren Sie dringende, wichtige und dringende UND wichtige Aufgaben. Dringende Aufgaben sind solche, die Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern, z. B. Dinge, die am Ende des Tages fällig werden oder die bereits überfällig sind. Wichtige Aufgaben sind diejenigen, die zu Ihren Karrierezielen beitragen oder schwerwiegende Konsequenzen für Sie, Ihren Chef oder das Unternehmen haben, wenn sie nicht abgeschlossen werden.
Aufgaben, die nicht dringend sind, können für den nächsten Tag aufgehoben oder an andere Personen delegiert werden. Konzentrieren Sie sich nur auf dringende und wichtige Aufgaben, und fahren Sie anschließend mit dringenden Aufgaben fort.
3. Bewerten Sie den Wert der Aufgabe für Ihre Karriere und Ihren Arbeitgeber. Manchmal sind alle Ihre Aufgaben dringlich oder dringend und wichtig, so dass es Ihnen schwer fällt, eine Aufgabe über eine andere zu wählen. Dann hilft es, einem bestimmten Projekt einen Wert oder ein Gewicht zuzuweisen.
In den meisten Fällen sind Aufgaben für Kunden wichtiger als interne Arbeiten, da diese Kunden Ihren Arbeitgeber bezahlt haben und bestimmte Erwartungen haben. Im Allgemeinen wirken sich hochwertige Aufgaben auf mehr Menschen, Umsatz und Reputation des Unternehmens aus.
4. Schneiden Sie unwichtige Aufgaben ab. Entweder sie später ausführen, einen Weg finden, sie zu automatisieren, oder sie an andere Personen delegieren.
Positionieren Sie Ihre Liste nach dem oben genannten System, konzentrieren Sie sich dann nur auf die hohen Einsätze und dringenden Gegenstände und arbeiten Sie sich von dort aus weiter. Lassen Sie die anstrengende Arbeit hinter sich, wenn Sie mehr Zeit haben oder an Tagen, an denen es einfacher ist, mit einer Aufwärmaufgabe zu beginnen, bevor Sie in tiefere, kompliziertere Arbeit eintauchen.
Stellen Sie Ihren Alarm so ein, dass er alle 90 Minuten klingelt. Wenn dies der Fall ist, stehen Sie auf und nehmen Sie einen tiefen Atemzug, oder gehen Sie einige Minuten im Büro herum, um Ihren Kopf frei zu bekommen. Tun Sie dies für drei bis fünf Minuten.
Nutzen Sie diese Zeit, um zu bewerten, wie Sie bisher Ihre Arbeit erledigt haben. Haben Sie die letzte Stunde produktiv verbracht oder haben Sie eine E-Mail von Ihrem Chef abgelenkt? Verwenden Sie diese kurze Pause, um Ihre To-Do-Liste neu zu kalibrieren und sich auf das zu konzentrieren, was Sie in den nächsten 90 Minuten tun werden.
Alle 90 Minuten von der Arbeit zu stoppen ist keine Zeitverschwendung. Richtig gemacht, wird diese kurze Pause von fünf Minuten verhindern, dass Sie Tagträume oder Abstände machen, was manchmal auch vorkommt, wenn Sie an etwas arbeiten. Es kann auch dazu beitragen, dass Sie einen Schritt zurücktreten und sich auf das konzentrieren, was wichtig ist, nachdem Sie abgelenkt wurden.
Der Anfang ist das Schwierigste, aber wenn Sie es tun, wird es von dort einfacher. Der Wissenschaftler der Stanford University, B.J.Fogg, entwickelte sein Tiny Habits-Programm um dieses Konzept. Gemäß seinem Programm muss der Beginn einer Gewohnheit (oder einer beliebigen Aufgabe bei der Arbeit) kein Kampf des Willens sein, wenn man sich nur auf die kleinen Schritte konzentriert. Die niedrigste Einstellung der Stange ist der einfachste Weg, um jegliche Reibung zu beseitigen, die Sie beim Arbeiten spüren.
Anstatt sich zu zwingen, das gesamte kreative Briefing für einen Videodreh zu lesen, sagen Sie sich, es sei in Ordnung, nur einen Absatz oder einen Satz zu lesen, wenn Sie möchten. Das Fogg-Experiment zeigt, dass Sie wahrscheinlich weiterfahren, sobald Sie beginnen.
Ihr Gehirn ist nicht gut für Multitasking, auch wenn Sie denken. Eine Studie der University of California Irvine fand heraus, dass eine Person im Durchschnitt 23 Minuten braucht, um sich nach dem Wechseln der Aufgaben wieder zu konzentrieren. Durch Multitasking fühlen Sie sich möglicherweise produktiver, aber der Kontext, der Ihre Arbeit ändert, verlangsamt Sie und beeinträchtigt die Qualität Ihrer Arbeit.
Nicht alle Ablenkungen oder Aufgabenwechsel sind jedoch schlecht. Die Studie stellt fest, dass eine Ablenkung, die nur wenige Minuten dauert und nicht etwas ist, über das Sie sorgfältig nachdenken müssen, wie z. B. das Unterzeichnen einer Zeitung oder das Toilettenbesuch, keine großen Störungen in Ihrem Denkprozess verursacht.
Sie sparen mehr Zeit (und Brain Power), wenn Sie sich jeweils auf eine Aufgabe konzentrieren. Sie können auch qualitativ bessere Arbeit leisten und vermeiden, dass sich Ideen in Ihrem Kopf vermischen.
Verwenden Sie Website- oder App-Blocker, wenn Sie Probleme mit störenden Websites haben. Erweiterungen wie StayFocused und SelfControl beschränken oder blockieren die Verwendung unterhaltsamer, aber zeitraubender Standorte während der Arbeitszeit. Deaktivieren Sie die Benachrichtigungen für Apps, die Sie nicht deinstallieren können, oder schalten Sie sie zumindest stumm, damit sie Sie nicht stören.
Immer noch abgelenkt? Setzen Sie ein "Ablenkkissen" Neben Ihrem Computer können Sie Ihre Gedanken, Ideen, Ereignisse oder alles, was Sie ablenkt, aufschreiben. Dadurch wird die Ablenkung von Ihrem Gehirn und in das Papier entlastet, so dass es nicht im Hinterkopf wie ein zufälliger Gedanke ist, der immer wieder auftaucht, wenn Sie mit wichtigen Aufgaben beschäftigt sind.
Wussten Sie, dass der durchschnittliche Mitarbeiter seinen Posteingang 36 Mal pro Stunde überprüft? Unabhängig davon, ob Sie das glauben oder nicht, ich bin sicher, Sie checken Ihren Posteingang mehr als nötig. Sie können dies sogar aus Gewohnheit tun, da Ihr E-Mail-Konto immer in Ihrem Browser geöffnet ist.
Überprüfen Sie Ihre E-Mails nur zu bestimmten Zeiten, um Zeit zu sparen und Ablenkungen zu vermeiden. Wenn möglich, überprüfen Sie Ihre E-Mails nur, wenn Sie an diesem Tag mindestens eine wichtige Aufgabe erledigt haben, damit Ihre Aufmerksamkeit nicht auf unwichtige Aufgaben gelenkt wird.
Bekämpfen Sie den Drang, sofort auf E-Mails zu antworten, für die Sie keine sofortige Aufmerksamkeit benötigen. Sie können auch E-Mail-Diskussionen vor und zurück verhindern, indem Sie Auswahlmöglichkeiten oder möglichst viele Informationen zu Ihrem Gesprächsthema bereitstellen. Wenn Sie beispielsweise Termine festlegen, geben Sie zwei bis drei Zeitplanoptionen anstelle von nur einem Datum und einer Uhrzeit an, damit Ihr Korrespondent problemlos eine Zeit wählen kann, die ebenfalls zum Zeitplan passt. Die gleiche Logik gilt für die Auswahl eines Tagungsortes. Wenn Sie über jede Art von Aufgabe sprechen, einschließlich des Wer, Was, Wann, Wo, Wie und aller relevanten Informationen, an die Sie denken können, bevor der Empfänger danach fragt.
Die unten aufgeführten Strategien sind hilfreich, wenn Ihre Bürokultur Sie zwingt, zu spät zu bleiben, unabhängig davon, wie viel Arbeit Sie erledigt haben.
Teilen Sie Ihren Mitarbeitern und Ihrem Manager beiläufig mit, wenn Sie vor dem Aufhören Stunden verlassen möchten. Lenken Sie das Gespräch auf subtile Weise in Richtung Ihrer Abfahrtszeit, während Sie über die Arbeit des Tages sprechen
"Ich muss heute um 17.00 Uhr die Arbeit aufgeben. Wenn es also noch etwas gibt, was ich tun muss, um ASAP fertigzustellen, lass es mich bis 14.00 Uhr wissen."
Das obige Skript erfüllt drei Ziele:
Möglicherweise sind Sie besorgt darüber, was Ihre Kollegen davon halten, dass Sie früh von der Arbeit gehen. Wenn dies der Fall ist, erwähnen Sie die wichtigen Aufgaben, die Sie für den Tag erledigt haben, während Sie Ihre Absicht verkünden, die Arbeit vorzeitig zu verlassen, um mögliche Vorwürfe abzuwehren, dass Sie faul sind oder kein Teamplayer sind, um die Arbeit vorzeitig zu verlassen.
Dies funktioniert nur, wenn Sie natürlich die Besprechungspläne mitbestimmen. Wenn doch, nutzen Sie die Gelegenheit, mindestens eine Stunde bevor Sie nach Hause gehen, Meetings zu beginnen. Der Beginn der Meetingzeit um 16.00 Uhr ist eine gute Idee, wenn Ihre Meetings nur 30 Minuten dauern und Sie um 17.00 Uhr nach Hause gehen möchten. Verschieben Sie die Besprechungszeit um 30 Minuten, wenn Sie der Meinung sind, dass sie mindestens eine Stunde dauern wird.
Einige Manager sind nicht gut darin, Prioritäten zu setzen, deshalb übergeben sie Ihnen nur Aufgaben, wie sie angefordert oder benötigt werden. Es liegt also an Ihnen, sie zu bitten, alle anstehenden Aufgaben von den meisten bis zu den unwichtigsten Aufgaben zu ordnen. Wenn Ihr Manager Schwierigkeiten hat, die Aufgaben zu priorisieren, fragen Sie stattdessen nach dem Termin für jede Aufgabe oder verwenden Sie die oben beschriebene Priorisierungsmethode.
Lehnen Sie Anfragen nach Hilfe oder Aufgaben ab, für die Ihre Sachkenntnis nicht erforderlich ist, wenn Ihre Platte bereits voll ist. Stimmen Sie nicht sofort zu, wenn jemand Sie auffordert, etwas zu tun. Denken Sie zuerst über alle ausstehenden, wiederkehrenden und zukünftigen Aufgaben nach, um später Bedauern zu vermeiden.
Egal wie hart Sie arbeiten, es gibt immer E-Mails, die Sie beantworten müssen, Feuer löschen und Elemente auf Ihrer To-Do-Liste. Es hört nicht auf, ob Sie im Büro oder zu Hause sind, also können Sie die Arbeit ebenso pünktlich verlassen und sich aufladen.
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