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Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens wächst die Erwartung, dass Sie Daten beherrschen. Während Big Data auf Unternehmensebene übertrieben wird, ist die Realität für Freiberufler und Kleinunternehmer die Tatsache, dass Sie sich in einer Phase der Client-Arbeit mit den Daten herumschlagen müssen.
Bei der Übertragung von Schlüsselwörtern in eine Kalkulationstabelle, beim Planen von Tweets, beim Synchronisieren von Daten zwischen Geschäftsanwendungen, beim Verwalten von Kontaktlisten oder beim Importieren von Daten in eine Infografik müssen Sie wissen, wie Sie Daten aus einer Kalkulationstabelle bereinigen und in einem beliebigen Format organisieren Online-App oder Software kann lesen.
Die gute Nachricht ist, dass die Möglichkeit, Daten zu verwalten und zwischen Apps zu verschieben, eine vermarktungsfähige Fähigkeit für sich ist, und mit ein paar Tricks im Ärmel können Sie auch viel Zeit sparen: Zeit, die Sie für eine profitablere Arbeit aufwenden könnten.
Um dieses Tutorial abzuschließen, benötigen Sie:
Eine CSV-Datei ist eine Datei mit durch Kommas getrennten Werten. Diese Art von Datei übernimmt alle Ihre Daten und fügt die Kopfzeilen jeder Spalte in der ersten Zeile ein. Anschließend werden alle Ihre Daten in nachfolgenden Zeilen aufgeführt. Dabei werden alle nicht numerischen Daten in Anführungszeichen ("wie dieses") gefolgt von einem Komma eingeschlossen.
Eine CSV-Datei kann in vielen Arten von Apps und Softwareprogrammen gelesen werden. Im Grunde ist es eine Textdatei. Es nimmt alle Ihre Daten und analysiert sie (d. H. Zerlegt sie in ihre Dateneinheiten), so dass Sie die Daten dann in eine andere App zurückspeisen können.
Hier sind beispielsweise die Daten aus dem Keyword-Tool von Google für das Keyword "CSV-Datei":
Und hier ein Beispiel, wie es in einem CSV-Format aussieht:
Kunden erwarten zunehmend, dass Sie Daten verwalten können, wenn Sie mit ihnen arbeiten. Beispielsweise wird von einem Freelancer erwartet, der am Schreiben von SEO-Inhalten für einen Kunden arbeitet, eine Liste mit den Long-Tail-Schlüsselwörtern, die in jedem für die Produktion geplanten Blogartikel verwendet werden, und diese Schlüsselwörter zu einem Tabellenkalkulations- oder Inhaltskalender hinzufügen. Als freiberuflicher Content-Produzent wird von Ihnen erwartet, dass Sie ansprechende Bilder für Ihre Artikel erstellen. Sie können Ihrem Inhalt einfache Infografiken hinzufügen, indem Sie eine CSV-Datei Ihrer Forschungsstatistik bereinigen und diese dann in ein Diagramm oder ein Infografik-Tool importieren.
Da Big Data und Opendata immer alltäglicher werden, können Sie den Wert Ihrer Business-Serviceangebote schnell steigern und Ihre Arbeitslast reduzieren, indem Sie wissen, wie Daten verschoben werden.
Wenn Sie ein Kleinstunternehmen betreiben, das Social Media-Dienste anbietet, wird möglicherweise erwartet, dass Sie Ihrem Kunden im Voraus eine Woche Tweets vorlegen und dann in der Lage sind, diese Tweets regelmäßig in der Woche zu twittern. Oder Sie können einen Business-Service entwickeln, bei dem Sie einem Kunden helfen, seine Kontaktdaten zwischen E-Mail, Marketingkampagnen und CRM-Software (Customer Relationship Management) zu synchronisieren.
Vielleicht ist Ihr Unternehmen so groß geworden, dass Sie lieber eine Rechnungs- und Buchhaltungs-App als eine Kalkulationstabelle verwenden möchten. Sie können eine CSV-Datei mit all Ihren alten Finanzdaten bereinigen, so dass sie problemlos in Ihre Rechnungsanwendung importiert werden kann, ohne dass eine erneute Dateneingabe erforderlich ist.
Da Big Data und Opendata immer alltäglicher werden, können Sie den Wert Ihrer Business-Serviceangebote schnell steigern und Ihre Arbeitslast reduzieren, indem Sie wissen, wie Daten verschoben werden. Datenkompetenz ist eine Fähigkeit, die sehr gefragt ist und Ihnen helfen kann, ein einzigartiges Wertversprechen zu entwickeln. Das Bereinigen von CSV-Dateien ist von zentraler Bedeutung, um alle diese Möglichkeiten zu nutzen.
Eine CSV-Datei ist einfach eine Kalkulationstabellendatei, die in einem Textformat gespeichert wird, sodass sie in ein anderes Softwareprogramm oder eine Cloud-basierte Anwendung oder ein anderes Tool verschoben werden kann. Zuerst müssen Sie es in Ihrer Tabellenkalkulationssoftware öffnen.
Wenn Sie Excel verwenden, öffnen Sie die Datei mit den Daten, die Sie verschieben möchten (Datei> Öffnen… ). Wenn Sie nicht über Excel verfügen, können Sie sich mit Ihren Google-Kontodaten bei Google Drive anmelden. Google Drive bietet ein Online-Cloud-basiertes Toolset mit einem Tabellenkalkulationsprogramm. Öffnen Sie nach der Anmeldung Ihre Tabelle in Google Drive.
Dieselbe Tabelle in Excel (links) und Google Drive (rechts).
Stellen Sie in Excel sicher, dass sich nur ein Arbeitsblatt in Ihrer Tabelle befindet. Arbeitsblätter werden am unteren Rand von Excel angezeigt. Sie werden normalerweise als Sheet1, Sheet2 usw. bezeichnet. Stellen Sie sicher, dass es nur ein Blatt gibt. Wenn die Arbeitsmappe mehr als ein Blatt enthält, klicken Sie für jedes zusätzliche Blatt auf die Registerkarte, und stellen Sie sicher, dass sich auf diesen Seiten keine Daten befinden. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die Registerkarten für Blatt 2 usw. und löschen Sie jedes weitere Blatt.
Wählen Sie in Excel jetzt aus Datei> Speichern unter… . Wählen Sie einen Namen für Ihre Datei und wählen Sie Komma-getrennte Werte unter dem Format-Dropdown-Menü.
Wählen Sie in Google Drive Datei> Download als… . Wählen Komma-getrennte Werte aus dem zweiten Menüfeld und speichern Sie auf Ihrer Festplatte.
Wenn Daten in einer Online-App (z. B. FreshBooks, der App für Rechnungsstellung und Buchhaltung für kleine Unternehmen) oder einem Website-Tool (z. B. dem Google AdWords-Keyword-Tool) gespeichert werden, müssen zum Speichern die Importfunktionen der App oder des Tools verwendet werden die Daten in einem CSV-Dateiformat.
Wenn Sie eine CSV-Datei mit Daten in einer Online-App erstellen möchten, suchen Sie nach einer Menüoption, mit der Sie die Daten aus der App exportieren können.
In FreshBooks zum Beispiel befindet sich diese unter der Mein Konto Speisekarte. Nachdem Sie auf geklickt haben Mein Konto Es erscheint ein Menü der zweiten Ebene, in dem Sie auswählen können Import Export.
Jetzt auswählen Kommagetrennte Datei (CSV) neben an Exportieren Sie Kunden, Rechnungen, Mitarbeiter und Stundenzettel.
Andere Cloud-basierte Apps können ihre Optionen unterschiedlich gestalten. Wenn unter "Konto" keine Option verfügbar ist, suchen Sie nach einem Menü "Einstellungen" oder einer Menüoption "Daten". Sie sollten in der Lage sein, eine ähnliche Menüoption zu finden, mit der Sie online gespeicherte Daten in einer CSV-Datei speichern können.
Suchen Sie für ein Webtool nach einer Menüoption "Speichern". Im Keyword-Tool von Google Adwords gibt es beispielsweise eine Rette alle Schaltfläche über der Liste der Keyword-Ideen. Klicke auf Rette alle um eine Kopie aller Suchbegriffe aus Ihrer Suche zu speichern.
Klicken Sie jetzt auf Herunterladen Taste. Wählen Alle Suchergebnisse. Ein Dialogfeld wird geöffnet, in dem Sie die Wahl haben, im CSV-Format zu speichern. Klicken Herunterladen bestätigen. Je nach Größe der Datei kann es etwas dauern, bis diese vorbereitet wird.
Schließlich wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie angeben können, wo Sie die Datei speichern möchten.
Andere Online-Tools funktionieren auf ähnliche Weise.
Jetzt, da Sie eine CSV-Datei haben, müssen Sie sie bereinigen und sicherstellen, dass sie an jedem beliebigen Ort lesbar ist. In einigen Fällen möchten Sie es möglicherweise nur in einer Kalkulationstabelle verwenden.
In anderen Fällen müssen Sie möglicherweise die CSV-Datei bereinigen, damit Sie sie in eine andere Cloud-basierte App oder ein anderes Online-Tool importieren können.
Erstellen Sie in Excel eine neue Arbeitsmappe. Dann wählen Sie die Einführen Option aus der Datei Speisekarte.
Ein Dialogfeld wird angezeigt. Stelle sicher CSV-Datei ausgewählt ist und klicken Sie auf die Schaltfläche Einführen Taste.
Sie können jetzt Ihre CSV-Datei aus dem Speicherort auswählen.
In Excel werden Sie nun aufgefordert zu bestätigen, dass Ihre Daten vorhanden sind abgegrenzt. Das heißt, Ihre CSV-Datei wird mit Daten gefüllt, die nur durch ein Komma getrennt sind. Excel sollte automatisch erkennen können, dass dies richtig ist. Klicken Sie jetzt auf Nächster Taste.
In Excel wird nun eine Vorschau angezeigt, wie Ihre Daten in Spalten sortiert werden, und zwar basierend auf der Tatsache, dass Ihre Daten durch Kommas getrennt sind und Textelemente in "umgekehrte Kommas" eingeschlossen sind. Überprüfen Sie die Datenvorschau, und aktivieren oder deaktivieren Sie die Trennzeichen- und Textqualifikationsoptionen, bis die Vorschau das Aussehen der Daten widerspiegelt. In den meisten Fällen wird dies automatisch für Sie ausgewählt. Excel weiß zum Beispiel, dass alle Textdaten ein Textqualifikationsmerkmal für Anführungszeichen haben, so dass Sie wissen, dass beim Entfernen der Daten die Anführungszeichen entfernt werden sollen. Wenn Sie mit dem Import der Daten zufrieden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Nächster Taste.
In Excel werden Sie nun aufgefordert, den Datentyp in jeder Zeile auszuwählen. Wählen Allgemeines jetzt für alle Spalten (wir werden jede Datenspalte anpassen, nachdem sie importiert wurde). Überprüfen Sie die erweiterte Einstellung erneut, um sicherzustellen, dass Ihre Daten den Standardkonventionen für Zahlen in Tausender- und Dezimalstellen entsprechen.
Wenn Sie beispielsweise eine US-Datenquelle verwenden, wird im Allgemeinen ein Komma zum Trennen von Tausenden verwendet (z. B. „1.000“), und ein Punkt steht für Dezimalpunkte. In Europa ist es umgekehrt! Abhängig von Ihrer ursprünglichen Datenquelle müssen Sie diese Einstellungen möglicherweise ändern.
Klicken Sie jetzt auf Fertig Schaltfläche, um die CSV-Daten in Ihre Excel-Kalkulationstabelle zu importieren.
Schließlich werden Sie in Excel gefragt, wo Sie die Daten importieren möchten. Wenn Sie in Schritt 1 oben eine neue Arbeitsmappe geöffnet haben, wählen Sie die Option Bestehendes Blatt bereits für Sie ausgewählt, klicken Sie dann auf OK.
In Google Drive können Sie die obigen Schritte 1 - 5 in einem Dialogfeld ausführen. Erstellen Sie zunächst eine neue Tabelle im Menü Datei. Nun wähle Einführen aus dem Menü Datei.
Ein Dialogfeld wird angezeigt. Wählen Sie Ihre CSV-Datei von Ihrer Festplatte aus.
Jetzt auswählen Kalkulationstabelle ersetzen, da wir bereits eine neue tabelle geöffnet haben.
Überprüfen Sie, ob die Vorschau zeigt, wie Ihre Daten in Spalten verteilt werden sollen. In den meisten Fällen wird dies automatisch korrekt eingerichtet. Wenn nicht, ändern Sie das Trennzeichen in "Tab" oder "Komma", um zu sehen, ob die Daten jetzt in Spalten richtig angezeigt werden.
Drücke den Einführen Taste, um fortzufahren.
Da wir Ihre Datenkalkulationen bereinigen, ist es einfacher, dies zu tun, wenn Sie alle Ihre Daten in ordentlichen Spalten sehen. Passen Sie die Spaltenbreite an, um die Daten besser anzuzeigen. Bewegen Sie den Cursor zwischen die Spaltenbuchstaben oben in Excel oder Google Drive, bis der Cursor zu einem Breitenbewegungssymbol wird, und strecken Sie die Spaltenbreite, damit Ihre Daten leichter lesbar sind.
Überprüfen Sie nun, ob Ihre erste Zeile die richtigen Spaltenüberschriften enthält. Wenn Sie einige Daten aus einigen Quellen importieren, haben Sie möglicherweise die Datumsangaben in der linken Spalte (der y-Achse) und die Werte im Rest der Zeile, beginnend mit der zweiten Spalte (der x-Achse). Die allererste Spalte auf der X-Achse bleibt also leer.
Zum Beispiel:
Geben Sie in diesem Fall (vorläufig) eine Beschreibung für die erste Spalte ein, z. B. „Datum“ oder „Monat“..
Wenn Sie Ihre CSV-Daten in einer Kalkulationstabelle verwenden, können Sie auch die erste Zeile als Spaltenüberschrift festlegen. Dies ist nützlich, wenn Sie mit großen Datenmengen arbeiten, bei denen Sie möglicherweise einen Bildlauf nach unten ausführen und die Überschriftenzeile nicht sehen können.
Klicken Sie in Excel auf Seitenlayout unter dem Datei Speisekarte. Wählen Blatt Klicken Sie im Popup-Dialogfeld auf das Menü und klicken Sie in der Tabelle auf die Zeile für die Spaltenüberschriften. Es sollte jetzt in der Box angegeben werden Reihen zu wiederholen normalerweise als 1 $: 1 $.
Wählen Sie in Google Drive Reihe einfrieren von dem Aussicht Menü und wählen Sie 1 Reihe einfrieren um die Kopfzeile anzuzeigen.
Wenn Sie diese Daten bereinigen, weil Sie sie in ein anderes Online-Tool oder eine andere App verschieben, überprüfen Sie die Voraussetzungen für das Importieren von Daten in Ihre Ziel-App (siehe Anwendungsbeispiele in Abschnitt 3. Daten verschieben unten)..
Wenn Sie Ihre CSV-Datei bereinigen, um sie in einer Kalkulationstabelle freizugeben, überprüfen Sie mit Ihrem Kunden, welche Daten Sie anzeigen möchten.
Hinweis: Möglicherweise möchten Sie eine Kopie Ihrer Tabelle speichern, bevor Sie mit dem Löschen von Daten beginnen, nur für den Fall, dass Sie Ihre Meinung ändern oder später benötigen.
Entfernen Sie jetzt alle Spalten, die Sie nicht benötigen. Wenn Sie beispielsweise Ihre Keyword-Suche in einen Inhaltskalender importieren möchten, sind Sie möglicherweise nur an den Spalten für das Keyword und das lokale monatliche Suchvolumen interessiert.
Sie können nicht benötigte Spalten löschen, indem Sie auf den Spaltenkopf klicken, bis die gesamte Spalte schattiert ist. Nun wähle Löschen von dem Bearbeiten Menü (in Excel) oder Spalte löschen im Menü Bearbeiten (in Google Drive).
Überprüfen Sie erneut, wo Sie die Daten für etwaige Anforderungen importieren werden (siehe Abschnitt 3, Benutzerfälle unten)..
Wenn Ihre CSV-Dateidaten Datumsangaben enthalten, wählen Sie die Spalte mit den Datumsangaben aus.
Wählen Sie in Excel Zellen… von dem Format Speisekarte. Jetzt auswählen Nummer aus dem obersten Reihenmenü und Datum aus dem Menü auf der linken Seite. Wählen Sie das Datumsmenü aus, das den Importanforderungen entspricht, oder wählen Sie die für Sie und Ihren Kunden am besten lesbare Version aus, wenn Sie die Daten nur in Ihre eigenen Tabellenkalkulationen importieren.
Wählen Sie in Google Drive die Spalte und klicken Sie auf die Schaltfläche mit der Anzeige 123 in der Symbolleiste. Wählen Sie ein Datumsformat aus der Liste aus oder wählen Sie weitere Formate, um ein zusätzliches Menü mit Datumsformatoptionen anzuzeigen.
Wenn für Ihre CSV-Datei Zeitangaben erforderlich sind, stellen Sie sicher, dass sie im richtigen Format vorliegen (hh: mm oder hh: mm: ss)..
Wenn für Ihre CSV-Datei Datum und Uhrzeit in separaten Spalten angegeben werden müssen, kopieren Sie die gesamte Spalte. Formatieren Sie dann die erste Spalte im Nur-Datums-Format und die zweite Spalte im Nur-Uhrzeit-Format. Der Rest der Daten wird automatisch entfernt.
Alle Spalten mit numerischen Daten werden am besten durch Entfernen der Tausendertrennzeichen formatiert, sodass Zahlen beispielsweise als 23000 und nicht als 23000 angezeigt werden.
Markieren Sie in Excel die Spalte und wählen Sie erneut Zellen… aus dem Menü Format. Wählen Nummer aus dem horizontalen Menü und Nummer aus dem Menü auf der linken Seite. Stelle sicher Verwenden Sie 1000 Trennzeichen ist nicht geprüft.
Google Drive besteht auf der Verwendung von tausend Trennzeichen. Dies wirkt sich nicht auf Ihre CSV-Importe aus, kann jedoch verwirrend sein, wenn Ihre Kunden europäisch sind. Klicken Sie auf die Spalte, um sie auszuwählen, wählen Sie das aus Format Menüoption und klicken Sie auf Nummer, dann auswählen Normal.
Überprüfen Sie die Liste der von Ihnen benötigten Daten, die Sie in Schritt 9 erstellt haben. Fügen Sie jeder Tabelle Spalten hinzu. Einige Online-Tools erfordern auch eine bestimmte Reihenfolge der Daten (z. B. können für die Planung von Tweets eine bestimmte Reihenfolge für Ihre CSV-Dateidaten erforderlich sein). Wenn dies der Fall ist, verschieben Sie die Spalten jetzt so, dass sie der bevorzugten Importreihenfolge entsprechen, in die Sie die Daten senden.
Stellen Sie nun sicher, dass die Spaltenüberschriften genau mit den Erwartungen Ihres Importziels übereinstimmen. Verwenden Sie zu diesem Zeitpunkt keine Anführungszeichen für Überschriften oder Textdaten in Ihren Spalten.
In einigen Fällen, z. B. beim Bereinigen Ihrer Keyword-Daten, möchten Sie möglicherweise nicht zu einer Zielquelle hinzufügen, außer einem Inhaltskalender. Speichern Sie eine Kopie Ihrer Tabelle als Sicherungsdatei und wählen Sie dann die Spalten aus, die Sie in Ihren Inhaltskalender verschieben möchten. Kopieren Sie diese Spalten jetzt und fügen Sie sie in ihre Zieltabelle ein.
Wenn das endgültige Ziel für Ihre bereinigten Daten das Hinzufügen zu einem anderen Programm ist, können Sie diese Tabelle jetzt als CSV-Datei speichern, um sie in eine Online-App oder ein Webtool zu importieren.
Wiederholen Sie Abschnitt 1, um eine CSV-Datei erneut aus einer Tabelle zu erstellen.
In vielen Fällen müssen Sie Ihre Daten in eine andere Online-App oder ein anderes Webtool verschieben, um Ihre Arbeit abzuschließen.
Um sicherzustellen, dass Ihre Daten von der App, zu der Sie sie hinzufügen, gelesen werden können, prüfen Sie, ob die Spalten und Daten enthalten sein müssen.
Suchen Sie nach einer Menüoption wie "Konto", "Einstellungen" oder "Daten" und überprüfen Sie die Importdateninformationen. Überprüfen Sie alternativ den Hilfeabschnitt des App / Web-Tools. Suchen Sie nach den zu verwendenden Spaltenüberschriften und dem erforderlichen Format für jede Datenspalte. Wenn Sie beispielsweise Daten zu einem Google Kalender hinzufügen, benötigen Sie Spalten für Startdatum, Startzeit, Enddatum, Endzeit, Betreff und (optional) den Ort.
Wenn Sie dagegen Daten aus Ihrer Projektarbeit in eine Zeiterfassungs-App wie Toggl importieren, möchten sie eine Spalte für die Startzeit. Anstelle der Endzeit benötigen Sie jedoch eine Spalte für die Taskdauer, in der Sie angeben Wie viel Zeit wurde für die Aufgabe aufgewendet und nicht für die Endzeit.
Jede Online-App und jedes Webtool kann sich leicht unterscheiden. Um Daten in CSV-Dateien bereinigen zu können, müssen Sie sich mit der Benutzerdokumentation und den Online-Anleitungen zum Importieren von Daten vertraut machen.
Was sind Ihre aktuellen Datenbedürfnisse? Haben Sie Dateien im CSV-Format verwendet, um wichtige Daten für Ihr Unternehmen von einer Anwendung in eine andere zu verschieben? Teilen Sie uns in den Kommentaren unten Ihre Datenprojekte mit.
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