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E-Mails sind ein großer Teil unseres persönlichen und beruflichen Lebens. Laut Statistiken des Marktforschungsunternehmens Radicati Group gibt es weltweit über 2,6 Milliarden E-Mail-Benutzer. Du bist wahrscheinlich einer von ihnen.
Sie haben viele Möglichkeiten für E-Mail-Dienste. Eine beliebte E-Mail-Software ist Microsoft Outlook. Wenn Sie gerade erst mit Outlook beginnen und es noch nie verwendet haben, fragen Sie sich vielleicht, wie Sie eine E-Mail senden.
Dieses Tutorial hilft Ihnen, unabhängig davon, ob Sie mit Outlook neu sind oder nur eine Auffrischung benötigen. Dort erfahren Sie, wie Sie eine E-Mail verfassen und versenden. Wir werden auch einige E-Mail-Grundlagen wie das Formatieren von Nachrichten und das Anhängen von Dateien an eine E-Mail behandeln.
Bevor Sie sich mit der Verwendung von Microsoft Outlook vertraut machen, sollten Sie sich unser kostenloses eBook anschauen: Der ultimative Leitfaden für die Inbox Zero Mastery. Es enthält zahlreiche Organisationsstrategien für den Posteingang und Killer-Tipps für die effizientere Verwaltung aller eingehenden E-Mails.
Sehen wir uns nun an, wie man eine E-Mail mit Outlook erstellt.
In dem obigen Screencast erfahren Sie, wie Sie eine E-Mail in MS Outlook erstellen und versenden. Lesen Sie weiter, um ausführliche schriftliche Anweisungen zu erhalten, die Ihnen beim Erstellen Ihrer ersten E-Mail-Nachricht helfen.
Bevor Sie lernen können, wie Sie eine E-Mail mit Outlook versenden, müssen Sie sie zuerst öffnen.
Öffnen Sie also Microsoft Outlook auf Ihrem Desktop. In den meisten Fällen bedeutet dies, dass Sie auf klicken Ausblick Symbol. Microsoft Outlook wird geöffnet:
Der Teil des Bildschirms unter den Registerkartenoptionen von Datei, Zuhause, Senden empfangen, etc. heißt das Band.Wichtig: Microsoft verfügt über mehrere aktuelle Versionen von Outlook. Das Erscheinungsbild und die Funktionalität Ihres Bildschirms können sehr leicht davon abhängen, welche Version Sie verwenden und wie sie konfiguriert ist.
Sie werden feststellen, dass Outlook automatisch für Ihren Posteingang geöffnet wird. Da dies ein neues Outlook-Konto ist, haben wir nicht viele eingehende E-Mail-Nachrichten.
Beachten Sie auch, dass der Hauptteil der Menüoptionen unter den Registerkartenoptionen als bezeichnet wird Band.
Der nächste Schritt beim Senden Ihrer ersten Nachricht mit MS Outlook ist das Erstellen einer neuen E-Mail.
Klicken Sie auf, um eine neue Microsoft Outlook-E-Mail-Nachricht zu erstellen Neue e-mail Option ganz links in Microsoft Outlook Band unter dem Zuhause Tab. Das Neue Nachrichten Fenster erscheint in MS Outlook Botschaft Tab:
Beginnen Sie Ihre Nachricht, indem Sie die Kopfzeileninformationen auf der Seite ausfüllen Neue Nachrichten Fenster.Das erste, was Sie auf der Website ausfüllen müssen Neue Nachrichten Fenster ist die E-Mail-Kopfinformation. Dieses besteht aus den folgenden Feldern:
Stellen Sie zunächst sicher, dass die Informationen in der Von Feld ist korrekt. In diesem Feld wird standardmäßig die aktuelle E-Mail-Adresse verwendet, die Sie mit Microsoft Outlook verwenden. Wenn Sie mehrere E-Mail-Adressen mit Microsoft Outlook verwenden, wird rechts neben dem Wort ein Pfeil nach unten angezeigt Von. Mit diesem Pfeil können Sie die Von an eine andere E-Mail-Adresse, wenn Sie darauf klicken. Wenn Sie auf den Abwärtspfeil klicken, geschieht Folgendes:
Wenn MS Outlook an mehrere E-Mail-Adressen gebunden ist, können Sie zwischen den Adressen in wechseln Von Feld.Als Nächstes möchten Sie mit dem Empfänger ermitteln, an wen Sie die E-Mail senden Zu Feld. Sie können dies auf zwei Arten tun:
Hier ist ein Blick auf die Wählen Sie Namen: Kontakte Dialogbox:
Verwenden Sie die Wählen Sie Namen Kontakte Dialogfeld zum Hinzufügen von E-Mail-Adressen aus Ihrem MS Outlook-Adressbuch.Sie müssen auch das ausfüllen Gegenstand vor dem Senden Ihrer E-Mail-Nachricht. Geben Sie in dieses Feld eine kurze Beschreibung des Inhalts der E-Mail ein. Das folgende Tutorial behandelt E-Mail-Betreffzeilen, aber viele der Prinzipien gelten auch für andere E-Mails:
Sie müssen keine Personen in Ihre E-Mail-Nachricht kopieren, um sie zu senden. MS Outlook bietet Ihnen jedoch die Möglichkeit, zusätzliche Empfänger zu kopieren oder eine Blindkopie zu erstellen, wenn Sie möchten.
Kontakte, die sind kopiert (Cc) In einer E-Mail-Nachricht wird normalerweise keine Antwort erwartet. Sie erhalten die Nachricht nur zu Informationszwecken. Beispielsweise können Sie Ihren Chef auf ein wichtiges Memo kopieren.
Kontakte, die sind blindkopiert (Bcc) in einer E-Mail-Nachricht sind für andere Benutzer, die die Nachricht erhalten, nicht sichtbar. Von ihnen wird auch nicht erwartet, dass sie antworten. Sie können diese Option verwenden, wenn Sie die E-Mail-Informationen eines Empfängers geheim halten möchten.
Um Empfänger in Ihre E-Mail zu kopieren, geben Sie entweder ihre E-Mail-Adresse in das Feld ein Cc oder klicken Sie auf die Schaltfläche Cc Feld, um die Kontakte aus der Liste auszuwählen Wählen Sie Namen: Kontakte Dialogbox.
Sie können auch auf die Wählen Sie Namen: Kontakte Dialogfeld aus der Cc Feld in MS Outlook.Sie können auch die verwenden Wählen Sie Namen: Kontakte Dialogfeld, um anzugeben, dass die Empfänger für die Nachricht blindkopiert werden. Anstatt auf das zu klicken Zu oder Cc Feld im Dialogfeld verwenden Sie die Bcc Feld.
Nachdem Sie die E-Mail-Headerinformationen ausgefüllt haben, können Sie lernen, wie Sie eine E-Mail erstellen. Dies ist der Inhalt Ihrer Nachricht.
Geben Sie einfach die Nachricht in das Feld unter den Kopfinformationen ein:
Geben Sie Ihren E-Mail-Inhalt in das Feld ein Neue Nachrichten Fenster.In den folgenden Tutorials finden Sie Hinweise zum Schreiben einer effektiven E-Mail:
Sobald Sie Ihre Nachricht geschrieben haben, sind Sie nicht fertig. Um die Effektivität zu maximieren, sollten Sie einige Formatierungsfunktionen von Outlook verwenden. Schauen wir uns das genauer an:
Microsoft Outlook unterstützt grundlegende Textformatierungstools, die für andere Microsoft-Produkte üblich sind. Sie finden sie auf der Band in dem Text formatieren Tab:
Die Optionen zur Textformatierung finden Sie im Text formatieren Registerkarte in MS Outlook.Hier eine Zusammenfassung einiger verfügbarer Formatierungsfunktionen von Microsoft Outlook:
Hinweis: Viele dieser Formatierungsoptionen finden Sie auch im Botschaft Tab in der Formatierung Abschnitt des Farbbands.
Um eines der Formatierungswerkzeuge zu verwenden, markieren Sie den zu formatierenden Text mit dem Cursor. Klicken Sie dann in der Multifunktionsleiste auf die Formatierungsoption, die Sie auf den Text anwenden möchten.
Im folgenden Beispiel habe ich Kursivschrift und eine nummerierte Liste auf den Text angewendet:
Sie können einer E-Mail mit MS Outlook eine Formatierung hinzufügen.Vorsicht: Outlook verwendet HTML, um die meisten Textformatierungsoptionen zu erstellen. Wenn die Person, die die Nachricht erhält, ein E-Mail-System verwendet, das nur Nur-Text unterstützt, kann sie die angewendete Formatierung nicht sehen.
Mit MS Outlook können Sie auch die Textformatierung schnell und einfach entfernen. Möglicherweise möchten Sie dies tun, wenn Sie eine Nachricht im Nur-Text-Format senden müssen. Hier ist ein Beispiel:
Sie können die Textformatierung in MS Outlook mithilfe von entfernen Löschen Sie alle Formatierungen Symbol.Markieren Sie zum Entfernen der Textformatierung den Text, den Sie nicht formatieren möchten, und klicken Sie auf Löschen Sie alle Formatierungen Symbol in der Band. Die Formatierung ist weg.
Sie können einfach eine Datei oder ein Element an Ihre Nachricht anhängen Datei anhängen Symbol oder das Artikel anhängen Symbol. Diese Symbole befinden sich auf der Botschaft Tab:
Verwenden Sie die Datei anhängen oder Artikel anhängen Symbol, um eine Datei oder ein Element an Ihre MS Outlook-E-Mail-Nachricht anzuhängen.Oder auf der Einfügen Tab finden Sie die Datei anhängen Symbol und die Ausblick icon:
Auf der Registerkarte Einfügen die Outlook-Element Mit diesem Symbol können Sie weitere E-Mail-Nachrichten an Ihre neue Nachricht anhängen.Um eine Datei oder ein Element an Ihre Nachricht anzuhängen, setzen Sie den Cursor in die Nachricht. Klicken Sie auf das Symbol und wählen Sie das anzuhängende Element von Ihrem PC oder aus der angezeigten Liste aus. Der Artikel befindet sich unter dem Gegenstand Linie:
Die angehängte Datei wird unter Ihrer Microsoft Outlook-E-Mail angezeigt Gegenstand Linie.Sie können auch einen Link in Ihre E-Mail-Nachricht einfügen Einfügen Tab mit der Verknüpfung Symbol.
Setzen Sie den Cursor in die Nachricht, an der Sie den Link hinzufügen möchten. Drücke den Verknüpfung Symbol. Das Hyperlink einsetzen Dialogfenster wird angezeigt:
Verwenden Sie die Verknüpfung Symbol, um einen Hyperlink in Ihre Outlook-E-Mail-Nachricht einzufügen.Geben Sie die URL des Links ein, den Sie in einfügen möchten Adresse Feld. Wenn sich der anzuzeigende Text von der URL unterscheidet, geben Sie ihn in das Feld ein Anzuzeigender Text Feld. Klicken OK. Der Link wird in den Nachrichtentext eingefügt:
Sie können Hyperlinks direkt in den Text Ihrer MS Outlook-E-Mail-Nachricht einfügen. Vorsicht: Outlook verwendet HTML, um einen Link einzufügen. Wenn die Person, die die Nachricht erhält, ein E-Mail-System verwendet, das nur Nur Text unterstützt, kann sie den von Ihnen angewendeten Link nicht sehen. Sie können auch ein Foto oder ein Grafikbild in den Nachrichtenkörper einfügen Einfügen Tab mit der Bilder oder Online Bild Symbole. Hier ist die Bild einfügen Dialogbox:
Sie können Bilder in den Hauptteil Ihrer MS Outlook-E-Mail-Nachricht einfügen.Eine andere Möglichkeit, ein Bild in Ihre Outlook-Nachricht einzufügen, ist die Online Symbol (neben dem Bilder Symbol). Mit diesem Symbol können Sie ein Bild von Ihrem Computer auswählen, das Sie in Ihre E-Mail einfügen möchten. Das Online Symbol öffnet sich a Bing Bildsuche.
Warnung: Viele Online-Bilder sind urheberrechtlich geschützt. Vergewissern Sie sich, dass Sie die Copyright-Informationen zu jedem Bild vor der Verwendung überprüfen.
Um ein Bild hinzuzufügen, positionieren Sie den Cursor in der Nachricht, an der das Bild angezeigt werden soll. Klicken Sie auf das Symbol und wählen Sie das Bild aus. Das ausgewählte Bild wird in Ihrer E-Mail-Nachricht angezeigt:
Sie können ein Bild in Ihren E-Mail-Text einfügen.Vorsicht:Outlook verwendet HTML, um Bilder in Nachrichten anzuzeigen. Wenn die Person, die die Nachricht empfängt, ein E-Mail-System verwendet, das nur Nur-Text unterstützt, kann das Bild in Ihrer Nachricht nicht angezeigt werden.
Hinweis: Das Bild erscheint in seiner Originalgröße. Ziehen Sie die Bildränder, um die Größe zu ändern.
Das Format Die Registerkarte wird möglicherweise automatisch geöffnet, und Sie können das soeben hinzugefügte Bild formatieren.
Eine Möglichkeit, Ihre E-Mail professioneller zu gestalten, ist das Hinzufügen einer professionellen Signaturvorlage. Professionelle Signaturvorlagen sind über Envato Elements und Envato GraphicRiver verfügbar.
Um ein professionelles Signaturbild aus einer Vorlage hinzuzufügen, klicken Sie auf Unterschrift Symbol aus der Botschaft Tab. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Unterschriften. Das Unterschriften und Schreibwaren Dialogfeld erscheint:
Verwenden Sie die Bild einfügen Symbol auf der Unterschriften und Schreibwaren Dialogfeld, um Ihrer E-Mail ein Signaturbild hinzuzufügen.Wenn Sie mehr als ein E-Mail-Konto an Ihre Microsoft Outlook-E-Mail angehängt haben, müssen Sie das verwenden Wählen Sie die zu bearbeitende Signatur aus Feld, um die Signatur auszuwählen, die Sie bearbeiten.
Klicken Sie in das Feld darunter Unterschrift bearbeiten und klicken Sie auf die Bild einfügen Symbol. Wählen Sie Ihr Bild aus Bild einfügen Dialogfeld und klicken Sie auf die Schaltfläche OK Taste. Die Signatur wird automatisch zu allen ausgehenden E-Mails hinzugefügt.
Die Signaturvorlage oben basiert auf der 1127 E-Mail-Signaturvorlage von GraphicRiver von Envato.Der folgende Artikel enthält einige zusätzliche Informationen zu Signaturvorlagen:
Wenn Sie Ihre Nachricht fertiggestellt haben, überprüfen Sie sie sorgfältig, um sicherzustellen, dass keine Fehler oder Tippfehler vorliegen. Fehler in einer geschäftlichen oder persönlichen E-Mail können einen schlechten Eindruck machen. Hier sind einige Bereiche, die Sie überprüfen sollten:
Wenn Sie Ihre Nachricht sorgfältig geprüft haben, können Sie sie senden. Drücke den Senden Taste oben links in der Neue Nachricht Fenster. Ihre Nachricht wird gesendet.
Wenn Sie Ihre Nachricht nicht senden möchten, haben Sie andere Optionen. Sie können:
Hier finden Sie Anweisungen, wie beides zu tun ist:
Um eine Nachricht als Entwurf zu speichern, gehen Sie zu Datei Tab. Drücke den sparen Möglichkeit. Die nicht gesendete Nachricht wird in Ihrem gespeichert Entwürfe Mappe.
Wenn Sie das nächste Mal Ihre E-Mail öffnen, klicken Sie auf Entwürfe Mappe. Doppelklicken Sie auf Ihre Nachricht, um sie zu öffnen.
Wenn Sie Ihre nicht gesendete Nachricht wirklich nicht mögen, können Sie sie nicht speichern. Klicken Sie einfach auf X in der oberen rechten Ecke des Neue Nachricht Fenster, um es zu schließen. Das System fordert auf: Möchten Sie Ihre Änderungen speichern? Drücke den Nein Taste.
Das Neue Nachricht Das Fenster wird geschlossen und der Entwurf Ihrer E-Mail-Nachricht wird verworfen.
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Nachdem Sie nun erfahren haben, wie Sie eine E-Mail mit Microsoft Outlook senden, können Sie mit Outlook beginnen. Sie haben auch einige Outlook-Grundlagen kennengelernt, wie das Formatieren einer Nachricht, das Speichern einer Nachricht zum späteren Senden und das Anhängen einer Datei an eine E-Mail-Nachricht. Mach weiter. Senden Sie diese erste Outlook-Nachricht noch heute!
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