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Als kreative Freelancer kann man leicht vergessen, dass wir ein Unternehmen führen. Wir können uns so bei der Erstellung des perfekten Videos, Fotoshootings oder Grafikdesign-Projekts einfinden, dass wir die Bezahlung und den Lebensunterhalt vergessen.
Eines der Details, an die Sie möglicherweise nicht genug denken, ist Fakturierung. Eine Rechnung ist ein Dokument, das Sie Ihren Kunden als Zahlungsaufforderung zusenden. Sie erhalten die erforderlichen Unterlagen und Unterlagen, um sie über die Zahlung der fälligen Arbeit zu informieren.
Eine gut gemachte Rechnung verleiht den Kunden wirklich Professionalität. Sie müssen keine große Firma oder Agentur sein, um eine professionelle Rechnung erstellen zu können, und ich werde Ihnen in diesem Tutorial zeigen, wie das geht.
Obwohl Kalkulationstabellen häufig von Finanzfachleuten und Wirtschaftsprüfern verwendet werden, sind sie für praktisch jedes Publikum von Nutzen. Sie können Berechnungen leicht vornehmen und die Rechnung mit einer App wie Microsoft Excel.
Aufgrund der Flexibilität von Tabellenkalkulationen eignen sie sich für eine Vielzahl von Anwendungen. So können Sie die Arbeitsmappe als All-in-One-Rechnungslösung verwenden:
Im Laufe der Zeit erstellen Sie eine umfassende Excel-Arbeitsmappe, in der Sie den Abrechnungsstatus Ihres Unternehmens überwachen können. Tabellenkalkulationen wie diese sind sehr praktisch, wenn Sie die Leistung Ihres Unternehmens überprüfen.
In diesem Tutorial werde ich Sie durch Excel für die Rechnungsstellung führen. Wir verwenden eine vorgefertigte Vorlage, um einen Kunden auf die schnellste Weise professionell in Rechnung zu stellen.
Im folgenden Screencast werde ich Sie mit einer Excel-Vorlage durchgehen, um schnell eine attraktive Rechnung zu erstellen. Wir verwenden eine Vorlage von Envato Elements, um eine Rechnung in Excel zu erstellen, und speichern sie dann als PDF zur Lieferung an Kunden.
Lesen Sie weiter, um mehr über Best Practices für die Rechnungsstellung und die Tools zu erfahren, mit denen Sie Zeit sparen können.
Anfang 2017 hat Envato einen völlig neuen Service eingeführt, der schnell in meine kreative Toolbox gefunden wurde. Envato Elements ist ein All-You-Can-Download-Service für eine Flatrate.
Ich verwende häufig Elemente für Grafiken, Archivfotos, Präsentationen und mehr. Aber ich bin immer beeindruckt, wenn ich Dateien aus weniger Kategorien finde Excel-Projektdateien. Elements verfügt über viele Arten von Rechnungsvorlagen, darunter auch solche, die direkt in Microsoft Excel funktionieren.
In diesem Lernprogramm werden Sie mit dem Projekt Excel Invoice durchgehen, um eine Rechnung direkt in Microsoft Excel zu erstellen.
Wir verwenden das von ExcelArt treffend benannte Excel Invoice-Projekt, um eine Rechnung nur mit Microsoft Excel schnell zu erstellen.Wenn Sie Ihr eigenes Geschäft führen, haben Sie keinen Mangel an Aufgaben. Eine Rechnung sollte Ihre Marke und Ihr Geschäft widerspiegeln, aber das bedeutet nicht, dass Sie Zeit haben, eine Rechnung von Grund auf zu entwerfen.
Aus diesem Grund ist die Verwendung von Vorlagen in Elements sinnvoll. Sie können mehr Zeit für die Arbeit an Ihrem Unternehmen und mit Ihren Kunden haben, indem Sie die Entwurfsarbeit für Rechnungen auslagern. Anstatt eine Rechnung aus einem leeren Blatt zu erstellen, ist das Beste aus beiden Welten, mit einem Envato Elements-Projekt zu beginnen und Ihr eigenes Logo und Ihre Kontaktdaten einzutauschen.
Lernen Sie, wie Sie diese Vorlage für unser eigenes Unternehmen anpassen können.
Nachdem Sie das Excel Invoice-Projekt heruntergeladen haben, öffnen Sie die ZIP-Datei. Sie werden feststellen, dass es sechs verschiedene Farbschemata für den Einstieg enthält. Ich würde empfehlen, das Farbschema zu wählen, das den Farben Ihrer eigenen Marke am nächsten kommt.
Bevor wir der Rechnung Inhalt hinzufügen, lernen Sie, wie Sie die vorgefertigte Rechnungsdatei anpassen.
Das Invoice-Projekt verfügt über ein integriertes Platzhalterlogo, und es ist leicht, Ihr eigenes an dessen Stelle zu setzen.
Beginnen Sie zunächst mit einem einfachen Klick auf das Platzhalter-Logo. Dann drücken Sie die Löschen Taste auf Ihrer Tastatur, um sie zu entfernen.
Ich habe mein eigenes transparentes PNG-Logo in die offene Box gelegt.Fügen wir nun unser eigenes Logo hinzu. Gehe zum Einfügen Tab und wählen Sie Bilder, Navigieren Sie dann zu Ihrer eigenen Logodatei, die auf Ihrem Computer gespeichert ist. Ideal ist es, wenn Ihr Logo ein transparentes PNG ist, so dass Sie beim Hinzufügen keine Ränder oder Hintergrund sehen.
Es ist vor allem wichtig, die Kontaktdaten für Sie und Ihren Kunden zu aktualisieren. Beginnen Sie, indem Sie an den Anfang der Excel-Rechnungsvorlage blättern und Ihre eigenen Kontaktinformationen hinzufügen, einschließlich E-Mail, Telefonnummer und Adresse.
Diese Angaben sind wichtig, da Ihre Rechnung auf dem Schreibtisch eines Mitarbeiters oder einer anderen Person, die mit der Arbeit nicht vertraut ist, landen kann. Machen Sie es ihnen leicht, sich mit Ihnen in Verbindung zu setzen, um Verzögerungen beim Zahlungseingang zu vermeiden.
Stellen Sie sicher, dass Sie beide Kontaktabschnitte aktualisieren, damit Ihr Kunde Sie bei Fragen schnell kontaktieren kann.Stellen Sie sicher, dass Sie auch die Details der Kunden in der Rechnungsausstellung an Sektion. Fügen Sie ihr Logo für Bonuspunkte hinzu!
Schließlich befinden sich Platzhalter für Social-Media-Sites am unteren Rand der Rechnung. In meinem Fall entferne ich diese Links einfach.
Passen Sie von hier aus die Elemente der Vorlage an. Für mich entfernte ich die sozialen Links, das Signaturbild und einige andere Platzhalterboxen, um einen saubereren Look zu erhalten. Jedes Objekt kann normalerweise wie jedes andere Element in Excel bearbeitet werden.
Erstellen Sie eine Kopie der Excel-Rechnungsvorlage, damit Sie immer zu einem konsistenten Ausgangspunkt zurückkehren können.An dieser Stelle empfehle ich dringend Folgendes zu tun:
Drücken Sie OK um eine Kopie des Designs zu erstellen, das wir anpassen. Da Sie die Vorlage gesperrt haben, können Sie immer mehrere Kopien erstellen und zu einem sauberen Ausgangspunkt zurückkehren.
Nun haben wir das Erscheinungsbild unserer Rechnung gemeistert. Es ist Zeit, die Werbebuchungen mit Beträgen hinzuzufügen, die wir in Rechnung stellen. Dies ist einfach zu bewerkstelligen, aber ich möchte ein paar Features hervorheben, die ich an dieser Vorlage liebe.
Zunächst sollte jede Zeile der Rechnung die von Ihnen gelieferte Arbeit beschreiben. Wenn Sie Objekte verkaufen, deren Preis nach Menge berechnet wird, können Sie einfach die Nummer des Artikels und den Stückpreis eingeben, und das Blatt berechnet automatisch den Wert Gesamt.
Verwenden Sie einen Stückpreis und eine Stückzahl, um die Gesamtsumme der Position automatisch zu berechnen.Verwenden Sie jede Zeile für einen anderen Teil der Lieferung. Wenn Sie eine Reihe von Werbebuchungen führen, wird Ihr Kunde die Rechnung besser verstehen und eventuell auftretende Fragen reduzieren.
Beachten Sie schließlich, dass die Rechnung bei Bedarf automatisch einen Steuersatz hinzufügen kann. Löschen Sie einfach diese Zelle und blenden Sie die Zeile aus, wenn Sie keine Steuer anwenden.
Schließlich gibt es eine Box namens Vorauszahlung. Verwenden Sie dieses Feld, wenn Ihr Kunde eine Anzahlung hinterlegt hat und der Rechnung gutgeschrieben wird.
Verwenden Sie die Steuerzelle, um sie automatisch basierend auf einem Satz hinzuzufügen, und reduzieren Sie den Gesamtbetrag mit der Vorauszahlung.Wie bereits erwähnt, besteht eine Idee zum Einrichten Ihrer Arbeitsmappe darin, alle Projektdetails auf eine Registerkarte der Arbeitsmappe zu setzen und dann das Rechnungsblatt damit zu verknüpfen. In der folgenden Anleitung finden Sie eine Anleitung zum Verknüpfen von Blättern.
Nachdem Sie alle eigenen Details zur Excel-Rechnung hinzugefügt haben, möchten Sie sie für Ihren Kunden exportieren. Es ist eine gute Idee, die Excel-Datei zu "glätten" und stattdessen als PDF zu speichern. Der Client soll nicht alle darunter liegenden Details, Formeln anzeigen oder die ursprüngliche Arbeitsmappe bearbeiten.
Beginnen Sie, indem Sie den Teil der Rechnung markieren, den Sie drucken möchten. In unserem Fall ist das einfach die gesamte Rechnung.
Gehen Sie jetzt zu Datei> Exportieren> PDF / XPS-Dokument erstellen Option zur Vorbereitung des Exports der fertigen Rechnung.
Wählen Sie im Popup-Fenster, wo Sie die fertige Rechnung speichern möchten, und klicken Sie auf Optionen. Ändern Sie die Option in Auswahl so speichern wir nur den von uns hervorgehobenen Teil der Rechnung. Drücken Sie OK, und klicken Sie dann auf Veröffentlichen.
In nur wenigen Minuten haben wir eine professionelle PDF-Version der Rechnung nur mit Microsoft Excel erstellt.Jetzt haben Sie ein fertiges PDF Ihrer Rechnung. Es ist bereit, für Ihre eigenen Unterlagen zu archivieren und mit Ihrem Kunden zu teilen.
Nachdem Sie nun ein PDF Ihrer Rechnung erstellt haben, können Sie es an einen Kunden senden. Was sind die besten Vorgehensweisen bei der Rechnungsstellung??
Vor allem: Es ist wichtig, dass Sie bereits zu Beginn Ihrer Kundenbeziehung Zahlungsbedingungen besprochen haben. Die meisten Kunden können mit einer Kredit- oder Debitkarte bezahlen. Dies kann jedoch kompliziert werden, wenn Sie beispielsweise mit Kunden außerhalb Ihres eigenen Landes zusammenarbeiten.
Dienstleistungen wie PayPal oder QuickBooks dienen dazu, Rechnungen elektronisch auszustellen und für Kunden Zahlungen zu leisten. Sie können die in diesem Lernprogramm erstellte PDF-Rechnung beifügen, wenn Sie die Rechnung elektronisch ausgeben. Stellen Sie sicher, dass Sie auch Kopien des PDFs für Ihre eigenen Bedürfnisse aufbewahren, da dies während einer Prüfung oder Steuerzeit relevant sein kann.
In meinem eigenen freiberuflichen Geschäft stelle ich Rechnungen aus, die Kunden mit jeder Kredit- oder Debitkarte bezahlen können. Es gibt eine geringe Gebühr, die jedoch im Vergleich zum Umgang mit Schecks oder anderen Zahlungsmitteln verblasst.
Weitere Informationen zur Fakturierung und zu den bewährten Methoden für die Bereitstellung an Kunden finden Sie im ausführlichen Tutorial von Andrew Blackman.
Nur weil eine Rechnung ein Finanzdokument ist, bedeutet das nicht, dass wir dem Design keinen Hauch von Design hinzufügen können. Die Kunden schließen unsere Professionalität jedes Mal ab, wenn sie mit uns interagieren, und die Rechnungsstellung ist keine Ausnahme. Eine professionelle Rechnung beinhaltet die besten Design-Praktiken und macht dem Kunden die Zahlungsinformationen klar.
Wenn Sie mehr über Rechnungsstellung und pünktliche Bezahlung erfahren möchten, lesen Sie die unten stehenden Artikel. Sie erfahren mehr über das Erstellen professioneller und vertretbarer Rechnungen, die Ihre Geschäftsinteressen schützen.
Verwenden Sie Excel zur Abrechnung? Teilen Sie Ihre Antworten in den Kommentaren unten.
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