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So erstellen Sie E-Mail-Vorlagen in Google Mail Mit eingegangenen Antworten

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Es ist wieder passiert. Sie haben Ihre E-Mail-Adresse geöffnet und darin war eine Nachricht mit der Frage, die Sie bereits Dutzende Male beantwortet haben. 

Wenn Sie es satt haben, immer wieder dieselben Fragen zu beantworten, können von Google Mail Canned Responses Abhilfe schaffen.

Verwenden Sie Canned Responses in Google Mail, um E-Mail-Vorlagen zu erstellen, die Sie mit wenigen Änderungen schnell wiederverwenden können. 

Natürlich sollte nicht jede E-Mail, die Sie senden, eine Vorlage-E-Mail-Antwort sein. Einige E-Mails erfordern eine eindeutigere Antwort. Aber für diejenigen, die dies nicht tun, wären Sie überrascht, wie viel Zeit Sie sparen können, wenn Sie mit einer Google Mail-E-Mail-Vorlage beginnen. 

Sie können sogar Filter verwenden, um Ihre Canned Response zu automatisieren, sodass sie immer als Antwort auf bestimmte Nachrichten gesendet wird.

Im Folgenden finden Sie einige Szenarien, in denen Sie möglicherweise die Funktion "Geplante Antworten von Google Mail" verwenden möchten:

  • Beratungsstelle - Wenn Sie im Kundensupport arbeiten, verwenden Sie Canned Response für diese Fragen, die Kunden häufig stellen.
  • Anfragen für ein Produkt oder eine Dienstleistung, die nicht angeboten werden - Als Inhaber eines kleinen Unternehmens erhalten Sie manchmal Anfragen außerhalb Ihrer Spezialität. Senden Sie eine Canned Response, in der Sie Ihr Angebot erläutern.
  • Späte Bekanntmachungen - Erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage für verspätete Zahlungen oder verspätete Lieferungen.
  • Verfügbarkeit - Wenn jemand eine Besprechung planen oder vorbeikommen möchte, erläutern Sie Ihre Geschäftszeiten anhand einer Canned Response.
  • Follow-Up-Hinweise - Follow-up ist einwichtiger Teil des Beziehungsaufbaus. Verwenden Sie eine Vorlage als Modell für diese Arten von E-Mails.

Sie können sich wahrscheinlich weitere Szenarien vorstellen, in denen eine E-Mail-Vorlage Ihrem Unternehmen helfen kann. Durch das Erstellen und Verwenden von E-Mail-Vorlagen mit der Funktion "Canned Responses" von Google Mail können Sie produktiver werden. In diesem Lernprogramm erfahren Sie, wie Sie diese hilfreiche Funktion verwenden - vom Einrichten bis zum Arbeiten mit E-Mail-Vorlagen. 

So erstellen Sie eine vorgefertigte Antwort in Google Mail

Nachdem wir nun über die Verwendung von E-Mail-Vorlagen gesprochen haben, ist es an der Zeit zu erklären, wie Sie Ihre eigenen Google Mail-Vorlagen mit Hilfe von Canned Responses erstellen.

Sehen Sie sich diesen schnellen Screencast an, um die Grundlagen zum Erstellen einer Canned Response in Google Mail zu lernen:

 

Weitere Informationen zum Erstellen und Verwenden von Google Mail-E-Mail-Vorlagen finden Sie in den ausführlichen schriftlichen Schritten. 

Schritt 1. So greifen Sie auf Google Mail Labs zu und aktivieren Sie Canned Responses

Bei Canned Responses handelt es sich um eine Funktion von Google Mail Labs. Um sie verwenden zu können, müssen Sie zunächst auf Google Mail Labs zugreifen:

1. Rufen Sie Google Mail Labs auf

Um auf Google Mail Labs zuzugreifen, starten Sie im Hauptfenster des Posteingangs. Drücke den die Einstellungen Symbol (es sieht aus wie ein Zahnrad) in der oberen rechten Ecke. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf die Einstellungen Möglichkeit.

Drücke den die Einstellungen Möglichkeit.

Das Einstellungsfenster zeigt an. Drücke den Labs Option oben, um die verfügbaren Funktionen anzuzeigen, die Sie in Google Mail Labs aktivieren können. Verwenden Sie die Bildlaufleiste rechts, um nach unten zu scrollen Vorgefertigte Antworten Google Mail-Laboroption.

Blättern Sie zur Einstellung "Gmail Lab" für Canned Responses.

2. Aktivieren Sie die von Gmail vorgegebenen Antworten

Die Standardeinstellung von Google Mail ist für Vorgefertigte Antworten deaktiviert sein Drücke den Aktivieren Umschalten der Schaltfläche rechts neben der Option, um die Funktion zu aktivieren.

Drücke den Aktivieren Umschaltknopf.

Scrollen Sie zum unteren Rand des Bildschirms und klicken Sie auf Änderungen speichern Taste. Canned Responses wurden aktiviert. Nun wird Ihr Posteingang angezeigt.

Schritt 2. So erstellen Sie eine Google Mail-Vorlage

Jetzt, da "Canned Responses" aktiv ist, können Sie mit dem Erstellen Ihrer E-Mail-Vorlagen beginnen. Klicken Sie zunächst auf die Schaltfläche Komponieren Taste oben links. Das Neue Nachricht Formularanzeigen:

Geben Sie Ihre Google Mail-Nachricht ein.

Geben Sie die Nachricht ein, die Sie als E-Mail-Vorlage erstellen möchten. Achten Sie darauf, was Sie eingeben Gegenstand Dieses Feld wird zum Standardtitel Ihrer Canned Response. Es ist nicht erforderlich, das auszufüllen Empfänger Feld.

Um eine Standardsignatur in Ihre Canned Response aufzunehmen, verwenden Sie ein Bild oder geben Sie die gewünschte Signatur ein.

Wenn Sie Ihre Nachricht fertiggestellt haben, klicken Sie auf den Abwärtspfeil rechts unten in Neue Nachricht bilden. Ein Dropdown-Menü wird angezeigt:

Drücke den Neue eingemachte Antwort Möglichkeit.

Klicken Sie jetzt auf Eingemachte Antworten> Neue eingemachte Antwort. Sie werden aufgefordert, der Canned Response einen Namen zu geben (Ihre Betreffzeile ist die Standardeinstellung):

Diese Canned Response wird benannt Unsere Geschäftszeiten.

Wenn Sie den Namen Ihrer Canned Response ändern möchten, können Sie dies jetzt tun. Stellen Sie sicher, dass der Name so beschreibend ist, dass Sie in der Lage sind, zu wissen, wozu die Vorlage in der Zukunft dient.

Drücke den OK , wenn Sie mit dem Namen der neuen Canned Response zufrieden sind. Sie müssen keine Nachricht senden, um eine vorgefertigte Antwort zu erstellen.

Hinweis:Vorgefertigte Antworten werden im gespeichert Entwürfe Etikette. Wenn Sie versehentlich eine Canned Response von löschen Entwürfe, es funktioniert nicht mehr, auch wenn es als Option auf der erscheint Vorgefertigte Antworten Speisekarte. 

Schritt 3. So verwenden Sie eine Google Mail-Vorlage zum Antworten

Nachdem Sie eine Google Mail-Vorlage erstellt haben, können Sie sie jetzt verwenden. Sie können eine vorgefertigte Antwort für eine neue Nachricht verwenden oder auf eine empfangene Nachricht antworten. Sie können auch einen Filter erstellen, um automatisch eine Vorlagen-E-Mail-Antwort an eine empfangene Nachricht zu senden.

In diesem Schritt erkläre ich, wie beides zu tun ist.

1. Verwenden Sie manuell eine Vorlage

Um eine vorgefertigte Antwort zu verwenden, starten Sie entweder eine neue Nachricht oder klicken Sie auf die Schaltfläche Antworten Symbol, um auf eine eingehende Nachricht zu antworten.

Sobald Sie die geöffnet haben Neue Nachricht oder Antworten Klicken Sie in der rechten unteren Ecke (neben dem Papierkorbzeichen) auf den Abwärtspfeil, um die verfügbaren Canned Responses anzuzeigen:

Wählen Sie eine von Google Mail übermittelte Antwort aus.

Klicken Sie auf die Canned Response, die Sie in die Nachricht unter einfügen möchten Einfügen Möglichkeit.

Sobald Sie auf die gewünschte Antwort Ihrer Wahl klicken, wird die Vorlagenantwort in Ihre E-Mail-Nachricht kopiert.

Wenn Sie die E-Mail-Vorlage personalisieren müssen, tun Sie dies jetzt. Wenn die Canned Response eine Signatur enthält, löschen Sie auch jede andere automatische Signatur, die Sie verwenden, oder Ihre Nachricht verfügt möglicherweise über zwei Signaturen.

Drücke den Senden Schaltfläche unten links im Formular, um Ihre Nachricht zu senden.

2. Verwenden Sie einen Filter, um eine vorgefertigte Antwort automatisch zu senden

Sie können auch einen Google Mail-Filter erstellen, um automatisch eine Canned Response zu versenden.

Beginnen Sie mit dem Öffnen der die Einstellungen Bildschirm. Drücke den Filter und gesperrte Adressen Möglichkeit.

Drücke den Erstellen Sie einen neuen Filter Verknüpfung.

Drücke den Erstellen Sie einen neuen Filter Verknüpfung. Das Erweiterte Google Mail-Suche Feld zeigt an.

Geben Sie die Filterparameter ein.

Geben Sie die Parameter für die E-Mails ein, die Sie erhalten möchten Vorformulierte Antwort. Sie können einen Filter erstellen, der auf einer beliebigen Kombination von Folgendem basiert:

  • Von Adresse
  • Gegenstand Linie,
  • Wörter in der E-Mail
  • ob die E-Mail einen Anhang hat
  • ob die E-Mail ein Chat ist
  • E-Mail-Größe

Geben Sie Informationen in die entsprechenden Parameterfelder ein.

Nachdem Sie Ihre Parameter ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Filter mit dieser Suche erstellen Verknüpfung. Das Filter erstellen Feld erscheint:

Wählen Sie die von Google Mail Canned Response zu verwendende Antwort aus.

Da Canned Responses aktiviert sind, gibt es eine Eingespielte Antwort senden Kontrollkästchen in der Filter erstellen Box.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen und verwenden Sie die Aufwärts- und Abwärtspfeile rechts, um die mit diesem Filter zu verwendende Canned Response auszuwählen.

Drücke den Filter erstellen Taste. Sie sehen eine Aufforderung, dass "Ihr Filter wurde erstellt."

Nachrichten, die Filterparameter erfüllen, werden automatisch mit der von Ihnen ausgewählten Canned Response gesendet.

Weitere Informationen dazu, wie Sie einen Google Mail-Filter verwenden können, finden Sie im folgenden Tutorial:

  • So filtern und blockieren Sie unerwünschte E-Mails (Spam) in Google Mail

    Haben Sie sich jemals gefragt, wie Sie jemanden mit Google Mail-Filter ablenken oder Spam blockieren können? Dieses Tutorial zeigt Ihnen, wie Sie unerwünschte… filtern und blockieren.
    Laura Spencer
    Google Mail

Schritt 4. So ändern oder löschen Sie eine Google Mail-E-Mail-Vorlage

Manchmal benötigen Sie keine Canned Response mehr. Möglicherweise muss die Antwort vollständig neu geschrieben werden, oder die Situation, in der die Canned Response erforderlich war, ist nicht mehr vorhanden. Beispielsweise waren Sie vielleicht für die Kundenunterstützung verantwortlich, aber Sie wurden befördert und haben nicht mehr mit Kunden zu tun. Sie können eine Google Mail-E-Mail-Vorlage nach Bedarf ändern oder löschen. hier ist wie:

1. Ändern Sie eine Canned Response

Um eine Canned Response-E-Mail-Vorlage zu löschen, öffnen Sie a Neue Nachricht oder Antworten bilden. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil in der rechten unteren Ecke, um das Symbol zu öffnen Vorgefertigte Antworten Speisekarte:

Wählen Sie eine zu ändernde Canned Response aus.

Klicken Vorgefertigte Antworten. Dann klick [Name der eingemachten Antwort] unter dem Einfügen Möglichkeit. Die von Ihnen ausgewählte Canned Response füllt die Nachricht auf:

Gmail Canned Response-Vorlage in einer Nachricht.

Nehmen Sie die gewünschten Änderungen an der Nachricht vor. Wenn Sie mit dem Ändern der Nachricht fertig sind, klicken Sie auf den Abwärtspfeil in der rechten Ecke des Bildschirms. Drücke den Vorgefertigte Antworten Möglichkeit. Dann klick [Name der eingemachten Antwort] unter dem sparen Möglichkeit. Eine Bestätigungsaufforderung wird angezeigt:

Klicken OK die eingemachte Antwort überschreiben.

Drücke den OK Schaltfläche, um die geänderte Version Ihrer Canned Response zu speichern.

Hinweis: Beim Ändern von a Vorformulierte Antwort, Stellen Sie sicher, dass Sie das Original löschen Vorformulierte Antwort von dem Entwürfe Etikette. Wenn Sie versehentlich zwei Canned Responses mit demselben Namen speichern, funktionieren sie möglicherweise nicht.

2. Löschen Sie eine vorgefertigte Antwort

Sie können auch eine nicht mehr benötigte Canned Response über das Dropdown-Menü löschen. Beginnen Sie aus dem Neue Nachricht bilden.

Klicken Sie auf den Abwärtspfeil rechts unten in Neue Nachricht bilden. Drücke den Vorgefertigte Antworten Möglichkeit. Das Vorgefertigte Antworten Menü erscheint:

Wählen Sie den Namen der zu löschenden Canned Response aus.

Klicken Sie auf den Namen der Canned Response, die Sie löschen möchten. Die Systemaufforderung zeigt Folgendes an:

Klicken OK um die Canned Response zu löschen.

Klicken Sie auf, um die Canned Response zu löschen OK Taste.

Hinweis: Während die Nachricht aus dem Canned Response-Tool entfernt wird und nicht verwendet werden kann, verbleibt der Text der Canned Response in Ihrem Entwürfe beschriften, bis Sie es löschen.

Schritt 5. Deaktivieren von geplanten Antworten

Wenn Sie entscheiden, dass Sie Canned Responses nicht mehr in Google Mail verwenden möchten, können Sie die Funktion Canned Response deaktivieren.

Um deaktivierte Antworten zu deaktivieren, greifen Sie zu Google Mail Labs durch die die Einstellungen Bildschirm. Verwenden Sie die Bildlaufleiste rechts, um nach unten zu scrollen Vorgefertigte Antworten Google Mail-Labor. (Es wird in der sein Aktivierte Labs Abschnitt oben auf dem Bildschirm.)

Drücke den Deaktivieren Umschaltknopf.

Drücke den Deaktivieren Umschaltknopf. Klicken Sie anschließend auf Änderungen speichern Taste am unteren Rand des Bildschirms. Das Vorgefertigte Antworten Option ist nicht mehr verfügbar.

Hinweis: Canned Response-Nachrichten, die Sie zuvor erstellt haben, bleiben in der Entwürfe beschriften, bis Sie sie löschen.

Fazit

Stoppen Sie, dieselben E-Mail-Nachrichten erneut zu schreiben. Verwenden Sie die E-Mail-Vorlagen von Google Mail, die Sie einmal erstellt haben, und verwenden Sie sie immer dann, wenn Sie sie mit dem Gmail-Labor Canned Responses benötigen. Sie sparen Zeit und sind produktiver. Die Gmail-Antwortfunktion von Google Mail ist einfach zu verwenden, wenn Sie wissen, wie.

In unserem Ultimate Beginner's Guide erfahren Sie mehr über Google Mail-Filter, Google Mail-Verknüpfungen und weitere Google Mail-Funktionen.

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