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Fühlen Sie sich bei der Arbeit überfordert??
Wenn die Antwort ja ist, machen Sie sich keine Sorgen: Sie sind nicht alleine. Laut einer kürzlich von Deloitte durchgeführten Umfrage unter 2.500 Organisationen in 90 Ländern geben zwei Drittel der Angestellten an, sie seien überfordert.
Für Unternehmer und Unternehmer ist dies oft ein noch schwerwiegenderes Problem. Es ist schließlich Ihre persönliche Verantwortung, dafür zu sorgen, dass das Unternehmen erfolgreich ist. Sie haben wahrscheinlich viel eigenes Geld zur Verfügung, und Sie haben einen viel größeren Anteil am Erfolg, wenn das Unternehmen Erfolg hat, oder den Schmerz, wenn es versagt.
Dies führt oft dazu, dass Unternehmer zu viel Arbeit übernehmen. Eine Umfrage von eVoice ergab, dass „die Wahrnehmung verschiedener Aufgaben innerhalb der Organisation die größte Herausforderung für Unternehmer war“. Tatsächlich gaben 44% der Unternehmer an, zu jeder Zeit fünf oder mehr Hüte in ihrem Unternehmen zu tragen.
Die Antwort besteht darin, effektiver zu delegieren, sodass Sie weniger Zeit für Minutien und mehr Zeit für strategische Entscheidungen aufwenden können. Das ist jedoch nicht immer so einfach, wie es sich anhört. Möglicherweise müssen Sie zusätzliches Personal einstellen, was mehr Kosten bedeutet. Und wenn Sie es nicht richtig machen, können Sie am Ende Probleme für sich und Ihr Unternehmen schaffen. Es gibt einige wichtige Aufgaben, die Sie gerade erledigen sollte nicht delegieren.
In diesem Tutorial zeige ich Ihnen, wie Sie entscheiden können, welche Aufgaben an Ihre Mitarbeiter oder an externe Auftragnehmer delegiert werden sollen und was Sie selbst unter Kontrolle haben sollten. Am Ende haben Sie eine Liste von Aufgaben, die Sie sicher delegieren können, und ein Verständnis dafür, wie dies effektiv erledigt werden kann.
Beginnen Sie mit einem leeren Blatt Papier. Vergessen Sie all die Dinge, die Sie bereits tun, und denken Sie über die ideale Mischung nach. Wenn Sie von vorne anfangen und alles richtig machen könnten, wie würden Sie Ihre Zeit verbringen? Machen Sie sich keine Gedanken über die praktischen Möglichkeiten, wie Sie dies vorerst erreichen können. Schreiben Sie einfach den idealen Zustand auf.
Halten Sie sich jetzt an breite Kategorien und nicht an einzelne Aufgaben. Wie viel Zeit würden Sie in einer durchschnittlichen Woche (oder in einem Monat oder in welchem Zeitraum für Sie sinnvoll) für jede Aktivität idealerweise verwenden??
Wenn Sie beispielsweise ein kleines Softwareunternehmen betreiben, könnte Ihr Mix so aussehen:
Erfinde natürlich deine eigenen Kategorien und konzentriere dich auf die wichtigsten Dinge, die du tun kannst, um dein Geschäft voranzubringen.
Wenn Sie Ihren Idealzustand definiert haben, ist es Zeit zu sehen, wie die Realität zusammenpasst. Vielleicht denken Sie bereits, dass Sie eine gute Idee haben, aber Sie sind vielleicht überrascht, wenn Sie diese Stunden und Minuten im Detail verfolgen.
Erfasse für eine Woche, wie du deine Zeit verbringst. Es gibt viele Zeitmess-Apps und Softwareprogramme, die Ihnen helfen, und viele davon sind kostenlos, zumindest auf der Basisebene. Toggl und Harvest sind ein paar beliebte Optionen. Sie können auch eine einfache Tabelle oder Stift und Papier verwenden, wenn Sie dies vorziehen.
Zeichnen Sie jedes Mal, wenn Sie eine neue Aufgabe beginnen, diese mit der von Ihnen gewählten Methode auf, und notieren Sie sich die Endzeit. Das mag viel Arbeit sein, aber denken Sie daran, es ist nur eine Woche. Die Idee ist, ein klares Bild davon zu bekommen, wo sich die Dinge gerade befinden, sodass Sie beginnen können, sich in Richtung Ihres idealen Zustands zu bewegen.
Sie können beispielsweise feststellen, dass Ihre tatsächliche Zeit für verschiedene Aufgaben verwendet wird und wie folgt aussieht:
Nicht gut. Sie verbringen die meiste Zeit mit Aufgaben, die Ihr Geschäft nicht voranbringen, und Sie finden keine Zeit für wichtige Dinge wie Planung, Strategie und Pitching für neues Geschäft.
Wie kann man sich von der Realität in den idealen Zustand bewegen? Wir werden das als nächstes behandeln.
Sie sollten jetzt zwei Listen haben: eine ideale und eine, die die Realität widerspiegelt. Vergleichen Sie die beiden Listen miteinander und legen Sie einen Plan fest, auf den Sie zurückgreifen und was Sie stärker hervorheben möchten. Beginnen Sie dann mit der Auswahl einzelner Aufgaben und der Personen, an die sie delegiert werden sollen.
Welche Dinge sollten Sie delegieren??
Einige Dinge sind offensichtliche Kandidaten für die Delegation. Routinemäßige administrative Aufgaben bringen beispielsweise Ihr Unternehmen eindeutig nicht voran und erfordern keine Aufmerksamkeit. Sie sind wichtig, aber Sie können die meisten problemlos an andere Personen im Unternehmen delegieren.
Wenn Sie nicht über Personal verfügen oder wenn das Geld knapp ist, sollten Sie virtuelle Assistenten in Betracht ziehen. Auf diese Weise erhalten Sie mehr Flexibilität und können Ihre Aufgaben zu geringeren Kosten erledigen, als wenn Sie einen Vollzeitmitarbeiter eingestellt hätten. Die Qualität von Websites wie Elance und Upwork ist ziemlich unterschiedlich, aber es gibt viele qualifizierte Leute. Sie können auch in Online-Jobforen posten oder eine Website wie Zirtual ausprobieren, die sich darauf spezialisiert hat, Unternehmen mit in den USA ansässigen virtuellen Assistenten zu vermitteln.
Eine häufige Aufgabe, die viel Zeit für einen Unternehmer benötigt, ist das Überprüfen und Genehmigen von Dingen, die andere Mitarbeiter bereits getan haben.
Wenn Sie gute Leute eingestellt haben, müssen Sie nicht die ganze Zeit über die Schulter schauen. Vertrauen Sie Ihren Vertriebsmitarbeitern, um mit wichtigen Kunden und Interessenten zu kommunizieren, und mit Ihren Marketingmitarbeitern, um die Blog- und Social-Media-Konten zu verwalten. Wenn eine Aufgabe in das Fachgebiet einer anderen Person fällt, sollten Sie sich nicht einmischen, es sei denn, es liegt eine wirklich ungewöhnliche, kritische Situation vor, die weitere Auswirkungen haben könnte. Ansonsten lassen Sie die Notwendigkeit los, jede Entscheidung zu genehmigen.
Um ein Unternehmen zu führen, müssen viele Aufgaben erledigt werden, die wahrscheinlich nicht Ihre Stärken sind. Lagern oder delegieren Sie so viele davon wie möglich.
Wie wir in unserem kürzlich durchgeführten Tutorial zu den Grundlagen der Buchhaltung gesehen haben, haben viele Eigentümer von Kleinunternehmen einfach nicht die Sachkenntnis oder das Interesse, ihre Konten gut zu verwalten. Sie können das Wesentliche erlernen (und das Tutorial hilft Ihnen dabei), aber wenn es einfach nicht Ihre Stärke ist, können Sie einen Buchhalter und / oder einen Buchhalter bestellen, um die tägliche Verwaltung der Konten zu übernehmen Sie müssen nur eine höhere Ansicht einnehmen.
Wenn Sie nicht besonders technisch sind, versuchen Sie nicht, Ihre eigene Website allein zu entwerfen und zu betreiben. Die Einstellung von Hilfe ist natürlich eine Ausgabe, aber summieren Sie sich die Zeit, die Sie sparen, und oft kommen Sie voran.
In unserem Beispiel oben verbrachte die CEO der Softwarefirma 30% ihrer Zeit damit, Fehler im Code zu beheben. Wenn sie eine Softwarefirma gegründet hat, macht es Sinn, dass sie gut kodieren kann. Aber ist es eine gute Verwendung ihrer Zeit??
Angenommen, sie hat andere Mitarbeiter, die damit umgehen könnten, lautet die Antwort eindeutig „Nein“. Als Chefin des Unternehmens sollte ihre Zeit besser für Planung und Strategie aufgewendet werden, wie in Teil 1 beschrieben.
Was jedoch oft passieren kann, ist, dass die Leute sich an den Dingen beteiligen, die sie zu kennen wissen. Sie wissen, dass sie solche Aufgaben delegieren sollten, aber denken Sie: „Es ist schneller, wenn ich es einfach selbst mache.“ Alles, was Sie tun müssen, ist Zeit zu verschwenden und die Verantwortung von der Person zu nehmen, die Sie für die Arbeit eingestellt haben.
Fazit: Auch wenn es kurzfristig schneller sein könnte, es selbst zu tun, ist es auf lange Sicht besser, jemandem zu helfen, wie man es macht.
Wenn Sie es nicht richtig machen, kann das Delegieren tatsächlich mehr Arbeit verursachen, weil Sie mehr Zeit darauf verwenden, die Fehler anderer Personen zu korrigieren und Missverständnisse auszuräumen, als Sie gespeichert haben. Die Gefahr ist, dass Sie denken, es lohnt sich nicht, und nehmen Sie die Aufgabe selbst wieder auf. Hier sind einige Richtlinien, um es richtig zu machen.
Wenn Sie nicht an die richtigen Personen delegieren, leiden Sie möglicherweise unter dem, was in diesem Artikel des Wall Street Journal als „Bumerang-Effekt“ bezeichnet wird. Sie delegieren viele Aufgaben, aber dann werden sie direkt zu Ihnen zurückkommen, weil die Personen, denen Sie sie zugewiesen haben, sie nicht erledigen konnten.
Um dies zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Ressourcen ordnungsgemäß verwalten. Wenn die Personen, an die Sie delegieren, bereits mit der Arbeit selbst überschwemmt sind, wird die Aufgabe nicht erledigt - oder zumindest nicht gut erledigt. Überprüfen Sie daher die Arbeitslasten und stellen Sie bei Bedarf zusätzliche Hilfe ein. Und bedenken Sie die Stärken und Schwächen der Personen, an die Sie delegieren, um sicherzustellen, dass sie das tun, was Sie von ihnen verlangen.
Ein entscheidendes Element einer erfolgreichen Delegation ist die klare Anweisung. Der Zeitstudienberater Mark Ellwood empfiehlt, zunächst das gewünschte Ergebnis und die Entscheidungsbefugnis des Mitarbeiters zu klären. Erläutern Sie, welche Ressourcen zur Verfügung stehen, und fragen Sie, ob noch etwas benötigt wird.
Setzen Sie dann Meilensteine auf dem Weg und fragen Sie nach Fortschrittsberichten, um sicherzustellen, dass die Dinge auf Kurs bleiben. Geben Sie im Verlauf des Projekts und bei erfolgreichem Abschluss Lob und Feedback.
Sie sollten zwar eingebunden sein und der Person helfen, an die Sie delegiert wurden, aber keine Mikro-Verwaltung. Das besiegt das Objekt der Delegation. "Delegieren Sie das Ziel, nicht das Verfahren", sagt Ellwood. „Skizzieren Sie die gewünschten Ergebnisse, nicht die Methodik. Was muss getan werden und wann sollte es fertig sein? "
Überlassen Sie es anschließend dem Mitarbeiter, um diese Ergebnisse zu erzielen. Möglicherweise haben Sie Ihre eigene Arbeitsweise, bei der Delegation geht es jedoch darum, die Kontrolle über die Details aufzugeben. Tritt also zurück und lass sie weitermachen.
Es gibt einige Aufgaben, die ein Geschäftsinhaber niemals an andere Personen delegieren sollte. Hier ist ein Überblick über Dinge, die Sie immer selbst kontrollieren oder zumindest sehr genau überwachen sollten.
Wie wir in Teil 3 gesehen haben, kann die tägliche Buchhaltung sicher delegiert oder ausgelagert werden. Sie sollten jedoch immer ein klares Bild von der finanziellen Gesundheit Ihres Unternehmens haben und eine Prognose darüber, wie sich die Dinge im nächsten Jahr entwickeln werden. Wenn Sie regelmäßig Ihre Finanzen überwachen und wissen, in welchem Zustand sie sich befinden, können Sie dies nicht einfach delegieren. Holen Sie sich auf jeden Fall Hilfe zu den Details, aber achten Sie darauf, zumindest die übergeordneten Zahlen zu überwachen. Hier einige wichtige Gewinnkennzahlen, auf die Sie sich beispielsweise konzentrieren können.
Ein Unternehmen lebt oder stirbt von den Menschen, die es betreiben. Wenn Ihr Unternehmen größer wird, delegieren Sie wahrscheinlich einige Einstellungsaufgaben an einen Personalmanager. Aber wenn es um Schlüsselpersonal geht, ist es gut, dabei zu bleiben. Steve Jobs pflegte potenzielle Mitarbeiter bei Apple für ausgedehnte Spaziergänge in Palo Alto, um sich mit ihnen vertraut zu machen und zu prüfen, ob sie gut passen. Mark Zuckerberg verfolgte später den gleichen Ansatz bei Facebook.
Ihre Kundendatenbank wurde also gehackt, wodurch möglicherweise Passwörter und Finanzdaten gefährdet werden. Die neueste Version Ihres Flaggschiff-Softwareprodukts enthält zahlreiche Fehler. Ihr HR-Manager wird wegen sexueller Belästigung verklagt.
Dies sind alles wichtige Bedrohungen für den Ruf Ihres Unternehmens und benötigen Ihre volle Aufmerksamkeit. Sie können einzelne Aufgaben delegieren, z. B. die Erstellung von Pressemitteilungen und den Umgang mit Kundenbeschwerden, aber Sie müssen bei der Bewältigung der Krise als Ganzes sehr praxisorientiert sein.
Denken Sie daran, dass nicht jede „Krise“ geschäftskritisch ist. Einige Dinge können Ihre Mitarbeiter alleine bewältigen. Wenn es jedoch eine ernsthafte Bedrohung für Ihr Unternehmen darstellt, dürfen Sie nicht delegieren: Machen Sie mit.
In diesem Lernprogramm haben Sie erfahren, wie Sie zu delegierende Aufgaben identifizieren, und Sie haben einige Tipps zur effektiven Ausführung dieses Problems erhalten. Jetzt ist es Zeit zu handeln. Erstellen Sie diese Liste aus Teil 1 und zeigen Sie, wie Sie Ihrer Meinung nach Ihre Zeit verbringen sollten. Verfolgen Sie dann Ihre Zeit für eine Woche. Vergleichen Sie die beiden Listen und erstellen Sie eine Reihe von Aufgaben, die Sie gemäß den Richtlinien in diesem Lernprogramm delegieren können.
Möglicherweise erreichen Sie niemals Ihren „idealen Zustand“ - da müssen immer Kompromisse eingegangen werden, und unerwartete Ereignisse können Sie entgleisen. Mit ein wenig Planung und einer durchdachten Delegation können Sie jedoch wertvolle Zeit in Ihrem Zeitplan einplanen, sodass Sie mehr Zeit für Dinge aufwenden können, die Ihr Geschäft wirklich voranbringen.
Grafik-Gutschrift: Hierarchie entworfen von Murali Krishna vom Noun-Projekt.
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