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Wir leben in einem Zeitalter des Multitaskings. Wir verbringen unsere Tage in Computern, Tablets, Telefonen und anderen Geräten, mit denen wir zehn Dinge gleichzeitig erledigen können, während wir über die neuesten Nachrichten, Sportarten, E-Mails und Tweets aus aller Welt auf dem Laufenden sind.
Es gibt nur ein Problem: Unser Gehirn ist nicht für Multitasking ausgelegt.
Das ist übrigens nicht meine Meinung. Es ist das Ergebnis unzähliger Studien, auf die ich später eingehen werde. Viele Leute denken Sie sind gut im Multitasking, aber die Forschung sagt, dass es einfach nicht stimmt. Wenn wir versuchen, Multitasking durchzuführen, werden wir weniger erledigt und tun dies weniger genau und effektiv. Und die Leute, die sich für Multitasking eignen, sind eigentlich die schlimmsten.
In diesem Tutorial werden wir also nach einer besseren Arbeitsweise suchen. Ich werde zunächst einige der Forschungen zu Multitasking und Produktivität durchgehen und dann zeigen, wie Sie Ihren Tag so einrichten können, dass Sie mehr Abhilfe schaffen, indem Sie die Ablenkungen ausschalten und sich jeweils auf eine Sache konzentrieren.
Im Zeitalter des Multitaskings ist es nicht leicht, sich vom Netz der Ablenkungen zu lösen und einen konsequenteren Fokus zu erreichen. Es ist für die meisten von uns unpraktisch, den kompletten Strom zu trennen und in klösterlicher Gelassenheit zu arbeiten, selbst wenn wir so etwas tun wollten. Es gibt jedoch einige praktische Dinge, die Sie tun können, um sich selbst öfter auf dem Laufenden zu halten und jeden Tag mit der Genugtuung zu beenden, zu wissen, dass Sie die wichtigsten Dinge erledigt haben - eine einzelne Aufgabe zu einem Zeitpunkt.
Wie versprochen beginnen wir mit einem Blick auf diese Forschung.
Das erste, was man verstehen muss, ist, dass Multitasking streng genommen nicht existiert. Die Forscher sagen, auch wenn wir der Meinung sind, dass wir mehrere Dinge gleichzeitig tun, konzentrieren wir uns eigentlich immer nur auf eine Sache und wechseln schnell zwischen ihnen.
„Wenn Sie von Aufgabe zu Aufgabe wechseln, denken Sie, dass Sie gleichzeitig alles auf sich aufmerksam machen. Aber Sie sind es eigentlich nicht “, sagte Earl Miller, Professor für Neurowissenschaften am MIT in einem NPR-Artikel. "Sie achten nicht auf ein oder zwei Dinge gleichzeitig, sondern wechseln sehr schnell zwischen ihnen."
Dieses Umschalten ist mit Zeitaufwand, Aufmerksamkeit und Effektivität verbunden. Eine Studie berichtet im Journal of Experimental Psychology stellten fest, dass die Schüler bei der Lösung komplizierter mathematischer Probleme um bis zu 40% langsamer waren, wenn sie zu anderen Aufgaben wechseln mussten. Separate Untersuchungen des Instituts für Psychiatrie der Universität London haben ergeben, dass Multitasking mit elektronischen Medien Ihren IQ vorübergehend um 10 Punkte verringert.
Aber vielleicht denken Sie, Sie sind gut im Multitasking. Vielleicht tun Sie es die ganze Zeit und betrachten es als eine Ihrer Stärken. Diese Forschung trifft nicht auf Sie zu, tut es?
Nun, betrachten Sie die Ergebnisse dieses Experiments, in dem Menschen, die sich für Multitasking gut hielten - so gut, dass sie häufig ihre Handys während des Fahrens verwendeten - tatsächlich weniger wert waren als andere Personen beim Test der Multitasking-Fähigkeit.
Dies ist nur ein kleiner Ausschnitt aus der Forschung zum Multitasking, und die meisten davon weisen in dieselbe Richtung: Multitasking funktioniert einfach nicht. In der Psychologie der Stanford University sagte Professor Clifford Nass zu NPR:
Die Forschung ist fast übereinstimmend, was in der Sozialwissenschaft sehr selten ist, und besagt, dass Menschen, die chronisch Multitasking betreiben, eine enorme Bandbreite an Defiziten aufweisen. Sie sind grundsätzlich bei allen Arten von kognitiven Aufgaben einschließlich Multitasking schrecklich.
Wenn Multitasking also Ihre Produktivität beeinträchtigt, sollten wir einfach damit aufhören, richtig? Im Idealfall ja, aber wenn Sie es jemals versucht haben, haben Sie wahrscheinlich erkannt, dass es nicht so einfach ist.
Unabhängig davon, ob Sie in einem Büro arbeiten oder Ihr eigenes Geschäft führen, müssen Sie wahrscheinlich an einem bestimmten Tag mit vielen verschiedenen Aufgaben jonglieren und sich in der Welt der unmittelbaren Kommunikation bewegen, in der wir leben. Sie können nicht einfach ein "Busy" -Schild aufhängen und Ihren Kunden sagen, dass sie nächste Woche wiederkommen sollen.
Die Schaffung einer ablenkungsfreien Arbeitsumgebung, in der Sie sich länger auf einzelne Aufgaben konzentrieren können, erfordert bewusste Anstrengungen. In diesem und den folgenden Abschnitten werden einige nützliche Techniken vorgestellt.
Sie beginnt am Beginn eines jeden Arbeitstages. Bevor Sie in den Problemlösungsmodus eintauchen, nehmen Sie sich ein paar Minuten und planen Sie Ihren Tag bewusst. Dies bedeutet nicht, dass eine Wäscheliste mit Aufgaben erstellt wird, die abgeschlossen werden müssen. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf einige wichtige Ziele, die sich an Ihren längerfristigen Geschäftszielen orientieren und Ihnen dabei helfen, weiterzukommen.
Denken Sie an das Pareto-Prinzip, auch bekannt als 80/20-Regel: 80% der Ergebnisse stammen von 20% der Ursachen. Oder in diesem Fall stammen 80% Ihres Erfolgs aus 20% Ihrer Anstrengungen. Welche Aufgaben machen diese 20% aus? Versuchen Sie, es auf nur drei Aufgaben zu beschränken, die Sie heute wirklich erledigen müssen, um den Tag als erfolgreich zu betrachten, wenn Sie zu Bett gehen.
Schätzen Sie dann die Zeit ab, die Sie zum Abschließen jeder Aufgabe benötigen, und sperren Sie dafür die Zeit in Ihrem Kalender. Die Idee ist, diese Zeitblöcke ablenkungsfrei zu machen, so dass Sie zu diesen Zeiten nur eine einzige Aufgabe ausführen und Ihre wichtigsten Aufgaben erledigen können. Sie können die Organisationstools Ihrer Wahl verwenden, um dies zu erreichen. Denken Sie jedoch daran, dass webbasierte Apps ihr eigenes Potenzial für Ablenkungen bieten, sodass Sie einen traditionellen Planer in Betracht ziehen möchten.
OK, Sie haben also ein klares Bild von den wichtigsten Dingen, die Sie heute tun müssen. Jetzt gehen Sie online, überprüfen Ihre E-Mails und finden einen ganzen Stapel neuer Nachrichten, die auf Sie warten. Wenn Sie mit der Beantwortung all dieser E-Mails fertig sind, sind bereits ein paar Stunden vergangen, und Sie haben bei den Dingen, die Sie gerade für wichtig befunden haben, keine Fortschritte gemacht.
Envato Foto auf Lager.Was noch schlimmer ist, Sie haben den Fokus und die Klarheit verloren, die Sie am Morgen als erstes hatten. Sie mussten wahrscheinlich einige Nachforschungen anstellen, um einige der E-Mails beantworten zu können. Jetzt haben Sie eine ganze Reihe von Apps und Browser-Registerkarten geöffnet, und Ihr Kopf ist voller irrelevanter Informationen.
Wenn Sie Ihren Tag mit E-Mail beginnen, können Sie andere Personen festlegen, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Vielleicht waren einige dieser E-Mails wirklich dringend, aber aller Wahrscheinlichkeit nach hätten die meisten mindestens eine oder zwei Stunden gewartet, wenn nicht noch ein oder zwei Tage, ohne dass der Himmel hereinfällt.
Probieren Sie also Folgendes aus: Lassen Sie sich jeden Morgen einen Moment Zeit, um an Ihren wichtigsten Aufgaben zu arbeiten, bevor Sie sich Ihren E-Mail-Posteingang ansehen. Wenn Sie sich bei dieser Idee unwohl fühlen, können Sie klein anfangen: Vielleicht nehmen Sie sich eine halbe Stunde Zeit.
Wenn Sie diesen E-Mail-freien Zeitblock überleben, ohne dass eine Menge wütender Kunden mit Fackeln und Mistgabeln auf Sie marschiert, sollten Sie die Verlängerung auf 45 Minuten, eine Stunde, zwei Stunden verlängern. Wenn Sie (keuchen!) Den ganzen Morgen überleben können, ohne die E-Mails abrufen zu müssen, wird Ihre Produktivität in die Höhe schnellen. Dies ist möglicherweise nicht möglich, aber Sie müssen nur das richtige Gleichgewicht für Sie und Ihr Unternehmen finden.
OK, es gibt mehr schlechte Nachrichten für E-Mail-Süchtige. Forscher von Microsoft und der University of Illinois stellten fest, dass, wenn Menschen tagsüber von E-Mails unterbrochen wurden, dies enorme Kosten in Form von Zeitverlust und Fokus zur Folge hatte.
Bei jeder E-Mail-Unterbrechung verbrachten die Leute im Durchschnitt fast 10 Minuten damit, sich mit der E-Mail zu beschäftigen, und weitere 10 bis 15 Minuten, bevor sie sich wieder auf die gestörte Aufgabe konzentrierten. In vielen Fällen waren die Verspätungen viel länger: „Wir haben festgestellt, dass 27% der Suspensionen von Aufgaben zu mehr als zwei Stunden Zeit führten, bis sie wieder aufgenommen wurden.“
Die Lektion ist klar: Selbst wenn es sich um „nur eine kurze E-Mail“ handelt, werden Sie aus dem, was Sie gerade getan haben, entfernt und es kann lange dauern, bis Sie wieder auf Kurs sind. Deaktivieren Sie daher die E-Mail-Benachrichtigungen, wenn Sie an Ihren wichtigsten täglichen Aufgaben arbeiten, und deaktivieren Sie alle anderen Benachrichtigungen, die von Ihrem Computer oder Telefon möglicherweise eingerichtet wurden.
Denken Sie daran, Sie haben die Zeit gesperrt, um an einer einzelnen Aufgabe zu arbeiten, und Sie wissen, dass Sie in dieser Zeit keine wichtigen Besprechungen oder sonstigen Ereignisse haben. Die einzige Benachrichtigung, die Sie benötigen, ist ein einfacher Timer, der Ihnen mitteilt, wann Ihre zugewiesene Zeit abgelaufen ist und Sie mit Ihrer nächsten Aufgabe oder Ihrem nächsten Ereignis fortfahren können. Es sollte keine anderen kleinen Pieps oder Pieptöne geben.
Wenn Sie sich Sorgen machen, einen Notruf Ihres Ehepartners oder der Schule Ihrer Kinder verpassen zu lassen, können Sie die meisten Smartphones verwenden, um sie stumm zu schalten, ausgewählte Personen können jedoch weiterhin mit Ihnen Kontakt aufnehmen.
Die "nukleare Option", um sich erfolgreich auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren, ist das vollständige Trennen: kein Internet, kein Telefon. Nur du und die leere Seite. Es gibt nichts Vergleichbares.
Ich kann die Proteste bereits hören und ich gebe zu, dass viele von ihnen gültig sind. Um eine Aufgabe heutzutage abzuschließen, müssen wir häufig auf das Internet zugreifen, um zu recherchieren, auf Bilder und andere Ressourcen zuzugreifen, die in unser Projekt aufgenommen werden sollen, oder eine ganze Reihe anderer Dinge.
Aber brauchen wir es wirklich die ganze Zeit? Manchmal aber oft nicht. Wenn dies machbar ist, sollten Sie die Verwendung des Internets für einen begrenzten Zeitraum in Betracht ziehen, um eine bestimmte Aufgabe auszuführen und sie anschließend wieder auszuschalten.
Für diesen Artikel musste ich beispielsweise online recherchieren. Ich suchte also nach den Artikeln und Studien, die ich brauchte, und öffnete sie mit vielen neuen Registerkarten in meinem Browser. Hier ist ein Screenshot von dem Durcheinander, in dem ich war (zu der Zeit können Sie sehen, dass ich nachgeschlagen habe, ob "Multitasking" mit Bindestrich getrennt werden sollte).
Multitasking vom Feinsten. Aber nachdem ich all diese Registerkarten geöffnet hatte, trennte ich mich vom Internet und las und machte mir Notizen zu dem, was ich gefunden hatte. Um dieses Tutorial zu schreiben, musste ich nicht online sein. Online zu sein, hätte in der Tat zu mehr Ablenkungen und mehr Versuchung geführt, von Seite zu Seite nach Tangenten und Tangenten von Tangenten zu klicken, bis ich völlig außer Kontrolle geraten war.
Der Schlüssel ist, die Recherche (eine Aufgabe) vom Schreiben (eine andere Aufgabe) zu trennen. Die erste Aufgabe erfordert das Internet. der zweite nicht. Während ich schrieb, kamen Fragen auf, aber ich machte mir einfach eine Notiz und überprüfte sie später, als ich wieder online war. Während des Schreibens konzentrierte ich mich auf die anstehende Aufgabe.
Ob dies für Sie funktioniert, hängt natürlich davon ab, welche Art von Arbeit Sie ausführen. Langfristiges Trennen ist für viele von uns heutzutage nicht machbar. Aber überlegen Sie, ob Sie zumindest kurzfristig ohne das Internet auskommen könnten. Wenn Sie dies tun, möchten Sie möglicherweise zu Organisatoren und Kalendern der alten Schule wechseln, so dass Sie mehr Informationen zur Hand haben, ohne online zu gehen.
Wenn Sie den Netzstecker nicht entfernen können, sollten Sie kleinere Schritte in Betracht ziehen, z. B. die Verwendung von Apps, um Ihre bevorzugten ablenkenden Websites zu blockieren, oder den Vollbildmodus des Programms, in dem Sie arbeiten, zu aktivieren, um alles andere zu blockieren.
Das Gehirn ist nicht nur beim Multitasking schlecht, es kann sich auch nicht über längere Zeiträume konzentrieren. Wenn Sie sich also dazu bewegen, Stunde für Stunde an einem wichtigen Termin zu arbeiten, werden Sie ständig Lust haben, lustige Katzenvideos auf YouTube zu sehen. Es ist nur dein Gehirn, das dir sagt, dass es eine Pause braucht.
Wenn Sie also die Zeit für wichtige Aufgaben blockieren, sollten Sie Pausen einplanen. Wenn Sie eine begrenzte Zeit haben, bleiben Sie frei von Ablenkungen, und die Pause wird Ihnen helfen, sich für den nächsten Block aufzuladen.
Eine Untersuchung zeigt, dass das optimale Gleichgewicht zwischen Arbeit und Pausen darin besteht, 52 Minuten lang zu arbeiten und eine 17-minütige Pause einzulegen. Natürlich müssen Sie sich nicht an diesen genauen Zeitplan halten. finde einen, der für dich funktioniert. Ein populäres System, das einem ähnlichen Prinzip folgt, ist die Pomodoro-Technik, bei der Sie in Blöcken von 25 Minuten, „Pomodoros“ genannt, arbeiten und dabei fünf Minuten Pause machen. Dieses Tutorial zur Pomodoro-Technik wird detaillierter beschrieben.
Wenn Sie den bisher gegebenen Vorschlägen folgen, sollten Sie in der Lage sein, Ihre wichtigsten täglichen Aufgaben in kurzen, konzentrierten Aktivitätsblöcken ohne Ablenkung zu erledigen. Für die meisten von uns ist das ein großer Schritt nach vorne.
Natürlich müssen Sie jedoch immer noch E-Mails abrufen, mit den sozialen Medien Schritt halten und all die anderen Dinge, die uns ablenken. Wenn Sie sich nicht darum kümmern, werden Sie wahrscheinlich alle noch unbeantworteten E-Mails anrufen, die Sie von anderen Aktivitäten abhalten.
Daher ist es am besten, mit ihnen umzugehen, aber konzentriert und konzentriert. Anstatt sich von anderen Aufgaben zu lösen, um eine E-Mail hier und dort zu beantworten, sollten Sie sich am Ende des Tages eine halbe oder eine Stunde Zeit nehmen, um Ihren Posteingang zu blitzen. Anstatt faul zu Twitter zu springen, wenn Sie einen Bericht schreiben sollten, planen Sie kurze Zeitblöcke ein - vielleicht einen zur Mittagszeit und einen anderen am Abend -, um alle Ihre Profile zu aktualisieren und mit Ihren Freunden und Followern zu interagieren.
Selbst wenn Sie keine sozialen Medien nutzen, gibt es immer kleine tägliche Aufgaben, die zwar nicht Ihre generelle Priorität haben, aber dennoch erledigt werden müssen. Das Prinzip ist dasselbe: Behalte sie in der Hand. Erledige sie, aber erst nachdem du deine drei wichtigsten Aufgaben für den Tag erledigt hast. Sie müssen die Stromrechnung bezahlen, müssen jedoch nicht Ihre kreative Arbeit unterbrechen. Planen Sie es für einen bestimmten Zeitraum später am Tag und vergessen Sie es, bis diese Zeit kommt.
In diesem Lernprogramm haben Sie gesehen, dass Multitasking eine wirklich unwirksame Arbeitsweise ist. Viel besser ist es, Ihren Tag in Zeitblöcke aufzuteilen, wenn Sie sich auf einzelne Aufgaben konzentrieren. Sie haben gesehen, dass regelmäßige Pausen ein wichtiger Weg sind, um diesen Fokus aufrechtzuerhalten, und dass es auch hilfreich sein kann, Benachrichtigungen auszuschalten, E-Mails zu ignorieren und für bestimmte Zeit offline zu bleiben.
Ein perfekter Fokus den ganzen Tag über ist für die meisten von uns ein unerreichbares Ziel. Mit den in diesem Tutorial beschriebenen Techniken sollten Sie jedoch besser gerüstet sein, um die Ablenkung in Schach zu halten und zumindest Ihre wichtigsten Aufgaben zu erledigen, ohne den Drang nach Multitasking zu haben.
Haben Sie andere bevorzugte Techniken, um Multitasking zu vermeiden? Lass es mich in den Kommentaren wissen.
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