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Zeitmanagement ist ein Thema, das häufig in Gesprächen unter Freelancern auftaucht. Das liegt daran, dass jeder von uns die Verantwortung dafür übernehmen muss, dass alles auf ihrem Teller erledigt wird, ohne dass uns jemand anderes mit der Arbeit belästigt.
Wenn Sie jedoch eine Agentur gründen, wird die Situation schwieriger: Neben der kreativen Arbeit, die Sie benötigen, um die Kunden zufrieden zu stellen, müssen Sie die Arbeit auch allen anderen Mitarbeitern der Agentur zuweisen. Wenn Sie nicht weiter nachsehen, wird sichergestellt, dass alles erledigt wird.
Für einige Freelancer ist es ein schneller Weg, um verrückt zu werden. Für andere ist es nur eine Frage der Sicherstellung, dass ein gutes System vorhanden ist und Sie wissen, welche Prioritäten Sie haben. Vorausgesetzt, Sie fühlen sich mit einer kleinen Managementverantwortung wohl, ist es durchaus möglich, alle zu organisieren.
Selbst wenn Sie es bisher mit einer Kalkulationstabelle oder einigen handschriftlichen Notizen erreicht haben, bedeutet die Umstellung auf eine Agentur, dass Sie High-Tech benötigen. Es ist an der Zeit, ein Projektmanagement-Tool auszuwählen, mit dem Sie Ihrem Team Arbeit zuweisen können. Es ist einfach zu ineffizient, um die Arbeit auf andere Weise zu erledigen. Insbesondere möchten Sie ein Tool, das Ihr Team aktualisieren kann, ohne dass Sie jedes Kontrollkästchen aktivieren. Sie möchten alle Updates über ihre Arbeit an nur einer Stelle erhalten.
Es ist immer wichtig, dass Sie mit Ihren Tools einfach arbeiten können - niemand möchte stundenlang mit einem Projektmanagement-Tool kämpfen, bevor er überhaupt mit dem eigentlichen Projekt beginnen kann.
Best Practices umfassen die Auswahl eines Tools, mit dem Sie alle mit einem bestimmten Projekt verknüpften Creative-Ressourcen an einem Ort platzieren können. Es muss nicht innerhalb desselben Tools sein, das Sie zum Verwalten von Projektdetails verwenden (obwohl es viele Apps gibt, die beides ausführen), aber es muss klar strukturiert sein, und es ist möglich, die verschiedenen Versionen der einzelnen Versionen zu verfolgen Projekt.
Sie müssen entscheiden, ob Ihre Kunden auch Zugriff auf Ihre Projektmanagement-Tools haben sollen. Es ist eine Option, die viele Kunden zu mögen scheinen, selbst wenn es schwierig ist, diese Tools tatsächlich zu nutzen. Es ist jedoch ein gewisser Wert, ein Projekt außerhalb der Aufmerksamkeit des Kunden diskutieren zu können.
Welche anderen Funktionen möglicherweise in einem Projektmanagement-Tool verfügbar sind, hängt davon ab, welche Art von Arbeit Ihre Agentur übernimmt und welchen Workflow Sie befolgen. Es ist immer wichtig, dass Sie mit Ihren Tools einfach arbeiten können - niemand möchte stundenlang mit einem Projektmanagement-Tool kämpfen, bevor er überhaupt mit dem eigentlichen Projekt beginnen kann. Es ist auch nützlich, nach Möglichkeiten zu suchen, um Projekte zu rationalisieren. Wenn Sie zum Beispiel immer wieder sehr ähnliche Projekte übernehmen, ist es logisch, ein Werkzeug zu wählen, mit dem Sie neue Projekte über Vorlagen starten können.
In der Regel lohnt es sich heutzutage, eine webbasierte App für Ihr Projektmanagement-Tool in Betracht zu ziehen, damit Ihr Team von jedem Ort aus auf die Software zugreifen kann. Es gibt bestimmte Alternativen, die Sie auf Ihrem eigenen Server ausführen können. Wenn Sie jedoch nicht bereits wissen, wie Sie vorgehen müssen und bei denen Sie Fehler beheben können, ist es wahrscheinlich praktischer, für eine Alternative zu zahlen.
Bei einer Agentur ist es immer am besten, die Aufgaben so standardisiert und leicht wiederholbar wie möglich zu gestalten. Sie möchten nicht ständig neue Leute beibringen, wie sie die gleiche Arbeit immer und immer wieder ausführen müssen. Daher ist es ideal, die Dinge so einzurichten, dass dieselbe Person immer wieder dieselbe Aufgabe erledigt. Es macht vielleicht ein bisschen weniger Spaß, als wenn man sich die Teile eines bestimmten Projekts, die für sie interessant sind, mitnehmen lässt, aber es ist viel einfacher zu handhaben.
Wenn Sie ein oder zwei Personen haben, die eine bestimmte Aufgabe erledigen und bereits wissen, was zu tun ist, können Sie sie vielleicht mit einem kurzen Hinweis auf ein neues Projekt einführen. Natürlich möchten Sie ein robusteres System zur Verwaltung der Arbeit als diese schnellen Erwähnungen, aber in der Lage zu sein, den Ball schnell ins Rollen zu bringen, ist in einer Agentur von unschätzbarem Wert, insbesondere wenn Sie bereit sind, eilige Jobs zu übernehmen.
Der schwierigste Teil der Standardisierung der Aufteilung Ihrer Projekte ist, wenn Sie sich auf Auftragnehmer und nicht auf Mitarbeiter verlassen. Wenn Sie zum ersten Mal anfangen, haben Sie wahrscheinlich keine Vollzeitbeschäftigten. Wenn Sie jedoch nicht sicher sind, dass ein Freelancer, mit dem Sie zusammenarbeiten, für jedes Projekt, das Sie übernehmen, freie Zeit hat, ist es schwieriger, sicher zu sein dass Sie einen bestimmten Teil Ihres Projekts immer wieder derselben Person übergeben können.
Möglicherweise finden Sie auf Ihrer Liste einige Namen für verschiedene Arten von Arbeit. Möglicherweise müssen Sie jedoch einige Anstrengungen unternehmen, um schnell einen neuen Freelancer an Bord zu haben, wenn Ihre bevorzugten Auftragnehmer nicht zur Verfügung stehen.
Selbst wenn Sie über ein großes Vollzeit-Team verfügen, auf das Sie sich verlassen können, um genau das zu tun, was Sie für jedes Projekt sagen, ziehen Sie in Betracht, Schulungsmaterialien für Ihre Agentur zusammenzustellen. Wenn Sie Ihre Erwartungen an alle Freelancer in einem Handbuch festschreiben, sparen Sie auf jeden Fall Zeit, wenn Sie jedem Einzelnen mitteilen, was Sie auf einer Rechnung jeden Monat benötigen.
Hoffentlich haben Sie sich für ein Projektmanagement-Tool entschieden, das Ihrem Team bereits bekannt ist und häufig verwendet wird, so dass bereits Online-Tutorials verfügbar sind, auf die Sie einfach zeigen können.
Dazu gehören Schulungen für alle Projektmanagement-Tools, auf die Sie sich verlassen. Als Freiberufler waren Sie möglicherweise frustriert, als ein Kunde darauf bestand, dass Sie seine internen Tools verwenden. Es ist jedoch immer schlimmer, wenn Sie nicht wissen, wie er das Tool verwendet, oder wenn der Client Informationen auf ungewöhnliche Weise innerhalb des Tools ordnet.
Hoffentlich haben Sie sich für ein Projektmanagement-Tool entschieden, das Ihrem Team bereits bekannt ist und häufig verwendet wird, so dass bereits Online-Tutorials verfügbar sind, auf die Sie einfach zeigen können. Wenn nicht, wundern Sie sich nicht, wenn Sie diese Tutorials selbst schreiben.
Das Schreiben Ihres Trainingshandbuchs muss nicht zu anstrengend sein: Es kann so einfach sein, ein freigegebenes Dokument zu erstellen und jedes Mal Notizen hinzuzufügen, wenn Sie eine Anforderung an eine Person in Ihrem Team senden oder eine Frage beantworten müssen. Durch diesen Ansatz erhalten Sie ein durchsuchbares Dokument, das Ihnen hilft, die Dinge eine ganze Weile zusammenzuhalten. Möglicherweise möchten Sie es eventuell in ein einfacheres Format umwandeln, es ist jedoch keine Voraussetzung, um loszulegen.
Online-Arbeiten haben den Vorteil, dass Sie in ständigem Kontakt mit Ihren Teammitgliedern bleiben können, auch wenn diese drei Bundesstaaten entfernt sind. Nutzen Sie diese Tatsache, indem Sie für Gespräche zur Verfügung stehen, wenn Sie jemand braucht. Selbst wenn Sie nur einen IRC-Kanal für Ihr Team einrichten, können Sie potenzielle Probleme lösen, bevor sie sich zu einem größeren Unternehmen entwickeln. Manchmal braucht Ihr Team nur eine Entscheidung, die auf die eine oder andere Weise getroffen wird, und Sie sind die Einzigen, die diese Entscheidung treffen kann. Sie möchten nicht der Grund sein, warum alle anderen aufhören mussten zu arbeiten.
Es ist auch wichtig, regelmäßig mit Ihrem Team zu sprechen. Sie müssen nicht jeden Tag einen Anruf tätigen, sondern rufen Sie die Statusberichte so oft ab, wie Sie möchten, um sich sicher zu fühlen, dass die Arbeit termingerecht erledigt wird. Wenn Sie nicht alle im selben Büro sind, ist das Berühren der Basis die einzige Möglichkeit, kleine Details zu erfahren, zum Beispiel, wenn Ihr Entwickler sich diese Woche langsam bewegt, weil er die Grippe hat. Wenn Sie mit vielen beweglichen Teilen zu tun haben, ist es an Ihnen, die Kommunikation aufrechtzuerhalten.
Das heißt, Sie müssen auch Ihre eigene Arbeitslast ausgleichen. Ständige Unterbrechungen, um mit Ihrem Team zu sprechen, sind für die Produktivität nicht wirklich gut. Sie müssen die Erwartungen in Bezug auf den Zeitpunkt, zu dem Sie zum Chatten zur Verfügung stehen, verwalten, um sicherzustellen, dass Sie so viel Ruhe haben, wie Sie für Ihre Arbeit benötigen.
Das kann bedeuten, dass Sie bestimmte Stunden blockieren müssen, wenn Sie nicht für die Arbeit zur Verfügung stehen (was wiederum bedeuten kann, dass Sie einen gemeinsamen Kalender benötigen) oder dass Sie einige Stunden arbeiten müssen, wenn der Rest Ihres Teams ausgeschaltet ist. Zeitzonen können die Auswahl der Zeitpunkte erleichtern, zu denen Ihr Team und möglicherweise auch Ihre Kunden Sie nicht benötigen.
Der Schlüssel zur Kommunikation ist Konsistenz. Seien Sie auf denselben Kommunikationskanälen zur gleichen Zeit verfügbar, und es ist viel einfacher, mit Ihrem Team in Kontakt zu bleiben.
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