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Google Drive macht das papierlose Arbeiten kinderleicht. Die kollaborativen Dokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen reduzieren bereits den Papierverbrauch, aber die OCR-Funktion trägt dazu bei, die Papierverwirrung noch weiter zu dämpfen.
OCR oder Optical Character Recognition (Optische Zeichenerkennung) ist die wichtigste Technologie, mit der Sie papierlos arbeiten können. Gescannte Dokumente sind nur verherrlichte Bilder Ihrer Dokumente, lassen Sie Ihren Computer jedoch den Text erkennen und werden Sie sofort viel nützlicher. OCR-Dokumente in Adobe Acrobat wurden bereits beschrieben:
Wir haben PDF-Dateien in Dokumente umgewandelt, die Sie auch in Word bearbeiten können:
Wenn Sie nicht über eine Kopie von Acrobat oder Word verfügen, gibt es eine noch bessere Option: Google Drive. Es enthält ein wenig bekanntes kostenloses OCR-Tool, das ein leistungsfähiger, einfach zu verwendender Bild-Text-Konverter ist.
In diesem Lernprogramm werden wir den OCR-Prozess von Google Drive und die einfachen Schritte für die Arbeit damit untersuchen. Ich zeige Ihnen, wie Sie mit Google Drive Ihre gescannten Bilder und PDF-Dokumente schnell in bearbeitbare Textdateien online konvertieren können.
Der erste und wichtigste Schritt bei der OCR ist das Auffinden der PDF-Dateien oder Bilder, die Sie in Textdateien konvertieren möchten. Google Drive unterstützt derzeit OCR für JPG-, GIF-, PNG- und PDF-Dateien mit einer Größe von bis zu 2 MB.
Profi-Tipp: Wenn Sie mehrere Seiten in Text konvertieren möchten, ist das PDF-Format am effizientesten, da alle Seiten in einem Stapel hochgeladen werden können.
Es gibt einige Faustregeln, um optimale Ergebnisse bei der OCR in Google Drive zu erzielen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Datei eine hohe Auflösung mit klaren Kontrasten und sogar Beleuchtung aufweist. Dies sind bei weitem die wichtigsten Faktoren für eine erfolgreiche Konvertierung.
Um beste Ergebnisse zu erzielen, verwenden Sie eine Standardschriftart wie Helvetica. Vermeiden Sie übermäßig stilisierte Schriftarten oder Texteffekte. Stellen Sie außerdem sicher, dass der gescannte Text horizontal ist und von links nach rechts gelesen wird. Standardschriftarten wie Helvetica und Times New Roman erzielen bessere Ergebnisse als eher obskure Schriftarten. Wenn Sie ein Dokument haben, das eher nicht lesbar ist, können Sie trotzdem versuchen, es zu OCR zu machen, aber die Ergebnisse werden wahrscheinlich nicht so schön sein.
Während Google Drive OCR für viele verschiedene Sprachen unterstützt, kann OCR für Sprachen, die nicht-lateinische Zeichensätze verwenden, fehlerhaft sein und möglicherweise nicht zu wünschenswerten Ergebnissen führen.
Wenn sich Ihre Dateien auf Ihrem Computer befinden, stellen Sie sicher, dass das Dateiformat eines von Google Drive ist. Wenn das zu verwendende Dokument oder Foto physisch ist, scannen Sie es auf den Computer. Es gibt ein paar gute Optionen zu verwenden:
Evernotes Scannable ist beispielsweise nur eine von mehreren Apps, mit denen Sie Dokumente mit Ihrem Smartphone scannen können. Um mehr über Evernote zu erfahren, lesen Sie das Tutorial:
Nachdem Sie Ihren Scan in ein sauberes PDF umgewandelt haben, sollte Ihr Ergebnis zunächst wie folgt aussehen:
Eine PDF-Datei, wie in Adobe Acrobat Reader angezeigt.Wenn Ihre PDF-Datei oder das gescannte Bild im richtigen Format vorliegt, wollen wir uns nun ansehen, wie Sie Ihre Dateien für OCR mit Google Drive hochladen können.
Es ist ein Kinderspiel, Ihre PDF- und Bilddateien mithilfe der OCR-Funktion in Google Drive in Text zu konvertieren. Schauen wir uns an, wie das schnell geht.
Um Ihre Dokumente zu Google Drive hinzuzufügen, um OCR zu erhalten, gehen Sie zuerst zu Ihrem Google Drive-Konto. Auf der Meine Fahrt Klicken Sie auf die Seite Meine Fahrt neben dem Neu Schaltfläche auf der linken Seite der Seite. Wählen Daten hochladen.
Verwenden Sie die Option Dateien hochladen, um eine Datei zu Google Drive hochzuladen.Verwenden Sie die Daten hochladen Option zum Hochladen einer Datei in Google Drive. Suchen Sie die Datei, die Sie von PDF oder Bild in Text konvertieren möchten. Drücke den Öffnen Taste.
Laden Sie die Dateien in Google Drive hoch.Das Dokument wird jetzt in Ihrem Google Drive angezeigt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument, um ein Dropdown-Menü aufzurufen.
Öffnen Sie Ihre Datei mit Google Docs.Drücke den Öffnen mit Option und klicken Sie auf Google Dokumente. Ein Blattsymbol wird angezeigt, während die Datei heruntergeladen wird. Google konvertiert jetzt Ihre PDF- oder Bilddatei mit OCR in Text.
Die Datei wird heruntergeladen und von PDF oder Bild in Text konvertiert.Die Datei wird in Google Docs geöffnet, wobei die PDF-Datei in Text konvertiert wird, jedoch nur wenig Formatierung vorgenommen wird. Sie können die neue Textdatei jetzt wie gewünscht bearbeiten und formatieren.
Die konvertierte Datei, nachdem die OCR in Google Drive angewendet wurde, wird nicht formatiert ausgegeben.Glücklicherweise können Änderungen leicht vorgenommen werden, da der Text bearbeitet werden kann. Sie können die gleichen Schritte ausführen, um eine Bilddatei auch mit Google Drive zu OCR zu machen.
Sie können Ihre Bildscans schnell in Google Drive aufnehmen, um sie mit demselben Vorgang wie oben in Text umzuwandeln.
Hier ist ein JPG-Bild des Textes, mit dem wir gearbeitet haben, bevor er ihn in Google Drive importiert hat:
Eine .jpg-Bilddatei, bevor Sie Google Drive for OCR verwenden.Hier ist die gleiche Bilddatei, nachdem wir sie mit Google Docs in Google Drive geöffnet haben:
.jpg-Bild, nachdem OCR den Text in Google Drive verwaltet. Beachten Sie, dass das Originalbild über der Linie angezeigt wird. Der bearbeitbare Text befindet sich unterhalb der Zeile.
Die OCR-Funktion von Google Drive ist leistungsstark und einfach zu bedienen. Sie können schnell einen Bildscan oder ein PDF-Dokument erstellen und in ein Textdokument konvertieren. Nachdem Sie Ihre konvertierte Textdatei zu Google Drive hinzugefügt haben, können Sie jetzt auf alle leistungsstarken Dokumentverwaltungsfunktionen zugreifen.
Ein großer Vorteil der Verwendung von OCR in Google Drive besteht darin, dass Sie das neue Dokument problemlos für wen auch immer freigeben können. Um dies zu tun, gehe zu Datei> Freigeben, Sie können Mitarbeiter hinzufügen, indem Sie einen Link freigeben oder eine Einladung per E-Mail senden. Sie können auch auf klicken Aktie Schaltfläche oben rechts auf dem Bildschirm.
Sie können Ihr Dokument auch nach der Konvertierung mit OCR verwalten, indem Sie es in ein anderes Format exportieren.
Das OCR-Dokument kann in einem anderen Format exportiert werden.Das OCR-Dokument kann als bearbeitbares Textdokument, z. B. ein Word-Dokument oder ein Nur-Text-Dokument, exportiert werden Datei> Herunterladen als und wählen Sie das gewünschte Format aus.
Google Drive bietet eine schnelle und einfache Möglichkeit, Bild- und PDF-Dateien mithilfe der integrierten OCR-Funktion kostenlos in bearbeitbaren Text zu konvertieren.
Diese konvertierten Dateien können einfach freigegeben oder in andere Dateiformate exportiert werden, um sie jederzeit verwenden zu können. Sie sind weitaus nützlicher als Ihre ursprünglich gescannten Dokumente, da Sie nun den gesamten gescannten Text durchsuchen und kopieren können.
Wenn Sie Probleme beim OCRing Ihrer Dokumente in Google Drive haben, über andere OCR-Tools verfügen, die Sie lieben, oder etwas anderes, das Sie darüber informieren möchten, dass Sie papierlos gehen, teilen Sie uns dies in den Kommentaren mit!
Redaktioneller Hinweis: Dieser Beitrag wurde ursprünglich im Jahr 2014 veröffentlicht. Er wurde umfassend überarbeitet von unseren Mitarbeitern um es aktuell, genau und aktuell zu machen - mit besonderer Unterstützung von Laura Spencer.
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