So reduzieren Sie die beschäftigte Arbeit als Inhaber eines kleinen Unternehmens

Gefühl, verrückt zu sein? Stehen Sie früh auf, arbeiten Sie spät und haben Sie noch nicht alles fertig? Wenn Sie dies sind, können Sie sich wie viele kleine Unternehmer zu dünn strecken.

Als kleiner Unternehmer haben Sie viel zu tun. Wenn Sie Ihre anstrengende Arbeit nicht bewältigen, kann Ihre Arbeitsbelastung unmöglich erscheinen.

Die Belastung und der Stress bei der Arbeit.

In diesem Tutorial werden wir uns mit der Arbeit beschäftigt. Wir zeigen Ihnen auch fünf Schritte, um Ihnen dabei zu helfen, Ihre alltäglichsten Aufgaben zu bewältigen und einen Teil dieser verlorenen Zeit zurückzufordern.

Was ist eine beschäftigte Arbeit??

Hält die Arbeit Sie zurück? Viele Kleinunternehmer sind mit viel Arbeit beschäftigt, merken es aber nicht. Das liegt daran, dass sich eine anstrengende Arbeit genauso wichtig anfühlt wie andere, jedoch hat dies nicht die gleichen Auswirkungen auf Ihr Geschäft.

Beschäftigte Arbeit kann geschäftliche Aufgaben sein, die erledigt werden müssen, aber nicht zum Endergebnis beitragen. Beispiele hierfür sind Buchhaltungs- und Steueraufgaben, das Beantworten von E-Mails, die Pflege der Website, Büroaufgaben und andere Routineaufgaben. Es ist nicht so, dass diese Aufgaben nicht wichtig sind, es ist nur so, dass es Ihrem Unternehmen möglicherweise besser geht, wenn sie anders gehandhabt würden.

Beschäftigte Arbeit kann auch sinnlose Aufgaben sein, die sich sinnvoll anfühlen, aber nichts zu Ihrem Geschäft beitragen. Beispiele dafür könnten sein Büro neu dekorieren oder Unterricht nehmen, aber niemals das anwenden, was Sie lernen. Sogar Aufgaben, wie die Werbung für Ihr Unternehmen durch soziale Medien oder das Überprüfen Ihres E-Mail-Posteingangs, können bei übermäßiger Arbeit viel Arbeit bedeuten.

Die Beseitigung der vielbeschäftigten Arbeit beginnt an der Spitze. Wenn Sie als Inhaber eines kleinen Unternehmens viel Zeit mit viel Arbeit verschwenden, stehen die Chancen gut, dass alle Ihre Mitarbeiter Zeit verlieren. 

Sie können Ihren Ansatz jedoch verbessern. Hier sind einige wichtige Schritte, um Ihre Zeit zurückzunehmen und Ihre Arbeit zu reduzieren.

Schritt 1: Wissen, wie Sie Ihre Zeit verbringen

Um herauszufinden, wie Sie Ihre anstrengende Arbeit reduzieren können, müssen Sie herausfinden, wie viel Zeit Sie wirklich dafür aufwenden. Die meisten von uns machen das nicht. Wenn wir beschäftigt sind, wollen wir uns die Zeit nehmen.

Wenn Sie jedoch nachverfolgen, wie Sie Ihre Zeit nutzen, reduzieren Sie die anstrengende Arbeit. Wenn Sie Ihre Zeit nicht nachverfolgen, können Sie nicht sicher sein, wo Sie unwirksam sind.

Seien Sie ausführlich, wenn Sie Ihre Zeit verfolgen. Schließen Sie alles ein, was Sie an einem Tag tun, egal wie unbedeutend es erscheint. Um bessere Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie Ihre Zeit über mehrere Tage anstatt nur einen einzigen Tag verfolgen. Sei auch ehrlich. Wenn Sie zwei Stunden am Tag Facebook überprüfen oder eine Stunde YouTube-Videos ansehen, nehmen Sie diese Aktivität auf.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie sind Webentwickler. Nachdem Sie Ihre Zeit für einige Tage nachverfolgt haben, stellen Sie fest, dass Sie neben dem Kodieren, Testen, Brainstorming und den Wartungsaufgaben auch Zeit für die folgenden anstrengenden Arbeitsaufgaben aufwenden:

• Überprüfung der E-Mail, durchschnittliche Zeit: zehn Minuten pro Stunde
• Administrative Aufgaben, durchschnittliche Zeit: eine Stunde pro Tag
• YouTube-Videos ansehen, durchschnittliche Zeit: eine halbe Stunde pro Tag
• Verlassen Sie Ihren Schreibtisch, um eine Zwischenmahlzeit (keine Mahlzeit) zu erhalten. Die durchschnittliche Arbeitszeit beträgt eine halbe Stunde pro Tag

Ihre Zeiterfassung zeigt auch, dass Sie sich jede Woche anderthalb Stunden mit Ihren Teammitgliedern treffen. Sie halten die Besprechungen regelmäßig ab, auch wenn niemand Fragen hat und es keine Probleme gibt. Übrigens sind unnötige Besprechungen übliche Zeitverschwendung. Statistiken von Atlassian zeigen, dass die Hälfte aller Meetings Zeitverschwendung ist.

Wenn Sie diese Zeit addieren, stellen Sie fest, dass Sie durchschnittlich nur etwa fünf Stunden produktive Zeit pro Tag haben. Ich wette, das ist viel weniger produktive Zeit, als Sie gedacht hätten. Sie müssen das Beste daraus machen.

Das Pareto-Prinzip, auch als 80/20-Regel bekannt, lässt darauf schließen, dass eine kleine Anzahl von Aufgaben den Großteil Ihrer Zeit verschwendet. Reduzieren Sie die Zeit, die Sie für diese Aufgaben aufwenden müssen, und reduzieren Sie die Arbeit.

Weitere Informationen zum Pareto-Prinzip und zur Durchführung einer Pareto-Analyse finden Sie in unserem Tuts + -Tutorial zu diesem Thema:

Zu lernen, wie Sie Ihre Zeit verbringen, ist ein wichtiger Teil der Verringerung der beschäftigten Arbeit. Wenn Sie Mitarbeiter haben, lassen Sie sie auch ihre Zeit nachverfolgen, um herauszufinden, wie sie sie ausgeben. Sie können Zeiterfassungssoftware wie Harvest verwenden, um Sie zu unterstützen.

Wenn Sie wissen, wie Sie Ihre Zeit verbringen, sind Sie bereit für den nächsten Schritt.

Schritt 2: Planen Sie Ihre Zeit

Sobald Sie wissen, wie Sie Ihre Zeit verbringen, können Sie planen, diese Zeit effektiver zu nutzen. Die Planung Ihrer Zeit beginnt mit der Priorisierung.

Hier sind drei Fragen zu jeder Aufgabe, die Sie identifizieren:

1. Wie viel Zeit habe ich während der Arbeitszeit mit dieser Aufgabe verbracht??
2. Was trägt diese Aufgabe überhaupt zu meinem Geschäft bei??
3. Kann ich diese Aufgabe delegieren oder verschieben, wenn für persönliche Zeit?

Diese Fragen helfen Ihnen, Ihre Aufgaben zu priorisieren und Planungsziele festzulegen.

Wenn Sie jeden Tag ohne Ziel beginnen, ist es leicht, sich selbst zu verwirren und Zeit zu verschwenden. Verwenden Sie stattdessen einen Kalender oder Planer, um Ihre Zeit effektiver zu planen. Hier finden Sie eine Anleitung zur Verwendung eines druckbaren Papierplaners, wenn Sie keinen digitalen Kalender verwenden möchten. 

Als ein spezifischeres Beispiel, wie Priorisierung und Planung dazu beitragen können, viel Arbeit zu reduzieren, werfen wir einen Blick auf die fünf arbeitsintensiven Arbeitszeitverschwender, die in dem Beispiel in Schritt 1 identifiziert wurden.

1. E-Mail prüfen. Wenn Sie täglich viel Zeit mit dem Überprüfen von E-Mails verbringen, sind Sie nicht alleine. Laut einer Studie von Reuters verbringen viele Arbeitnehmer täglich bis zu 6,3 Stunden mit der Überprüfung von E-Mails. Um diese arbeitsaufwändige Arbeit zu reduzieren, beschränken Sie sich darauf, Ihren Posteingang dreimal täglich zu checken: zu Beginn der Arbeit, vor dem Mittagessen und vor dem Ende Ihres Arbeitstages.
2. Verwaltungsaufgaben. Die meisten administrativen Aufgaben müssen wirklich erledigt werden, aber sind Sie die beste Person, um sie auszuführen? Die Antwort lautet oft nein. Wir werden später mehr über die Delegierung von Aufgaben sprechen. Wenn es einige administrative Aufgaben gibt, die nur Sie erledigen können, sollten Sie alle Aufgaben gleichzeitig erledigen. Planen Sie jede Woche ein paar Stunden für die Administration.
3. YouTube-Videos ansehen. Wenn diese Videos nicht berufsbezogen sind, sollten Sie diese während Ihrer persönlichen Zeit ansehen. Verwenden Sie ein Ablenkungsblockierungswerkzeug wie Stayfocusd oder Freedom, wenn Sie müssen. Wenn die Videos arbeitsbezogen sind, fragen Sie sich, ob Sie die Informationen wirklich verwenden werden.
4. Essen. Ich verstehe, du wirst hungrig, wenn du arbeitest. Aber wenn Sie Ihren Schreibtisch für Snacks verlassen, kann dies eine große Ablenkung sein. Halten Sie einige gesunde Snacks in Ihrem Büro bereit, damit Sie nicht weit gehen müssen, um etwas zu essen zu finden. Noch besser, halten Sie einen Behälter mit kaltem Wasser in der Nähe. (Die Menschen verwechseln den Durst oft mit Hunger.)
5. Treffen.Sofern es keine festgelegte Agenda gibt, können Meetings viel Zeit in Anspruch nehmen. Seien Sie besonders vorsichtig bei Routinebesprechungen ohne wirklichen Zweck. Wenn sich Ihr kleines Team jede Woche trifft, unabhängig davon, ob etwas zu besprechen ist oder nicht, sollten Sie das wöchentliche Meeting durch einen Statusbericht in Form eines Memos ersetzen.

Nun, da Sie Ihre Zeit geplant haben, wollen wir einige andere Möglichkeiten untersuchen, um die Arbeit zu reduzieren.

Schritt 3: Verwenden Sie die richtigen Werkzeuge

Als Inhaber eines kleinen Unternehmens haben Sie viele Aufgaben, einschließlich vieler Routineaufgaben. Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Unternehmer versucht, diese Aufgaben nur mit den Softwaretools auszuführen, mit denen er am besten vertraut ist.

Wenn Sie Ihrem Arbeitsprozess seit einigen Jahren keine neuen Softwaretools hinzugefügt haben, besteht die Chance, dass Sie nicht so effizient arbeiten, wie Sie vielleicht sind. Mit dem richtigen Werkzeug können viele Routineaufgaben effektiver erledigt werden. Und täglich werden neue Werkzeuge entwickelt.

Wenn Sie feststellen, dass ein einzelner Aufgabentyp viel Zeit in Anspruch nimmt, suchen Sie nach einem effizienteren Weg, um diese Aufgabe auszuführen. Zum Beispiel ist die Abrechnung eine Art von Aufgabe, die bei wachsendem Unternehmen viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Es kann lange dauern, bis die Abrechnung abgewickelt wird, auch wenn Sie nur wenige Mitarbeiter haben. Es gibt Möglichkeiten, den Abrechnungsprozess zu rationalisieren. In unserem Tuts + -Tutorial erfahren Sie, wie Sie mit der Lohnabrechnung effizient umgehen können:

Desorganisation kann auch für den Kleinunternehmer eine große Zeitverschwendung sein. Glücklicherweise gibt es viele Tools, die Sie bei der Organisation und Produktivität unterstützen. Im Folgenden finden Sie einige Vorschläge zur Verbesserung Ihrer Produktivität mit Mac-Software: 

Für Kleinunternehmer mit Mitarbeitern ist es auch wichtig, sicherzustellen, dass auch Ihre Mitarbeiter über die richtigen Werkzeuge verfügen.

Werkzeuge sind nicht die einzige Möglichkeit, die Zeit für Routineaufgaben zu reduzieren.

Schritt 4: Holen Sie sich Hilfe

Scheint es, dass der einzige Weg, um alles zu erledigen, es selbst ist? Viele Kleinunternehmer überfordern sich, indem sie versuchen, mit allem umzugehen. Das ist ein schneller Weg zu Burnout und Fehlern.

Auch wenn Sie noch nicht bereit sind, mehr Mitarbeiter einzustellen, müssen Sie nicht alles selbst erledigen. Durch das Outsourcing einiger Arbeitslasten sparen Sie Zeit und können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Es gibt drei Arten von Aufgaben, die das Outsourcing in Betracht ziehen sollen:

1. Einmalige oder gelegentliche Aufgaben.Ihr Unternehmen ist möglicherweise nicht groß genug, um einen Mitarbeiter zu beauftragen, um Ihre Webseite zu gestalten oder Ihre Marketing-Kopie zu schreiben. Dies bedeutet jedoch nicht, dass Sie dies selbst tun müssen. Diese Art von Aufgabe ist ideal für einen unabhängigen Auftragnehmer. EnvatoStudio erleichtert die Suche nach einem qualifizierten Auftragnehmer in Bereichen wie Logo- oder Grafikdesign, Programmierung, Texterstellung und vielem mehr. Entdecken Sie weitere Ideen zu zeitsparenden Tipps für die Arbeit mit Designern.
2. Aufgaben, die spezielles Wissen erfordern. Wenn Sie ständig recherchieren, weil Sie nicht wissen, wie bestimmte Geschäftsaufgaben zu bewältigen sind, können Sie diese Aufgaben besser an jemanden mit professioneller Ausbildung delegieren. Beispielsweise ist die Besteuerung ein Bereich, in dem viele Kleinunternehmer schwach sind. Steuerberater werden speziell im Umgang mit Unternehmenssteuern geschult.
3. Routine Verwaltungsaufgaben. Ein virtueller Assistent kann hilfreich sein, wenn Sie viel Zeit mit Routinetätigkeiten wie dem Sortieren und Beantworten von E-Mails, der Werbung für Ihr Unternehmen in den sozialen Medien oder der Aktualisierung Ihrer Kontaktliste verbringen. Die meisten virtuellen Assistenten arbeiten als unabhängige Auftragnehmer. Sie können sie für eine festgelegte Anzahl von Stunden pro Woche oder Monat mieten. Oder Sie können nach Bedarf mit ihnen arbeiten.

Um herauszufinden, ob es sinnvoll ist, jemanden für eine Aufgabe einzustellen, stellen Sie sich folgende Fragen:

• Wie lange dauert diese Aufgabe normalerweise??
• Wie viel muss ich zahlen, um jemanden zu bekommen, der die Aufgabe für mich erledigt?
• Kann ich bei dieser Aufgabe einen erstklassigen Job machen??

Beim ersten Outsourcing erscheinen einige Aufgaben zu teuer. Zum Beispiel denken Sie vielleicht, dass Sie es sich nicht leisten können, einen Rechtsanwalt oder einen Buchhalter zu beauftragen. Denken Sie jedoch daran, dass sie aufgrund ihrer speziellen Ausbildung und ihres Fachwissens ihre Aufgaben viel schneller erledigen können als Sie. Wenn Sie einen Profi verwenden, können Sie sich auch auf die Erzielung von Umsatzaktivitäten konzentrieren.

Es gibt einen letzten Schritt, der die anstrengende Arbeit reduziert (und Ihre Gesundheit verbessert)..

Schritt 5: Holen Sie sich genug Ruhe

Es mag kontrapunktisch erscheinen, aber je mehr Sie arbeiten, desto weniger erledigen Sie. Dies gilt insbesondere für den Kleinunternehmer, der mit viel Arbeit und anderen Problemen belastet sein kann.

Leider arbeiten müde Menschen langsamer. Wenn Sie lange Stunden arbeiten und zu spät ins Bett gehen, um mehr zu erreichen, tun Sie das nicht. Sie sabotieren sich wahrscheinlich selbst.

Laut einem Bericht der Centers for Disease Control ist der Schlafmangel ein ernstes Gesundheitsproblem. Schlafmangel kann Konzentrationsprobleme verursachen und in einigen Fällen zu Erkrankungen führen. Die meisten Erwachsenen brauchen zwischen sieben und acht Stunden Schlaf. Planen Sie also Ihren Zeitplan so, dass Sie viel Ruhe bekommen. Wenn Sie Mitarbeiter haben, stellen Sie sicher, dass sich die Mitarbeiter ausreichend Zeit nehmen, um sich ausreichend zu erholen.

Ihr nächster Schritt: Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Arbeit

Als Inhaber eines kleinen Unternehmens fühlen Sie sich möglicherweise von allem, was Sie tun müssen, überwältigt. Es muss nicht so sein.

Denken Sie an die fünf Schritte in diesem Beitrag:

1. Verfolgen Sie Ihre Zeit, um zu erfahren, wie Sie sie ausgeben.
2. Planen Sie Ihre Zeit, indem Sie wichtige Aufgaben priorisieren.
3. Verwenden Sie die richtigen Werkzeuge, um effizienter zu arbeiten.
4. Delegieren Sie administrative Aufgaben, einmalige Aufgaben oder Aufgaben, die Fachwissen erfordern.
5. Holen Sie sich genug Ruhe.

Um noch mehr über die Verbesserung Ihrer Produktivität zu lernen, beginnen Sie mit den Grundlagen, schauen Sie sich unsere Serie zum Aufbau Ihres eigenen Produktivitätssystems an oder überprüfen Sie unsere Produktivitätskategorie auf Tuts +. Hier sind einige unserer hilfreichsten Produktivitäts-Tutorials für Kleinunternehmer:

Machen Sie einige erste Schritte, um mit den Aufgaben zu beginnen, an denen Sie und Ihr Team in Ihrem Unternehmen arbeiten. Delegieren Sie bei Bedarf, verbessern Sie Ihre Systeme, ordnen Sie Ihre Zeit besser zu und gestalten Sie Ihren Fokus neu. Experimentieren Sie mit Bereichen, die den Workflow für kleine Unternehmen verbessern können. Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Zeit am besten genutzt wird, da es nur eine begrenzte Menge davon gibt.