Antworten auf E-Mail-Einführungen mit guter Etikette

Haben Sie jemals eine E-Mail-Einführung erhalten und sich gefragt, wie Sie antworten sollen? Die Einführung in wichtige Kontakte durch Personen, die Sie kennen, ist entscheidend für den Erfolg. Solche Einführungen können Ihnen dabei helfen, Arbeit, Kunden oder sogar Freunde zu finden.

Die richtige Antwort auf eine E-Mail-Einführung zu kennen, ist eine wichtige unternehmerische und soziale Fähigkeit. Sie haben keine zweite Chance, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. Und Sie können sicher sein, dass die E-Mail, die Sie als Antwort auf eine Einführung senden, einen Eindruck hinterlässt. Sie müssen sicherstellen, dass der Eindruck, den Sie machen, der richtige ist.

In diesem Artikel: 

• Ich beschreibe einige allgemeine Geschäftssituationen, in denen eine E-Mail-Einführung nützlich sein könnte. 
• Als Nächstes schauen wir uns an, was zu tun ist, nachdem die E-Mail-Einführung durchgeführt wurde, einschließlich bewährter Vorgehensweisen für die E-Mail-Einführung. 
• Schließlich werde ich ein Beispiel für eine Antwort-E-Mail mit der Einleitung zur Verfügung stellen, die Sie als Vorlage zum Erstellen Ihrer eigenen E-Mail-Antwort verwenden können.

Was ist die beste Strategie, um auf E-Mail-Einführungen zu reagieren? (grafische Quelle)

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5 Arten von Geschäftseinführungen (oft über E-Mail)

Einführungen sind ein allgemeines Geschäftsinstrument. Wenn Sie jemanden kennen, der mit jemandem vertraut ist, den Sie kennen müssen, ist es akzeptabel, Ihren Kontakt zu bitten, Sie vorzustellen. Oft werden solche Einführungen per E-Mail vorgenommen.

Hier sind einige häufig vorkommende Geschäftsszenarien, die Einführungen beinhalten:

1. Vernetzung - Als Geschäftsprofi zählt derjenige, den Sie kennen. Es ist hilfreich, Verbindungen in Ihrem Bereich und in verwandten Bereichen zu haben. Oft kann eine Ihrer Verbindungen Sie per E-Mail mit anderen in Ihrer Branche bekannt machen. 
2. Arbeitssuche - Wenn Sie nach einem Job in einem bestimmten Unternehmen suchen und jemanden kennen, der dort arbeitet, ist Ihr Kontakt möglicherweise bereit, Sie einem Entscheidungsträger vorzustellen. Oft bestimmen solche Einführungen, ob Sie eingestellt werden.
3. Der Umsatz - Wenn Sie im Verkauf sind, können Sie sich auf andere verlassen, um Sie mit gültigen Interessenten bekannt zu machen. Verbindungen werden oft durch persönliche Einführungen hergestellt. Sie sind eher interessiert als Kontakte, die über andere Methoden hergestellt werden.
4. Arbeit Projektteams - In der heutigen Geschäftswelt ist es nicht ungewöhnlich, dass Remote-Teams mit anderen zusammenarbeiten, die sie noch nie getroffen haben. Eine E-Mail-Einführung des Teamleiters kann dazu beitragen, dass Ihr Team mehr Zusammenhalt hat.
5. Anbieter - Es kann schwierig sein, zuverlässige Lieferanten zu finden. Wenn Sie mit einem Produkt oder einer Dienstleistung zufrieden sind und Ihr Bekannter das gleiche Produkt oder die gleiche Dienstleistung sucht, möchten Sie möglicherweise Ihren Bekannten bei Ihrem Verkäufer vorstellen.

Wenn Sie ein kleines Unternehmen betreiben oder als Profi arbeiten, werden Ihnen viele dieser Einführungstypen per E-Mail übermittelt. Es ist wichtig zu wissen, wie mit ihnen umgegangen wird, damit Sie mit einer guten E-Mail-Etikette antworten und aus jeder Einführung das Beste herausholen können.

Antworten auf eine E-Mail-Einführung mit guter Etikette

Wenn Sie sich am Empfang einer E-Mail-Einführung befinden, was sollten Sie tun? Sie fragen sich vielleicht, wie Sie auf eine E-Mail-Einführung antworten.

Wie Sie auf eine E-Mail-Einführung reagieren, macht einen Eindruck von Ihrer neuen Verbindung. Wie bereits erwähnt, möchten Sie, dass dieser Eindruck gut ist.

Befolgen Sie diese 4 Schritte, um einen guten Eindruck zu machen

Es gibt einige bewährte Vorgehensweisen für die E-Mail-Einführung, um sicherzustellen, dass Sie einen guten Eindruck machen. Wenn Sie eine E-Mail-Einführung erhalten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Interesse - Der erste Schritt bei der Beantwortung einer E-Mail-Einführung besteht darin, zu entscheiden, wie wichtig die Einführung für Sie ist. In einigen Fällen (z. B. einem Verkaufsgespräch) haben Sie möglicherweise nicht nach einer Einführung gesucht oder der Kontakt ist möglicherweise nicht für Ihre Bedürfnisse geeignet. Es ist in Ordnung, die andere Partei mitzuteilen, dass Sie nicht interessiert sind. In anderen Fällen (z. B. einer Jobsuche) haben Sie möglicherweise die Einführung beantragt. Was Sie entscheiden, bestimmt den Inhalt Ihrer Antwort.
2. Antworte schnell - Egal was Sie im ersten Schritt entscheiden, Sie sollten zeitnah reagieren. Normalerweise sollte eine geschäftliche Einführung innerhalb eines Geschäftstages beantwortet werden. Sie sollten auch dann eine höfliche Antwort senden, wenn Sie nicht an der Verbindung interessiert sind. Sie wissen nie, was die Zukunft bringt, und eines Tages müssen Sie möglicherweise erneut Kontakt mit dieser Person aufnehmen.
3. Personalisieren Sie Ihre Antwort - Es ist in Ordnung, Ihre Antwort auf einer Vorlage zu stützen, aber senden Sie nicht an jede einleitende E-Mail, die Sie erhalten, dieselbe generische Antwort. Passen Sie Ihre Antwort an die Umstände der Einführung an. Fügen Sie nach Bedarf Informationen hinzu oder löschen Sie sie.
4. Ich danke dem Referrer - Ihr ursprünglicher Kontakt hat sich auf eine Gliedmaße ausgesprochen, um Sie zu empfehlen. Teilen Sie also Ihrem ursprünglichen Kontakt mit, wie es gelaufen ist. Sie werden wahrscheinlich eher helfen, wenn Sie Feedback geben. Selbst wenn die Einführung unerwünscht war, teilen Sie Ihrem Bekannten höflich mit, dass die Verbindung nicht gut passt, und erklären Sie den Grund. Möglicherweise benötigen Sie die Hilfe dieses Verweisers noch einmal zu einem anderen Zeitpunkt.

Wenn Sie sich für die Einrichtung von Antwortvorlagen entscheiden, kann das Canned Response-Tool von Google Mail Abhilfe schaffen. Weitere Informationen zum Einrichten von E-Mail-Vorlagen mit von Google Mail geplanten Antworten finden Sie in diesem Lernprogramm:

Nachdem Sie nun die Antwort auf eine E-Mail-Einführung verstanden haben, wollen wir uns einige Details zum Verfassen einer Antwort auf die E-Mail-Einführung ansehen.

Antworten auf Einführungs-E-Mails und Schreiben Ihrer Antwort

Sie können die Antwort zur E-Mail-Einführung schreiben. Was machst du zuerst? Schauen wir uns einige Besonderheiten an.

Hinweis: Ich habe Gmail oder MS Outlook für diese E-Mail-Beispiele verwendet, sie funktionieren jedoch mit den meisten E-Mail-Anbietern. Alle in diesen Beispielen angegebenen Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern sind frei erfunden.

1. Schreiben Sie die E-Mail-Betreffzeile

Die Betreffzeile einer E-Mail ist wichtig. Es kann feststellen, ob Ihre E-Mail gelesen wird oder nicht. Die falsche Betreffzeile kann sogar dazu führen, dass Ihre E-Mail im Spam-Ordner landet.

Wenn Sie auf eine E-Mail-Einführung antworten, fragen Sie sich möglicherweise, was Sie als Betreff der E-Mail verwenden sollen. In einigen Fällen werden Sie auf die E-Mail-Einführung antworten. Wenn die Betreffzeile der E-Mail-Einführung klar und präzise war, ist es in Ordnung, sie intakt zu halten. Einige E-Mail-Systeme (wie MS Outlook) fügen RE: vor der Betreffzeile ein, um Ihre Antwort als Antwort zu identifizieren.

Viele E-Mail-Systeme fügen RE: hinzu, wenn Sie auf eine Nachricht antworten.

Wenn die Betreffzeile der E-Mail-Einführung unklar war, möchten Sie möglicherweise Ihre eigene verfassen. Ihre Betreffzeile sollte kurz und auf den Punkt sein. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für die Betreffzeile der Antwort zur E-Mail-Einführung.

Ihre Betreffzeile sollte kurz und auf den Punkt sein.

Wie Sie sehen, ist diese E-Mail direkt und auf den Punkt. Der Namensverlust kann auch wichtig sein. Wenn der Empfänger Joe Jones respektiert und ihm vertraut, wird er höchstwahrscheinlich die E-Mail öffnen.

2. Adressieren Sie Ihre Antwort-E-Mail

Die Antwort-E-Mail sollte an die Person gerichtet werden, der Sie vorgestellt werden. Es gibt jedoch ein Dilemma.

Die Einführungs-E-Mail, die Sie erhalten haben, stammt wahrscheinlich von Ihrem Kontakt mit der Person, an die er die E-Mail adressiert, im Feld cc. Wenn Sie gerade schlagen Allen antworten Um auf die E-Mail zu antworten, wird Ihr ursprünglicher Kontakt weiterhin in die Konversation einbezogen. Sie möchten jedoch, dass Ihr ursprünglicher Kontakt weiß, dass Sie auf die E-Mail-Einführung geantwortet haben.

Um dies zu beheben, verschieben Sie den ursprünglichen Kontakt zu BCC. Auf diese Weise wird die Person, die Sie vorgestellt hat, wissen, dass Sie bei der Einführung gehandelt haben, aber sie erwartet nicht, an der Unterhaltung teilzunehmen.

Weitere Informationen zum richtigen Adressieren einer E-Mail finden Sie in diesem hilfreichen Tutorial:

3. Wählen Sie den richtigen Ton für Ihre Antwort

Höflichkeit zählt. Denken Sie daran, Sie machen einen ersten Eindruck. Ein freundlicher, aber professioneller Ton ist normalerweise am besten.

Achten Sie auf den Ton Ihrer Einführungs-E-Mail. Ist es formell, informell? Lassen Sie Ihre Antwort diesen Ton wiedergeben. Ihre ursprüngliche Verbindung weiß wahrscheinlich, welcher Ton für Ihren neuen Kontakt am besten ist.

In diesem Tutorial wird der Unterschied zwischen einer formalen E-Mail und einer informellen E-Mail ausführlicher beschrieben:

4. Sei direkt

Ihre neue Verbindung ist wahrscheinlich ausgelastet, sodass Sie am besten im Hauptteil Ihrer Antwort-E-Mail zur Einführung gelangen. Wenn Sie nach einem Job suchen, erläutern Sie, welche Art von Arbeit Sie ausführen. Wenn Sie ein Produkt oder eine Dienstleistung verkaufen, erklären Sie, warum Sie glauben, dass dies für Ihren neuen Bekannten von Nutzen ist.

Vergessen Sie nicht zu erwähnen, wie Ihre Beziehung Ihrem Kontakt zugute kommt. Wenn Sie einen Job suchen, erklären Sie, warum Sie gut passen. Erläutern Sie, wie das Unternehmen von Ihren Fähigkeiten profitieren kann. Wenn Sie ein Produkt oder eine Dienstleistung verkaufen, erklären Sie, wie Ihr Produkt seinen Bedürfnissen entspricht, und beschreiben Sie den Hauptvorteil der Verwendung Ihres Produkts.

Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Ihre E-Mail präzise und klarer gestalten, lesen Sie dieses Tutorial:

5. Seien Sie vorsichtig und überprüfen Sie Ihre E-Mail vor dem Senden

Überprüfen Sie die E-Mail sorgfältig. Suchen Sie nach Rechtschreib- und Grammatikfehlern. Verwenden Sie die Rechtschreibprüfung, um offensichtliche Fehler zu erkennen, gehen Sie jedoch darüber hinaus und suchen Sie nach falschen Informationen und anderen Tippfehlern. Wenn Sie bei jeder geschäftlichen E-Mail unvorsichtig sind, kann dies zu einer falschen Nachricht führen. Sie möchten nicht, dass Ihr neuer Kontakt denkt, dass Sie unprofessionell sind oder sich nicht für Qualität interessieren.

Ein Follow-up-E-Mail-Beispiel

Sehen wir uns ein Beispielszenario und ein Beispiel für eine E-Mail-Antwort der Einführung an, die Sie möglicherweise als Antwort auf das Szenario senden.

Beispielszenario

Eine ehemalige Mitarbeiterin, Jane Perez, ist bei einer ABC-Firma beschäftigt, bei der Sie arbeiten möchten. Sie stellen fest, dass das ABC-Unternehmen auf seiner Website einen Job zur Webentwicklung hat, für den Sie die perfekte Lösung wären. 

Sie wissen auch, dass Sie eine bessere Chance haben, diesen Job zu erhalten, wenn Sie jemand im Unternehmen dem Einstellungsmanager vorstellt. Sie bitten Ihren Kontakt, eine E-Mail-Einführung vorzunehmen, und einige Tage später finden Sie die folgende E-Mail-Einführung von Jane in Ihrem Posteingang:

Eine Beispiel-E-Mail-Einführung.

Es ist an der Zeit, auf Janes Einführung E-Mail zu antworten. Lassen Sie uns einige Punkte aus der E-Mail-Einführungsetikette, die wir zuvor gelernt haben, kurz überprüfen:

• Interesse - Da Sie nach der E-Mail-Einführung gefragt haben, interessieren Sie sich für die Verbindung.
• Antworte schnell - Sie wissen, dass Sie rechtzeitig reagieren müssen, sodass Sie die Antwort heute versenden.
• Personalisieren Sie Ihre Antwort - Sie haben keine Vorlage für E-Mail-Einführungen gespeichert, sodass die Antwort nicht generisch ist. (Sie können diese Antwort auf die E-Mail-Einführung als Vorlage speichern, solange Sie nicht vergessen, sie anzupassen.)

Wir werden später auf den vierten Punkt der E-Mail-Antwortetikette eingehen. Schauen wir uns nun die Antwort auf die E-Mail-Einführung an, die Sie schreiben könnten:

Hier ist ein Beispiel für eine Antwort auf die E-Mail-Einführung.

Klicken Sie hier, um eine Vorlage dieser Antwortantwort für die E-Mail-Einführung zu erhalten, die Sie mit Ihren eigenen Informationen anpassen können.

Beachten Sie, dass die Antwort-E-Mail mit der Bestätigung von Jane beginnt, sie jedoch zu Bcc verschiebt. Später schreiben Sie eine separate Folge-E-Mail an sie.

Die E-Mail ist auch professionell höflich. Es bringt es auf den Punkt, indem es die offene Stelle und Ihre Qualifikationen erwähnt. Sie machen es auch für Sally leicht, darauf zu reagieren, indem Sie mehrmals angeben, wann Sie verfügbar sind, und Ihre Telefonnummer angeben.

Hinweis: Es gibt einige Unstimmigkeiten darüber, ob Sie in einer Antwort auf die E-Mail-Einführung bestimmte Daten und Uhrzeiten angeben sollten. Diejenigen, die dagegen sind, haben das Gefühl, dass Sie weniger verfügbar erscheinen. Diejenigen, die sich dafür ausgesprochen fühlen, brauchen die Arbeit, um dem Empfänger eine angenehme Besprechungszeit zu bieten.

Schließen Sie schließlich die Beispiel-E-Mail mit einem positiven Hinweis und mit professionellem Ton.

Ein paar Tage später, nachdem Sally einen Termin mit Ihnen vereinbart hat, senden Sie eine E-Mail an Jane. Lass sie wissen, dass die Verbindung erfolgreich war. Diese Dankes-E-Mail ist der vierte Punkt der Antwortetikette für die E-Mail-Einführung. Wenn Sie wegen Janes Einführung einen Job bekommen, sollten Sie sie informieren und ihr nochmals danken.

Wenn die E-Mail zu einem Interview führt, wird dieses Tutorial möglicherweise hilfreich sein, um eine Dankes-E-Mail an Ihren Interviewer zu schreiben:

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Abgesehen von der Beherrschung von E-Mail-Einführungsstrategien gibt es eine Reihe zusätzlicher E-Mail-Strategien, mit denen Sie professioneller E-Mails senden können. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, mit all Ihren E-Mails Schritt zu halten, ist es an der Zeit, die Kontrolle zu übernehmen.

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Reagieren Sie effektiv auf Ihre nächste E-Mail-Einführung

Es ist wichtig zu verstehen, wie man auf eine E-Mail-Einführung richtig reagiert. Wenn Ihre Antwort auf die E-Mail-Einführung professionell ist, hinterlassen Sie einen guten Eindruck. Wenn Sie jedoch schlecht antworten, ist Ihr neuer Kontakt weniger beeindruckt. Ihre Antwort auf die E-Mail-Einführung ist wichtig.

Es ist nicht schwer, eine effektive Antwort auf die E-Mail-Einführung zu schreiben, wenn Sie die Grundlagen der E-Mail-Einführungsetikette verstanden haben. Befolgen Sie die Richtlinien zum Schreiben einer Antwort auf die E-Mail-Einführung in diesem Artikel, und Sie werden problemlos auf Ihre nächste E-Mail-Einführung reagieren können.