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Die Einstellung von Mitarbeitern ist ein wichtiger Schritt in der Entwicklung Ihres kleinen Unternehmens. Anstatt alles selbst erledigen zu müssen, können Sie plötzlich Aufgaben delegieren und sich auf die wichtigen Dinge konzentrieren. Wenn mehr Menschen dazu beitragen, kann das Wachstum Ihres Unternehmens abnehmen.
Mit der Einstellung von Mitarbeitern gehen jedoch auch viele zusätzliche administrative Kopfschmerzen einher, und ein großer Teil davon besteht darin, herauszufinden, wie man die Lohnbuchhaltung anstellt. Sie müssen nicht nur herausfinden, wie viel jede Person bezahlen und die Überweisung vornehmen muss, sondern auch die Lohnsteuer. In einer 2015 von der National Small Business Association durchgeführten Umfrage unter US-amerikanischen Kleinunternehmen standen die Lohnsteuern sowohl hinsichtlich der finanziellen als auch der administrativen Belastung an erster Stelle.
Es kann auch teuer sein, es falsch zu machen. Im Jahr 2015 verhängte der IRS 6,25 Millionen Strafen in Höhe von 4,25 Milliarden US-Dollar im Zusammenhang mit der Lohnsteuer.
In diesem Lernprogramm erfahren Sie, wie Sie Ihre Systeme einrichten und die Lohnabrechnung für ein kleines Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern durchführen. Egal, ob Sie gerade Ihre ersten Mitarbeiter eingestellt haben oder ob Sie seit einiger Zeit eine Gehaltsabrechnung durchführen und Ihren Prozess verbessern möchten, in diesem Lernprogramm erfahren Sie, was Sie tun können. Sie lernen die verschiedenen Optionen, die Sie durchlaufen haben, und die Mechanismen für das Einbehalten von Steuern und Zahlungen an Ihre Mitarbeiter kennen.
Beachten Sie, dass einige Details, wie Steuern und andere abzuziehende Posten, in verschiedenen Teilen der Welt und für verschiedene Arten von Unternehmen und Mitarbeitern variieren können.
In diesem Lernprogramm werde ich die allgemeinen Schritte zum Einrichten eines Abrechnungssystems durchgehen. Denken Sie jedoch daran, dass die Details in Ihrer spezifischen Situation anders sein können. Stellen Sie also sicher, dass Sie von der örtlichen Regierung einen Leitfaden erhalten, der Ihnen erklärt, was Sie tun müssen. In den USA zum Beispiel ist die IRS Publication 15 ein nützlicher Leitfaden für die föderale Steuerverantwortung von Arbeitgebern (obwohl Bundesstaaten und Städte auch ihre eigenen Steuervorschriften berücksichtigen müssen)..
Beginnen wir mit einem kurzen Blick darauf, was ein Abrechnungssystem ist und wie es funktioniert.
Grundsätzlich hat ein Abrechnungssystem zwei Hauptfunktionen: um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter den richtigen Betrag erhalten, und um sicherzustellen, dass der Staat den richtigen Steuerbetrag erhält.
Heutzutage verwenden viele Unternehmen ihre Lohnabrechnungssysteme mit spezieller Software oder Online-Apps (die wir im nächsten Abschnitt betrachten werden). Die Form, die es braucht, ist jedoch nicht wichtig: Solange Sie alles genau tun, können Sie die Personalabrechnung auch mit Ihren eigenen manuellen Aufzeichnungen durchführen.
Die Grundkomponenten eines Abrechnungssystems sind also:
Dies sind die Grundlagen, aber abhängig von den Situationen Ihrer Mitarbeiter müssen Sie möglicherweise auch Überstunden, Prämien, Abzüge für ein Rentensystem und vieles mehr berücksichtigen.
Das Bezahlen von Mitarbeitern hört sich an, als ob es eine einfache Sache sein sollte, aber wenn Sie anfangen, steuerliche und andere Gesichtspunkte zu berücksichtigen, kann dies ziemlich kompliziert werden, mit erheblichem Fehlerpotenzial. So entscheiden sich viele Unternehmen dafür, die Lohnabrechnung auszulagern oder spezielle Software oder Dienstleistungen zu nutzen.
Hier sind die wichtigsten Optionen für die Verarbeitung der Lohnabrechnung mit ihren Vor- und Nachteilen:
Nach Angaben der National Small Business Association lagern 41% der US-amerikanischen Kleinunternehmen ihre Lohnbuchhaltung an eine externe Firma aus. Und die Mehrheit der Unternehmen mit mehr als fünf Mitarbeitern lagert aus.
Der Vorteil einer anderen Firma für Ihre Gehaltsabrechnung ist, dass Sie keine Kopfschmerzen mehr haben und dass sie es wahrscheinlich richtig hinbekommen, da dies ihre Hauptaufgabe ist.
Der Hauptnachteil ist, dass es teuer werden kann. Dieselbe NSBA-Umfrage ergab, dass ein Drittel der kleinen Unternehmen mehr als 6.000 USD pro Jahr für die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabgaben ausgibt. Das ist eine ziemliche Investition für ein kleines Unternehmen.
Es gibt natürlich bessere Angebote, daher müssen Sie möglicherweise nicht so viel ausgeben. Holen Sie sich Angebote einiger Unternehmen, um zu sehen, was es kostet. Einige der größten Unternehmen in diesem Bereich sind ADP und Paychex. Einige der im nächsten Abschnitt genannten Unternehmen bieten auch Full-Service-Optionen an.
Eine weitere beliebte Option, insbesondere für kleinere Unternehmen, besteht darin, die Personalabrechnung selbst durchzuführen, sie jedoch durch spezielle Software oder Online-Apps durch den Prozess zu führen und die Berechnungen für sie durchzuführen.
ADP und Paychex bieten auch diese Art von Lösung an, ebenso viele andere Unternehmen wie Intuit, Gusto und Patriot Software.
Der Vorteil dieses Ansatzes ist, dass er oft kostengünstiger ist als die Einstellung eines Full-Service-Gehaltsabrechnungsdienstleisters. Trotzdem erhalten Sie einen zuverlässigen Service. Solange Sie die richtigen Informationen eingeben, macht die Software die erforderlichen Berechnungen und macht den Prozess einfacher Sie.
Der Nachteil ist, dass Sie nicht so viel wie von einem Full-Service-Anbieter erhalten, so dass Sie für die korrekte Verwendung der Software verantwortlich sind. Und es kostet immer noch mehr als Option 3, was…
Wenn Sie sich auf Ihre eigenen finanziellen und technischen Fähigkeiten und Ihr Verständnis der Steuergesetzgebung Ihres Landes verlassen oder wenn Sie einen Mitarbeiter haben, der dies für Sie erledigen kann, möchten Sie vielleicht die Lohnabrechnung vollständig inhouse durchführen. Sie können Löhne und Steuern selbst berechnen, Gehaltsschecks ausdrucken und die Zahlungen an Ihre Mitarbeiter abwickeln.
Der Vorteil dieses Ansatzes ist, dass Sie keine anderen Anbieter bezahlen müssen und alles unter Ihrer Kontrolle steht.
Der offensichtliche Nachteil besteht darin, dass dies ziemlich kompliziert sein kann. Wenn Sie dies ohne fremde Hilfe tun, kann dies zu kostspieligen Fehlern führen. Vergessen Sie auch nicht, dass Ihre eigene Zeit mit Kosten verbunden ist. Wenn Sie viel Zeit und Energie für die Gehaltsabrechnung aufwenden, lenken Sie Zeit und Energie von anderen, produktiveren Dingen ab, die Sie tun könnten.
Wir werden einige Schritte im Rest dieses Tutorials durchgehen und es gibt Online-Rechner und andere Tools, die Ihnen helfen können, aber es kann immer noch ziemlich schwierig sein, Ihr eigenes Gehaltsabrechnungssystem zu betreiben Online- oder Full-Service-Anbieter.
Wenn Sie sich für Ihren Ansatz entschieden haben, besteht der erste Schritt im Abrechnungsprozess darin, die erforderlichen Informationen zu jedem Ihrer Mitarbeiter zu sammeln.
Zumindest besteht das aus:
Das meiste ist recht einfach, aber ich werde nur etwas zum zweiten Punkt, zu den Steuerfreibeträgen, erläutern. Dies hängt von Ihrem Steuersystem ab. In den USA können Mitarbeiter beispielsweise unterschiedliche Zulagen beantragen, um ihre Steuer zu senken, je nachdem, ob sie verheiratet sind, wie viele Kinder sie haben und so weiter. Sie müssen diese Informationen kennen, damit Sie die korrekte Steuer einbehalten können. Sie können es sammeln, indem der Mitarbeiter ein W-4-Formular ausfüllt.
Wenn Sie eine Gehaltsabrechnungssoftware verwenden, sollte diese den Lohn für Sie berechnen, es ist jedoch immer noch gut zu wissen, wie sie ausgeführt wird, damit Sie die Ergebnisse verstehen und überprüfen können.
Glücklicherweise ist die Berechnung des Bruttolohns (d. H. Des Gesamtbetrags vor Steuern) ziemlich unkompliziert.
Wenn Ihr Mitarbeiter ein Jahresgehalt erhält, teilen Sie das Gehalt einfach durch die Gesamtzahl der Lohnperioden im Jahr. Wenn Ihre Angestellte beispielsweise 30.000 Dollar pro Jahr verdient, beträgt ihr monatliches Gehalt 30.000 Dollar / 12 = 2.500 Dollar. Wenn Sie sie wöchentlich bezahlt haben, teilen Sie sich einfach 52 statt 12.
Wenn Sie stundenweise bezahlen, multiplizieren Sie einfach die Anzahl der geleisteten Stunden mit dem Lohnsatz. Nehmen wir an, der Mitarbeiter verdient 30 Dollar pro Stunde und eine Überstundenzahl von 45 Dollar pro Stunde. In der vergangenen Woche hat sie 40 reguläre Stunden und 10 Überstunden geleistet. Ihr Bruttogehalt wäre:
Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie Boni oder andere einmalige Gegenstände hinzufügen. Bis jetzt ist es ziemlich einfach, aber es wird komplizierter, wenn der Steuerberater beteiligt wird…
Ihre Angestellten müssen Steuern auf ihre Löhne entrichten, und in den meisten Ländern müssen sie auch einen Teil ihrer Löhne zahlen, um eine Art Sozialversicherungssystem zu finanzieren. Es ist Ihre Aufgabe, das Geld aus den Gehaltsschecks zu nehmen und an die zuständigen Behörden zu schicken.
Darüber hinaus müssen Sie als Arbeitgeber möglicherweise Steuern zahlen, je nachdem, wie viele Arbeitnehmer Sie haben, oder häufiger nach dem verdienten Geld.
Daher besteht Ihre Verantwortung als Arbeitgeber darin, sicherzustellen, dass Ihr Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem den Arbeitnehmern die richtige Steuer- und Sozialversicherungssumme einbehält, und dass Sie als Arbeitgeber die richtige Lohnsteuer zahlen.
Die Details sind je nach Land sehr unterschiedlich, aber hier ein Beispiel, wie es in Großbritannien funktionieren würde:
Nehmen wir an, Ihre Mitarbeiterin Tina hat ein Jahresgehalt von 60.000 £.
In Großbritannien erhalten Mitarbeiter wie in vielen anderen Ländern jedes Jahr eine Steuerfreibetrag. Eine Person kann £ 11.000 verdienen, bevor sie Steuern zahlt. Tina wird also nur Steuern auf £ 49.000 ihres Jahreseinkommens zahlen.
Danach wird das Einkommen mit steigendem Einkommen zu unterschiedlichen Sätzen besteuert. In Großbritannien sind die Bands:
Die Steuer auf Tinas Gehalt sieht also so aus:
Dann würde ihr Gehalt jeden Monat so aussehen:
Beachten Sie, dass Sie auch eine ähnliche Berechnung durchführen müssen, um herauszufinden, wie viel Sie für die nationale Versicherung einbehalten. Darüber hinaus müssen Sie als Arbeitgeber selbst Beiträge zur nationalen Versicherung leisten, die auf einem Prozentsatz von Tinas Monatsgehalt oberhalb einer bestimmten Schwelle basieren.
In einigen Fällen müssen Sie möglicherweise weitere Anpassungen des Lohns Ihres Mitarbeiters vornehmen, wie z. B. Beiträge zu einem Pensionsplan, Krankenversicherungsprämien oder Urlaubs- oder Krankengeld.
Machen Sie sich klar, ob Sie diese Anpassungen vor oder nach der Quellensteuer vornehmen möchten. Beispielsweise werden in vielen Ländern die Beiträge zum Altersversorgungsplan häufig vor der Berechnung der Steuer abgezogen, wodurch das zu versteuernde Einkommen des Arbeitnehmers effektiv gesenkt wird und ein Anreiz für die Altersvorsorge geschaffen wird.
Wenn Sie erst einmal herausgefunden haben, wie viel Sie bezahlen und wie viel Sie zurückhalten müssen, ist es Zeit für den spaßigen Teil: Senden Sie Ihren Mitarbeitern tatsächlich ihr hart verdientes Geld!
Traditionell wurde dies normalerweise per Scheck erledigt, aber elektronische Überweisungen werden immer beliebter. Die National Federation of Independent Business gibt an, dass fast 60% der Beschäftigten in den USA durch direkte Einzahlung auf ihre Bankkonten bezahlt werden.
Wie es funktioniert, ist ziemlich einfach: Sie erhalten einfach die Kontodaten Ihres Mitarbeiters und führen eine Überweisung auf sein Konto durch, entweder über die Online-Banking-Software Ihrer Bank oder über Ihre Abrechnungssoftware, die häufig diese Funktion beinhaltet (beispielsweise Intuit's direct Pfandangebot).
Es ist billiger und schneller als das Drucken und Versenden von Schecks, und das Risiko, dass Schecks verloren gehen oder gestohlen werden, ist geringer. Beachten Sie, dass Sie, selbst wenn Sie die Zahlung auf elektronischem Wege tätigen, jedem Mitarbeiter dennoch eine Erklärung vorlegen müssen, in der die Einzelheiten zu dessen Entgelt für diesen Zeitraum und alle einbehaltenen Steuern angegeben sind.
Sie müssen auch Berichte an die Steuerbehörden senden und ihnen die von Mitarbeitern einbehaltenen Beträge zusenden.
In Großbritannien würden Sie zum Beispiel die £ 1.100, die Sie von Tinas Gehalt einbehalten haben, zuzüglich der erforderlichen Sozialversicherungsbeiträge bis zum 22. des Monats an die Einnahmen und Abgaben Ihrer Majestät senden. Pünktliche Bezahlung führt zu einer Augenweide von 3% Täglich Zinsen und andere Strafen.
Außerdem müssen Sie jeden Monat Berichte darüber senden, wie viel Sie Ihren Mitarbeitern bezahlt haben und wie viel Sie von ihrem Gehalt abgezogen haben. Sie müssen sich bei HMRC melden, wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen oder sich die Umstände dieses Mitarbeiters ändern.
Am Ende jedes Steuerjahres müssen Sie einen Jahresbericht an HMRC senden und an alle Ihre Mitarbeiter eine „P60“ -Anweisung senden, in der ihr Gesamtlohn und die Abzüge für das Jahr zusammengefasst sind.
Andere Länder haben ihre eigenen Anforderungen, aber es ist wahrscheinlich ein ziemlich ähnlicher Prozess. Die Grundidee ist, dass Sie regelmäßig bei den Steuerbehörden Bericht erstatten und alle Beträge, die Sie aus den Gehaltsschecks der Mitarbeiter einbehalten haben, sowie alle Beträge, die Sie selbst schulden, zeitnah bezahlen.
Die Steuerbehörden der einzelnen Länder haben auch Regeln, nach welchen Gehaltslisten und wie lange sie geführt werden müssen. Stellen Sie also sicher, dass Sie alles behalten, was Sie benötigen.
Jetzt wissen Sie, wie Sie ein Abrechnungssystem für Ihr kleines Unternehmen einrichten und betreiben. Wie Sie bereits gesehen haben, ist die Berechnung des Grundgehalts recht einfach. Abzüge für Steuern, Sozialversicherungen und andere Posten können den Prozess recht kompliziert machen.
Ein guter Dienstleister für Abrechnung oder ein Softwaresystem wird Ihnen viele Kopfschmerzen bereiten. Die Investition kann sich also lohnen, zumal Ihr Unternehmen wächst und mehr Mitarbeiter anstellt.
Jetzt, da Sie ein solides Verständnis für die Lohn- und Gehaltsabrechnung haben, ist es an der Zeit, mehr über die lustigen Aspekte der Einstellung von Mitarbeitern für Ihr Unternehmen zu erfahren:
Von Yamini Ahluwalia vom Noun-Projekt entworfene Symbol für die Gehaltsabrechnung.
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