Share
Wenn Sie Ihr eigenes Online-Geschäft betreiben, vergeht kein Tag, an dem Sie sagen: "Ich bin heute nicht so beschäftigt."
Wurden immer beschäftigt!
Es gibt nie einen Mangel an Unternehmungen. Für jede Aufgabe, die wir aus unserer Checkliste streichen, gibt es vier weitere auf unserer Platte. Wir arbeiten viele Stunden und opfern oft Dinge wie ein „entspannendes Wochenende“ (was ist das?) Und eine Happy Hour an der Bar mit Freunden.
Aber wenn Sie einen Schritt zurücktreten und Ihr Geschäft einschätzen - das große Ganze - was sehen Sie??
Wächst Ihr Geschäft? Wird es effizienter? Steigt Ihr Gewinn von Monat zu Monat oder bleibt er flach??
Für viele Online-Unternehmer, insbesondere für Freiberufler, kann es sich anfühlen, als würden Sie vor Ort sein. Sie halten Ihre Operation aufrecht, aber es fehlt Ihnen an Zeit und Energie, um sich auf das nächste Level zu konzentrieren.
Sie haben Ihren Job verlassen, um Ihr eigenes Geschäft zu gründen, aber Sie wissen, dass Sie nur einen neuen Job für sich selbst geschaffen haben, ohne die Freiheit, die Sie ursprünglich geplant hatten.
Klingt bekannt? Es war sicher der Fall für mich. Aus diesem Grund begann ich mit dem Aufbau von Systemen in meinem Unternehmen, sodass ich mich auf das Gesamtbild konzentrieren kann: Skalieren, wachsen und die Dinge auf die nächste Ebene bringen.
Dieser Artikel hilft Ihnen bei der Systematisierung Ihres Unternehmens und beim Einbau in eine Maschine, die selbstständig ausgeführt werden kann, wobei Sie das Schiff steuern.
Nun, da Sie über das lange Spiel nachdenken, nehmen Sie sich eine Minute Zeit, um sich vorzustellen, wo sich Ihr Unternehmen in den nächsten sechs Monaten, in drei, drei Jahren befindet.
Dank der Systemisierung konnte ich von der Arbeit der Kunden zu den Bauprodukten übergehen.
Wenn Sie ein Beratungsunternehmen betreiben, können Sie unter anderem mehr Kunden gewinnen oder größere Kunden mit Projekten mit höherem Budget ansprechen. Das könnte dazu führen, dass Sie Ihre Mitarbeiter über sich selbst hinauswachsen lassen und von einem Solo-Freiberufler zu einer kleinen Agentur wechseln.
Wenn Sie wie ich sind, denken Sie vielleicht darüber nach, von der Beratungsarbeit wegzugehen und sich mehr auf den Verkauf von Produkten zu konzentrieren. Dank der Systemisierung konnte ich von der Arbeit der Kunden zu den Bauprodukten übergehen. Tatsächlich wurde eines dieser Produkte, SweetProcess, aus meiner Notwendigkeit geboren, systematisch zu werden. Dazu später mehr…
Das Fazit lautet: Sie können Ihr Geschäft erst nach vorne bringen, wenn Sie die Richtung festgelegt haben, in die Sie gehen. Zeit nehmen - Ja, planen Sie es in Ihren Kalender ein - um ernsthaft darüber nachzudenken, wo Sie heute sind und wo Sie nächstes Jahr sein wollen.
Sind Sie bereit, den Prozess der Systematisierung Ihres Unternehmens zu beginnen? Beginnen Sie damit, die niedrig hängenden Früchte oder die immer wieder auftretenden Aufgaben zu identifizieren und wertvolle Zeit in Ihrer täglichen oder wöchentlichen Routine zu verbringen. Dies sind Hauptziele für die Systematisierung.
Es kann verlockend sein zu glauben, dass jeder Tag anders ist, jedes Projekt anders ist, jeder Kunde anders ist. Sie denken vielleicht, dass nichts in Ihrem Unternehmen „standardisiert“ werden kann. Alles, was Sie tun, ist einzigartig.
Aber wenn Sie erst einmal darüber nachdenken, werden Sie überrascht sein, wie viele sich wiederholende Aufgaben an die Oberfläche treten. Machen Sie einen Schritt zurück und überprüfen Sie, woran Sie heute gearbeitet haben. Schau dir an, was du gestern getan hast. Sehen Sie sich die Liste der Dinge an, an denen Sie letzte Woche gearbeitet haben. Es gibt wahrscheinlich viele Aufgaben, die in Systeme umgewandelt werden können.
Hier einige Beispiele, die für fast jedes Unternehmen gelten:
Wenn Sie ein Webentwickler sind, können Sie Folgendes beachten:
Hier sind einige Ideen für Designer, Illustratoren oder Fotografen:
Und ein paar Ideen für Autoren oder Blogger:
Die Liste wird für Ihr spezielles Geschäft und die Art und Weise, wie Sie die Dinge erledigen, fortgesetzt. Die Idee besteht darin, die Aufgaben zu identifizieren, die systematisiert und letztendlich an andere delegiert werden können, während Sie sich auf wichtigere Dinge konzentrieren.
Nachdem Sie nun einige Aufgaben identifiziert haben, die systematisiert werden können, ist es an der Zeit, sie in schrittweisen Verfahren zu dokumentieren.
Diese Verfahren werden zum Rückgrat Ihres Unternehmens. Sie dienen als Bedienungsanleitung, um Ihr Unternehmen in Bewegung zu halten. Ihre Verfahren werden zu einem entscheidenden Vorteil für Ihr Unternehmen, da zukünftige Mitarbeiter sich darauf verlassen müssen, dass sie ihre Jobs ausführen. Die Einstellung und Schulung neuer Mitarbeiter wird dadurch nahtlos und die üblichen Rückschläge, die sich aus der Fluktuation der Mitarbeiter ergeben, vermieden.
Bei der Dokumentation der Verfahren muss der Schlüssel so detailliert wie möglich sein. Kein Detail ist zu offensichtlich oder selbsterklärend.
Selbst wenn Sie immer noch eine Ein-Personen-Operation sind, sollten Sie Ihre Prozeduren eher früher als später dokumentieren. Dies hilft Ihnen bei der Vorbereitung Ihres ersten Mitarbeiters. Als ich damals allein für mich tätig war, stellte ich fest, dass ich durch die Dokumentation meiner Verfahren feststellen musste, wie viel meiner Arbeit ausgelagert werden kann und sollte. Dadurch gelangte ich viel schneller auf diese nächste Stufe, als ich erwartet hatte.
Bei der Dokumentation der Verfahren muss der Schlüssel so detailliert wie möglich sein. Kein Detail ist zu offensichtlich oder selbsterklärend. Fügen Sie jeden Schritt, jeden Unterschritt und jede Erklärung in Ihre Dokumentation ein.
Ich möchte zunächst einen Überblick über das Verfahren geben, um der Person einen Überblick darüber zu geben, warum dieses Verfahren wichtig ist und was das gewünschte Ergebnis ist. Dann beginne ich von vorne und füge jeden Schritt hinzu, um dorthin zu gelangen.
Als Beispiel für die Art der Details, die ich einschließe, habe ich vor ein paar Wochen ein öffentliches Verfahren zum Einrichten und Starten eines neuen Podcasts durchgeführt.
Es ist unglaublich wichtig, dass Ihre Prozeduren nicht nur ein langes Textdokument ohne Bildmaterial sind. Lange Textblöcke sind unglaublich schwer zu verstehen und machen es für die Person zu einfach, versehentlich ein wichtiges Detail zu überspringen.
Deshalb empfehle ich immer, dass Sie Bilder (Screenshots) und / oder Videos hinzufügen, um jedem Schritt Klarheit zu verleihen. Wenn Ihr Team aus der Ferne arbeitet und die meisten Online-Unternehmen heutzutage dies tun, wissen Sie, wie wichtig es ist, Ihren Standpunkt visuell zu vermitteln, da Sie nicht den Luxus haben, neben der Person zu sitzen und zu demonstrieren, wie dies geschieht.
Ich versuche, zu jedem Schritt mindestens einen Screenshot hinzuzufügen. Auf dem Mac mache ich kurze Screenshots und ziehe sie in SweetProcess, mein Tool zum Erstellen von Prozeduren. Ich füge auch gerne Anmerkungen zu den Bildern hinzu, wie Kästchen und Pfeile. Dazu verwende ich die integrierten Notationstools in SweetProcess oder manchmal auch externe Tools wie Clarify.
Wenn ich wirklich sicherstellen muss, dass ich meinen Standpunkt vermittle, werde ich ein Screencast-Video aufnehmen und dieses Video in einem bestimmten Schritt des Verfahrens einbetten. Es gibt verschiedene Tools, die das Aufnehmen von Screencast-Videos erleichtern. Für kurze Aufnahmen (weniger als 5 Minuten) mag ich Screenr, weil es browserbasiert ist und schnell gestartet werden kann. Für längere Aufnahmen verwende ich ScreenFlow auf dem Mac. Camtasia ist eine gute Alternative für Windows.
Am Anfang ist es immer eine gute Idee, die Prozeduren so wie Sie selbst auszuführen. Erst jetzt sollten Sie unbedingt die von Ihnen erstellten Verfahren befolgen, um zu bestätigen, dass Sie keine Details übersprungen haben. Jedes Mal, wenn ich dies tue, finde ich mindestens eine Sache, die ich vergessen habe, einzufügen.
Sie haben Ihren ersten Mitarbeiter oder einen virtuellen Assistenten eingestellt? In einen Auftragnehmer gebracht? Jetzt ist es Zeit, ihnen etwas zu geben!
Gut, dass Sie ein paar Verfahren dokumentiert haben. Senden Sie ihnen eine Prozedur und sagen Sie ihnen, dass Sie sie bei jeder Ausführung dieser Aufgabe befolgen sollen.
Nun, da Sie damit begonnen haben, diese Verfahren zu delegieren, sollten Sie sich erleichtert fühlen. Die Dinge werden erledigt, nehmen jedoch weniger Zeit in Anspruch, was Sie dazu veranlasst hat, sich auf wichtigere Aktivitäten zu konzentrieren.
Aber deine Arbeit ist noch lange nicht abgeschlossen! Sie müssen Ihre Systeme und Prozesse ständig überwachen, optimieren und verbessern, um sie effizienter zu machen.
Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten:
Gibt es Schritte, die Ihr Team stolpern lassen? Wurden bestimmte Aspekte falsch gemacht? Diese zeigen unmittelbare Bereiche auf, in denen Sie Ihre Verfahren behandeln können. Suchen Sie nach Wegen, um mehr Klarheit zu schaffen oder häufigen Missverständnissen vorzubeugen.
Sie müssen Ihre Systeme und Prozesse ständig überwachen, optimieren und verbessern, um sie effizienter zu machen.
Mit der Zeit werden Sie von den Nuancen der Funktionsweise "vor Ort" entrückt. Das ist okay. Es bedeutet, dass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren, was Sie eigentlich tun sollten.
Zum Glück haben Sie jemanden, der die Feinheiten Ihrer Abläufe genau kennt: Ihre Mitarbeiter, die sie ausführen! Befähigen Sie sie, Vorschläge zur Verbesserung der Verfahren zu unterbreiten, wenn sie auf eine bessere Vorgehensweise stoßen. Bitten Sie sie, Kommentare zu dem Verfahren selbst zu hinterlassen, oder senden Sie die Vorschläge einfach direkt an Sie.
In der Online-Welt bewegen sich die Dinge schnell. Es werden ständig neue Tools verfügbar, die unsere Jobs unendlich einfacher machen als früher. Ihre Verfahren können von neuen Tools profitieren, sobald sie auf den Markt kommen.
Seien Sie immer auf der Suche nach diesen und bitten Sie Ihre Mitarbeiter, auch nach diesen Ausschau zu halten. Im Laufe eines Jahres finden Sie möglicherweise ein neues Werkzeug oder eine neue Technik, mit der Sie Ihre Abläufe um mehrere Schritte verkürzen können, wodurch Ihr gesamtes Geschäft effizienter wird.
Mit einer Bibliothek mit Standardbetriebsverfahren für Ihr Unternehmen haben Sie eine Maschine gebaut, die selbstständig läuft! Sie haben die Voraussetzungen für eine aufregende Phase der Skalierbarkeit und des Wachstums geschaffen.
Also wohin gehst du von hier?
Sie als Unternehmer können aufhören, in Ihrem Unternehmen zu arbeiten. Jetzt können Sie an Ihrem Geschäft arbeiten.
Mit Ihrer neuen Freiheit können Sie sich mehr auf folgende Dinge konzentrieren:
Haben Sie Fragen oder Anregungen, wie wir unser Online-Geschäft systematisieren können? Lass uns in den Kommentaren darüber reden!
Accentsconagua