Share
Freizeit ist ein üblicher Vorteil, den die meisten Unternehmen bieten. Laut Statistiken des Zentrums für Wirtschafts- und Politikforschung sind die durchschnittlichen US-amerikanischen Arbeitnehmer pro Jahr zehn Tage frei. Die Freistellung für Arbeitnehmer in anderen Ländern ist jedoch viel höher. EIN USA heute Artikel berichtet, dass die durchschnittliche Anzahl von freien Tagen in vielen europäischen Ländern 30 Tage oder mehr beträgt-mit Österreich und Portugal die höchste Anzahl an Ruhetagen (35).
Wir lieben unsere Freizeit! Und warum sollten wir nicht? Persönliche Tage können für alles verwendet werden, von Urlaub zu Arztterminen und mehr. Wenn Sie sich jedoch außerhalb des Büros aufhalten möchten, richten Sie eine automatische Abwesenheits-E-Mail-Nachricht ein. Die Nachricht informiert Kunden und Kollegen darüber, dass Sie nicht erreichbar sind, und weist sie an, was zu tun ist, bis Sie wiederkommen.
In diesem kurzen Tutorial mit einem Video erfahren Sie, wie Sie mit dem Outlook-Regel-Assistenten eine Abwesenheitsnachricht in Microsoft Outlook einrichten. Schrittweise Anweisungen zum Einrichten einer automatischen Abwesenheitsantwort in Outlook. Wir werden auch einige Es-Best Practices für Urlaubs-E-Mails mitteilen.
Bevor Sie sich mit der Verwendung von Microsoft Outlook vertraut machen, sollten Sie sich unser kostenloses eBook anschauen: Der ultimative Leitfaden für die Inbox Zero Mastery. Es enthält zahlreiche Organisationsstrategien für den Posteingang und Killer-Tipps für die effizientere Verwaltung aller eingehenden E-Mails.
In dem obigen Screencast erfahren Sie, wie Sie eine automatische Antwort in Outlook schnell einrichten. Lesen Sie weiter, um eine schriftliche Anleitung zu erhalten, die Sie beim Einrichten einer Outlook-Abwesenheitsnachricht unterstützt, und geben Sie folgende Best Practice-Tipps an.
Wenn Sie nicht über ein Microsoft Exchange-Konto verfügen, müssen Sie Ihre Abwesenheitsnachricht mit den Regelfunktionen von Outlook einrichten. In diesem Lernprogramm erfahren Sie mehr über die Verwendung von MS Outlook-Regeln:
Der erste Schritt zum Einrichten einer Outlook-Abwesenheitsantwort besteht darin, den Text Ihrer Abwesenheitsnachricht zu erstellen und als Vorlage zu speichern. Starten Sie in Ihrem Outlook-Posteingang:
Der erste Schritt beim Erstellen einer Abwesenheitsnachricht ist das Öffnen einer neuen E-Mail-Nachricht. Drücke den Neue e-mail Symbol oben links. Das Neue Nachricht Fenster erscheint:
Geben Sie den Hauptteil der Outlook-Abwesenheitsnachricht in die neue E-Mail ein, die Sie gerade geöffnet haben.Hinweis: Diese Nachricht verwendet die 1000 E-Mail-Signaturvorlage von Envato Elements. Sie können auch Ihre eigene E-Mail-Signatur von herunterladen und anpassen GraphicRIver.
Wenn Sie E-Mail-Signaturbilder oder andere eingebettete Bilder in Ihrer E-Mail verwenden, stellen Sie sicher, dass Ihr Nachrichtenformat auf HTML eingestellt ist. Weitere Informationen zu E-Mail-Signaturvorlagen finden Sie in diesem Tutorial:
Geben Sie Ihre Gegenstand Zeile und den Körper Ihrer E-Mail-Nachricht. Sie müssen das nicht ausfüllen Zu Feld, da die Nachricht automatisch an den Empfänger der Nachricht gesendet wird.
Hier ist ein Beispiel:
Halten Sie Ihre Outlook-Nachricht kurz und auf den Punkt.Nachdem Sie einen Entwurf Ihrer Nachricht erstellt haben, müssen Sie sie als Vorlage speichern. Wählen Datei> Speichern unter. EIN Windows Explorer Die Eingabeaufforderung wird angezeigt, damit Sie Ihre Nachricht speichern und speichern können.
Wählen Sie einen Speicherort auf Ihrem Computer zum Speichern der Nachricht aus, geben Sie den Dateinamen ein und speichern Sie die Datei im Outlook-Vorlagenformat:
Speichern Sie Ihre Abwesenheitsnachricht als Vorlage. Der nächste Schritt beim Erstellen einer automatischen Abwesenheitsnachricht ist das Erstellen einer Regel zum Senden der Nachricht. Klicken Datei in Ihrem Outlook-Posteingang, um zum zu gelangen Kontoinformationen Bildschirm:
Auf die Outlook-Regeln können Sie über zugreifen Kontoinformationen Bildschirm.Klicken Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Regeln Registerkarte ist ausgewählt. Das Regeln und Alarme Fenster erscheint. Sie sehen eine Liste Ihrer aktuellen E-Mail-Regeln:
Sie können eine neue E-Mail-Regel aus der erstellen Regeln und Alarme Fenster oder ändern Sie ein vorhandenes.Drücke den Neue Regel über der Regelliste, um das Symbol anzuzeigen Regel-Assistent:
Beginnen Sie Ihre Abwesenheitsnachricht mit einer leeren Regel, die auf empfangene Nachrichten angewendet wird.Unter dem Beginnen Sie mit einer leeren Regel Kategorie wählen Sie die Regel auf Nachrichten anwenden, die ich erhalte Möglichkeit. Drücke den Nächster Taste. Der Zweite Regel-Assistent Bildschirmanzeigen:
Definieren Sie in diesem Bildschirm die Personen, die Ihre Abwesenheits-E-Mail-Adresse erhalten.Hinweis: Einige Sicherheitsexperten empfehlen jetzt, dass Sie einschränken, wer Ihre Outlook-Abwesenheitsantwort erhält, anstatt sie an jeden zu senden, der Ihnen eine E-Mail-Nachricht sendet.
Um festzustellen, wer die Abwesenheitsantwort erhält, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben zu Personen oder öffentlichen Gruppen unter Schritt 1. Klicken Sie auf den Link unter Schritt 2 Um Ihr Adressbuch zu öffnen, wählen Sie, wer Ihre automatische Nachricht erhalten soll, und klicken Sie dann auf Von Taste. Wahrscheinlich möchten Sie die E-Mail-Adressen der Kollegen, mit denen Sie häufig arbeiten, sowie die E-Mails wichtiger Kunden auswählen. Wenn Sie ausgewählt haben, wer den Autoresponder erhalten soll, klicken Sie auf OK und klicken Sie dann auf Nächster auf der Regel-Assistent.
Wenn Sie nicht einschränken möchten, wer Ihre Abwesenheitsantwort erhält, klicken Sie auf Nächster ohne dabei eine Auswahl zu treffen Regel-Assistent Bildschirm. Ihre automatische Nachricht wird an alle gesendet, die Ihnen eine E-Mail-Nachricht senden.)
So oder so, der dritte Regel-Assistent Bildschirm erscheint:
Wählen Sie in diesem Bildschirm die zuvor erstellte Abwesenheitsnachrichtenvorlage.Wähle aus antworten Sie mit einer bestimmten Vorlage Option unter Schritt 1. Unter Schritt 2 drücke den antworten Sie mit einer bestimmten Vorlage Verknüpfung. Das Wählen Sie eine Antwortvorlage aus Fenster erscheint:
Wählen Sie die Vorlage, die Ihre automatische Abwesenheitsnachricht enthält.Wählen Sie die zuvor erstellte Vorlage aus und klicken Sie auf Öffnen. (Wenn Sie Ihre Vorlage nicht am Standardspeicherort gespeichert haben, müssen Sie dies möglicherweise tun Durchsuche es zu finden.)
Klicken Nächster zum nächsten gehen Regel-Assistent, was fragt nach Ausnahmen. Wir möchten keine Ausnahmen angeben. Klicken Nächster und Sie werden aufgefordert, die Regel zu benennen:
Verwenden Sie das Finale Regel-Assistent Fenster, um die Regel zu benennen und zu aktivieren.Geben Sie den Namen der Regel ein. Stellen Sie sicher, dass Aktivieren Sie diese Regel Kontrollkästchen ist markiert.
Drücke den Fertig Taste an der Regelassistent. Klicken Sie dann auf Sich bewerben Taste auf der Regeln und Alarme Fenster und klicken Sie dann auf OK.
Sie haben gerade einen Autoresponder in MS Outlook erstellt!
Nachdem Sie nun Ihre Büronachricht erstellt haben, ist es eine gute Idee zu prüfen, ob sie funktioniert, bevor Sie Ihr Büro verlassen.
Sie können die Autoreply-Nachricht testen, indem Sie eine Nachricht aus einer anderen E-Mail senden, die Sie selbst besitzen, sofern Sie diese E-Mail in die Regel aufgenommen haben, die die Autoreply-Nachricht erhalten soll. Sie können auch die Hilfe eines Freundes beantragen, dessen E-Mail Sie als E-Mail-Adresse angegeben haben, die die Abwesenheitsnachricht erhalten soll.
Überprüfen Sie nach einer kurzen Wartezeit (einige E-Mail-Systeme eingehende Nachrichten in Batches) die E-Mail, von der Sie die Test-E-Mail-Nachricht gesendet haben. Wenn Sie die Schritte ordnungsgemäß ausgeführt haben, hat diese E-Mail-Adresse die Abwesenheit automatisch erhalten.
Wenn Sie ins Büro zurückkehren, ist es Zeit, die Abwesenheitsnachricht zu deaktivieren. Wählen Sie aus Ihrem Posteingang Datei zum gehen Kontoinformationen Bildschirm.
Sie müssen zum zurückkehren Regeln und Alarme Fenster, um die Abwesenheitsnachricht zu deaktivieren.Klicke auf das Regeln und Benachrichtigungen verwalten Symbol. Das Regeln und Alarme Fenster erscheint:
Verwenden Sie das Kontrollkästchen, um die Option zu aktivieren Abwesenheitsantwort einen Schlussstrich ziehen unter.Entfernen Sie den Scheck von nebenan Abwesenheitsantwort (oder wie auch immer Sie Ihre Regel genannt haben). Drücke den Sich bewerben und dann klicken OK. Ihre Abwesenheitsantwort wurde deaktiviert.
Um es wieder einzuschalten, kehren Sie zum zurück Regeln und Alarme Fenster. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Ihrer Regel und klicken Sie dann auf Sich bewerben und OK.
Da Ihre Outlook-Abwesenheitsnachricht sowohl von Ihren Kunden und Kunden als auch von Ihren Kollegen empfangen wird, müssen Sie sicherstellen, dass sie professionell sind. Im Folgenden finden Sie einige bewährte Vorgehensweisen für Outlook-Abwesenheitsnachrichten:
Wenn Sie genau wissen, wer Ihre Nachrichten erhalten wird, verstehen Sie wahrscheinlich deren Sinn für Humor. Sie können geschmackvollen Humor in Ihre Abwesenheitsnachricht einfügen - aber seien Sie vorsichtig. Was Sie als lustig empfinden, kann für andere unprofessionell erscheinen. Wenn Sie nicht wissen, wer Ihre Nachricht erhalten wird, ist es wahrscheinlich eine gute Idee, den Humor zu überspringen.
CollectiveHub hat eine Liste mit witzigen Abwesenheitsnachrichten. Ich lasse Sie entscheiden, welche Ihrer Meinung nach angemessen sind.
Ihre Abwesenheitsnachricht ist eine professionelle Kommunikation, und Sie sollten sie als solche behandeln. Es kann kurz sein, aber Sie sollten mindestens Folgendes enthalten:
Weitere Informationen zum beherrschen des richtigen E-Mail-Formats finden Sie in diesem Lernprogramm:
Traditionelle Ratschläge für Abwesenheitsantworten forderten den Ersteller der Nachricht auf, wann sie gehen und wann sie zurückkehren. Dem Absender wurde oft empfohlen, einen Kollegen zu benennen, der denjenigen helfen könnte, die Sie per E-Mail senden, während Sie unterwegs sind. Einige Nachrichtengestalter gaben sogar Details zu ihrem Urlaub an, z. B. wo sie hingingen.
Leider haben sich die Zeiten geändert. Viele Experten sind der Meinung, dass solche detaillierten Abwesenheitsnachrichten ein Risiko für Sie darstellen können - insbesondere, wenn Ihre Nachricht an alle Personen gesendet wird, die Sie per E-Mail benachrichtigen. Dazu gehören Spammer und sogar Kriminelle. Es ist sicherer, Ihre Nachrichten allgemein für Abwesenheitsantworten aufzubewahren, die automatisch an alle Personen gerichtet werden, die Ihnen E-Mails senden. Eine andere Alternative besteht darin, zu steuern, wer Ihre Outlook-Abwesenheitsantwort erhält, wie in dem von mir erstellten Beispiel.
Wenn Sie wissen, wer Ihre Outlook-Abwesenheitsantwort erhält, sollten Sie den automatischen Antwortdienst wie jede andere professionelle Nachricht behandeln, die Sie senden. Das heißt, Sie sollten dieser Nachricht eine E-Mail-Signatur hinzufügen. (Wenn Sie nicht wissen, wer die Abwesenheitsnachricht erhält, kann eine vollständige E-Mail-Signatur zu viele Details enthalten.)
Wenn Sie eine Signaturvorlage für Ihre E-Mails eingerichtet haben, ist deren Verwendung hier ein wichtiger Bestandteil Ihres Brandings. Dies gilt insbesondere für Kleinunternehmer oder Freiberufler.
Wenn Sie in den Urlaub fahren, könnten Sie oft versucht sein, Ihre E-Mails zu überprüfen. Und unsere Handys und Smartphones machen das Einchecken so einfach.
Gib dich dieser Versuchung nicht hin. Wenn Ihr Job nicht das Einchecken erfordert, lassen Sie Ihre Pause eine echte Pause sein. Sie werden bald wieder bei der Arbeit sein. Genieße deine Freizeit. Wenn Sie zurückkommen, fühlen Sie sich viel ausgeruhter.
Das Erstellen einer automatischen Antwort in Outlook ist nur eine der Möglichkeiten, die Sie mit Ihrem E-Mail-System ausführen können. Weitere Informationen zur Verwendung von Microsoft Outlook finden Sie in den folgenden Lernprogrammen:
Außerdem haben wir eine großartige Ressource, mit der Sie Ihren E-Mail-Posteingang organisieren und die Kontrolle über Ihre E-Mails erhalten. Es heißt: Der ultimative Leitfaden für die Inbox Zero Mastery Wenn Sie sich für den Tuts + Business-Newsletter anmelden, können Sie ihn kostenlos erhalten.
Sie haben gerade gelernt, wie Sie eine automatische Abwesenheitsantwort in Outlook einrichten. Warum erstellen Sie nicht noch heute eine Outlook-Abwesenheitsnachricht? Wenn Sie noch kein Signaturbild für Ihre E-Mail haben, können Sie eines von Envato Elements oder GraphicRiver herunterladen.
Accentsconagua