So richten Sie eine E-Mail für den Google Mail-Antwortdienst ein (außerhalb des Büros)

Ferienzeit zu nehmen ist wichtig, wenn Sie scharf und konzentriert bleiben möchten. Dies gilt insbesondere für Kleinunternehmer, die in ihrem Unternehmen viele Rollen spielen können.

In der heutigen vernetzten Welt kann E-Mail leider den Anschein erwecken, als würden Sie ständig arbeiten, selbst wenn Sie versuchen, eine Pause einzulegen. Sie haben wahrscheinlich Ihr Handy oder Mobiltelefon auch im Urlaub dabei. Wo Ihr mobiles Gerät ist, gibt es E-Mail. Wo es E-Mails gibt, gibt es Arbeit.

Wenn Sie Ihre Geschäfts-E-Mail ständig abrufen, können Sie sich in Ihrem Urlaub nicht ausruhen. Es gibt einen besseren Weg. Richten Sie einen Gmail-Responder ein. Ein E-Mail-Antwortdienst von Google Mail sendet eine Abwesenheits-E-Mail-Antwort an alle Personen, die Ihnen innerhalb der festgelegten Zeit eine E-Mail senden.

Verwenden Sie die Google Mail-Antwort für Abwesenheit, um die Erwartungen von Kunden und Kollegen zu bestimmen. Verwenden Sie es für den Urlaub oder zu jeder anderen Zeit, wenn Sie nicht im Büro sind. Denken Sie daran, dass es viel besser ist, eine Abwesenheitsnachricht zu erhalten, als überhaupt keine Antwort zu erhalten.

Richten Sie eine Google Mail-Urlaubserinnerungs-E-Mail ein (Grafik)..

Dieses Tutorial enthält Schritt-für-Schritt-Anweisungen zum Einrichten einer Urlaubsantwort in Google Mail. Außerdem erhalten Sie einige Best Practices für Urlaubs-E-Mails. Abschließend möchte ich noch kurz darauf eingehen, wie Sie nach Ihrem Urlaub den Übergang in die Arbeit erleichtern können.

Bevor Sie in dieses Tutorial eintauchen, Laden Sie unser neues eBook (KOSTENLOS) herunter: Der ultimative Leitfaden für die Inbox Zero Mastery. Es hilft Ihnen, Ihren E-Mail-Posteingang zu organisieren, wenn Sie aus dem Urlaub zurückgekehrt sind. Es enthält eine Vielzahl großartiger E-Mail-Verwaltungstechniken, die Sie schnell einsetzen können.

Lassen Sie uns nun mit diesem Tutorial beginnen, wie Sie Ihren Urlaubsantworten einrichten.

So richten Sie eine automatische Antwort-E-Mail mit Google Mail ein

In diesem Screencast erfahren Sie, wie Sie einen automatischen Google Mail-Responder einrichten. Lesen Sie weiter, um schriftliche Anweisungen zu erhalten, die Sie beim Einrichten einer Google Mail-Abwesenheitsnachricht sowie bewährten Vorgehensweisen und mehr unterstützen:

1. Aktivieren Sie die Vacation Responder-Nachricht

Lassen Sie uns Ihre Urlaubsantwortnachricht in Gmail einrichten. So gehen Sie Schritt für Schritt vor:

Schritt 1

Klicken Sie in Google Mail auf die Schaltfläche die Einstellungen Symbol. Sie finden es oben rechts auf dem E-Mail-Bildschirm.

Einstellungen-Button.

Schritt 2

Klicken Sie im Dropdown-Menü auf die Einstellungen Möglichkeit.

Einstellungen auswählen.

Schritt 3

Das die Einstellungen Bildschirmanzeigen. Scrollen Sie zum unteren Rand des die Einstellungen Bildschirm, um das zu finden Urlaubsempfänger Optionen.

Einschalten und erstes Datum einstellen.

Standardmäßig ist der Vacation-Responder deaktiviert. Um diese Auswahl zu ändern, klicken Sie auf Urlaubsantwort auf Umschaltknopf.

Geben Sie das Datum ein, an dem Ihr Urlaub in beginnt Erster Tag Feld. Sie können auch in die Mitte eines der Datumsfelder klicken, um einen Kalender anzuzeigen. Wählen Sie im Kalender das Datum oder die Daten aus..

Schritt 4

Wenn Sie nicht wissen, wann Sie wiederkommen, empfehle ich, auch das Feld "Letzter Tag" auszufüllen. Das Letzter Tag In diesem Feld wird der letzte Tag festgelegt, an dem Ihre E-Mail-Antwortnachricht gesendet wird. Um das Feld auszufüllen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Letzter Tag Feld. Geben Sie als Nächstes das Datum ein oder verwenden Sie den Kalender, um das Datum einzugeben.

Einige E-Mail-Experten empfehlen, Ihrem Rückreisedatum ein paar zusätzliche Tage hinzuzufügen. Dieser Puffer kann Ihnen eine zusätzliche Chance geben, aufzuholen, bevor die Leute versuchen, Sie zu kontaktieren. Diese Taktik kann nach hinten losgehen, wenn jemand Ihr tatsächliches Rückgabedatum kennt. Also sei vorsichtig damit.

Fügen Sie das Datum des letzten Tages hinzu.

Schritt 5

Jetzt ist es Zeit, Ihre aktuelle Abwesenheitsnachricht zu erstellen. Geben Sie Ihrer Nachricht zunächst eine Betreffzeile.

Denken Sie daran, dass die Betreffzeile einer der wichtigsten Bestandteile einer E-Mail ist. Einige Empfänger lesen nicht über die Betreffzeile hinaus. Sie möchten hier also so viele Informationen wie möglich vermitteln. Ich gebe hier "Eingeschränkter E-Mail-Zugriff bis 18/18" ein, da dies dem Empfänger mitteilt, was er wissen muss.

Füllen Sie Ihre E-Mail-Betreffzeile aus.

Schritt 6

Da Sie nicht vorhersagen können, wer Ihre Urlaubsantwortnachricht erhält, können Sie Ihre Urlaubsantwort nicht an eine Einzelperson oder eine Gruppe richten. Am besten geben Sie einfach Ihren E-Mail-Text ein.

Geben Sie als Nächstes den Hauptteil der E-Mail ein. Es ist immer eine gute Idee, einen alternativen Kontakt aufzunehmen, falls ein dringendes Problem vorliegt, das schnell gelöst werden muss. Wenn Sie mehrere Projekte haben, können Sie für jedes Projekt einen anderen Ansprechpartner benennen. Teilen Sie Ihren Sicherungskontakten mit, dass sie während Ihrer Abwesenheit zusätzliche Nachrichten erhalten können.

Schreiben Sie den Text Ihrer E-Mail-Nachricht.

Wenn Sie eine Google Mail-Signaturvorlage verwenden, wird Ihre Google Mail-Signatur auf Ihre E-Mail-Adresse für Ihren Urlaubsempfänger angewendet. Weitere Informationen zu Signaturvorlagen finden Sie unter:

Schritt 7

Schließlich wird unten ein Kontrollkästchen angezeigt, in dem Sie die automatische Antwort-E-Mail auf Personen in Ihrer Kontaktliste beschränken können. Ich empfehle diese Option zu wählen. Sie möchten nicht, dass Ihre Urlaubsantwort an E-Mail-Newsletter, die Sie abonniert haben, oder an Junk-E-Mails gesendet wird, die Sie erhalten.

Wählen Sie die Option zum Begrenzen der automatischen Antwort.

Wenn Sie mit Ihrer Google Mail-Abwesenheitsnachricht zufrieden sind, klicken Sie auf Änderungen speichern.

Beachten Sie, dass Google Mail alle vier Tage die Urlaubsantwortnachricht nur an einen Empfänger sendet. Wenn ein Empfänger Ihre Urlaubsantwort ignoriert und Ihnen mehr als eine E-Mail an einem Tag sendet, erhält er Ihre Gmail-Nachricht nicht immer und immer wieder.

2. Testen Sie die Vacation Responder-Nachricht

Nachdem Sie die automatische E-Mail-Antwort für Google Mail eingerichtet haben, möchten Sie möglicherweise einen Freund beim Testen der Funktion unterstützen. Um Ihre Nachricht zu testen, bitten Sie Ihren Freund, Ihnen am ersten Tag, an dem Sie unterwegs sind, eine E-Mail zu senden.

Wenn der Ferienhelfer arbeitet, sollte Ihr Freund Ihre Abwesenheitsnachricht erhalten. Wenn die Urlaubsnachricht nicht empfangen wird, wiederholen Sie die obigen Schritte, bis die E-Mail für die Urlaubsantwort ordnungsgemäß eingerichtet ist.

3. Deaktivieren Sie die Vacation Responder-Nachricht

Wenn Sie keinen letzten Tag eingegeben haben, an dem die E-Mail für Ihren Urlaub gesendet werden soll, deaktivieren Sie die automatische Antwort-E-Mail manuell, wenn Sie aus dem Urlaub zurückgekehrt sind. Gehe zurück zum die Einstellungen Bildschirm und blättern Sie nach unten. Drücke den Urlaubsantworten aus Umschaltknopf.

Weitere Informationen zu Google Mail erhalten Sie in den folgenden anderen Tutorials:

Best Practices für Urlaubsantworten

Wie jede andere E-Mail, die Sie senden, steht Ihr Gmail-Responder für Ihr kleines Unternehmen. Sie möchten professionell aussehen und ein positives Image vermitteln.

Obwohl dieses Tutorial speziell für Google Mail gilt, können Sie viele dieser bewährten Methoden mit anderen E-Mail-Systemen verwenden.

Im Folgenden finden Sie einige bewährte Vorgehensweisen, um sicherzustellen, dass Ihre Google Mail-Abwesenheitsnachricht den richtigen Eindruck hinterlässt:

Humor. Möglicherweise sind Sie versucht, eine Abwesenheitsnachricht wie die hier aufgeführten Abwesenheits-E-Mails zu verschicken HubSpot Artikel von Lindsey Kolowich. Es sei denn, du bist es sehr Wenn Sie sicher sind, dass diese Art von Antwort von Ihren Kunden und Kollegen gut angenommen wird, hinterlassen Sie keine lustige Urlaubs-E-Mail. Es ist zu leicht für Humor, nach hinten loszugehen.
Was ist hinzuzufügen?. Ihre Autoresponder-Nachricht sollte die folgenden Informationen enthalten: die Termine, an denen Sie abwesend sind, wann Sie wieder da sind, und was der Leser im Notfall tun kann. Es ist auch eine gute Idee, eine grobe Schätzung für den Zeitpunkt, zu dem sie eine Antwort erwarten können, anzugeben.
Format. Verwenden Sie das richtige E-Mail-Format in Ihrer automatischen Antwort-E-Mail. Weitere Informationen zum richtigen E-Mail-Format finden Sie in unserem Tuts + -Tutorial unter Howto Master Proper Business E-Mail-Format - und Vermeiden Sie professionelle Katastrophen. Da Sie nicht vorhersagen können, wer Ihre Urlaubsantwortnachricht erhält, können Sie sie nicht an Einzelpersonen oder Gruppen richten.
Vorlage. Wenn Sie eine Signaturvorlage für Ihre E-Mails eingerichtet haben, ist die Verwendung hier ein wichtiger Bestandteil Ihres Brandings. Dies gilt insbesondere für Kleinunternehmer oder Freiberufler.
Sicherungskontakt. Es empfiehlt sich, Ihren E-Mail-Empfänger an eine andere Person zu richten, die Fragen beantworten kann. Wählen Sie jemanden als Backup aus, der mit Ihren Projekten vertraut ist, wie ein Kollege oder ein virtueller Assistent (VA). Vergessen Sie nicht, Ihr Backup zu fragen, ob es Ihre Anrufe erledigen kann, wenn Sie nicht da sind.
Andere Systeme. Vergessen Sie nicht, Ihre Abwesenheit in einem anderen Google Mail-Urlaubsdienstprogramm zu vermerken, z. B. in Ihrem Kalender oder in einem Projektplanungstool, in dem Sie als Ressource aufgeführt sind. Durch diesen Schritt wird verhindert, dass Sie während Ihrer Abwesenheit für Meetings einplanen.
Der Versuchung widerstehen. Wenn Sie im Urlaub sind, können Sie sich in der Ferne bei Ihrer E-Mail anmelden und einige Nachrichten beantworten. Tu es nicht. Wenn Ihre Kontakte feststellen, dass Sie Nachrichten beantworten, gehen sie davon aus, dass Sie verfügbar sind. Andere werden Ihre Arbeitszeit nicht respektieren, wenn Sie sie selbst nicht respektieren.

Sobald Sie Ihre automatische Antwort-E-Mail eingerichtet haben, können Sie Ihren Urlaub genießen. Aber wie alle guten Dinge muss auch Ihr Urlaub ein Ende haben.

Hier sind einige Ideen, die Ihnen helfen, sich wieder in die Arbeit zu integrieren.

Eine praktische Checkliste für den Urlaub, wenn der Urlaub vorbei ist

Mit einer Urlaubs-E-Mail, die Ihre Kontakte darüber informiert, dass Sie nicht erreichbar sind, können Sie sich entspannen und Ihren Urlaub genießen.

Wenn Ihr Urlaub endet, möchten Sie sicher sein, dass Sie wieder erholt und bereit zur Arbeit sind. Leider können die ersten Tage zurückhaltend sein, es sei denn, Sie haben einen Plan.

Hier finden Sie eine praktische Checkliste, die Ihnen hilft, sich nach dem Verlassen des Büros wieder mit der Arbeit zu beschäftigen:

Deaktivieren Sie die Google Mail-Abwesenheitsnachricht.Es ist nichts ärgerlicher als eine Urlaubs-E-Mail lange nach der Rückkehr der Person zu erhalten. Wenn möglich, sollte dies eines der ersten Dinge sein, die Sie tun, wenn Sie wieder im Büro sind.
Durchsuchen Sie Ihre Nachrichten, bevor Sie antworten. Ein kurzer Überblick über die Nachrichten informiert Sie darüber, was Sie erwartet. Dies kann auch die Arbeitsbelastung reduzieren, wenn Sie feststellen, dass ein Absender seine eigene Frage bereits beantwortet hat.
Priorisieren Sie Ihre Rückmeldungen und Aufgaben. Versuchen Sie nicht, es am ersten Tag zurück zu tun. Notieren Sie sich echte Notfälle oder offensichtliche Junk-Nachrichten. Nachdem Sie sich mit den Notfällen befasst und die Junk-Nachrichten gelöscht haben, beantworten Sie die anderen Nachrichten in der Reihenfolge, in der sie empfangen wurden.
Überprüfen Sie Ihren Kalender auf bevorstehende Besprechungen. Planen Sie die Zeit, um sich auf geplante Besprechungen vorzubereiten. Sie könnten versucht sein, sich darauf zu konzentrieren, Ihren Posteingang zu säubern, wenn Sie wieder mit der Arbeit beginnen. Dies kann Sie jedoch unvorbereitet machen für andere Aspekte Ihrer Arbeit.
Keine Panik. Es kann mehrere Tage dauern, bis Sie aufholen. Das ist normal. Wenn Sie sich zuerst mit Notfallfragen befassen, werden die meisten Ihrer Kunden und Kollegen verstehen, ob sie ein oder zwei Tage warten müssen, bis Sie sich wieder an sie wenden.
Die Arbeit pünktlich verlassen. Zu oft kehren wir aus dem Urlaub zurück und machen alle Vorteile einer guten Erholung zunichte, indem wir sie in der ersten Woche übertreiben. Unabhängig davon, wie Ihr Arbeitsaufkommen in Rückstand geraten ist, verlassen Sie die Arbeit zu einer angemessenen Zeit und versuchen Sie nicht, Ihren E-Mail-Posteingang zu belasten.

Obwohl dieses Tutorial speziell für Google Mail-Nutzer geschrieben wurde, können viele Punkte dieser Checkliste auch von Benutzern verwendet werden, die andere E-Mail-Systeme verwenden.

Was bedeutet das Einrichten eines Google Mail Vacation Responder für Sie??

Mit einem Google Mail-Responder müssen Sie nicht immer "eingesteckt" sein. Ihr Unternehmen wird Ihre Arbeitszeit überleben. Durch richtiges Einrichten einer automatischen Antwort-E-Mail in Google Mail können Sie sicherstellen, dass Ihr Urlaub eine echte Arbeitsunterbrechung darstellt, und Ihre Kunden und Kollegen wissen lassen, was Sie während Ihrer Abwesenheit erwartet.

Beachten Sie, dass Ihre E-Mails, einschließlich Ihrer Google Mail-Abwesenheitsnachricht, Teil Ihres Brandings sind. Sie möchten die bewährten Praktiken von Urlaubsdienern befolgen, damit Ihre Nachricht so professionell wie möglich ist.

Wenn Sie wieder zur Arbeit zurückkehren, können Sie einige Schritte unternehmen, um den Übergang vom Urlaub zu erleichtern. Deaktivieren Sie zunächst Ihre Google Mail-Nachrichten und legen Sie Prioritäten für die Antwort fest.

Sie können auch unser neues eBook erwerben: The Ultimate Guide to Inbox Zero Meisterschaft. Es steht zum kostenlosen Download zur Verfügung, wenn Sie sich für den Tuts + Business-Newsletter anmelden.

Verwenden Sie diesen Killer-Leitfaden, um Ihren E-Mail-Posteingang nach dem Urlaub zu organisieren. Erfahren Sie, wie Sie Ihren Posteingang schnell aufräumen und E-Mails wie ein Profi bearbeiten können.

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