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Einer der wichtigsten Aspekte von Google Text & Tabellen ist die Möglichkeit, Dokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen mit anderen gemeinsam zu nutzen, sodass Sie diese Dokumente von jedem Ort der Welt aus gemeinsam in Echtzeit bearbeiten können.
Mitarbeiter eines Dokuments können das Dokument anzeigen, kommentieren oder sogar Änderungen daran vornehmen, abhängig von den Berechtigungen, die Sie ihnen erteilen. Es gibt keinen Grund, Dokumentanhänge per E-Mail erneut zu verschicken oder Bearbeitungen aus mehreren Kopien eines Dokuments zusammenzuführen.
In diesem Tutorial zeige ich Ihnen, wie Sie die Freigabeoptionen von Google Text & Tabellen verwenden, um Ihre Dokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen für andere Personen freizugeben, damit diese sie anzeigen oder bearbeiten können. Das Freigeben eines Dokuments ist einfach genug. In diesem Lernprogramm erfahren Sie, wie Sie alle Optionen in Google Text & Tabellen verwenden, um Dokumente auf die gewünschte Weise freizugeben.
Weitere Informationen zu Google-Dokumenten finden Sie in den folgenden Tutorials:
Lassen Sie uns nun herausfinden, wie Sie Ihre Dokumente in Google Docs freigeben, Mitbearbeiter einladen, Dokumentberechtigungen steuern, Ihre Dokumente durch freigegebene Kommentare diskutieren, Benachrichtigungen richtig behandeln und vieles mehr. Finden Sie heraus, was passiert, wenn Sie ein Google-Dokument freigeben, wie es funktioniert und wie Sie eine Reihe nützlicher Optionen steuern.
Das Erste, was Sie über das Teilen in Google Docs wissen müssen, ist Sichtbarkeitsoptionen, welche Kontrolle, wer Dokumente anzeigen kann. Ihre neuen Dokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen in Google Drive sind standardmäßig privat Aktie Über die Schaltfläche können Sie festlegen, dass Ihre Dokumente für bestimmte Personen, für jeden, der einen Link zum Dokument hat, oder für die Öffentlichkeit im Web sichtbar sind.
Um Ihre aktuelle Freigabe-Einstellung anzuzeigen, wenn Sie ein Dokument in Google Text & Tabellen geöffnet haben, bewegen Sie den Mauszeiger über das Symbol Aktie Schaltfläche oben rechts in Ihrem Dokument. Dort sehen Sie ein Popover, das den aktuellen Datenschutz des Dokuments anzeigt, der standardmäßig immer privat ist.
Bewegen Sie den Mauszeiger über Aktie Schaltfläche, um Ihre aktuelle Einstellung anzuzeigen.Um die Einstellung zu ändern, klicken Sie auf Aktie Taste. Das Mit anderen teilen Bildschirm erscheint.
Von dem Mit anderen teilen Auf dem Bildschirm können Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen eingeben, für die Sie das Dokument in Google Text & Tabellen freigeben möchten.Geben Sie die Namen der Personen aus Ihrer Kontaktliste oder die E-Mail-Adressen der Personen ein, mit denen Sie das Dokument teilen möchten.
Drücke den Senden nachdem Sie die Namen oder E-Mail-Adressen eingegeben haben.Fügen Sie die Namen und E-Mail-Adressen aller hinzu, für die Sie das Dokument freigeben möchten. Sie können Ihren Mitarbeitern auch eine Notiz hinzufügen Füg ein Notiz hinzu Feld.
Drücke den Senden Schaltfläche links unten auf dem Bildschirm, wenn Sie mit dem Hinzufügen von Mitwirkenden fertig sind.
Sie können auch Google Docs verwenden Mit anderen teilen Bildschirm, um die Link-Sichtbarkeitsoptionen zu aktivieren. Wenn die Link-Sichtbarkeitsoption aktiviert ist, kann jeder, der über einen Link zu Ihrem Dokument verfügt, darauf zugreifen.
Klicken Sie auf den Link in der rechten oberen Ecke, um einen gemeinsam nutzbaren Link zu erhalten.Einschalten der Link-Freigabe klicken Sie auf das Link-Symbol in der oberen rechten Ecke des Bildschirms. Ein Bildschirm mit einem Link wird angezeigt.
Teilen Sie den Link, um das Dokument freizugeben.Das System bietet Ihnen einen Link, den Sie mit anderen teilen können.
Hinweis: Beachten Sie, dass die Aktivierung der Link Share-Option die Kontrolle über die Anzeige des Dokuments reduziert. Einer Ihrer Prüfer könnte den Link mit anderen teilen, und andere Personen können auf das Dokument zugreifen.
Sie können weiter definieren, wer Ihr Dokument sehen kann. Beginnen Sie von der Mit anderen teilen Bildschirm.
Drücke den Erweitert Link zum Öffnen der Einstellungen teilen Speisekarte.Dann wählen Sie Erweitert.In dem Einstellungen teilen können Sie ändern, wer das Dokument anzeigen kann.
Liste der Personen, die Zugriff auf das Dokument haben.Beachten Sie die Besitzereinstellungen am Ende der Seite. Diese Einstellungen stehen nur dem Besitzer des Dokuments zur Verfügung. Damit können Sie einschränken, was Mitarbeiter mit dem Dokument tun können.
Von dem Freigeben die Einstellungen Menü auswählen Veränderung , um Link-Sharing-Optionen anzuzeigen.
Von dem Einstellungen teilen Wählen Sie im Menü Ändern, um andere Optionen anzuzeigen.Hier ist eine Beschreibung der einzelnen Optionen:
Wählen Sie, um bestimmten Personen die Anzeige des Dokuments zu ermöglichen sparen, das wird dich zum zurückbringen Einstellungen teilen Speisekarte. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, die Zugriff auf das Dokument haben, im unteren Bereich des Menüs unter Menschen einladen.
Von dem Einstellungen teilen Geben Sie einfach die E-Mail-Adressen der Personen ein, die Zugriff auf Ihr Dokument benötigen.Wählen Sie, um einer großen Gruppe bestimmter Personen Zugriff zu gewähren Jeder mit dem Link aus den Sichtbarkeitsoptionen. Wählen sparen zum zurückkehren Einstellungen teilen Speisekarte. Von dem Einstellungen teilen Im Menü können Sie den Link zum Dokument markieren und per E-Mail, Social Media oder SMS versenden.
Von dem Einstellungen teilen Markieren Sie den Link zum Teilen. Kopieren Sie den Link und fügen Sie ihn ein, um ihn an alle Personen zu verteilen, die Zugriff auf das Dokument benötigen.Möchten Sie wissen, wie Sie Google-Dokumente öffentlich im Internet freigeben können? In Google Docs ist das einfach. Wählen Sie, um jemandem Zugriff zu gewähren oder ein Google-Dokument in eine Webseite einzubetten Öffentlich im Internet aus den Sichtbarkeitsoptionen. Wählen sparen , um zum Menü Freigabeeinstellungen zurückzukehren. Über das Menü Freigabeeinstellungen können Sie den Link zum Dokument markieren und über soziale Medien freigeben, um jedem Zugriff auf Ihr Dokument zu gewähren.
In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Google Text & Tabellen für mehr Kontrolle freigeben, indem Sie Mitbearbeiter einrichten. Es gibt vier Optionen für Mitbearbeiter Dies gibt den Personen, die Sie teilen, ein Google-Dokument mit unterschiedlichen Zugriffsebenen auf das Dokument. Der Eigentümer des Dokuments kann anderen Personen die Berechtigung erteilen, das Dokument anzuzeigen, zu kommentieren, zu bearbeiten oder Eigentümer des Dokuments zu werden.
Anzeigen der Mitarbeiter Optionen, wählen Sie die Aktie Schaltfläche oben rechts in Ihrem Dokument. Klicken Erweitert. In dem Einstellungen teilen Laden Sie bestimmte Personen oder Gruppen über E-Mail-Adressen oder E-Mail-Kontaktgruppen ein.
Bei der Eingabe dieser Adressen wird die Mitarbeiter Optionen werden sichtbar. Klicken Sie neben jedem Stiftsymbol auf den Abwärtspfeil neben dem Stiftsymbol. Hier können Sie aus folgenden Optionen auswählen: Kann bearbeiten, kommentieren, oder kann sehen.
Wenn Sie auf den Pfeil neben der Stiftoption klicken, können Sie die Collaborator-Optionen im Dropdown-Menü ändern.Hier ist eine Beschreibung jeder Option:
Diese Option ermöglicht es anderen Personen, das Dokument zu bearbeiten. Mitarbeiter können in Echtzeit gleichzeitig in einem Dokument arbeiten, sodass Änderungen nicht per E-Mail gesendet werden müssen.
Jeder Editor, der im Dokument arbeitet, wird oben rechts auf dem Bildschirm neben dem Symbol als Symbole angezeigt Bemerkungen Taste. Jeder Mitarbeiter hat eine andere Farbe um sein Symbol, und für jeden Abschnitt des Dokuments, das er gerade bearbeitet, wird auch ein Cursor mit derselben Farbe wie das Symbol angezeigt.
Mit dieser Option für Collaborator kann eine Person, mit der das Dokument in Google Docs gemeinsam genutzt wird, das Dokument sehen und Kommentare abgeben, das Dokument jedoch nicht ändern. Diese Option ist hilfreich, wenn Sie nach einem Feedback zu einem Projekt suchen, jedoch nicht möchten, dass Informationen ohne Ihr Wissen geändert werden.
Um ein Dokument zu kommentieren, markieren Sie den bestimmten Text, den Sie kommentieren möchten, und klicken Sie mit der rechten Maustaste, um ihn auszuwählen Kommentar. Sie können auch die Tastenkombination verwenden Strg-Alt-M, oder der Bemerkungen oben rechts auf dem Bildschirm neben Aktie. Der Eigentümer des Dokuments sieht die hervorgehobenen Bereiche und die Kommentarfelder auf der rechten Seite des Bildschirms.
Damit andere nur ein Dokument sehen können, wählen Sie die Option Kann sehen Möglichkeit. Diese Option ist besonders nützlich, um eine Vorlage zu verteilen, die von anderen verwendet werden muss. Durch Festlegen der Collaborator-Option auf Kann sehen, Mitarbeiter werden gezwungen sein Eine Kopie machen des Dokuments, um Änderungen vorzunehmen, um sicherzustellen, dass niemand die Vorlage direkt ändern kann.
Eine vierte Collaborator-Option, Inhaber, ist nur verfügbar, wenn Sie ein Dokument in Google Docs bereits mit einer anderen Person geteilt haben. Nachdem das Dokument freigegeben wurde, wird der Name des Eigentümers im angezeigt Wer hat Zugang? Liste auf der Einstellungen teilen Speisekarte.
Sie können die Besitzer-Bezeichnung "Ist" auf einen anderen Mitarbeiter in Google Docs übertragen.Mit dieser letzten Besitzeroption können Sie den Besitz des Dokuments an eine andere Person übertragen. Sie wird im Dropdown-Menü neben den Namen des Mitarbeiters angezeigt, wenn Sie das Dokument besitzen.
Wähle aus Ist Besitzer Option zum Ändern des Besitzes des Dokuments in Google Text & Tabellen.Der Ersteller des Dokuments ist standardmäßig der Eigentümer. Wenn der Besitz des Dokuments auf eine andere Person übertragen wird, kann der Ersteller des Dokuments einige Dinge nicht mehr ausführen, z.
Mitarbeiter bei der Kann kommentieren oder Kann bearbeiten Diese Funktion kann Kommentare zu einem freigegebenen Dokument in Google-Dokumenten hinterlassen. Ein Kommentar kann den Besitzer des Dokuments anweisen, einen einfachen Rechtschreibfehler zu beheben, oder einen Dialog über einen bestimmten Abschnitt des Dokuments öffnen.
Um einem freigegebenen Google-Dokument einen Kommentar hinzuzufügen, markieren Sie den Abschnitt des Dokuments, den Sie kommentieren möchten. Es kann ein bestimmtes Wort, ein bestimmter Satz oder ein ganzer Absatz sein. Nachdem Sie den Abschnitt markiert haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Kommentar.
Wenn Sie den Text markieren, den Sie kommentieren möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie aus Kommentar.Ganz rechts auf dem Bildschirm wird ein Textfeld mit Ihrem Namen angezeigt, in das Sie Ihren Kommentar eingeben können.
Ein Textfeld wie das oben stehende wird ganz rechts im Dokument angezeigt. Geben Sie in dieses Feld ein und klicken Sie auf Kommentar.Wenn jemand einen Kommentar zu Ihrem Dokument schreibt, können Sie einen Dialog beginnen, indem Sie auf seinen Kommentar antworten. Unter dem Kommentar erscheint ein Textfeld mit der Aufschrift Antworten. Hier können Sie Ihre Antwort eingeben.
Um auf einen Kommentar zu antworten, klicken Sie in das Kommentarfeld und den Typ in das Textfeld unten.Wenn der Kommentar ein einfacher Fix ist, der keine Antwort erfordert, können Sie die erforderlichen Anpassungen am Dokument vornehmen und den Kommentar als gelöst markieren, indem Sie auf klicken Entschlossenheit neben dem Kommentar. Durch das Auflösen eines Kommentars wird der Kommentar ausgeblendet. Um den Kommentar erneut zu öffnen, klicken Sie auf Kommentar Schaltfläche oben rechts im Dokument.
Auch nachdem ein Kommentar gelöst wurde, können Sie ihn wieder sehen. Drücke den Bemerkungen Schaltfläche oben rechts in Ihrem Dokument.
Verwenden Sie die Wieder öffnen Link zum erneuten Öffnen von Kommentaren in freigegebenen Google Docs.Um gelöste Kommentare erneut zu öffnen, klicken Sie auf den blauen Link zum erneuten Öffnen neben dem Dokument. Die Kommentare werden wieder in das Dokument eingefügt.
In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Google-Dokumente mit den richtigen Benachrichtigungen freigeben. Sie können Mitarbeiter automatisch per E-Mail benachrichtigen, wenn ein freigegebenes Dokument geändert wird. Diese Funktion ist praktisch, wenn Sie an einem Dokument arbeiten und Ihre Mitarbeiter über Ihre Änderungen informieren müssen.
Öffnen Sie Ihr Dokument. Stellen Sie sicher, dass Ihr Dokument mit mindestens einer anderen Person geteilt wird.
Drücke den Bemerkungen Schaltfläche oben rechts im Dokument. Drücke den Benachrichtigungen Knopf darunter.
Drücke den Benachrichtigungen , um ein Benachrichtigungs-Dropdown-Menü anzuzeigen.Nachdem Sie auf die Schaltfläche geklickt haben Benachrichtigungen Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, wird ein Dropdown-Menü mit Ihren Benachrichtigungsoptionen angezeigt.
Wählen Sie Ihre Benachrichtigungsoptionen aus dem Dropdown-Menü aus.Sie können die Benachrichtigungsoptionen über das Dropdown-Menü in Ihrem freigegebenen Google-Dokument mit den folgenden Einstellungen ändern:
Um E-Mail-Benachrichtigungen an alle Personen zu senden, für die das Dokument freigegeben ist, wählen Sie Alles Möglichkeit. Dies ist eine gute Wahl, wenn ein Dokument von einem Team geschrieben wird.
Um eine E-Mail-Benachrichtigung nur an sich selbst zu senden, wenn ein Kommentar abgegeben oder das Dokument geändert wird, wählen Sie Nur dein Möglichkeit. Dies ist eine gute Wahl, wenn Sie der Hauptautor sind und das Feedback überprüfen müssen, die Reviewer jedoch nicht die Kommentare des jeweils anderen sehen müssen.
Um die E-Mail-Benachrichtigungen zu deaktivieren, wählen Sie Keiner Möglichkeit. Dies ist eine gute Wahl, wenn es nicht wichtig ist, dass Sie Kommentare und Änderungen schnell sehen.
Wenn Sie E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren, erhalten Sie eine E-Mail, in der die Benachrichtigungen zusammengefasst werden. Gehen Sie zu Ihrem Posteingang, um die Benachrichtigung anzuzeigen. Siehe die Beispiel-E-Mail unten:
Rufen Sie Ihren E-Mail-Posteingang auf, um Ihre E-Mail-Benachrichtigungen in Ihrem freigegebenen Google-Dokument anzuzeigen.In einigen Fällen müssen Sie möglicherweise einen Mitarbeiter aus einem Dokument entfernen. Dies kann passieren, wenn ein Teammitglied das Team verlässt und keinen Zugriff mehr auf das Dokument benötigt. So entfernen Sie einen Mitarbeiter aus einem freigegebenen Dokument in Google Docs.
Hinweis: Nur der Besitzer eines Dokuments darf Mitarbeiter zu einem Dokument hinzufügen oder entfernen.
Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie in einem Dokument arbeiten, das Mitbearbeiter hat.
Beginnen Sie mit dem Einstellungen teilen Menü aus Ihrem Dokument. Sie sehen ein x neben jedem Namen in der Wer hat Zugang? Liste.
Drücke den x So entfernen Sie einen Mitarbeiter aus Ihrem freigegebenen Dokument.Um einen Mitarbeiter aus dem freigegebenen Dokument zu entfernen, klicken Sie auf x Als nächstes der Name der Person. Der Name der Person verschwindet aus der Liste.
Durch die Bearbeitung in Google Text & Tabellen in Echtzeit können Sie mit jedem beliebigen Benutzer ohne Verwirrung oder Ärger zusammenarbeiten. Nehmen Sie dieses Beispiel von einer Schule. Sie verwenden Google Text & Tabellen als Morgenankündigungen.
Lehrer können der Seite Ankündigungen für bestimmte Ereignisse hinzufügen, und alle Lehrer können ihre Projektoren verwenden, um die Ankündigungen gleichzeitig während des Unterrichts anzuzeigen. Das spart Zeit und Ärger. Oben auf der Seite sehen Sie die anderen Lehrer, die gerade die Ankündigungen bearbeiten oder anzeigen, und sogar den Teil des Dokuments, den sie gerade bearbeiten.
Die morgendlichen Ankündigungen sehen ungefähr so aus, wenn sie daran arbeiten.
Hier können Sie sehen, wie es aussieht, wenn mehrere Personen in Google Docs gleichzeitig an einem Dokument arbeiten.Oben im Dokument wird für jede Person, die daran arbeitet, ein Symbol angezeigt. Die Cursor im Dokument stimmen mit der Farbe der Person überein, die das Dokument bearbeitet.
Mit Google Text & Tabellen können Dokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen problemlos freigegeben und zusammengestellt werden. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie sie nutzen können. Da Sie nun wissen, wie Sie Dokumente in Google Docs freigeben, und eine Reihe nützlicher Einstellungen steuern können, ist es an der Zeit, diese zu verwenden.
Sie brauchen zwar keine anderen, um Sie bei der Bearbeitung jedes einzelnen von Ihnen erstellten Dokuments zu unterstützen, die Freigabe von Dokumenten in Google-Dokumenten kann jedoch sehr nützlich sein. Hier einige Beispiele, in denen Sie möglicherweise gemeinsam arbeiten und Dokumente in Google Docs freigeben möchten:
Wenn Sie Fragen haben oder ein Beispiel für die Verwendung von Google Text & Tabellen zur Freigabe und Zusammenarbeit veröffentlichen möchten, hinterlassen Sie unten einen Kommentar.
Und wenn Sie es auf die nächste Ebene bringen und Ihre Google Docs-Dokumente als Beiträge oder Seiten direkt in WordPress importieren möchten, nutzen Sie das WordPress-Plugin für Google Docs!
Redaktioneller Hinweis: Dieser Beitrag wurde ursprünglich im Jahr 2014 veröffentlicht. Er wurde umfassend überarbeitet, um von unseren Mitarbeitern mit besonderer Unterstützung aktuell, präzise und auf dem neuesten Stand zu sein Laura Spencer.
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