Wie man eine Kreativagentur aufbaut

Eine der wichtigsten Entscheidungen bei der Gründung einer Kreativagentur ist die Struktur der Agentur. Wenn Sie alleine arbeiten, spielt die Struktur keine große Rolle. Die Aufteilung Ihrer Arbeitslast, auch nur zwischen administrativer Arbeit und Kundenarbeit, scheint keine große Rolle zu spielen, wenn Sie die Person sind, die alles erledigen muss, unabhängig davon, mit welchen Abteilungen Sie sich befassen. Wenn Sie jedoch mit mehreren Leuten zusammenarbeiten, die an Kundenprojekten arbeiten, und vielleicht sogar einem Assistenten im administrativen Bereich, müssen Sie sehr genau wissen, wer für was verantwortlich ist.

Wenn Sie die Struktur nicht eindeutig festlegen, besteht die Gefahr, dass Sie in Situationen, in denen Sie jemanden für die Zeit bezahlen müssen, in der er keine Arbeit geleistet hat oder die gleiche Arbeit erledigt hat, die eine andere Person bereits absolviert hat, leicht enden können. Durch eine solide Struktur und einen klaren Workflow wird deutlich, wie unterschiedliche Aufgaben Ihre Geschäftsprozesse durchlaufen, damit eine Agentur wachsen kann.

Wer hat die Behörde??

Dies scheint eine einfache Frage zu sein: Es ist Ihre Agentur, also sind Sie verantwortlich. Es gibt jedoch einige Nuancen, die Sie auflösen müssen, selbst wenn Sie immer an der Spitze des Haufens stehen. Es lohnt sich übrigens, dass Sie nicht immer der große Kahuna sind.

Sie können sich das Recht vorbehalten, jede einzelne kleine Entscheidung selbst zu überprüfen, aber diese Art von Mikromanagement ist selten das Beste.

Viele erfolgreiche Agenturen sind das Ergebnis einer Partnerschaft - zwei oder mehr erfahrene Freelancer, die sich zu größeren Projekten zusammenschließen, sind ein relativ häufiger Ausgangspunkt für Agenturen. In solchen Fällen müssen Sie Ihre Verantwortungsbereiche sofort definieren. Wenn eine Person dafür verantwortlich ist, Kundenarbeit einzubringen, Projekte zu leiten oder mit den Büchern umzugehen, muss sie befugt sein, Entscheidungen in ihrem Fachbereich ohne Probleme von anderen Partnern zu treffen. Diese Partner brauchen jedoch auch die Zusicherung, dass eine Person die Agentur nicht dominieren kann.

Für die Personen, die nach der Gründung der Agentur gegründet wurden, ist die Struktur mehr eine Frage der Verantwortung als der Autorität. Der Verantwortliche ist immer verantwortlich. Sie müssen jedoch deutlich machen, wie viel Autorität jeder auf seinem Fachgebiet hat. Sie können sich das Recht vorbehalten, jede einzelne kleine Entscheidung selbst zu überprüfen, aber diese Art von Mikromanagement ist selten das Beste. Erfolgreiche Agenturen delegieren universell bestimmte Arten von Entscheidungen, sodass der Chef sich auf die Aufgaben konzentrieren kann, die nur er erledigen kann.

Wenn Sie mit dem Delegieren von Entscheidungen (oder sogar ganzen Aufgaben) noch nicht vertraut sind, ist dies eine Übung, die es wert ist zu üben. Möglicherweise befinden Sie sich noch in einem frühen Stadium, um zu überlegen, wie Ihre Agentur ablaufen kann. Sie legen jedoch Wert darauf, Aufgaben zu identifizieren, die Sie nicht selbst erledigen müssen, oder Entscheidungen, die andere Personen treffen können.

Sobald Sie eine andere Person für sich arbeiten, selbst wenn Sie gerade anfangen, einen kleinen Teil eines größeren Projekts zu vergeben, üben Sie die Übergabe einer begrenzten Autorität für dieses kleine Stück. Delegieren ist eine Fähigkeit, die jeder Agenturinhaber haben muss.

Ihre strukturellen Optionen

Es gibt mehrere kreative Unternehmen, die angekündigt haben, dass sie eine flache Hierarchie verwenden - es gibt keine Chefs. Dies ist eine ansprechende Option, die jedoch besonders schwer zu implementieren ist. Sie brauchen ein ganzes Team von Menschen, die unter ihrer eigenen Leitung arbeiten können, und wenn alle das könnten, wären sie alle freiberuflich tätig.

Für die meisten Agenturen sind Struktur und Hierarchie wichtig. Sie müssen Ihre Struktur an Ihre eigenen Vorlieben und die Fähigkeiten der Personen anpassen, mit denen Sie arbeiten werden, aber es gibt einige wichtige Fragen, die Sie lösen müssen.

• Projekt versus stückweise: Die Frage, wie die Arbeit aufgeteilt werden soll, ist zunächst die Frage, ob Sie ein ganzes Projekt an eine Person in Ihrem Team übergeben oder bestimmte Brocken an verschiedene Personen verteilen.

  Ein Teil dieser Entscheidung hängt davon ab, welche Art von Projekten Sie übernehmen möchten und wie einfach es ist, diese aufzuteilen. In vielen Fällen bedeutet das Trennen von Aufgaben Effizienz, da eine Person dieselbe Art von Arbeit immer wieder schnell wiederholen kann. Aber es stellt sich auch die Frage, ob niemand in Ihrer Agentur von jemand anderem auf die Arbeit wartet.

• Kommunikationsmöglichkeiten: Die unterschiedlichen Kommunikationsanforderungen einer Agentur hängen davon ab, ob sich alle im selben Büro in derselben Zeitzone befinden. oder nur auf demselben Planeten. Wie einfach die Kommunikation für zwei Personen in Ihrem Unternehmen ist, stellt Anforderungen an die Frage, ob Sie eine weiche Hierarchie haben können, wo jeder mit jedem anderen Kontakt haben kann oder ob die Kommunikation über Kanäle gehen muss.
• Rechenschaftspflicht: Als verantwortliche Person müssen Sie möglicherweise eine andere Person für eine schlechte Entscheidung zur Verantwortung ziehen. Es ist schwer zu tun, aber klare Erwartungen in Bezug auf Verantwortlichkeit und Autorität auszusprechen, verringert oft solche Probleme. Möglicherweise müssen Sie die Konsequenzen eines Missbrauchs nicht spezifisch angeben, aber Sie müssen die Wahrscheinlichkeit verringern, dass jeder in der Agentur unter einer solchen Situation leiden wird.
• Client-Zugriff: Wenn Sie das einzige Gesicht Ihres Unternehmens sein möchten, müssen Sie die gesamte Kommunikation mit dem Kunden über Sie durchführen. Das kann ein schwieriger Vorschlag sein. Als Alternative legen Sie fest, wann und wo Ihr Team Kunden kontaktieren kann. Dies kann wiederum bedeuten, dass Sie Ihr Team trainieren müssen, um mit den Kunden auf die Weise zu kommunizieren, wie Sie dies tun würden.
• Evolution: Ihre strukturellen Anforderungen, wenn nur Sie und eine einzelne andere Person für Ihre Agentur arbeiten, werden sich sehr von den tatsächlichen Anforderungen unterscheiden, wenn fünf oder zehn oder zwanzig Teammitglieder vorhanden sind. Sie müssen sicherstellen, dass in Ihrer Struktur ein Mechanismus für die Evolution vorhanden ist.

Schreibe alles schriftlich

Machen Sie sich eine Menge Notizen, während Sie die Struktur ermitteln, auf der Ihre Agentur arbeiten wird. Es ist zwar verlockend anzunehmen, dass Sie nicht nur daran denken werden, jedem Einzelnen, mit dem Sie arbeiten, mitzuteilen, sondern dass er sich auch an alles erinnert, dass es selten vorkommt, dass sich jeder Mitarbeiter einer Agentur perfekt erinnert. Abhängig davon, wo Ihre Agentur ansässig ist, haben Sie möglicherweise auch die rechtliche Verpflichtung, bestimmte Dinge schriftlich niederzulegen.

• Vertrag: Für jede Person, die mit Ihrer Agentur zusammenarbeitet, müssen Sie einen spezifischen Vertrag ausarbeiten. Für jeden Mitarbeiter benötigen Sie einen Arbeitsvertrag, in dem sowohl die Verantwortlichkeiten als auch die Leistungen festgelegt sind.

  Für Freiberufler und Auftragnehmer benötigen Sie einen Vertrag, der etwas Ähnliches festlegt. Dies ist eine Zeit, in der Sie von Vorteil sein werden, wenn Sie zu einem Rechtsanwalt gehen, um die Verträge auszuarbeiten, selbst wenn Sie nur eine Vorlage erhalten, die Sie immer wieder verwenden können.

• Ein Mitarbeiterhandbuch: Wenn Sie ein Handbuch für Mitarbeiter (und möglicherweise auch für Bauunternehmer) ausarbeiten, sparen Sie langfristig viel Arbeit. Am wichtigsten ist jedoch, dass Sie nicht alle darin enthaltenen Informationen neuen Mitarbeitern vorsprechen müssen. Ein Handbuch kann Sie jedoch auch gesetzlich schützen, indem Sie sicherstellen, dass jeder, der für Ihre Agentur arbeitet, Zugriff auf die Richtlinien hat, nach denen Sie Entscheidungen treffen. Das kann eine Menge rechtlicher Fragen lösen, wie etwa Anschuldigungen eines unfairen Abschusses.
• Ihre eigenen Referenzdokumente: Wenn Sie eine vollwertige Agentur betreiben, haben Sie viel zu tun. Versetzen Sie sich nicht in eine Position, in der Sie sich all diese Details merken müssen - erstellen Sie stattdessen Referenzmaterialien, denen Sie folgen können. Sie sparen auf lange Sicht Zeit und Stress. Von einem schriftlichen Workflow bis hin zu einem Benutzerhandbuch für Ihre Agentur haben Sie keine Angst, eigene Referenzmaterialien zu schreiben.

Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Struktur

Selbst wenn Ihre Agentur vollständig etabliert ist und die Dinge perfekt zu laufen scheinen, ist es wichtig zu prüfen, wie die Dinge laufen. Möglicherweise gibt es kleine Anpassungen an Ihrem System, die Sie vornehmen müssen - und es ist immer am besten, kleine Dinge so schnell wie möglich zu fangen.

Möglicherweise finden Sie auch frühzeitig Warnzeichen, die Sie benötigen, um eine andere Person mitzubringen: Wenn die Struktur fest ist, die Dinge jedoch durch die Risse gerutscht sind, kann dies bedeuten, dass jeder zu viel auf dem Teller hat. Leider kann es auch bedeuten, dass sich ein schlechter Apfel im Fass befindet. In beiden Fällen können Sie anhand der Problemursachen feststellen, ob Sie mit der Einstellung beginnen müssen (und ob Sie zuerst jemanden gehen lassen müssen)..

Ein paar Mal pro Jahr reicht es oft aus, die Funktionsweise Ihrer Agentur zu überprüfen, zumindest in Bezug auf die Struktur. Vierteljährliche Diskussionen mit jeder Person, die mit Ihnen zusammenarbeitet, sowie ein Blick auf die Effizienz, mit der die Agentur Projekte abschließt, sind in der Regel ausreichend, um potenzielle Probleme aufzuzeigen.

Haftungsausschluss

Sie sollten immer einen unabhängigen Finanzrat einholen und die Bedingungen und Konditionen in Bezug auf Versicherungen, Steuern, rechtliche oder finanzielle Fragen, Dienstleistungen oder Produkte sorgfältig lesen. Dieser Artikel ist nur als Leitfaden gedacht.