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Excel ist großartig, aber wenn Sie herausfinden möchten, wie Sie Excel selbst verwenden, können Sie nur so weit kommen, weil es nicht intuitiv ist. Wenn Sie jedoch die Techniken und Tipps in diesem Lernprogramm verwenden, können Sie Ihre Arbeit schneller und ohne viel Stress erledigen.
Erfahren Sie, wie Sie Excel-Formeln, Berechnungen, Filterung, Datenmanipulation, Workflow-Effizienz und mehr anwenden. Hier sind ein Dutzend Excel-Techniken und -Funktionen, die Sie kennen müssen.
Bevor Sie beginnen, laden Sie das kostenlose Arbeitsblatt für Excel-Dateien herunter. Die Datei enthält mehrere Arbeitsblätter, eines für das Üben der zwölf Excel-Techniken. Sehen Sie sich den gesamten Tutorial-Screencast oben an oder arbeiten Sie sich die unten beschriebene Schritt-für-Schritt-Version durch.
Jede Formel Muss Beginnen Sie mit einem Gleichheitszeichen. Wenn Sie kein Gleichheitszeichen haben, führt Excel die Berechnung nicht durch. Es wird nur angezeigt, was Sie eingegeben haben. Es ist eine Art Excel-Methode, zu sagen: "Berechnen Sie das." Denken Sie an das Ergebnis Ihrer Formel als das, was sich auf der linken Seite des Gleichheitszeichens befinden sollte, wenn Sie Stift und Papier verwenden.
Und wo schreibst du eine Formel? Schreiben Sie es in die Zelle, in der die Antwort erscheinen soll. Informationen zu dieser Übung finden Sie in der kostenlosen Excel-Datei auf der Seite "Einfach".
Beispiel: addiere die Werte von B2, B3 und B4 und geben Sie die Summe ein B6
Im B6, Geben Sie diese Formel ein:
= B2 + B3 + B4
Einfache formelDann drücken Eingeben um das Ergebnis zu erhalten. Wenn Sie nicht drücken Eingeben (oder klicken Sie auf das kleine Häkchen gleich darüber Spalte A), Nichts wird passieren.
Einfache Formel eingegebenSubtraktion, Multiplikation, Division und Exponenten funktionieren auf dieselbe Weise. Verwenden Sie meistens die normalerweise von Ihnen verwendeten Symbole oder beziehen Sie sich auf dieses Diagramm:
| Operation | Symbol |
|---|---|
| Zusatz | + |
| Subtraktion | - |
| Multiplikation | * |
| Einteilung | / |
| Exponent | ^ (Beispiel: B5 ^ 2 ist der Wert von B5 im Quadrat) |
| Größer als | > |
| Weniger als | < |
| Größer als oder gleich wie | > = |
| Weniger als oder gleich | <= |
| Beitreten | & |
Wenn Sie eine Berechnung durchführen möchten, die etwas komplizierter ist als eine einfache Formel, fügen Sie eine Funktion in Ihre Formel ein. Excel hat etwa 400 davon, daher werden Sie wahrscheinlich einige finden, die Sie benötigen. Es gibt Funktionen für Business, Statistik, Finanzen, Datum und Uhrzeit, Text, Dokumentinformationen und mehr.
Die Syntax aller Funktionen lautet:
= NAME DER FUNKTION (…)
Sie beginnen immer mit einem Gleichheitszeichen, wenn sich die Funktion am Anfang einer Formel befindet, dann der Name der Funktion und dann eine Reihe von Klammern. Normalerweise steht etwas in den Klammern, aber nicht immer.
Beispiel: Ermitteln Sie die Summe und den Durchschnitt einer Zahlenspalte. Weitere Informationen zu dieser Übung finden Sie in der kostenlosen Excel-Datei auf der Registerkarte "Funktionen".
Geben Sie in B10 die Funktion ein:
= SUMME (B2: B8)
Geben Sie in B11 die Funktion ein:
= DURCHSCHNITT (B2: B8)
Summe und DurchschnittDrücken Sie Eingeben um die Ergebnisse zu erhalten.
Summe und durchschnittliches ErgebnisAngenommen, Sie schreiben eine Formel am oberen Rand einer Spalte und möchten die Formel in der Spalte erneut verwenden (oder Sie haben eine Formel am Anfang einer Zeile und möchten die Formel in der Zeile erneut verwenden). Anstatt manuell zu kopieren und einzufügen, verwenden Sie die AutoFill Funktion, um schnell arbeiten zu können und die Formel sich automatisch anpassen zu lassen. Sie können auch verwenden AutoFill Monate oder Wochentage automatisch eingeben.
Benutzen AutoFill, Suchen Sie nach dem kleinen Punkt in der rechten unteren Ecke der aktuellen Zelle. (Wenn Sie mehrere Zellen ausgewählt haben, haben diese einen gemeinsamen Punkt.) Wenn Sie den Mauszeiger auf den Punkt setzen, wird der Mauszeiger zu einem Fadenkreuz. Ziehen Sie dann das Fadenkreuz die Spalte entlang oder über die Reihe.
Beispiel: Einfache Multiplikation durchführen D2, dann AutoFill bis zu D8. Lesen Sie für diese Übung das Blatt "Autofill" in der kostenlosen Excel-Datei.
Schreiben Sie die erste Formel wie gewohnt.
Autofill-FormelGeben Sie die Formel ein. Klicken Sie ggf. erneut auf D2. Bewegen Sie den Mauszeiger über den schweren Punkt in der rechten unteren Ecke der Zelle, und der Mauszeiger wird zu einem Fadenkreuz.
Die Maus wird zum FadenkreuzZiehen Sie das Fadenkreuz nach unten Spalte D, oder nur Doppelklick. Die Spalte enthält die richtigen Formeln und die korrekten Ergebnisse in der Spalte.
Doppelklicken Sie auf die Spalte, um sie auszuwählenSie können Excel als kleine Datenbank verwenden, indem Sie Datenzeilen alphabetisch oder numerisch sortieren und nur die gewünschten Daten filtern. Es funktioniert am besten, wenn Spalten Überschriften wie Vorname, Nachname usw. haben.
Das Wichtigste, das Sie sich merken sollten, ist nicht Wählen Sie vor dem Sortieren eine Spalte aus. Dadurch wird die Spalte unabhängig von den übrigen Daten sortiert. Dies ist wahrscheinlich nicht das, was Sie möchten. Wenn Sie in eine Spalte klicken, ist Excel intelligent genug, um zu wissen, was Sie tun.
Beim Filtern verfügt Excel über hervorragende automatische Tools.
Beispiel: Sortieren Sie eine Liste nach Nachname, Ort oder einer anderen Spalte in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge. Lesen Sie für diese Übung das Blatt "Filtern und Sortieren" in der kostenlosen Excel-Datei.
Einfache Sortierung in ExcelKlicken Sie auf eine beliebige Zelle in der Nachname Säule. Auf der Zuhause Tab der Band, klicken Sortieren und filtern, dann wähle A bis Z oder Z bis A. Versuchen Sie dies mit einer der anderen Spalten.
Möglicherweise haben Sie festgestellt, dass Sie über dasselbe Dropdown-Menü filtern können.
Beispiel: Jetzt Filtern Sie die Liste, um nur Adressen anzuzeigen Alaska und Kalifornien.
Klicken Sie auf eine beliebige Stelle innerhalb des Datenbereichs und aus der Sortieren und filtern Menü wählen Filter.
Einfacher FilterSobald Sie dies tun, werden Sie feststellen, dass die Spaltenüberschriften Dropdown-Pfeile erhalten. Jetzt:
FilterboxDie Liste zeigt jetzt nur die Zeilen für diese beiden Zustände. Wenn Sie möchten, sortieren Sie die Status von A bis Z. Dadurch werden alle Alaska-Reihen über den Kalifornien-Reihen gruppiert (In der Abbildung unten hervorgehoben).
Wenn Sie den Filter löschen möchten, Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil auf der Zustand Spalte erneut und wählen Sie Filter löschen.
Filter löschenSie können die Dropdown-Pfeile auf dieselbe Weise entfernen, wie Sie sie erhalten haben: Klicken Sie auf Sortieren und filtern Menü und wählen Sie Filter, nochmal.
Wenn Sie über viele Daten verfügen, insbesondere wenn diese von einem bestimmten Ort wie einem Webformular importiert werden, haben Sie möglicherweise doppelte Zeilen. Excel entfernt die Duplikate sehr gut und ermöglicht Ihnen zu entscheiden, wie ähnlich Zeilen sein müssen, damit sie als Duplikate betrachtet werden.
Beispiel: Verwenden Sie Adressinformationen, um zu bestimmen, welche Zeilen doppelt vorhanden sind. Lesen Sie für diese Übung das Blatt "Duplikate entfernen" in der kostenlosen Excel-Datei.
Wenn wir diese Beispieldatei nach unten scrollen, sehen wir drei identische Zeilen, in denen der Name Samantha Carter lautet: Die Daten in allen Spalten sind identisch, daher wissen wir, dass dieselbe Person dreimal aufgeführt ist. Es gibt auch zwei Reihen, in denen der Name Sharon Valeri heißt, aber alle anderen Informationen sind unterschiedlich. Wir wissen also, dass es sich um zwei Personen handelt, die denselben Namen haben.
Wählen Sie sowohl Sam als auch Sharon aus Stellen Sie sicher, dass Sie irgendwo in den Datenbereich klicken. Dann in der Daten Tab der Band, klicken Duplikate entfernen.
Dialogfeld "Duplikate entfernen"Lassen Sie alle Kontrollkästchen aktiviert. Auf diese Weise betrachtet Excel Zeilen nur dann als Duplikate, wenn alle Spalten identisch sind.
Klicken OK. Es sagt uns, dass zwei Duplikate entfernt wurden, was wir erwartet hatten. Wenn wir nach unten scrollen, sehen wir, dass zwei der drei Samantha Carter-Datensätze entfernt wurden, und beide Sharon Valeri-Datensätze bleiben erhalten.
Duplikate entferntWenn Sie eine Datenspalte haben, die Sie in mehrere Spalten aufteilen müssen, verwenden Sie die Text in Spalten Befehl. Seien Sie sich jedoch bewusst, dass es nicht perfekt ist, da es Ihre Gedanken nicht lesen kann, sodass Sie möglicherweise eine manuelle Bereinigung durchführen müssen.
Beispiel: Teilen Sie eine Spalte, die vollständige Namen enthält, in getrennte Spalten für Vor- und Nachnamen. Weitere Informationen zu dieser Übung finden Sie in der kostenlosen Excel-Datei auf dem Blatt zum Aufteilen.
Hier haben wir ähnliche Daten wie in den vorherigen Beispielen. Beachten Sie, dass drei Personen in der Liste drei Namen haben. Daher benötigen wir zwei leere Spalten.
Fügen Sie zuerst zwei leere Spalten rechts von ein Spalte A:
Stelle das Mauszeiger in der Kopfzeile von Spalte B, so wird es ein nach unten zeigender Pfeil. Nach rechts ziehen, so Spalten B und C sind ausgewählt.
Auswahl von Excel-SpaltenRechtsklick und wählen Sie Einfügen aus dem Popup-Menü. Da Sie zwei Spalten ausgewählt hatten, haben Sie jetzt zwei leere Spalten.
Wählen alle namen in Spalte A. (Schneller Weg: Klicken Sie den ersten in an A3, dann drücken Strg + Umschalt + Abwärtspfeil. Dann nach oben scrollen.)
Auf der Daten Registerkarte auswählen Text in Spalten. Wählen Abgegrenzt, dann klick Nächster.
Text zu TabulatorspaltenWählen Platz als einziges Trennzeichen. Wenn Sie aufeinanderfolgende Trennzeichen als eins behandeln, wird dies standardmäßig ausgewählt. Scrollen Sie in der Liste nach unten, um die Namen zu sehen, die sich in drei Spalten erstrecken.
Die Spalten von Text zu Tabs erstrecken sichKlicken Nächster, dann klick Fertig. Spalte A wird jetzt nur Vornamen haben, Spalte B wird Nachnamen haben und Spalte C wird drei Namen haben, die übergossen werden.
Namen teilenSie können diese drei Namen dann manuell bearbeiten Spalte C löschen, die sollte leer sein.
Excel macht auch den umgekehrten Weg: Wenn Sie mehrere Spalten haben und diese zusammenführen möchten. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dies zu tun, aber ich zeige Ihnen die einfachste Form, eine Formel zu verwenden. Weitere Informationen zu dieser Übung finden Sie in der kostenlosen Excel-Datei auf der Registerkarte "Beitreten".
Fügen Sie wie oben eine neue Spalte ein Spalte B. Positionieren Sie die Mauszeiger auf der Header von Spalte C Der Mauszeiger wird zu einem nach unten zeigender Pfeil…
Fügen Sie eine neue Spalte ein… Dann auswählen Einfügen aus dem Popup-Menü. Gib der neuen Spalte einen Titel von Vollständiger Name.
Klicken Sie in die Zelle C3 Oben in der neuen Spalte wird die erste Formel angegeben. Um es verständlicher zu machen, machen wir es mit einem kleinen Fehler und beheben es dann.
Da wir den Zellinhalt zusammenfügen und keine Zahlen hinzufügen möchten, ist der Operator ein kaufmännisches Und. Also mach die Formel:
= A3 & B3
Formel verbindenWenn Sie ihn jedoch eingeben, werden der Vor- und Nachname zusammen ohne ein Leerzeichen gequetscht. Also lösche es. Schreibe die Formel erneut um, aber mit einem anderen Element:
= A3 & "" & B3
Wenn Sie ein Leerzeichen in die Anführungszeichen setzen, sollte die Formel buchstäblich ein Leerzeichen enthalten.
Formel mit Leerzeichen verbindenEingeben es und AutoFill bis zum Boden.
AutoFill downHier sind einige schnelle Möglichkeiten, Zahlen (Dollar, Prozent usw.) und Arbeitsblätter (Farben, Schriftarten) zu formatieren..
Informationen zu dieser Übung finden Sie in der kostenlosen Excel-Datei auf dem Blatt "Formatierung".
Die Zahlen in diesem Arbeitsblatt sollten Tausenderzeichen enthalten, benötigen jedoch keine Dezimalzahlen. In der ersten Zeile, der Gesamtzeile und das Gesamtspalte. Auch die letzte Spalte ist als Dezimalzahl formatiert, sollte aber wie Prozent aussehen.
Wählen Sie die obere Zahlenreihe durch Gesamtspalte.
Halten Sie die Strg-Taste und wählen Sie in der Gesamt Reihe am unteren Rand (die obere und die untere Reihe sollten jetzt beide ausgewählt werden).
FormatierungsauswahlKlicken Sie im Menüband auf Dollarzeichen Taste oder drücken Strg + Umschalt + $. Dies gilt für Dollarzeichen, Kommas und Dezimalzahlen. (Wir werden die Dezimalzahlen in einer Minute entfernen.)
Wählen Sie nun alle Zahlen dazwischen aus und klicken Sie auf Comma-Stil-Schaltfläche oder drücken Sie Strg + Umschalttaste + !. Das gilt für Kommas und Dezimalzahlen.
Um alle Dezimalstellen zu entfernen, wählen Sie alle Zahlen auf dem Blatt mit Ausnahme von aus Prozent Spalte am Ende und klicken Sie auf die Dezimalzahl verringern Taste zweimal.
Excel-Formatierung - Dezimalzahlen verringernLassen Sie uns nun Prozentsätze anwenden.
Wählen Sie alle Zahlen aus % von insgesamt klicken Sie auf die % unterschreiben oder drücken Strg + Umschalttaste +%.
Wenn Sie möchten, klicken Sie auf Erhöhen Sie die Dezimalzahl Taste einmal oder zweimal.
Prozentsätze anwendenUm das Blatt zu formatieren, gibt es drei Möglichkeiten:
Für die Geschwindigkeit gibt es die zweite und dritte Methode.
Wählen Sie alle Spaltenüberschriften aus und klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Zellstile. Wähle ein.
Formatvorlagen für Excel-SpaltenMachen Sie dasselbe für die Zeilenüberschriften.
Formatvorlagen für Excel-Header-ZellenMachen Sie ein paar Mal rückgängig.
Klicken Sie jetzt auf Als Tabelle formatieren und wählen Sie ein Design.
Klicken OK in dem sich öffnenden Dialogfeld. Beachten Sie, dass die Spalten Dropdown-Pfeile enthalten, damit Sie sie filtern können.
Wenn eine Spalte zu schmal ist, haben Sie möglicherweise abgeschnittenen Text oder Zahlen, die als Nummernzeichen angezeigt werden. Wenn eine Zeile zu kurz ist, können Sie sie möglicherweise nicht lesen. Lesen Sie für diese Übung das Blatt "Zeilen und Spalten" in der kostenlosen Excel-Datei.
Das Anpassen der Spaltenbreite und Zeilenhöhe funktioniert im Wesentlichen auf dieselbe Weise: Setzen Sie den Mauszeiger an den rechten oder unteren Rand der Zeile oder Spalte, sodass der Mauszeiger zu einem zweiköpfigen Pfeil wird, und ziehen Sie ihn, bis die gewünschte Größe der Zeile oder Spalte angezeigt wird . Oder du kannst Doppelklick um die Zeilen- oder Spaltengröße automatisch zu erhalten. (Dies funktioniert genauso in Windows File Explorer in Detailansicht.)
Zeilenhöhe der Windows File Explorer-SpaltenbreiteEs gibt zwei Möglichkeiten, Seitenumbrüche zu erstellen:
Um einen Seitenumbruch manuell einzufügen, wählen Sie die Zeilen- oder Spaltenüberschrift aus, an der die Seite umbrochen werden soll, und klicken Sie dann auf Registerkarte Seitenlayout Klicken Sie im Menüband auf Bricht Dropdown herunter und wählen Sie Seitenumbruch einfügen.
Seitenumbruch einfügenVerwenden Sie zum Anpassen der Seitenumbrüche Seitenumbruchvorschau.
Drücke den Seitenumbruchvorschau Symbol in der rechten unteren Ecke, und ziehen Sie die Linien. Gepunktete Linien sind automatische Seitenumbrüche. Wenn Sie Seitenumbrüche einfügen, sind diese Linien durchgehend.
Passen Sie die Seitenumbrüche anVerwenden Sie zum Einfügen, Löschen, Verschieben oder Umbenennen von Arbeitsblättern die Registerkarten in der linken unteren Ecke des Bildschirms.
Diese Arbeitsmappe enthält nur ein Arbeitsblatt Blatt1. Um es umzubenennen:
Mit Blättern arbeitenEinfügen eines neuen leeren Blattes, Klicken die Runde Pluszeichen neben der tab.
So kopieren Sie das Blatt:
Klicken Sie auf das DreieckLassen Sie zuerst die Maus los. Sie sehen ein neues Blatt mit demselben Namen und ein "(2)" Danach.
Ihr neues Blatt wurde erstelltSie können die Blätter in jede gewünschte Position ziehen. Blätter werden dort abgelegt, wo Sie das nach unten zeigende Dreieck sehen.
Wenn Sie ein langes Blatt haben, kann ein Spaltenkopf leicht aus dem Blickfeld gerollt werden. Es gibt jedoch eine Funktion, die dies verhindert. Wenn Sie ein langes Blatt drucken, möchten Sie sicherstellen, dass die Spaltenüberschriften oben auf jeder Seite angezeigt werden. Bitte tun Sie dies nicht, indem Sie sie kopieren und einfügen. Das wird ein Albtraum.
Weitere Informationen zu dieser Übung finden Sie in der kostenlosen Excel-Datei auf der Kopfzeile.
Klicken Sie in diesem Arbeitsblatt auf Zelle A3, das ist knapp unter der Zeile der Spaltenüberschriften. Dann in der Aussicht Klicken Sie auf die Registerkarte des Menübands Scheiben einfrieren. Und wähle Scheiben einfrieren von der Dropdown-Liste.
Wählen Sie Freeze PanesJetzt können Sie im Arbeitsblatt nach oben und unten blättern und die Kopfzeilen immer noch anzeigen.
Sie können die Fenster auf dieselbe Weise wieder einfrieren: Klicken Sie auf Scheiben einfrieren, dann auswählen Scheiben einfrieren von der Dropdown-Liste.
Dies hat jedoch keine Auswirkungen auf das Drucken. So drucken Sie Spaltenüberschriften auf jeder Seite:
Wählen Sie die Header ausUm zu sehen, dass es funktioniert, gehen Sie zu Seitenansicht: Datei> Drucken oder drücken Sie Strg + P.
Klicken Sie auf die Seitenregisterkarten unten, um durch die Seiten zu blättern und die Kopfzeilen anzuzeigen.
Blättern Sie durch die KopfzeilenExcel verfügt über mehrere Funktionen, die entscheiden können, welcher Wert angezeigt werden soll. Diese basieren alle auf der IF-Funktion. Sobald Sie sich damit auskennen, können Sie die komplexeren einfach nutzen.
Die IF-Funktion hat drei Argumente:
Wenn eine Funktion mehrere Argumente hat, trennen Sie sie durch Kommas. Das ist also die Syntax:
= IF (zu testende Bedingung, was zurückgegeben werden soll, wenn wahr, was zurückgegeben wird, wenn falsch)
Weitere Informationen zu dieser Übung finden Sie in der kostenlosen Excel-Datei auf der Registerkarte "Funktionen".
Beispiel: Wir haben eine Liste der Bestellungen von Personen in verschiedenen Bundesstaaten. Wenn eine Bestellung aus New Jersey erfolgt, muss eine Umsatzsteuer von 7% erhoben werden. Wenn eine Bestellung von einem anderen Ort stammt, wenden Sie keine Steuer an.
An der Spitze der Steuerspalte (H3), Geben Sie diese Formel ein:
= IF (C3 = "nj", G3 * .07, "")
Das heisst:
WENN FunktionsergebnisseAutoFill bis zum Boden. Die meisten Zellen in der Steuerspalte sind leer, und diejenigen, die keine Umsatzsteuer haben, weil diese Zeile angezeigt wird NJ in dem Zustand Spalte, wie unten gezeigt.
Ähnlich wie bei der IF-Funktion finden die SUMIF- und AVERAGEIF-Funktionen die Summe und den Durchschnitt eines Zellbereichs, in dem ein bestimmter Wert oder eine bestimmte Bedingung vorhanden ist.
Die Funktionen erhalten drei Argumente:
Die Syntax der beiden Funktionen hat einen ähnlichen Namen, aber dieselben Argumente:
= SUMIF (zu schauender Bereich, zu wählender Wert, hinzuzufügender Bereich)
= AVERAGEIF(Bereich zum Anzeigen, Wert zum Auswählen, Bereich zum Hinzufügen)
Informationen zu dieser Übung finden Sie in der kostenlosen Excel-Datei auf dem Blatt 'SUMIF'.
Beispiel: Finden Sie die Summe aller Bestellungen nach Kalifornien und die durchschnittliche Bestellung von Kona.
Am unteren Rand der Verkauf Spalte, in G203, Geben Sie diese Formel ein, um die Gesamtzahl der Bestellungen nach Kalifornien zu ermitteln:
= sumif (C3: C201, "ca", G3: G201)
Das heisst:
Fügen Sie den Wert der Spalte hinzuVerwenden Sie nun dieselbe Technik, um den Durchschnitt aller Verkäufe von Kona zu ermitteln.
Gehen in G204 und geben Sie diese Formel ein:
= averageif (D3: D201, "kona", G3: G201)
Das heisst:
Mittelwert der SpalteDas sollte das Ergebnis sein:
EndergebnisLernen, wie man Excel verwendet, ist die Anstrengung wert. Mit diesen Techniken und Tipps können Sie die leistungsstarken und zeitsparenden Funktionen von Excel für Ihre eigenen Tabellenkalkulationen verwenden. Üben Sie die Lektionen oben und arbeiten Sie daran, diese Techniken in Ihren Arbeitsablauf zu integrieren.
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