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Wie viel Zeit verbringen Sie jede Woche mit E-Mails? Wenn Sie wie die meisten von uns sind, lautet die Antwort… Stunden. Die Schätzungen hängen davon ab, wie viel Zeit ein durchschnittlicher Mitarbeiter für E-Mails verbringt, aber eines ist sicher. E-Mail-Zeit ist eine Zeit, die nicht für andere Aufgaben verwendet wird.
In einer Studie schätzten die Teilnehmer, dass sie täglich mehr als sechs Stunden mit persönlichen und geschäftlichen E-Mails verbracht haben. Laut der Studie veröffentlicht von Reuters Im August 2015 begannen einige Teilnehmer, die E-Mails zu überprüfen, bevor sie überhaupt aus dem Bett kamen. Das ist viel Zeit für E-Mails.
Was wäre, wenn Sie einige der Stunden, die Sie für E-Mails verbringen, zurückfordern könnten? Gibt es eine Möglichkeit, weniger Zeit mit E-Mails zu verbringen?? Ja da ist.
Ein Grund, warum so viel Zeit für E-Mails aufgewendet wird, ist, dass viele von uns nicht lernen, die zeitsparenden Funktionen unseres E-Mail-Systems zu nutzen. Google Mail verfügt beispielsweise über viele integrierte Verknüpfungen, die die Verwendung von E-Mails vereinfachen und eine Menge Zeit sparen.
Google Mail-Tastenkombinationen sparen Zeit und verbessern Ihren Arbeitsablauf. (grafische Quelle) In diesem Lernprogramm erfahren Sie, wie Sie Google Mail-Verknüpfungen aktivieren und verwenden, um Zeit zu sparen. Ich teile auch einige Verknüpfungen, die für Ihren Desktop-Computer spezifisch sind.
Sie fragen sich vielleicht, ist es das wert? Tastenkombinationen sparen wirklich Zeit?
Wenn Sie, wie viele kleine Geschäftsleute, viel Zeit mit E-Mails verbringen, kann die Zeitersparnis erheblich sein.
Laut den neuesten Statistiken, die von DMR erstellt wurden, erhält der durchschnittliche Büroangestellte täglich 121 E-Mails. Verwenden wir diese Figur als Beispiel. Wenn Sie so viele E-Mails pro Tag erhalten, kann eine Minute beim Verarbeiten jeder E-Mail zwei Stunden pro Tag oder zwölf Stunden pro Woche bedeuten. Für einen Kleinunternehmer mit vielen Aufgaben kann die Einsparung von ein paar Stunden pro Tag mehr Zeit für die Arbeit bedeuten, die sich bezahlt macht.
Angenommen, Sie möchten drei Prozesse für eine E-Mail durchführen, die Sie erhalten haben:
Wenn Sie diese Aufgaben ohne Verknüpfungen ausführen, müssen Sie Folgendes ausführen:
Im Gegensatz dazu können Sie dieselben Aufgaben schneller ausführen, indem Sie die folgenden Tastenkombinationen verwenden:
Für Tastenkombinationen, die Ihnen wirklich Zeit sparen, müssen Sie sie sich merken. Das kann sich als eine entmutigende Aufgabe erweisen, wenn Sie feststellen, dass es buchstäblich Dutzende von Google Mail-Abkürzungen gibt.
Keine Panik Sie müssen nicht jede einzelne Google Mail-Verknüpfung kennen, um Zeit zu sparen. Konzentrieren Sie sich einfach auf das Erlernen der Verknüpfungen für die am häufigsten ausgeführten Operationen und sparen Sie trotzdem viel Zeit.
Wenn Sie weniger häufig verwendete Verknüpfungen verwenden, drucken Sie ein Diagramm der Verknüpfungen aus, und bewahren Sie es in der Nähe Ihres Computers auf.
Lassen Sie uns als Nächstes einen Blick auf die Aktivierung von Google Mail-Verknüpfungen werfen.
Bevor wir uns ansehen, wie Sie Google Mail-Verknüpfungen aktivieren, gibt es einige Google Mail-Verknüpfungen, die immer aktiviert sind. Hier ist eine kurze Liste der Verknüpfungen, die Sie verwenden können:
| Wenn du willst… | Mach das… |
| Gehen Sie durch Listen vor und zurück | Verwenden Sie die Oben und Nieder Pfeiltasten |
| Informationen auswählen | Verwenden Sie die Eingeben Schlüssel |
| Empfänger in eine E-Mail kopieren | Drücken Sie Ctrl + Verschiebung + c von dem Neue Nachricht Bildschirm |
| Fügen Sie einer E-Mail Blindempfänger hinzu | Drücken Sie Ctrl + Verschiebung + b von dem Neue Nachricht Bildschirm |
| Ändern der gesendeten Adresse (wenn Sie mehr Adressen eingerichtet haben) | Drücken Sie Ctrl + Verschiebung + f |
| Bewegt den Cursor zum Hauptfenster | Drücken Sie Verschiebung + Esc |
Die meisten anderen Verknüpfungen funktionieren nur, wenn Sie sie aktivieren. In den folgenden Schritten erfahren Sie, wie Sie Google Mail-Verknüpfungen aktivieren.
Drücke den die Einstellungen Symbol in der oberen rechten Ecke des Hauptbildschirms von Google Mail. Ein Dropdown-Menü wird angezeigt.
Klicken Sie auf das Symbol für Google Mail-Einstellungen.Drücke den die Einstellungen Option im Dropdown-Menü zur Anzeige von die Einstellungen Bildschirm.
Rufen Sie den Bildschirm Einstellungen auf.Das Tastatürkürzel Diese Option befindet sich in der Mitte des Bildschirms. Blättern Sie nach unten, bis Sie sie sehen können. In der Systemeinstellung sind die Verknüpfungen deaktiviert.
Der Google Mail-Standard ist Tastenkombinationen deaktiviert.Wählen Sie die Umschaltfläche für die aus Tastenkombinationen an Möglichkeit.
Schalten Sie die Tastenkombinationen ein.Vergessen Sie nicht, nach unten zu scrollen die Einstellungen Bildschirm und klicken Sie auf Änderungen speichern Taste.
Speichern Sie die Änderungen, um sie anzuwenden.Ihre Google Mail-Verknüpfungen sind jetzt aktiv.
Damit Sie Ihre Google Mail-Verknüpfungen optimal nutzen können, müssen Sie deren Verwendung verstehen. Es gibt drei Arten von Verknüpfungen, mit denen Sie Zeit sparen können:
Lassen Sie uns die einzelnen Verknüpfungen einzeln betrachten. Im Folgenden habe ich für jede Art von Verknüpfung eine eigene Verknüpfungstabelle erstellt.
Um eine dieser Tabellen zu verwenden, führen Sie die in der Tabelle angegebene Aktion aus Mach das Säule. Das Benötigt Aktivierung? Spalte zeigt an, dass die Tastatürkürzel Option muss aktiviert sein, um die Verknüpfung zu verwenden.
Einige Verknüpfungen setzen voraus, dass die Google Mail-Konversationsansicht aktiviert ist, bevor Sie die Verknüpfung verwenden können. Weitere Informationen zum Aktivieren der Konversationsansicht finden Sie in diesem Lernprogramm:
Hinweis: Wenn Sie in Ihrem Webbrowser einen Popup-Blocker verwenden, deaktivieren Sie ihn, bevor Sie Google Mail-Verknüpfungen verwenden.
Schauen wir uns die verschiedenen Tastenkombinationen für Google Mail an. Zu Ihrer Bequemlichkeit habe ich jede Art von Verknüpfung in Tabellenform aufgelistet, die Sie als Ihr eigenes Gmail-Verknüpfungs-Cheatsheet verwenden können.
Verwenden Sie Kompositionsverknüpfungen, um eine neue Nachricht zu erstellen oder auf eine vorhandene Nachricht zu antworten oder diese weiterzuleiten. In der folgenden Tabelle sind die Verknüpfungen aufgeführt, mit denen Sie Zeit sparen können, wenn Sie eine Nachricht erstellen.
| Wenn du willst… | Mach das… | Benötigt Aktivierung? |
| Öffnen Sie ein neues Nachrichtenfenster über dem Hauptbildschirm von Google Mail | Art c während aus dem Hauptbildschirm von Google Mail | Ja |
| Öffnet ein neues Nachrichtenfenster | Art Verschiebung + c über den Hauptbildschirm von Google Mail | Ja |
| Öffnet ein neues Nachrichtenfenster in einer neuen Browserregisterkarte | Art d aus dem Hauptfenster von Google Mail. | Ja |
| Öffnen Sie ein Feld, um auf die aktuelle Nachricht am Ende der Nachricht zu antworten | Art r in der Konversationsansicht | Ja |
| Öffnen Sie ein neues Antwortfenster über der aktuellen Nachricht | Art Verschiebung + r in der Konversationsansicht | Ja |
| Öffnen Sie ein Feld, um allen Empfängern der aktuellen Nachricht am Ende der Nachricht zu antworten | Art ein in der Konversationsansicht | Ja |
| Öffnen Sie ein neues Antwortfenster, um alle Empfänger der aktuellen Nachricht über der aktuellen Nachricht zu beantworten | Art Verschiebung + ein in der Konversationsansicht | Ja |
| Aktuelle Nachricht weiterleiten | Art f in der Konversationsansicht | Ja |
| Leiten Sie die aktuelle Nachricht aus einem neuen Fenster weiter | Art Verschiebung + f in der Konversationsansicht | Ja |
| Speichern Sie die Nachricht, die Sie erstellen, als Entwurf auf Ihrem Computer | Art Ctrl + s aus einer Nachricht heraus, die Sie verfassen | Ja |
| Senden Sie die Nachricht, die Sie verfassen | Drücken Sie Tab + Eingeben | Ja |
Verwenden Sie Verknüpfungen für die Posteingangsverwaltung, um Ihre Nachrichten zu ordnen. In der folgenden Verknüpfungstabelle sind Verknüpfungen aufgeführt, die Sie beim Organisieren Ihres Posteingangs unterstützen.
| Wenn du willst… | Mach das… | Benötigt Aktivierung |
| Archivieren Sie die Konversation | Art e | Ja |
| Setzen Sie einen Stern in das Gespräch | Art s | Ja |
| Zeigen Sie, dass eine Konversation im Posteingang Priorität wichtig ist | Art + aus der Konversationsansicht | Ja |
| Wählen Sie eine Konversation aus | Art x | Ja |
| Zeigen Sie, dass eine Konversation im Posteingang "Priorität" unwichtig ist | Art - aus der Konversationsansicht | Ja |
| Verschieben Sie eine Konversation in den Papierkorbordner | Art # | Ja |
| Nachricht öffnen | Art O Im Hauptbildschirm von Google Mail wird eine Nachricht ausgewählt | Ja |
| Senden Sie Nachrichten in einer Konversation direkt an die Archive, sofern diese nicht an Sie gerichtet sind | Art m | Ja |
| Öffne das Etiketten Speisekarte | Art l | Ja |
| Verschieben Sie eine Konversation auf ein anderes Etikett oder in den Papierkorb | Art v Im Hauptbildschirm von Google Mail wird eine Nachricht ausgewählt | Ja |
| Nachricht als gelesen markieren | Drücken Sie Verschiebung + ich Im Hauptbildschirm von Google Mail wird eine Nachricht ausgewählt | Ja |
| Eine Nachricht als ungelesen markieren | Drücken Sie Verschiebung + u | Ja |
| Archivieren Sie die aktuelle Konversation und wechseln Sie zur vorherigen | Art aus der Nachricht | Ja |
| Archivieren Sie das aktuelle Gespräch und fahren Sie mit dem nächsten fort | Art aus der Nachricht | Ja |
| Melden Sie eine Spam-Nachricht | Art ! | Ja |
| Archivieren Sie Ihr Gespräch und fahren Sie mit dem nächsten fort | Art y + O | Ja |
| Wählen Sie alle E-Mails im aktuellen Etikett aus | Art * + ein aus dem Hauptfenster von Google Mail | Ja |
| Deaktivieren Sie alle E-Mails | Art * + n aus dem Hauptfenster von Google Mail | Ja |
| Wählen Sie alle gelesenen E-Mails aus | Art * + r aus dem Hauptfenster von Google Mail | Ja |
| Wählen Sie alle ungelesenen E-Mails aus | Art * + u aus dem Hauptfenster von Google Mail | Ja |
| Markieren Sie alle markierten E-Mails | Art * + s aus dem Hauptfenster von Google Mail | Ja |
| Wählen Sie alle nicht markierten E-Mails aus | Art * + t aus dem Hauptfenster von Google Mail | Ja |
Verwenden Sie Kurzbefehle für die Navigation, um schnell zu verschiedenen Teilen des Google Mail-Systems zu gelangen. Die folgende Tabelle enthält Navigationsverknüpfungen.
| Wenn du willst… | Mach das… | Benötigt Aktivierung? |
| Gehen Sie zum Suchfeld | Art / | Ja |
| Wechseln Sie zur Liste der Nachrichten | Art k | Ja |
| Wechseln Sie zum vorherigen Gespräch | Art j | Ja |
| Gehen Sie zum nächsten Posteingang | Art ' aus dem Hauptfenster von Google Mail | Ja |
| Gehen Sie zum vorherigen Posteingang | Art ~ aus dem Hauptfenster von Google Mail | Ja |
| Kehren Sie zum Posteingang oder einer Liste von Konversationen zurück | Art u aus einer Nachricht heraus | Ja |
| Bewegen Sie den Cursor auf die Chat-Suche Box | Art q | Ja |
| Siehe die Mehr Aktionen Dropdown-Menü | Art . | Ja |
| Wechseln Sie zum ersten Symbol in der Google Mail-Symbolleiste | Art , | Ja |
| Gehe zum Jegliche Post Bildschirm | Art G + ein | Ja |
| Gehen Sie zu einer Liste aller markierten Konversationen | Art G + s | Ja |
| Gehen Sie zu Ihrer Kontaktliste | Art G + c | Ja |
| Gehen Sie zu Ihrer Entwurfsliste | Art G + d | Ja |
| Gehen Sie zum Markensuchfeld | Art G + l | Ja |
| Gehen Sie in Ihren Posteingang | Art G + ich | Ja |
| Gehen Sie zu Ihrem Gesendete E-Mail Bildschirm | Art G + t | Ja |
Es gibt einige Tastenkombinationen, die in keine Kategorie passen. Hier ist ein Beispiel: Sie können drücken Esc um den Cursor aus dem aktuellen Feld zu entfernen.
E-Mails müssen für den Kleinunternehmer keine große Zeitverschwendung sein. Sie können die für Google Mail aufgewendete Zeit reduzieren, indem Sie die Tastenkombinationen für Google Mail kennen lernen und wissen, wann sie verwendet werden.
Weitere Informationen zur Verwendung von E-Mails im Allgemeinen und speziell von Google Mail erhalten Sie in den folgenden Lernprogrammen:
Viel Glück bei der Nutzung dieser Google Mail-Verknüpfungen! Teilen Sie in den Kommentaren unten Ihre eigenen zeitsparenden Tipps für Gmail mit.
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