So verwenden Sie Live Online Video Calling für geschäftliche Konferenzen

Sucht Ihr Unternehmen nach einem effektiven Weg, um mit Remote-Mitarbeitern in Kontakt zu treten? Online-Videotelefonie ist für Remote-Teams eine wichtige Möglichkeit, um in Kontakt zu bleiben. Einige Mitarbeiter und Unternehmen wissen jedoch noch nicht, wie sie eine effektive Videokonferenz abhalten können

Selbst wenn Ihr Unternehmen heute nicht auf Remote-Teams angewiesen ist, besteht die Chance, dass dies in naher Zukunft der Fall sein wird. Fernarbeit ist ein wichtiger Teil der Art, wie die meisten Unternehmen geführt werden. Remote-Mitarbeiter können ein Geschäftsgeld sparen, da bei Remote-Mitarbeitern in der Regel weniger Aufwand anfällt. Durch die Einstellung von Remote-Mitarbeitern erhält ein Unternehmen auch Zugang zu einer breiteren und vielfältigeren Belegschaft. Jüngsten Zahlen des American Community Survey des United States Census Bureaus zufolge arbeiten 13,4 Millionen Menschen in den USA von zu Hause aus. Laut den jüngsten Daten des Amtes für nationale Statistik in den Vereinigten Staaten arbeiten mindestens 4,2 Millionen Menschen zumindest teilweise von zu Hause aus. 

Online-Videotelefonie ist für Remote-Teams eine wichtige Möglichkeit, um in Kontakt zu bleiben. (Bildquelle: Envato Elements)

Gute Kommunikation ist für ein erfolgreiches Geschäft von entscheidender Bedeutung. In einer Studie wurde jedoch festgestellt, dass sich entfernte Arbeitnehmer häufig als ausgelassen fühlen (Harvard Business Review). Online-Videoanrufe können dazu beitragen, Kommunikationsprobleme zu lösen und das Gefühl der Unterbrechung zu lindern. Online-Videokonferenzen können auch für entfernte Teams ein Mittel sein, um in Kontakt zu bleiben und sicherzustellen, dass das Team die Ziele und Fristen einhält.

In diesem Lernprogramm teilen wir Ihnen mit, was Sie wissen müssen, um mit Online-Videoanrufen für geschäftliche Konferenzen zu beginnen. Wir beginnen mit den Tools, die Sie zur Teilnahme an einem Videoanruf benötigen. Anschließend besprechen wir, wie Sie sich auf eine Videokonferenz vorbereiten und wie Sie vorgehen, während Sie an einer Live-Konferenz teilnehmen. Anruf. Zum Schluss werden wir darüber sprechen, was Sie tun sollten, wenn Ihr Videoanruf beendet ist.

So wählen Sie die richtigen Tools für Ihren Videoanruf aus

Die Tools, die Sie für Ihren Online-Videoanruf benötigen, sind unterschiedlich, aber höchstwahrscheinlich beginnen Sie mit Web-Videokonferenzsoftware. Lesen Sie diesen Artikel, um einen Überblick über einige der besten verfügbaren Softwareoptionen für Videokonferenzen zu erhalten:

Die meisten Videokonferenz-Software ist auf das Internet angewiesen. Stellen Sie daher sicher, dass eine Verbindung verfügbar ist. Sie benötigen außerdem einige Hardwaretools für Ihren Videoanruf, einschließlich:

• Kamera. Bei einigen Videokonferenzsoftware können Sie auch ohne Kamera teilnehmen. Sie benötigen jedoch eine gute Webcam, wenn Sie einen Face-Call durchführen möchten. Für die meisten Leute ist dies eine Webcam, obwohl Sie mit einer Kamera auf Ihrem Smartphone oder Tablet auskommen können. Um eine optimale Bildqualität zu erhalten, erhalten Sie eine Webcam mit höherer Auflösung. Eine höhere Bildrate verhindert außerdem, dass das Bild zeitweise einfriert.
• Mikrofon. Einige Webkonferenz-Software ermöglicht Ihnen die Teilnahme mit einem intelligenten Gerät. Wenn Sie jedoch die Online-Videokonferenz abhalten, benötigen Sie ein besseres Mikrofon, damit die Konferenzteilnehmer Sie deutlich hören können.

Lesen Sie unbedingt die Hardware-Empfehlungen für die von Ihnen gewählte Videokonferenzsoftware. In diesem Artikel finden Sie auch einige Richtlinien für die Auswahl guter Hardware zum Einrichten eines professionellen Webinars:

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Wenn Sie die richtigen Werkzeuge und Geräte ausgewählt haben, können Sie sich auf Ihren Online-Anruf vorbereiten.

So bereiten Sie sich auf den Videoanruf vor

Wenn Sie möchten, dass Ihre Facetime-Telefonkonferenz oder ein anderes Live-Video-Gespräch erfolgreich ist, müssen Sie vorbereitet sein. In diesem Abschnitt besprechen wir vier Bereiche, auf die Sie achten sollten:

1. Aussehen
2. Umgebung
3. Planung
4. eine Präsentation verwenden
   

Lassen Sie uns jeden Bereich einzeln betrachten.

1. Erscheinungen sind wichtig

Der erste Bereich, auf den Sie achten möchten, ist, wie Sie aussehen. Sie arbeiten zwar von zu Hause aus, aber wenn Sie an einem Live-Videoanruf teilnehmen, müssen Sie präsentabel aussehen. Das bedeutet, dass Sie die gleiche Art von Kleidung tragen, die Sie für Ihre Videokonferenz im Büro tragen würden (wenn Sie hineingehen würden). anrufen, aber entscheiden Sie sich für eine bequeme Version des Geräts unter Berücksichtigung der Temperatur. Hier ist ein kurzes Video, das das Erscheinungsbild der Kamera beschreibt.

Einige dieser Richtlinien in diesem Lernprogramm gelten auch für Telefonkonferenzen:

Überlegen Sie auch, was im Anruf unmittelbar hinter Ihnen angezeigt wird. Ist es ein vollgestopftes Büro? Eine unordentliche Pinnwand? Eine Wand voller Poster? All dies kann sich möglicherweise auf Ihre Wahrnehmung auswirken. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um jeden Bereich des Büros zu verbessern, der für die Teilnehmer Ihres Online-Anrufs sichtbar ist.

2. Erstellen Sie die richtige Umgebung

Eine erfolgreiche Telefonkonferenz bietet jedoch mehr als nur das richtige Outfit. Sie müssen auch sicherstellen, dass sich die Umgebung vor der Konferenz befindet.

Stellen Sie sicher, dass der Raum, den Sie für die Telefonkonferenz verwenden, eine gute Beleuchtung hat. Weiches, natürliches Licht ist das Beste. Vermeiden Sie jedoch Hintergrundbeleuchtung, die auftreten kann, wenn Sie vor einem Fenster sitzen. Idealerweise befindet sich die Lichtquelle hinter Ihrem Computerbildschirm.

Sie sollten auch sicherstellen, dass Ihr Raum ablenkungsfrei ist. Dies kann bedeuten, dass Sie Ihre Familienmitglieder wissen lassen, dass Sie telefonieren (und nicht erreichbar sind), damit sie nicht versehentlich unterbrochen werden. Stellen Sie außerdem sicher, dass der Klingelton auf Ihrem Telefon für die Dauer des Anrufs stummgeschaltet ist, und deaktivieren Sie alle Benachrichtigungen, die Sie auf Ihrem Computer oder auf intelligenten Geräten eingerichtet haben.

3. Einen Plan haben

Wenn Sie regelmäßig Konf. Haben Mit Ihrem Team geplante Anrufe können mehr oder weniger informell sein. Leider können ungeplante Anrufe manchmal sehr zeitraubend und zeitaufwändig sein, was sich auf Ihre Produktivität und die Produktivität Ihres Teams auswirkt.

Sie können Zeit sparen, indem Sie planen, was vorher besprochen wird. Wenn Sie die Telefonkonferenz abhalten, senden Sie eine Tagesordnung. Aber auch wenn Sie das Meeting nicht veranstalten, können Sie trotzdem eine persönliche Liste mit Themen erstellen, die die Teammitglieder besprechen möchten. Eine solche Liste kann das Meeting auf dem Laufenden halten.

4. Erstellen Sie eine Präsentation

Eine Präsentation, z. B. eine PowerPoint-Präsentation, ist auch ein guter Weg, um Teammitgliedern Informationen schnell und effizient zu präsentieren. Und mit vielen Webkonferenz-Tools können Sie eine Präsentation in Ihren Videoanruf integrieren. Ein zusätzlicher Bonus bei der Verwendung einer Präsentation besteht darin, dass Sie sie an Teammitglieder senden können, die das Konfekt verpasst haben. Anruf sowie Teilnehmer nach dem Meeting.

Wenn Sie sich für eine Präsentation entscheiden, sollten Sie sicherstellen, dass sie professionell aussieht. Der schnellste Weg dazu ist die Verwendung einer vorgefertigten Präsentationsvorlage, wie sie beispielsweise von Envato Elements oder GraphicRiver verfügbar ist. 

Durch die Verwendung von Hunderten von Präsentationsvorlagen, die über Envato Elements verfügbar sind, können Live-Videoanrufe professioneller erscheinen.

Envato Elements ist ein All-You-Can-Download-Service, mit dem Sie Zugriff auf erstklassige kreative Assets wie Präsentationsvorlagen, WordPress-Themes, Archivfotos und mehr erhalten. Mit GraphicRiver können Sie für jedes Asset so bezahlen, wie Sie es benötigen.

Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie eine großartige Präsentation erstellen können, laden Sie unser eBook bei Präsentationen herunter: Der vollständige Leitfaden zur Erstellung großartiger Präsentationen. Es ist kostenlos, wenn Sie den Envato Tuts + Business Newsletter abonnieren.

Was Sie während der Konf. Tun sollten Anruf

Sobald Sie Ihre Ausrüstung erhalten und Ihre Webkonferenz geplant haben, ist es Zeit für den Anruf. Hier sind einige Richtlinien, die am Tag des Anrufs zu befolgen sind:

• Pünktlich sein. Niemand mag ein unnötiges Warten. Wenn sich Ihre Besprechungsteilnehmer in unterschiedlichen Zeitzonen befinden, überprüfen Sie, ob Sie wissen, auf welcher Zeitzone die Besprechungseinladung basiert. Wenn Sie das Meeting moderieren, stellen Sie die Konferenzzeile etwas früher zur Verfügung.
• Passt auf. Nur weil Sie abgelegen sind (und möglicherweise bequem in Ihrem eigenen Zuhause sitzen), bedeutet das nicht, dass das Meeting nicht wichtig ist. Versuchen Sie nicht, mehrere Aufgaben zu erledigen, indem Sie der Besprechung zuhören und gleichzeitig andere arbeits- oder nicht-berufsbezogene Aufgaben ausführen. Geben Sie dem Meeting Ihre volle Aufmerksamkeit.
• Mitschreiben. Notieren Sie beim Hören die wichtigen Punkte des Webkonferenzgesprächs sowie alle Elemente, die Ihrerseits erfordern. Wenn detaillierte Informationen wie Diagramme und Diagramme angezeigt werden, fragen Sie den Präsentator, ob er Ihnen nach dem Meeting eine Kopie per E-Mail schicken kann, um Ihre eigenen Unterlagen zu erhalten.
• Nehmen Sie die Telefonkonferenz auf. Viele Web-Videokonferenz-Tools ermöglichen die Aufzeichnung einer Web-Konferenzschaltung. Wenn Sie der Gastgeber sind, sollten Sie Ihr Softwaretool für die Aufzeichnung des Online-Meetings einrichten. Sie können dies später für Teammitglieder verfügbar machen, die nicht an dem Anruf teilnehmen konnten.

Was ist nach dem Videoanruf zu tun?

Sie haben gerade gelernt, wie Sie die Software und Hardware auswählen, die Sie zur Teilnahme an einem Live-Videoanruf benötigen, ein Videoanruf hosten, wie Sie diesen Anruf planen und wie er daran teilnimmt. Aber sobald der Anruf beendet ist, sind Sie nicht fertig. Es gibt einige Folgeaufgaben, die Sie ausführen müssen. Hier einige davon:

1. Senden Sie eine Dankes-E-Mail

Wenn es sich bei Ihrem Meeting nicht um ein Routine-Meeting handelt, können Sie anschließend eine Dankesnachricht senden. Ein Dankesschreiben ist besonders wichtig nach einem Interview - sogar ein Anruf im Web-Interview. Laut einer Studie von Robert Half senden weniger als ein Viertel aller Interviewteilnehmer nach einem Interview ein Dankeschön. Dieselbe Studie ergab jedoch, dass über die Hälfte der HR-Mitarbeiter eine Dankeserklärung als hilfreich empfinden.

Aber selbst wenn es sich bei Ihrem Videoanruf nicht um ein Interview handelte, kann eine Dankesnotiz trotzdem eine gute Methode sein, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen, wenn der Anruf jemanden betraf, der sich in Ihrem Namen zusätzlich bemüht. Anleitungen zum Schreiben einer guten Dankes-E-Mail finden Sie in diesem Tutorial:

2. Studieren Sie Ihre Besprechungsnotizen

Nehmen Sie sich nach dem Ende Ihres Live-Videoanrufs etwas Zeit, um die Besprechungsnotizen zu studieren. Achten Sie auf Elemente, die Sie nicht verstanden haben, sowie auf Elemente, die von Ihrer Seite zu handeln sind. Wenden Sie sich für Elemente, die Sie nicht verstehen, so schnell wie möglich an den Moderator oder den Organisator der Besprechung, um eine Klarstellung zu erhalten. Verwenden Sie die Tipps in diesem Tutorial, um eine professionelle E-Mail zu schreiben:

3. Folgen Sie den Anweisungen

Stellen Sie sicher, dass Sie für alle Aufgaben, für die Sie handeln müssen, die erforderlichen Aktionen ausführen. Wenn Sie der Organisator der Besprechung sind und feststellen, dass die Besprechungsteilnehmer ihre zugewiesenen Aufgaben nicht erfüllen, können Sie mit dem folgenden Tutorial eine Erinnerungs-E-Mail schreiben:

Gehen Sie voran und halten Sie Ihren Live-Videoanruf

Wir haben die Hardware und Software besprochen, die Sie für einen Live-Videoanruf benötigen. Wir haben auch besprochen, wie man sich auf eine Videokonferenz vorbereitet. Außerdem haben wir darüber gesprochen, was Sie während eines Webanrufs tun sollen und wie Sie danach weiterarbeiten.

Mit den Richtlinien, die Sie in diesem Lernprogramm gelernt haben, können Sie Videoanrufe einrichten. Warum planen Sie nicht gleich heute eine? (Vergessen Sie nicht, eine Premium-Präsentationsvorlage von Envato Elements oder GraphicRiver herunterzuladen, um Zeit zu sparen.)