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Menschen sind jetzt keine Maschinen, und keiner von uns kann vollkommen produktiv sein. Tatsächlich ist das Streben nach Perfektion ein Rezept zum Ausbrennen. Es gibt jedoch Möglichkeiten, wie Sie Ihre Produktivität verbessern können. Zunächst müssen Sie sich mit dem überwinden, was Sie überwältigt. Sobald Sie das getan haben, können Sie Produktivitätssysteme in Ihr Leben integrieren.
Bereit, diesen schmutzigen Wäschestapel anzugehen? Dann lass uns anfangen.
Von Zeit zu Zeit haben wir alle zu viel zu tun. An manchen Tagen sind wir mehr beschäftigt als andere. Aber meistens kommen wir gut zurecht.
Das Problem entsteht, wenn zu viel zu tun ist. Vielleicht werden die Fristen immer länger und Sie wünschen sich, Sie hätten die letzte Woche dazu benutzt, sich niederzuhauen und zu arbeiten, anstatt sich zu vergewissern, dass Sie das jüngste Nerf-Waffengefecht im Büro gewonnen haben. Oder vielleicht haben Sie ein paar Monate im Kreuzfahrt-Modus verbracht, dann tauchen plötzlich viele lukrative Möglichkeiten auf. Das persönliche Leben kann auch zu Produktivitätsproblemen führen-ein neues Kind, Umzug, Trauerfall, Scheidung-Alle können Sie fragen, wie Sie damit umgehen.
Alternativ können Sie auch produktiver sein, um ein lebenslanges Ziel zu erreichen, das Sie auf der Strecke lassen. Egal, ob Sie ein Unternehmen gründen, einen Roman schreiben, eine neue Sprache lernen oder sich Code selbst beibringen, Sie müssen sich ein wenig Zeit für Ihre Woche einplanen, um dies zu ermöglichen. Dies ist besonders schwierig, wenn Sie einen Vollzeitjob haben und Kinder haben. Daher kann das Überlegen dieser Ziele genauso überwältigend sein wie die großen Probleme des Lebens.
Eine weitere Quelle für Produktivitätsüberwältigung kann ganz einfach sein, mehr über Produktivität zu erfahren und darüber, was Sie für Ihre Motivation braucht. Sie könnten in dieser Situation sein, wenn:
Wenn man nicht lernt, produktiv zu sein, ist das kostspielig. Unternehmen verdienen das meiste Geld, wenn sie effizient und gut verwaltet sind. Unabhängig davon, ob Sie ein Unternehmen besitzen oder nicht, Sie steigern Ihr Karrierepotenzial-und dein persönliches Potenzial-wenn Sie lernen, Ihr Leben effizient zu managen.
Jeder kann das, und der Weg in die Zukunft besteht darin, ein Produktivitätssystem aufzubauen, das zu Ihnen passt. Aber bevor Sie ein solches System erstellen können, müssen Sie einen Ausweg aus dem überwältigenden Durcheinander finden, in dem Sie sich befinden. Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie das geht.
Es ist an der Zeit, mit der überwältigenden Menge an Kriegen Krieg zu führen. Was macht ein General, bevor er seine Armee in die Schlacht führt? Er findet so viel wie möglich über den Feind heraus. Er bekommt das Maß seiner Feinde, also weiß er, vor was er sich stellen muss.
Als Menschen sind unsere Gehirne so gestaltet, dass sie sich auf das Negative fixieren. Dies hat der menschlichen Spezies in der Vergangenheit gut gedient, ist aber in der modernen Welt oft wenig hilfreich. Eine Konsequenz dieser negativen Einstellung ist, dass wir uns vorstellen, dass unsere Probleme größer sind, als sie wirklich sind. Wenn sich Probleme oder Dinge in unseren Köpfen drehen, werden sie größer und erschreckender.
Es ist an der Zeit, dass Sie Ihre Furcht fallen lassen und ein Maß von der Bestie bekommen, der Sie gerade gegenüberstehen. Lass uns das Biest in die Augen sehen.
Schnappen Sie sich Stift und Papier und schreiben Sie alles auf, was durch Ihr Gehirn läuft und Ihrer Meinung nach getan werden muss. Gönnen Sie sich gute 20 Minuten, um alles aus Ihrem System herauszuholen.
Tipp: Wenn Sie dies beim ersten Mal gemacht haben, ist es eine gute Idee, einen Stift und einen Notizblock überallhin mitzunehmen. Jedes Mal, wenn Ihnen ein Element für Ihre To-Do-Liste in den Sinn kommt, können Sie es sofort notieren, damit es Ihre geistigen Luftwellen nicht verstopft.
Indem Sie die Aufgaben aufschreiben, die Sie bewältigen müssen, setzen Sie sich auf den richtigen Weg, um etwas dagegen zu unternehmen. Sie treffen eine Entscheidung. Sie klären auch Ihre Meinung, was Ihnen die zusätzliche Energie gibt, die Sie benötigen, um Maßnahmen auf Ihrer Aufgabenliste zu ergreifen. Wie Dale Carnegie schreibt Wie Sie aufhören, sich Sorgen zu machen und zu leben beginnen:
Die Erfahrung hat mir immer wieder den enormen Wert bewiesen, zu einer Entscheidung zu kommen. Es ist das Versagen, zu einem festen Zweck zu gelangen, die Unfähigkeit, in verrückten Kreisen aufhören zu gehen und herumzurennen, was Männer zu Nervenzusammenbrüchen und lebenden Höllen treibt. Ich finde, dass fünfzig Prozent meiner Sorgen verschwinden, sobald ich eine klare, endgültige Entscheidung getroffen habe. Weitere vierzig Prozent verschwinden in der Regel, sobald ich mit der Entscheidung beginne.
Wie kommt Carnegie zu einer Entscheidung? Sein erster Schritt ist aufzuschreiben, worüber er sich Sorgen macht.
Also, fahren Sie jetzt mit Stift und Papier fort. Dann sind Sie bereit für Schritt 3.
Der nächste Schritt besteht darin, Ihre Liste durchzusehen, sie auf das Wesentliche zu reduzieren und sie zu organisieren. Versuchen Sie zwei Dinge mit den Elementen auf Ihrer Liste zu tun:
Um diesen Vorgang so einfach wie möglich zu gestalten, können Sie das verwenden Eisenhower-Matrix. Diese Matrix stammt aus einem Zitat, das dem US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zugeschrieben wurde:
Was wichtig ist, ist selten dringend, und was dringend ist, ist selten wichtig.
Wenn Sie dieses Zitat in ein Diagramm umwandeln, erhalten Sie das folgende Entscheidungswerkzeug:
Eisenhower soll dieses Werkzeug für diese eigene Entscheidungsfindung genutzt haben.
Ziehen Sie das Diagramm auf ein Blatt Papier oder laden Sie die Eisenhower-Matrix von Businesstuts + herunter und drucken Sie eine Kopie. Als nächstes fügen Sie jedes Element in der Aufgabenliste in einen der vier Abschnitte des Diagramms ein:
Was ist der Unterschied zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben??
Dringende Aufgaben haben einen bestimmten Termin in greifbarer Nähe. Diese Frist wird normalerweise von einer anderen Person oder aufgrund von Umständen auferlegt. Beispiele für dringende Aufgaben sind das Einkaufen (bevor die Speisekammer leer ist) oder die E-Mail-Antwort Ihres Chefs.
Wichtige Aufgaben haben keine bestimmte Frist, sind aber für Sie wichtig. Sie hängen oft mit Ihren persönlichen Zielen zusammen. Beispiele für wichtige Aufgaben sind Übung, Schreiben in Ihrem Tagebuch, Erlernen einer neuen Sprache und Helfen Sie Ihren Kindern bei den Hausaufgaben.
Dringend und wichtige Aufgaben sind für Sie wichtig und haben einen bestimmten Termin. Beispiele sind das Verfassen eines Papers für einen College-Kurs, an dem Sie teilnehmen, oder die Bewerbung für einen neuen Job.
Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind, sollten nicht unbedingt auf Ihrer To-Do-Liste stehen, zumindest nicht, wenn Sie die Überwältigung überwinden. Wenn Sie sie notieren möchten, erstellen Sie eine neue Liste mit dem Namen Aspirationen.
Wenn Sie Schwierigkeiten haben, zu entscheiden, wo bestimmte Aufgaben in der Matrix platziert werden sollen, können Sie ihnen eine Bewertung geben. Bewerten Sie jede Aufgabe zwischen -5 und +5 für die Wichtigkeit (wobei +5 die wichtigste ist) und zwischen -5 und +5 für die Dringlichkeit. Sobald Sie diese Bewertung erhalten haben, wissen Sie, wo Sie die Aufgabe in Ihrem Diagramm platzieren müssen.
Jeder neue Tag bringt neue Aufgaben mit sich, die Sie Ihrer Aufgabenliste hinzufügen können. Insbesondere dringende Aufgaben neigen dazu, in letzter Minute aufzutauchen. Weisen Sie jeder neuen Aufgabe, die Sie erhalten, eine Bewertung in Ihrem Diagramm zu. Wenn Sie dies üben, beginnen Sie fast instinktiv.
Sobald Sie anfangen, ehrlich zu sein, was getan werden muss und was Sie fallen lassen können, werden Sie sich besser fühlen. Was wie eine unüberwindbare Klippe zu klettern schien, ist nur ein paar Schritte vorwärts. Sie wissen jetzt genau, welche Schritte Sie unternehmen müssen und in welcher Reihenfolge. Apropos Schritte, werfen wir einen Blick darauf, wie Sie das Löschen Ihrer Liste angehen sollten.
Bevor wir mit diesem Abschnitt beginnen, wollen wir eines klarstellen: Eine To-Do-Liste ist selten leer. Wenn Sie Ihre Platte gelöscht haben, werden neue Aufgaben schnell erledigt.
Die Natur verabscheut ein Vakuum, ebenso die menschliche Seele. Wir haben gerne etwas zu tun. Das Gute an Ihrer Aufgabenliste ist, dass Sie sehen, was als Nächstes zu tun ist. Sie werden fokussiert sein, anstatt willkürlich von einer Aufgabe zur anderen zu springen.
So sollten Sie jeden Aufgabentyp auf Ihrer Liste angehen.
Dringende und wichtige Aufgaben. Aus offensichtlichen Gründen müssen diese zuerst geklärt werden. Nehmen Sie Ihren Kalender heraus (oder kaufen Sie einen Kalender, wenn Sie noch keinen haben), und legen Sie die Uhrzeit an Ihrem Tag fest, um diese zu erledigen. Sie haben Zeit, um sie zu erledigen. Wenn Sie keine Zeit finden, sind sie wahrscheinlich nicht wichtig oder dringend, und Sie müssen sie auf der Eisenhower-Matrix neu ordnen.
Dringende (aber nicht wichtige) Aufgaben. Fragen Sie sich: Was macht diese Aufgaben so dringend? Müssen Sie sie wirklich tun? Wenn sie erledigt werden müssen, könnten Sie sie dann an einen anderen Mitarbeiter delegieren? Wenn Sie sie ausführen müssen und keine Delegierung möglich ist, fügen Sie sie Ihrem Kalender hinzu-aber erst nachdem Sie die dringenden und wichtigen Aufgaben erledigt haben.
Tipp: Eine große Quelle für sogenannte "dringende" Aufgaben ist E-Mail. Versuchen Sie, die Anzahl der Zeiten zu verringern, in denen Sie täglich E-Mails abrufen. Dies gibt Ihnen zusätzliche Zeit, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren.
Wichtige (aber nicht dringende) Aufgaben. Nehmen Sie sich jeden Tag Zeit, um sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren. Achten Sie darauf, sich nicht zu überdehnen. Wenn eine Ihrer wichtigsten Aufgaben darin besteht, Sport zu treiben, Sie aber seit Monaten keine Übung ausgeführt haben, wird Sie eine Stunde pro Tag für die Übung einplanen. Planen Sie stattdessen zehn Minuten Übung oder passen Sie Ihren Tag an, um die Übung zu integrieren. Könnten Sie beispielsweise mit dem Fahrrad zur Arbeit fahren, anstatt das Auto zu nehmen??
Nicht dringende, unwichtige Aufgaben. Was machen diese noch auf deiner Liste? Schlage sie ab!
Sie denken vielleicht "Das ist alles sehr gut, aber mein Problem ist es, die Motivation zu finden, Dinge zu erledigen."
Wenn Sie das und Sie denken nicht haben noch Schritte 2 und 3 ausgeführt, gehen Sie zurück und machen Sie sie. Motivation ist oft eine Folge von Maßnahmen. Wenn Sie Maßnahmen zur Anpassung Ihrer To-Do-Liste ergreifen, werden Sie motiviert, weiterhin Maßnahmen zu ergreifen.
Das heißt, Motivation und Konzentration sind wichtige Komponenten der Produktivität. In zukünftigen Artikeln dieser Serie werden wir uns Tools ansehen, die Ihnen helfen, sich auf die anstehenden Aufgaben zu konzentrieren, und Techniken, um Sie motiviert zu halten.
Wenn Ihr Aufgabenstau gelöscht ist, sind Sie bereit für den nächsten Schritt.
Die Eisenhower-Matrix ist ein Beispiel für ein Produktivitätssystem. Es ist keineswegs das einzige System, aber es ist leicht zu erlernen, was es zu einem guten Ausgangspunkt macht. Viele weitere Produktivitätssysteme wurden entwickelt, darunter Getting Things Done (GTD), die Pomodoro-Technik und Don't Break the Chain. Wir werden diese Systeme in einer Reihe von Artikeln zur Produktivität bei Businesstuts behandeln+.
Wenn Sie diese Systeme ausprobieren, entwickeln Sie ein Produktivitäts-Toolkit. Beim Lesen dieses Artikels und beim Erlernen der Verwendung der Eisenhower-Matrix haben Sie Ihr Toolkit bereits mit Ihrem ersten System erstellt. Jetzt können Sie mit anderen Produktivitätssystemen experimentieren.
Sobald Sie verschiedene Systeme ausprobiert haben, lernen Sie, was für Ihre Denkweise und Ihren Lebensstil funktioniert. Sie können dann Aspekte aus den verschiedenen Systemen nutzen, um Ihr eigenes System zu hacken. Wir zeigen Ihnen, wie Sie dieses benutzerdefinierte Produktivitätssystem an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Bleiben Sie also bei uns und Sie werden zum Produktivitäts-Ninja.
Grafik Credit: Panic Entworfen von Cédric Villain aus dem Noun-Projekt.
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