Share
Was fällt Ihnen ein, wenn Sie den Satz Geschäftsbriefe hören? Kommen Ihnen weiße Umschläge mit schicken Briefköpfen und stickigem Schreiben in den Sinn? In den meisten Fällen haben Sie recht.
Auch wenn heutzutage fast alles per E-Mail abgewickelt wird, sind Geschäftsbriefe nicht ausgestorben oder gelten als völlig unmodern. Daher lohnt es sich immer, sie richtig zu schreiben und zu formatieren.
Wie Sie wahrscheinlich in der Grundschule gelernt haben, bestehen Geschäftsbriefe aus verschiedenen Teilen. In diesem Abschnitt wird beschrieben, was in jedem Teil enthalten ist, und das richtige Geschäftsbriefformat.
Es ist wichtig zu wissen, wie man einen Geschäftsbrief richtig adressiert, insbesondere wenn man eine Antwort erwartet.
Dieser Abschnitt enthält Ihre vollständige Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Einige Leute geben ihren vollständigen Namen gerne an die Spitze der Liste an, aber einige halten es für überflüssig, da Sie den Brief trotzdem mit Ihrem Namen unterschreiben. Sie müssen dies nicht angeben, wenn das verwendete Papier einen Briefkopf hat.
Was ist hinzuzufügen und zu formatieren:
Schreibe den Monat aus und füge das komplette Jahr ein. Geben Sie den Monat, das Datum und das Jahr ein, wenn Sie einen Geschäftsbrief in die USA senden. Beginnen Sie den Tag jedoch mit dem Tag (z. B. 18. Oktober 2018), wenn Sie einen Brief in Großbritannien oder Australien senden.
Fügen Sie die Informationen des Empfängers ein, beginnend mit ihrem Namen, gefolgt von der Berufsbezeichnung und der vollständigen Adresse. Wenden Sie sich an den Empfänger mit Frau, Herr oder verwenden Sie gegebenenfalls einen berufsspezifischen Titel
Die Anrede, die im Adressatenabschnitt verwendet wird, muss nicht dieselbe sein wie die hier verwendete. Es hängt alles davon ab, wie nah oder vertraut Sie mit der Adresse und dem Kontext Ihres Briefes sind. Der Dekan am College of Sciences ist vielleicht Ihre Tante, aber wenn Sie in einer offiziellen Funktion an sie schreiben, ist es am besten, wenn Sie die Anrede verwenden. “Dekan (Nachname) ” oder "Dr. (Nachname)”Weil es eine Chance gibt, dass andere Leute ihre Korrespondenz bearbeiten. Militärische und religiöse Titel sollten so geschrieben werden, wie sie sind.
Sie sind sich nicht sicher über das Geschlecht des Empfängers? Verwenden Sie nicht Herr oder Frau, schreiben Sie einfach "sehr geehrterGefolgt von ihrem vollen Namen. Wenn Sie nicht wissen, wer der genaue Ansprechpartner ist,Wen es angeht" Wird besorgt. Sie können sich auch an die Abteilung oder Gruppe wenden, die Ihren Brief bearbeiten soll, z.Mitglieder des Einstellungsausschusses" oder "Condominium Association Management. “
Beenden Sie die Anrede immer mit einem Doppelpunkt, nicht mit einem Komma.
Der Hauptteil des Briefes besteht normalerweise aus ein bis drei kurzen Absätzen, die jeweils einen bestimmten Zweck haben und aus Gründen der Klarheit organisiert sind.
Der Abschluss enthält ein oder zwei Sätze, in denen der Empfänger aufgefordert wird, die in Ihrem Brief angeforderte Aktion zu ergreifen, und dankt ihnen für das Lesen Ihrer E-Mail.
Beispiele für Geschäftsbriefe:
Bei dem kostenlosen Abschluss handelt es sich um einen Abzeichnungssatz, der vor Ihrer Unterschrift eingefügt wird. Sie haben hier viele Möglichkeiten, aber im Allgemeinen sollten Sie diejenigen vermeiden, die Wertschätzung oder Dank in Briefen bedeuten, in denen Sie nichts verlangen.
Beispiele
Unterschreiben Sie den Brief unter dem kostenlosen Schluss. Stellen Sie sicher, dass zwischen Ihrem Namen und dem Schließen mindestens vier Leerzeichen stehen, damit ausreichend Platz für Ihre Unterschrift vorhanden ist. Sie können auch Ihren Jobnamen, Ihre Telefonnummer und Ihre E-Mail-Adresse unter Ihrem vollständigen Namen angeben.
Vor dem Alter der E-Mail schrieb man:Gehäuse“Am Ende von Geschäftsbriefen, um anzuzeigen, dass der Umschlag andere Dokumente enthält. Betrachten Sie es als Druckversion von “siehe Anhang”Für E-Mails.
An der linken unteren Ecke des Briefes befinden sich einige Anlagen, einige Leerzeichen unterhalb Ihrer Unterschrift, gefolgt von einer Liste der enthaltenen Dokumente. Zum Beispiel:
Gehäuse:
Geschäftsbriefe gibt es in der Regel in einem der drei Hauptformate: vollständiger Block, modifiziert oder eingerückt. Es gibt zwar kein richtiges oder falsches Format, aber es gibt Fälle wie in Hochschulanwendungen, bei denen ein bestimmtes Format erforderlich ist. Wenn Sie nicht sicher sind, welchem Format Sie folgen sollen, überprüfen Sie einfach die vorherigen Briefe, die Sie von der Institution erhalten haben, und führen Sie dieselbe Formatierung durch.
Der Vollblock ist das gebräuchlichste Format für Geschäftsbriefe, da es das einfachste ist. Sie müssen sich nicht um den Einzug kümmern, und alles bleibt gerechtfertigt. Bei neuen Absätzen wird anstelle von Einrückungen ein einfacher Abstand verwendet.
Unten sehen Sie ein Beispiel für einen vollständigen Blockbrief des Schreibzentrums der Universität von North Carolina:
Das geänderte Format ist schwer zu merken, da nicht alles linksbündig ist. Der Adressat, die Anrede und der Hauptteil des Briefes bleiben gerechtfertigt, während Adresse, Datum, Komplementärabschluß und Unterschrift des Absenders auf der rechten Seite stehen.
Im folgenden Beispiel befinden sich zwei Leerzeichen zwischen der Absenderadresse und dem Datum, an dem der Brief geschrieben wurde, und drei Leerzeichen zwischen der Empfängeradresse und der Anrede. Es gibt auch zwei Leerzeichen zwischen dem ersten Absatz des Hauptteils und der Anrede und zwei Leerzeichen für jeden neuen Absatz.
Der ergänzende Abschluss, die Unterschrift und der letzte Absatz des Briefes sind alle zwei Leerzeichen.
Nachfolgend finden Sie ein Beispiel eines Geschäftsbriefs in geändertem Format von Savvy Business Correspondence:
Das eingerückte oder Halbblockformat ist dem geänderten Format ähnlich, mit der Ausnahme, dass der Anfang jedes Absatzes eingerückt ist.
Ihr Geschäftsbrief muss einen guten ersten Eindruck hinterlassen, da der Empfänger in einigen Fällen zum ersten Mal der Empfänger ist. “Begegnungen" Ihre Firma.
Unternehmen sind nicht die einzigen, die Briefköpfe verwenden können. Solopreneure, Bewerber und jeder, der eine Marke für sich selbst machen möchte, können einen Briefkopf verwenden, um ihre Briefe einzigartig zu machen. Briefköpfe können auch verwendet werden, um die Echtheit des Dokuments beim Empfänger zu überprüfen, was häufig bei Regierungs- und Bankbriefen der Fall ist.
Sie finden professionelle Vorlagen für Briefkopfpapier auf Envato Elements oder GraphicRiver.Das Briefkopfdesign variiert, das einzige, was konsistent ist, ist, dass es den Namen und das Logo Ihres Unternehmens, Ihre Adresse und Kontaktinformationen enthalten muss. Wenn Sie kein Logo oder einen Firmennamen haben, ersetzen Sie diesen einfach durch den vollständigen Namen. Da Geschäftsbriefe formal sind, wählen Sie ein Briefkopfdesign, das nicht zu beschäftigt oder bunt ist und die Nachricht, die Sie senden, beeinträchtigt.
Verwenden Sie kein Briefpapier oder Duftpapier.
Möchten Sie Ihren eigenen Briefkopf erstellen? Schauen Sie sich diese Vorlagen von Envato an:
Es ist gut, Bäume zu speichern, aber drücke nicht zu viel Text auf eine Seite, da kein Rand übrig ist. Lassen Sie 1 ”bis 1.5” pro Seite.
Vermeiden Sie ausgefallene Schriftarten und sind schwer lesbar. Halten Sie sich an Verdana, Arial, Courier New oder Times New Roman mit einer Mindestschriftgröße von 12.
Verwenden Sie ein Leerzeichen zwischen den Absätzen, um das Lesen des Buchstabens zu erleichtern. Sie sollten auch mindestens ein Leerzeichen zwischen allen Elementen des Buchstabens verwenden, außer zwischen Ihrer Signatur und dem gedruckten Namen, wo vier Zeilenumbrüche erforderlich sind.
Geschäftsbriefe sollten kurz genug sein, um nur eine Seite zu benötigen. Dies ist jedoch nicht immer der Fall. Gesetzliche Verträge, Beschwerden und einige Beratungsschreiben erfordern manchmal zusätzliche Seiten.
Um Verwirrung zu vermeiden, falls die Briefseiten getrennt werden, sollten auf der zweiten und den folgenden Seiten oben ein Briefkopf und eine Seitennummer angegeben werden. Sie können auch das Datum und den Namen des Empfängers angeben.
Geschäftsbriefe werden aus verschiedenen Gründen gesendet. Unternehmen senden es an ihre Kunden oder an andere Unternehmen, mit denen sie zusammenarbeiten, z. B. Anbieter oder Logistikpartner. Einzelpersonen schreiben Geschäftsbriefe auch für geschäftliche und weniger formale Zwecke.
Hier einige Beispiele für Arten von Geschäftsbriefen:
Nicht alle Beschwerden können in den sozialen Medien ordnungsgemäß übermittelt und angesprochen werden. Einige Themen sind ein wenig sensibel oder peinlich, wenn Sie nicht riskieren wollen, dass sie viral werden. Dann gibt es Beschwerden, bei denen ein Anruf bei der Kundenservice-Hotline des Unternehmens nicht ausreicht. Für all diese Beschwerden ist ein gedruckter Beschwerdebrief die Antwort.
Machen Sie Ihre Beschwerde kurz und höflich. Machen Sie es sich nicht einfach darum, was das Unternehmen falsch gemacht hat, und sagen Sie genau, was Sie dagegen tun sollen.
Ein Rücktrittsschreiben ist das, was ein Angestellter an seinen Chef schickt, wenn er seinen Job aufgeben möchte. In den meisten Fällen müssen Sie mindestens 14 Tage oder zwei Wochen vor Ihrem offiziellen Abreisetermin vom Unternehmen einplanen.
Nachfolgend finden Sie ein Beispiel eines Rücktrittsschreibens von American Recruiters:
Hinweis: Wenn Sie das Geschlecht der Person, die Ihren Brief erhalten wird, nicht kennen, ist es besser, eine allgemeine Begrüßung wie "um wen es sich dabei handelt" zu verwenden, als "Mr. / Ms". oder "Sir".
Ein ausgedrucktes Anschreiben wird zusammen mit einem Lebenslauf gesendet, um kurz zu erklären, warum Sie ein guter Kandidat für den Job sind. Gute Anschreiben sind wie Vorspeisen, in einem Sinn, in dem sie Personalvermittlern ein Gefühl dafür vermitteln, was sie von Ihnen erwarten können, ohne notwendigerweise zu wiederholen, was bereits in Ihrem Lebenslauf enthalten ist.
Lesen Sie diese Anleitungen, um weitere Informationen zum Schreiben eines Anschreibens zu erhalten:
Empfehlungsschreiben werden gesendet, um den guten Ruf eines Bewerbers bei einem früheren Arbeitgeber oder Manager zu überprüfen. In einigen Fällen handelt es sich bei diesen Empfehlungen lediglich um eine Vorlage, die von einer Person aus dem Personalwesen erstellt wird, nachdem die Leerzeichen über das Start- und Enddatum eines Mitarbeiters ausgefüllt wurden. Wenn Sie ein Anschreiben für einen guten Mitarbeiter schreiben, ist es jedoch besser, wenn Sie über die Vorlage hinausgehen und zeigen, dass Sie die Zeit schätzen, die Sie zusammen gearbeitet haben.
Wenn Sie Hilfe beim Verfassen eines Empfehlungsschreibens benötigen, lesen Sie diese Anleitung:
Briefe, in denen Informationen angefordert werden, werden häufig von Einzelpersonen oder Vertretern anderer Unternehmen an Unternehmen gesendet, wenn sie Informationen zu einem bestimmten Produkt oder einer bestimmten Dienstleistung wünschen. Diese Briefe können auch an Regierungsstellen gerichtet werden, wenn Sie Informationen zur Beantragung einer Genehmigung oder zur Anfrage eines Regierungsverfahrens anfordern.
Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für einen Brief, um Informationen von Word Mart anzufordern:
Hinweis: Wenn Sie das Geschlecht der Person, die Ihren Brief erhalten wird, nicht kennen, ist es besser, eine allgemeine Begrüßung wie "um wen es sich dabei handelt" zu verwenden, als "Mr. / Ms". oder "Sir":
Haben Sie jemals einen Brief erhalten, in dem das Fälligkeitsdatum Ihrer Telefonrechnung angegeben wurde, oder dass der von Ihnen gezahlte Betrag geändert wurde? Das ist ein Anpassungsschreiben. Dabei geht es nicht nur um Termine und Beträge. Korrektur- oder Änderungsschreiben werden auch gesendet, wenn Unternehmen Kunden über Änderungen an dem von ihnen gekauften Produkt oder der gewünschten Dienstleistung informieren möchten.
Nachfolgend ein Beispiel für ein Fälligkeitsanpassungsschreiben des Corporate Finance Institute:
Aktionärsbriefe, Ankündigungen neuer Produkte und Wohltätigkeitsveranstaltungen sind Geschäftsbriefe. Briefe, in denen ein neuer CEO, ein Börsengang angekündigt wird, und sogar diejenigen, die Sie zu einem Kongress einladen, fallen ebenfalls unter die Ankündigung von Geschäftsansagen. Diese Schreiben werden entweder als internes Memo verschickt, sodass alle Mitarbeiter über Änderungen im Unternehmen informiert sind, oder als Mitteilung an die Stakeholder des Unternehmens.
Hier ein Beispiel für eine geschäftliche Einladung zu einem Schulungsseminar von Letters.org:
Hinweis: Wenn Sie das Geschlecht der Person, die Ihren Brief erhalten wird, nicht kennen, sollten Sie eher eine allgemeine Begrüßung wie "an die es sich möglicherweise handelt" als "Mr. / Ms" verwenden. oder "Sir".
Die richtige Begründung und die Einbeziehung aller richtigen Elemente reichen nicht aus, um einen guten Geschäftsbrief zu erstellen. Noch wichtiger ist es, den richtigen Ton zu treffen und sicherzustellen, dass der Empfänger die Absicht Ihres Briefs versteht.
Beachten Sie die folgenden Tipps, wenn Sie das nächste Mal einen Geschäftsbrief schreiben.
Vermeiden Sie Wörter und blumige Beschreibungen. Halten Sie den ersten Absatz kurz. Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie beginnen sollen, schreiben Sie einfach “Ich schreibe in Bezug auf… ” Dann erkläre deine Anfrage von dort.
Es ist einfacher, die Zusammenarbeit des Empfängers zu erhalten, wenn Sie einen Brief schreiben, der dessen Nutzen berücksichtigt. Betonen Sie, was Sie tun können, bieten Sie ihnen an, anstatt das, was Sie wollen.
Was ist der Zweck des Briefes, den Sie senden? Ausdrucken Sie Dank, Mitgefühl oder fordern Sie die Zahlung von Schulden? Was auch immer es ist, Sie müssen den richtigen Ton festlegen, damit der Empfänger die Dringlichkeit Ihrer Anfrage versteht.
Vermeiden Sie Fachsprache, wenn Sie nicht absolut sicher sind, dass der Empfänger versteht, worüber Sie sprechen.
Selbst wenn dies ein Geschäftsbrief ist, ist es in Ordnung, Personalpronomen wie Sie, Ich, Wir und uns zu verwenden. Bleiben Sie bei „Ich“, wenn Sie aufgrund Ihrer Meinung schreiben, und verwenden Sie „Wir“, wenn Sie im Namen des Unternehmens schreiben.
Wussten Sie, dass „CC“ eine kostenlose Kopie bedeutet? Damals, als die Buchstaben mit der Schreibmaschine geschrieben wurden, bedeutete „CC“ eine Kopie des Textes, da es sich bei den Schreibern um Dubletten handelt. Dies ist die Abkürzung, die Sie unterhalb der Einschließungszeile angeben sollten, wenn Sie eine Kopie des Briefs an eine andere Person senden möchten.
Wenn Sie eine Höflichkeitskopie an mehrere Personen senden, listen Sie den zweiten Namen unter dem ersten Namen ohne „CC“ auf.
Beispiel:
"Cc: Mark Smith, Finanzvorstand XYZ Widgets"
Laut Texting-Experten, Text Request, werden nur 20% der E-Mails geöffnet, und 95% der Texte werden innerhalb von drei Minuten nach Erhalt gelesen. Eine riesige Menge an E-Mails geht sofort verloren oder wird in den Papierkorb geworfen Korrespondenz per Print und E-Mail, gefolgt von einer gekürzten Version als Text, um sicherzustellen, dass der Empfänger dies erhält.
Um einen Eindruck von Formalität zu erhalten, während Sie sich an das digitale Medium anpassen, sind die Formatierung und alle Elemente des gedruckten Geschäftsbriefs immer noch in einem E-Mail-Geschäftsbrief enthalten, abgesehen von zwei kleinen Unterschieden. Die Betreffzeile dient als Briefzusammenfassung oder als Hinweis darauf, worum es in dem Brief geht. Die Informationen des Absenders befinden sich am unteren Rand des Briefes, direkt unter dem Namen des Absenders.
Weitere Informationen zum Formatieren von E-Mail-Nachrichten finden Sie in den folgenden Lernprogrammen:
Verwenden Sie einen Geschäftsumschlag, wenn Sie einen Brief per Post senden. Verwenden Sie einen Umschlag mit dem Logo Ihres Unternehmens, damit der Empfänger sofort erkennen kann, dass er von Ihrem Unternehmen stammt, und um zu verhindern, dass Ihr Brief zusammen mit anderen Werbemüll, die er erhält, weggeworfen wird.
Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihre Handschrift lesbar ist, drucken Sie die Adresse mit Ihrem Drucker und der Textverarbeitung auf den Umschlag. Versenden Sie wichtige Dokumente und zeitkritische Briefe per Kurierdienst.
Nachdem Sie gelernt haben, wie Sie einen Brief formatieren, können Sie damit beginnen, Ihre eigenen Geschäftsbriefe zu versenden.
Accentsconagua