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In der Geschäftswelt ist Kommunikation ein häufiges Problem. In einer Umfrage des Schulungsunternehmens Fierce Inc. gaben 86% der Befragten an mangelnder Zusammenarbeit oder ineffektiver Kommunikation die Schuld am Arbeitsplatz.
Das Kommunikationsproblem wird größer, wenn ein Unternehmen wächst und mehr Mitarbeiter beschäftigt, aber auch kleine Unternehmen können auf Probleme stoßen. Wenn Sie nur ein oder zwei Mitarbeiter haben, können Sie die Dinge wahrscheinlich einfach und informell halten. Wenn Sie jedoch mehr Mitarbeiter einstellen und beginnen, das Unternehmen in Gruppen mit einer Managementstruktur zu organisieren, müssen Sie ernsthaft darauf achten, wie Sie arbeiten Kommunizieren Sie mit Ihren Mitarbeitern - und wie sie mit Ihnen und untereinander kommunizieren.
In diesem Tutorial wird gezeigt, wie Sie effektiv mit den Mitarbeitern kommunizieren können. Wir behandeln Strategien, um alle auf dem Laufenden zu halten, Möglichkeiten, die wichtigsten Werte des Unternehmens zu kommunizieren, und Methoden, um Feedback zu erhalten und Konflikte zu lösen.
Wir betrachten auch einige Beispiele aus der Praxis, um wichtige Punkte zu veranschaulichen. Am Ende des Tutorials haben Sie einige solide Hinweise zur Verbesserung der Mitarbeiterkommunikation in Ihrem kleinen Unternehmen.
Kommunizieren Sie gut mit Ihren Mitarbeitern in kleinen Unternehmen? (Fotoquelle)Dies ist Teil unserer Serie Kleinunternehmen HR. Folgen Sie den Ratschlägen, wie Sie die besten Talente einstellen und halten, wettbewerbsfähige Gehälter und Vorteile anbieten, eine abwechslungsreiche und umfassende Unternehmenskultur aufbauen und vieles mehr.
Wenn Sie gerade erst anfangen, ist es einfach, alle auf derselben Seite zu halten. Sobald Sie jedoch mit dem Wachstum und der Zahl zahlreicher Teams an verschiedenen Standorten zu tun haben, wird es zu einer echten Herausforderung, alle Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten, was in anderen Bereichen des Unternehmens geschieht.
Selbst in kleinen Unternehmen können sich Abteilungen mit wenig Kommunikation zwischen ihnen zu "Silos" verfestigen. In diesem Abschnitt werden einige Möglichkeiten beschrieben, wie Sie die Barrieren abbauen und den Informationsfluss im Unternehmen aufrechterhalten können.
Die einfachste Möglichkeit, alle zu informieren, ist das Versenden von E-Mail-Updates. Es ist ein beliebtes Tool - eine Umfrage von Ragan ergab, dass 60% der Unternehmen mindestens einmal pro Woche E-Mail-Newsletter versenden und 14% sogar Täglich E-Mails.
Der Vorteil ist, dass es einfach und zuverlässig ist, alle Personen im Unternehmen zu erreichen, und es ist auch einfach, E-Mail-Listen für bestimmte Gruppen von Mitarbeitern zu erstellen, wenn Sie Dinge segmentieren möchten. Die Benutzer überprüfen ständig ihre E-Mails. Daher werden Ihre Nachrichten wahrscheinlich gelesen. Außerdem können Sie mit Hilfe von Software den Grad des Engagements (Öffnungsraten, Klickraten usw.) nachverfolgen..
Auf der anderen Seite ist Massen-E-Mail eine ziemlich Top-down-Kommunikationsmethode, die wahrscheinlich nicht zu interessanten Gesprächen führt, wie dies bei anderen Tools der Fall ist. Menschen können nur einzeln auf Sie antworten - oder sie können das gefürchtete "Allen antworten" treffen, das schnell unhandliche, im Posteingang verstopfende Threads erzeugen kann, wenn die Benutzer zu weit gehen. Dies führt zu einem weiteren Problem mit E-Mails - die gleiche Ragan-Umfrage ergab, dass 80% der Menschen über E-Mail-Überlastung klagten. Die Verwendung von E-Mails trägt nur zu dem Problem bei, und es besteht die Möglichkeit, dass Ihre Mitarbeiter die Nachrichten einfach ausschalten.
Um E-Mails effektiv zu nutzen, versuchen Sie, sie interessant und unterhaltsam zu gestalten, mit einer klaren Belohnung für die Leser, die sie lesen - vielleicht ein Freebie, eine nützliche Ressource oder Informationen, die sie wirklich in ihren Jobs verwenden können. Sorgen Sie auch für eine visuelle Betrachtung mit einer professionell gestalteten E-Mail-Newslettervorlage:
Firmen-Intranets gibt es seit Jahren, und leider werden viele von ihnen selten besuchte Friedhöfe veralteter politischer Dokumente und ungelesener Unternehmensblogs.
Es muss aber nicht so sein. Wenn Sie es richtig gestalten und genug ansprechen, kann ein Intranet eine gute Möglichkeit sein, um Gespräche zu fokussieren. Der Schlüssel besteht darin, es den Menschen leicht zu machen, ihre eigenen Kommentare und Artikel zu veröffentlichen und die Verwendung zunächst zu fördern, damit sie eine kritische Masse aufbaut. Wenn die Leute interessante Gespräche sehen, machen sie es zu einem Ort, den sie jeden Tag besuchen. Wenn sie veraltete Inhalte von oben sehen, werden sie mit einem Lesezeichen versehen und kehren selten zurück.
Das Software-Unternehmen Dex Media hat beispielsweise ein Intranet mit dem Namen The Buzz erstellt, in dem Kommentare und Fragen leicht zu beantworten sind. Ihr Vizepräsident für Unternehmenskommunikation erklärte Interact Intranet:
„Jetzt haben Mitarbeiter in allen Geschäftsbereichen eine Stimme und einen Ort, an dem sie ihre Ideen und Meinungen austauschen können… Die Mitarbeiter richten Team- und Projektwebsites ein, kommentieren Beiträge und stellen Fragen, und wir entwickeln eine zeitgemäßere, unternehmerisch als Ergebnis der Unternehmenskultur. “
Wenn Sie nicht in den Aufbau eines Intranets investieren möchten, können Sie mit Cloud-Software und Chat-Technologie einen ähnlichen Effekt erzielen.
Hier bei Envato Tuts + haben wir beispielsweise ein Team, das sich über die ganze Welt erstreckt, von Florida bis Thailand. Wir verwenden Slack für informelle Gespräche, gruppiert nach Themen und Interessen, und webbasierte Anwendungen wie Trello und Basecamp für formellere Projekte und Zusammenarbeit. Darüber hinaus nutzen Benutzer Google Docs und andere Cloud-basierte Angebote, um Informationen problemlos auszutauschen.
Natürlich gibt es viele andere Optionen, also müssen Sie nur herausfinden, was für Ihr Unternehmen geeignet ist und die Kommunikation anregt. Schauen Sie sich diese kuratierte Zusammenfassung für weitere Möglichkeiten an:
Persönliche Meetings und Schulungen können auch dabei helfen, auf dem neuesten Stand zu bleiben. Sie können Schulungssitzungen für einen Mitarbeiter aus einem Bereich planen, um die Mitarbeiter in einem anderen Bereich zu informieren. Zum Beispiel kann ein Verkäufer eine Schulung für Personen in einer Produktmanagementrolle abhalten, in der er über das Feedback potenzieller Kunden und die Trends in der Branche informiert wird. Diese Perspektive könnte für Kunden mit weniger direktem Kundenkontakt wertvoll sein und zu einer erfolgreicheren Produktentwicklung beitragen.
Eine solide Dokumentation der Unternehmensrichtlinien ist ein weiteres wichtiges Kommunikationsmittel, mit dessen Hilfe Mitarbeiter wissen, wie sie ihre Aufgaben erledigen können, ohne Zeit zu verschwenden. Ein Mitarbeiterhandbuch ist dafür ein hervorragendes Werkzeug. An anderer Stelle in dieser Reihe gibt es Tutorials zu Schulungen und Mitarbeiterhandbüchern:
Jedes erfolgreiche Unternehmen hat seine eigenen Werte und Ziele. Unabhängig davon, ob Sie sie klar artikulieren oder nicht, sie existieren - Ihr Unternehmen existiert zu einem bestimmten Zweck (abgesehen vom Geld verdienen!), Und Sie haben eine bestimmte Art, Geschäfte zu machen, die sich von anderen unterscheiden.
Es ist wichtig, dass alle Mitarbeiter hinsichtlich der Werte und der Mission des Unternehmens auf der gleichen Seite sind. Dies kann jedoch im Arbeitsalltag leicht verloren gehen - vor allem, wenn Sie wachsen.
Wenn Sie Ihre Werte effektiv und authentisch kommunizieren möchten, müssen Sie sich natürlich darüber im Klaren sein. Wenn Sie Hilfe benötigen, lesen Sie die folgenden Tutorials:
Dann beginnt der Prozess dessen, was in diesem hervorragenden Harvard Business Review-Artikel als "Verkauf der Marke" bezeichnet wird..
Was mir an dieser Formulierung gefällt, ist, dass Unternehmer dazu angeregt werden, die Kommunikation mit Mitarbeitern so zu gestalten, wie sie mit externem Marketing zu tun haben. Denn die Ziele sind bei Mitarbeitern und Kunden ähnlich: Förderung einer positiven Sicht auf die Unternehmensmarke und Steigerung des Engagements und der Loyalität.
Unternehmer halten ein solches Engagement und eine solche Loyalität für ihre Angestellten oft für selbstverständlich, oder sie glauben, dass dies automatisch als Gegenleistung für die Bereitstellung eines Gehaltsschecks gelten sollte. Dies ist jedoch einfach nicht der Fall. Eine Umfrage nach der Umfrage zeigt, dass große Teile der Belegschaft von ihren Arbeitsplätzen getrennt sind und den Austritt planen. Bei den Mitarbeitern müssen ebenso wie bei den Kunden Engagement und Loyalität verdient werden.
Der HBR-Artikel enthält einige großartige Beispiele dafür, wie Unternehmen dies getan haben. Sie basieren hauptsächlich auf großen Unternehmen, aber kleine Unternehmen könnten ähnliche Dinge tun, also würde ich empfehlen, es zu lesen, um ein paar Ideen zu erhalten.
Zum Beispiel erhielten einige Manager bei Nike den Titel „Corporate Storyteller“ und wurden aufgefordert, Geschichten zu erzählen, die den Schlüsselwert des Unternehmens veranschaulichen Mach es einfach:
„Der Mitbegründer von Nike, Bill Bowerman, um einen besseren Schuh für sein Team zu bauen, hat Gummi in das Waffeleisen der Familie gegossen und damit den Prototyp der berühmten Waffelsohle von Nike geboren. Das Unternehmen hofft, durch solche innovativen Ideen den Innovationsgeist, der seine Werbekampagnen auszeichnet, lebendig und gut im Unternehmen zu erhalten. “
Natürlich ist es am besten, die Unternehmenswerte zu stärken, nicht über sie zu sprechen, sondern sie zu leben. Der Artikel zitiert auch Minnesota-basierte Quality Bicycle Products, die sich dem Umweltschutz verpflichtet haben. Mitarbeiter, die nicht weiter als zehn Meilen vom Unternehmen entfernt wohnen, erhalten eine Gutschrift von 2 USD pro Tag für Radfahren, Mitfahrgelegenheiten oder einen Bus zur Arbeit. Das sind Werte in Aktion.
Kommunikation ist eine Einbahnstraße. Sie müssen nicht nur mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren, sondern auch dazu anregen, mit Ihnen zu kommunizieren, sowohl darüber, wie sie sich in ihrem Job fühlen, als auch über wichtige Informationen oder Ideen zu Ihrem Unternehmen.
Einige der Strategien, die wir gerade erwähnt haben, wie kollaborative Software und Chat-Tools, werden in gewissem Maße helfen. Aber selbst in kleinen Unternehmen kann man Angst haben, sich in öffentlichen Foren oder vor dem Chef zu sensiblen Themen zu äußern.
Regelmäßige Mitarbeiterbefragungen sind daher ein Muss. Aus zwei Gründen empfiehlt es sich, einen externen Berater mit der Durchführung der Umfragen zu beauftragen:
Bei einem kleinen Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern müssen Sie möglicherweise zusätzliche Längen einlegen, um sicherzustellen, dass Personen immer noch nicht identifiziert werden können. Ein Berater kann dabei helfen. Erwägen Sie auch, die Ergebnisse an einige Benchmarks zu binden, beispielsweise an eine externe Organisation wie Great Place to Work. So können Sie sehen, wo Sie sich gut bewegen und wo Sie härter arbeiten müssen. Durch regelmäßige Befragungen und die Wahrung der Konsistenz der gestellten Fragen können Sie Trends auch im Laufe der Zeit erkennen.
Als Inhaber eines kleinen Unternehmens gibt es keine Entschuldigung dafür, dass Sie sich nicht regelmäßig mit Ihren Mitarbeitern treffen. Auch Facebook-Chef Mark Zuckerberg trifft sich regelmäßig in sogenannten Zuck Reviews mit Einsteigern.
Noch besser als eine formelle Überprüfung ist ein informelles Treffen. Zuckerberg ist ein Fan von Wandertreffen, zusammen mit anderen technischen Größen wie Steve Jobs und Jack Dorsey. Menschen können sich oft lockern und fühlen sich frei, ihre Gedanken zu äußern, wenn sie unter freiem Himmel laufen, anstatt über einen Schreibtisch oder um einen Konferenztisch zu sitzen.
Obwohl Sie beschäftigt sind, planen Sie mit jedem Mitarbeiter so oft Sie können Zeit. Obwohl wir bereits über größere technologische Lösungen gesprochen haben, kann ein einfacher Chat von Angesicht zu Angesicht oft die effektivste Form der Kommunikation sein. Es mag auf den ersten Blick gestelzt wirken, aber wenn Sie es regelmäßig tun, können Sie ein Vertrauensniveau aufbauen, das die Mitarbeiter dazu ermutigt, sich mit Ihnen zu öffnen und frei zu sprechen.
In einem großen Unternehmen besteht eine wichtige Aufgabe der Personalabteilung darin, Konflikte zwischen Mitarbeitern zu lösen und Beschwerden zu bearbeiten. Wenn sich ein Mitarbeiter ungerecht behandelt fühlt oder wenn zwei Mitarbeiter ihre Differenzen nicht auflösen können, benötigen sie einen geeigneten Weg, um das Problem zu lösen.
Als Kleinunternehmer können diese Dinge in Ihrer Verantwortung liegen. Hier finden Sie einige Best Practices:
Zuerst müssen Sie einen Plan haben. In jeder Organisation kommt es von Zeit zu Zeit zu Konflikten, auch wenn die Arbeitsplatzkultur im Allgemeinen gesund ist. Daher müssen Sie eine Methode haben, um damit umzugehen. Wenn Ihre Firma zu klein ist, um einen HR-Vertreter zu haben, müssen Sie möglicherweise einsteigen, sich aber auch in der Firma umsehen, um andere Personen zu finden, die die Fähigkeit haben, als effektive Vermittler zu fungieren.
Dann legen Sie einen Konfliktlösungsprozess fest. Die folgende Checkliste aus der Personalabteilung der University of California, Berkeley, bietet einen hervorragenden Ausgangspunkt:
Versuchen Sie, gesunde Kommunikationsmuster zu fördern, indem Sie die Menschen bitten, Persönlichkeiten und Emotionen fernzuhalten und die Probleme und Konsequenzen objektiv zu beschreiben, ohne Vorwürfe zu machen.
Es kann schwierig sein, mit Konflikten umzugehen, sowohl für die Beteiligten als auch für diejenigen, die zu vermitteln versuchen. Wenn es nicht gelöst wird, kann dies zu angesammelten Ressentiments und einer vergifteten Arbeitsumgebung führen.
Weitere Informationen finden Sie im Berkeley-Artikel sowie in diesem Beitrag zur Verwendung der seltsam benannten, aber mächtigen "Giraffen-Sprache", um Konflikte zu entschärfen. Wenn die Dinge so schlimm werden, dass Sie das Gefühl haben, dass Sie damit nicht fertig werden können, oder wenn die Situation ein Maß an Unparteilichkeit erfordert, das Sie nicht bieten können, ziehen Sie in Betracht, einen externen Vermittler oder Schiedsrichter hinzuzuziehen.
In diesem Lernprogramm haben Sie gelernt, wie Sie die Mitarbeiterkommunikation in Ihrem kleinen Unternehmen verbessern können. Sie haben einige Beispiele aus erfolgreichen Unternehmen gesehen und einige Techniken kennen gelernt, die Sie heute in Ihrem Unternehmen einsetzen können.
Ganz gleich, ob Sie sich auf Softwaretools, Umfragen, Newsletter, persönliche Meetings oder eine Kombination von allen verlassen - Sie können Ihren eigenen Stempel aufdrücken und eigene Best Practices erstellen. Schließlich ist Kommunikation am besten, wenn sie authentisch ist. Tun Sie also, was sich Ihnen authentisch anfühlt.
Als nächstes in dieser Reihe zum Thema Small Business HR wird ein Blick auf einige der wichtigen HR-Anforderungen für kleine Unternehmen gegeben. Dann schauen wir uns andere Themen an, wie die schlimmsten HR-Themen und die besten HR-Softwarelösungen. Also bleibt gespannt!
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