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Wenn Sie in einem Unternehmensjob gearbeitet haben, wissen Sie wahrscheinlich alles über Key Performance Indicators (KPIs). Große Unternehmen nutzen sie ständig, um ihre Fortschritte zu messen und um sicherzustellen, dass sie ihre Ziele erreichen.
Aber vielen kleinen Unternehmen fehlt ein Trick: Eine kürzlich von Geckoboard durchgeführte Umfrage ergab, dass fast die Hälfte der kleinen und mittleren Unternehmen keine KPIs identifiziert hat. Die gleiche Umfrage ergab, dass diese Unternehmen das tun Track-KPIs waren regelmäßig etwa doppelt so wahrscheinlich, ihre Ziele zu erreichen.
In diesem Lernprogramm erfahren Sie, wie Sie dieses leistungsstarke Planungstool auf Ihr kleines Unternehmen anwenden können. Sie erfahren, was KPIs sind, welche Vorteile sie haben, welche Arten von KPIs und wie Sie effektive KPIs festlegen und überwachen.
Am Ende können Sie mit KPI-Berichten Ihr kleines Unternehmen auf die nächste Erfolgsstufe bringen.
Was sind Key Performance Indicators (KPIs)? (grafische Quelle)Beginnen wir mit einer schnellen Definition. So definiert das Business-Software-Unternehmen Klipfolio KPIs:
Ein Key Performance Indicator ist ein messbarer Wert, der zeigt, wie effektiv ein Unternehmen wichtige Geschäftsziele erreicht.
Der Begriff „messbarer Wert“ ist hier wichtig. KPIs werden von bestimmten Daten bestimmt, so dass sie ein klares Maß für Ihren Fortschritt darstellen. Anstatt nur zu sagen: „Unsere Kunden lieben uns“, können Sie so etwas sagen: „88% der Kunden geben an, sie würden wieder bei uns kaufen, gegenüber 85% im letzten Jahr, und 82% würden uns weiterempfehlen gegenüber 80% im letzten Jahr. "
Das ist viel schlagkräftiger als eine anekdotische Beurteilung und kann Ihnen helfen, indem Sie Probleme hervorheben und Ihnen einen schnellen Umgang damit ermöglichen. Wenn sich der Prozentsatz der Kundenzufriedenheit in die falsche Richtung bewegt, können Sie beispielsweise zusätzliche Umfragen durchführen, um herauszufinden, warum die Mitarbeiter mit Ihrem Service weniger zufrieden sind.
Es kann sein, dass Sie einen bestimmten Mitarbeiter haben, der eine bessere Ausbildung benötigt, oder einen Konkurrenten, der etwas anbietet, das Sie nicht anbieten, oder etwas anderes. Ihre KPIs sind wie ein Frühwarnsystem. Wenn Sie Ihre Ziele nicht erreichen, können Sie es sich als rote Warnlampe vorstellen, die in Ihrem Büro blinkt.
Das Beispiel, das ich gegeben habe, betrifft einen KPI für Kundenzufriedenheit, Sie können jedoch KPIs in verschiedenen Bereichen Ihres Unternehmens verwenden: Sie können finanzielle KPIs, operative KPIs, Umsatz-KPIs usw. verwenden. Wir werden uns die verschiedenen Typen später genauer ansehen.
Hervorzuheben ist auch, dass in der Klipfolio-Definition das Wort „Schlüssel“ zweimal verwendet wird. Was bedeutet "Schlüssel"? Das hängt von Ihrem Geschäft ab. Eine für ein Unternehmen wichtige Bewertung ist für ein anderes Unternehmen möglicherweise nicht relevant. Was für Ihr eigenes Unternehmen wichtig ist, kann sich im Laufe der Zeit ändern, wenn Sie wachsen und auf verschiedene Probleme und Möglichkeiten stoßen.
Wir werden uns später mit der Auswahl der KPIs befassen. Denken Sie jedoch im Moment daran, dass „Schlüssel“ ein subjektives Urteil ist und von dem bestimmt wird, worauf Sie sich in Ihrem eigenen Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt konzentrieren möchten.
Warum also KPIs verwenden??
Nun, die Umfragedaten, die ich in der Einleitung erwähnt habe, erscheinen mir ziemlich überzeugend. Kleine Unternehmen, die regelmäßig Kennzahlen erfassen, erreichen ihre Ziele doppelt so häufig. Im Folgenden wird näher erläutert, warum KPIs so effektiv sind.
Wenn Sie ein Einzelunternehmer sind, versuchen Sie wahrscheinlich, um ein Dutzend verschiedene Jobs gleichzeitig zu jonglieren, von der Buchhaltung über die Produktentwicklung bis zum Marketing. Es kann leicht sein, eine meilenlange To-Do-Liste zu erstellen, aber es ist nicht wirklich klar, welche Aufgaben für den Fortschritt Ihres Unternehmens am wichtigsten sind.
Das Festlegen und Verfolgen von KPIs kann Sie auf dem Laufenden halten. Wenn Sie sie richtig eingestellt haben, spiegeln sie jetzt die wichtigsten Elemente Ihres Unternehmens wider. Für jede der Aufgaben in Ihrer Liste können Sie sich fragen, wie sie dazu beitragen wird, einen Ihrer KPIs zu erreichen, und entsprechend priorisieren. Sie können sicherstellen, dass Sie den Großteil Ihrer Zeit mit Aufgaben verbringen, die sich direkt auf etwas auswirken, das für Ihr Unternehmen wirklich wichtig ist.
Wenn Sie Mitarbeiter haben, dienen KPIs auch einigen zusätzlichen Zwecken. Sie helfen Ihnen und Ihren Mitarbeitern nicht nur, sich auf die richtigen Dinge zu konzentrieren, sondern geben Ihnen auch die Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter effektiver zu führen.
Wenn Sie beispielsweise einen Vertriebsleiter beschäftigen, können Sie einige realistische Umsatzkennzahlen vereinbaren und dann die Leistung dieser Person anhand der KPIs messen. Dies ist eine objektivere Maßnahme und es ist einfacher, die Person auf Kurs zu halten. Anstatt zu sagen: "Ich möchte, dass Sie mehr Umsatz erzielen", können Sie sagen: "Wir haben uns darauf geeinigt, 20 KPs pro Monat zu gewinnen, aber wir haben in diesem Monat nur 12 gewonnen."
Das kann zu einer viel produktiveren Diskussion führen. Wenn der KPI nicht vorhanden ist, könnte Ihr Vertriebsmanager Ihre vagen Wünsche nach "mehr Verkäufen" in die Defensive geraten und behaupten, Ihre Erwartungen seien unrealistisch.
Mit dem KPI wird dieser Teil aus der Gleichung herausgenommen. Der Verkaufsleiter hat bereits ein Ziel von 20 pro Monat vereinbart, und die Diskussion kann sich darauf konzentrieren, warum dieses Ziel nicht erreicht wurde. Vielleicht brauchen sie mehr Unterstützung aus anderen Bereichen des Geschäfts, vielleicht sind die Preise zu hoch angesetzt oder es gibt einen Wettbewerbsnachteil, der potenzielle Kunden abschreckt.
KPIs können auch dazu beitragen, dass sich Ihre Mitarbeiter stärker engagieren, indem sie klare Erwartungen setzen. Dieselbe Geckoboard-Umfrage ergab, dass die Hälfte der britischen Angestellten angibt, dass ihre Gesamtleistung beeinträchtigt wird, wenn sie nicht auf wichtige Unternehmensinformationen und -kennzahlen aufmerksam gemacht werden.
Menschen lieben es, genau zu wissen, was von ihnen erwartet wird, und das Gefühl zu haben, dass sie echte Wirkung erzielen. Wenn Ihr Unternehmen größer wird, kann dies schwer zu erreichen sein, aber klare KPIs können helfen.
Wenn Sie mehr Mitarbeiter einstellen, können Sie sogar „kaskadierende KPIs“ verwenden. Wenn Sie beispielsweise mehrere Vertriebsmitarbeiter haben, können Sie diesen Gesamt-KPI von 20 neuen Kunden pro Monat aufteilen, sodass jede Person für 5 neue Verkäufe verantwortlich ist. Ihre individuelle KPI passt eindeutig zu einer Gesamtkennzahl.
KPIs sind ein wichtiges Managementinstrument, aber wie alle Tools haben auch sie ihre Grenzen. Ein starker Fokus auf ein bestimmtes Ziel ist großartig, kann aber auch dazu führen, dass andere wichtige Dinge, die nicht in den Daten erfasst werden, vernachlässigt werden.
Wenn Sie Ihre KPIs richtig eingestellt haben, sollten sie die wichtigsten Bereiche Ihres Unternehmens widerspiegeln. Trotzdem können Daten, die isoliert betrachtet werden, immer irreführend sein. Es ist wichtig, den gesamten geschäftlichen Kontext im Auge zu behalten.
Kehren wir zu diesem Umsatz-KPI-Beispiel zurück. In diesem Fall ermutigen Sie Ihr Vertriebsteam dazu, neue Kunden zu gewinnen, aber Sie konzentrieren sich nicht darauf, wie wertvoll jeder Kunde ist. Ihr Vertriebsteam würde es besser machen, wenn Sie fünf Kunden mit niedrigem Wert gewinnen, als indem Sie ein einzelnes großes Unternehmen gewinnen, das über einen langen Zeitraum große Beträge ausgeben wird, auch wenn letztere für Ihr Unternehmen wertvoller wäre.
Sie können den KPI natürlich ändern, um sich auf den Lebensdauerwert jedes Kunden als Messgröße zu konzentrieren, aber dann können immer noch Probleme auftreten. Wenn Ihr Vertriebsteam sich ausschließlich auf den KPI konzentriert, kann es zu Verzögerungen bei der Neukundenanmeldung kommen, sobald die monatliche Zahl erreicht ist, sodass das neue Geschäft stattdessen zu den Zahlen des Folgemonats beiträgt.
Daher ist es wichtig, dass Sie sowohl für sich selbst als auch für Ihre Mitarbeiter daran denken, dass das Richtige für Ihr Unternehmen das Hauptkriterium für jede Entscheidung ist. Die KPIs sind ein Mittel zu diesem Zweck, nicht das Ziel an sich. Wenn Sie Ihre KPIs richtig entwerfen, werden Sie einen langen Weg zurücklegen. Achten Sie jedoch weiterhin darauf, dass Sie ein wenig Flexibilität behalten, und lassen Sie die Zahlen nicht zu einer ungesunden Obsession werden.
Welche Arten von KPIs gibt es also? Sie können wirklich alles nachverfolgen, was Sie möchten, und die Bereiche werden für jedes Unternehmen unterschiedlich sein, aber hier sind einige beliebte Beispiele:
Diese Gruppe von KPIs misst das Endergebnis Ihres Geschäfts: den finanziellen Erfolg. Dies können Einnahmen, Nettoeinkommen, Cashflow, der Zustand Ihrer Bilanz oder etwas genaueres sein. Wenn Schulden beispielsweise ein Problem für Ihr Unternehmen sind, könnte Ihre Gesamtverschuldung ein KPI sein, den Sie nachverfolgen möchten.
Weitere Informationen zum Schuldenbeispiel finden Sie in meinem kürzlich durchgeführten Lernprogramm zum Herausnehmen von Schulden. Weitere Beispiele für Finanzkennzahlen finden Sie in diesem Lernprogramm zu Finanzkennzahlen:
Bei diesen geht es um die Effizienz Ihrer Geschäftsabläufe. Wie schnell versenden Sie Bestellungen an Kunden? Wenn Sie über ein Inventar physischer Produkte verfügen, wie lange verbleiben die Produkte in diesem Inventar, bevor sie verkauft werden? Hier gibt es viele Möglichkeiten: Weitere Informationen finden Sie in meinem Tutorial zu Betriebsmessgrößen.
Alle Unternehmen müssen neue Kunden gewinnen. Selbst wenn Sie nicht der nächste Amazon sein möchten, ist ein gewisses Wachstum gesund - es hilft Ihnen, mehr Geld zu investieren, um in Ihr Unternehmen zu investieren und den bestmöglichen Service zu bieten. Zumindest müssen Sie die bestehenden Kunden ersetzen, die aus verschiedenen Gründen im Laufe der Zeit ausscheiden.
So können Sie neue Kundenanmeldungen, Lead-Generierung, Gesamtumsatzwachstum oder eine Reihe anderer Metriken verfolgen.
Sie müssen nicht nur neue Kunden gewinnen, sondern auch die bestehenden Kunden bei Laune halten. Diese Gruppe von KPIs erfasst die Zufriedenheit Ihrer bestehenden Kunden - normalerweise basierend auf regelmäßigen Umfragen. Sie können sie jedoch auch auf andere Weise messen, beispielsweise nach der Anzahl der Wiederholungskäufe.
Sie können einen einfachen KPI wie die allgemeine Kundenzufriedenheit verwenden oder detailliertere Kennzahlen wie die Geschwindigkeit, mit der Probleme gelöst werden, den Grad der Kundenbindung mit Ihren Produkten oder Apps, Interaktionen in sozialen Medien usw. betrachten.
Oft werden KPIs als "führende" oder "verzögerte" Indikatoren definiert. „Führende“ Indikatoren sagen ein bestimmtes Ergebnis voraus, während „zurückhaltende“ Indikatoren messen, was in der Vergangenheit passiert ist.
Ich persönlich finde diese Unterscheidung nicht hilfreich. Das Messen der Zukunft ist logisch unmöglich, daher ist alles, was Sie messen, bereits geschehen (und auch das „Nachhängen“). Viele dieser Ereignisse in der Vergangenheit können jedoch auch dazu verwendet werden, Vorhersagen über die Zukunft zu treffen (und "führen")..
Ich würde daher empfehlen, sich mehr auf die Bereiche Ihres Unternehmens zu konzentrieren, die Sie gerne verfolgen würden, aber ich erwähne die Unterscheidung „führend“ / „hinterher“, damit Sie sich dessen bewusst sind.
Weitere KPI-Beispiele finden Sie in meiner Serie zu Geschäftskennzahlen, z.
Welche KPIs sollten Sie verwenden??
Vor allem hier ist was nicht machen. Beginnen Sie nicht mit der Frage, welche Daten Sie zur Verfügung haben. Beginnen Sie mit der Ermittlung der wichtigsten Dinge für Ihr Unternehmen. Machen Sie sich dann Gedanken, wie Sie die Daten später sammeln können.
Die meisten Unternehmen verfügen heutzutage über eine riesige Menge an Daten. Sammeln Sie also nicht alles, was überwältigend und ablenkend sein kann. Seien Sie wählerisch und stellen Sie sicher, dass Sie nur das Wichtigste sammeln und verfolgen.
Welche KPIs sollten Sie messen? (grafische Quelle)Beginnen Sie also, indem Sie auf Ihren Geschäftsplan zurückgreifen. (Sie haben einen Geschäftsplan, nicht wahr? Wenn nicht, schauen Sie sich meine Anleitung zur Geschäftsplanung an.)
Selbst der informellste Geschäftsplan sollte eine klare Liste strategischer Ziele enthalten. Beginnen Sie mit dieser Liste und entwickeln Sie KPIs, um die wichtigsten Bereiche zu berücksichtigen.
Die gemeinnützige britische Non-Profit-Organisation Jisc bietet eine nützliche Liste von Fragen, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie KPIs festlegen. Hier ist eine komprimierte Version dieser Liste:
In dem oben verlinkten Artikel finden Sie die vollständige Liste der Fragen (bedenken Sie jedoch, dass einige von ihnen für größere Institutionen besser geeignet sind und möglicherweise an die Ziele Ihres Kleinunternehmens angepasst werden müssen.).
Wenn Sie die richtigen Bereiche ermittelt haben, auf die Sie sich konzentrieren möchten, müssen Sie bestimmte KPIs zur Messung auswählen.
Das wichtigste Ziel ist die Besonderheit. KPIs sollten scharf fokussiert und messbar sein. Sie sind wahrscheinlich mit SMART-Zielen vertraut, wenn nicht, oder wenn Sie eine schnelle Auffrischung benötigen, finden Sie in diesem hervorragenden Tutorial von David Masters die Ziele für Ihr kleines Unternehmen:
Kurz gesagt sollten SMART-Ziele sein:
KPIs sind nicht genau wie SMART-Ziele. Ein Unterschied besteht darin, dass SMART-Ziele normalerweise ein Zieldatum haben, KPIs jedoch normalerweise fortlaufend sind. Das Framework ist jedoch immer noch hilfreich, um sicherzustellen, dass Sie gute, spezifische, messbare KPIs festlegen.
Für jeden KPI sollte es eine bestimmte Mindestanzahl geben, die Sie anstreben. Denken Sie an mein einfaches Beispiel von 20 neuen Kunden pro Monat.
Einige Unternehmen bieten auch gerne zusätzliche Ebenen an, beispielsweise ein Ampelsystem. In diesem Fall könnte das Erreichen des Ziels von 20 neuen Kunden pro Monat grün sein, was bedeutet, dass es Ihnen gut geht. Zwischen 12 und 20 sind möglicherweise orange, was bedeutet, dass Sie das Ziel nicht getroffen haben, aber Sie kamen näher. Weniger als 12 sind möglicherweise rot, was darauf hinweist, dass Sie ein ernstes Problem haben.
Das Festlegen von KPIs ist natürlich sinnlos, es sei denn, Sie überwachen sie regelmäßig und ergreifen Maßnahmen, sobald Sie ein Problem sehen.
„Wie oft sollte ich KPIs erfassen?“, Fragen Sie möglicherweise.
Die Antwort lautet: "So oft wie möglich."
Wenn Sie können, können Sie eine Art Dashboard einrichten, das alle Ihre Daten an einem Ort sammelt und einfach zu aktualisieren ist. Einige Buchhaltungssoftware bietet diese Funktionalität, und es gibt auch eine Reihe spezifischer Softwareanbieter für "Business Dashboard", die Daten von mehreren Systemen für Sie abrufen und in Echtzeit nachverfolgen können.
Das hängt natürlich davon ab, welche Daten Sie verfolgen und wie viel Sie in Softwarelösungen investieren möchten oder können. Wenn Sie es vorziehen, die Dinge einfach zu halten, können Sie die Daten einfach selbst in einer einfachen Tabelle oder Datenbank zusammenfassen. Stellen Sie nur sicher, dass Sie oder jemand in Ihrem Unternehmen es vorrangig festlegen, dies häufig zu tun.
Wenn Sie die Ziele nicht erreichen, kann es verlockend sein, sich darauf zu konzentrieren, die Anzahl zu erhöhen, aber das Wichtigste ist, die zugrunde liegende Ursache des Problems zu ermitteln. Dies kann einige Zeit dauern, aber wenn Sie sich Monat für Monat konsequent darauf konzentrieren, sollten Sie eine Verbesserung feststellen.
Im Laufe der Zeit müssen Sie wahrscheinlich Ihre KPIs verfeinern. Sie können dies im Rahmen Ihrer regelmäßigen Änderungen Ihres Geschäftsplans tun. Wenn sich Ihre strategischen Ziele ändern, sollten sich auch Ihre KPIs ändern.
Und obwohl Sie möglicherweise versucht sind, die zu ändern, die Sie nicht treffen, sind die, die Sie tatsächlich ändern müssen, diejenigen, die Sie konsequent erreichen. Wenn ein KPI für Monat für Monat „grün“ ist, kann dies bedeuten, dass dieser Bereich Ihres Unternehmens gut läuft und Sie sich nicht mehr darauf konzentrieren müssen. Oder vielleicht können Sie ein aggressiveres Ziel festlegen.
Unter dem Strich müssen Sie Ihre KPIs regelmäßig nachverfolgen, Maßnahmen ergreifen, wenn Sie die Ziele nicht erreichen, und Ihre KPIs verfeinern, um sicherzustellen, dass sie den Fortschritt der wichtigsten Ziele Ihres Unternehmens widerspiegeln.
In diesem Lernprogramm haben Sie gelernt, was KPIs sind und wie sie Ihrem Unternehmen helfen können. Sie haben einige Beispiele für verschiedene Arten von KPIs gesehen und gelernt, wie effektive KPIs festgelegt werden. Schließlich haben Sie gelernt, Ihre KPIs regelmäßig zu überwachen und zu verfeinern, um sicherzustellen, dass sie relevant bleiben.
Sie können jetzt KPIs für Ihr eigenes Unternehmen festlegen. Nutzen Sie den heute besprochenen Prozess, stellen Sie sicher, dass Sie nur die wirklich wichtigen Informationen nachverfolgen, und stellen Sie sicher, dass Sie ihn so oft wie möglich nachverfolgen und die KPIs jederzeit aktualisieren. Wenn Sie all dies tun, sollten Sie sich auf dem besten Weg befinden, der Minderheit kleiner Unternehmen beizutreten, die alle ihre Ziele erfolgreich erreichen.
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