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Wenn Sie Ihrem Unternehmen einen neuen Mitarbeiter oder ein neues Mitglied Ihres Teams hinzufügen, können Sie nicht davon ausgehen, dass er vom ersten Tag an alles weiß. Und obwohl Sie sich auf jeden Fall die Zeit nehmen sollten, um sie zu trainieren, ist die Zeit für das Training immer knapp.
Deshalb entwickeln sich Unternehmen aller Größen Standardablauf, oder SOPs. Diese wichtigen Prozessdokumente enthalten notwendige Anweisungen, um kritische Prozesse in einem Unternehmen abzuschließen. Durch das Schreiben von Standardbetriebsverfahren wird sichergestellt, dass ein Unternehmen reibungslos funktionieren kann, wenn Mitarbeiter kommen und gehen.
Standardarbeitsanweisungen schaffen Kontinuität im Geschäft. Mitarbeiter, Kunden und der Arbeitsplatz werden sich ändern. SOPs stellen sicher, dass ein Standardsatz von Aufgaben weiterhin ausgeführt werden kann, während sich alle verschieben.
In diesem Artikel werden wir über die Bedeutung von Standardarbeitsanweisungen und deren Entwicklung sprechen. Lass uns eintauchen.
Was ist eine SOP? Und warum sollten Sie SOPs in Ihrem Unternehmen implementieren?
Eine SOP oder Standard Operating Procedure ist lediglich eine Dokumentation der Funktionsweise eines Prozesses. SOPs funktionieren am besten als schrittweise Liste von Verfahren, die jeder mit etwas Übung befolgen kann.
Unternehmen entwickeln SOPs aus verschiedenen Gründen. Einer dieser Gründe ist, dass SOPs dazu beitragen, die Trainingszeit für neue Teammitglieder zu verkürzen. Geben Sie ihnen eine gut gebaute SOP, und sie haben einen erheblichen Vorsprung bei der Erledigung der anstehenden Aufgaben.
Sobald alle HR-Schulungen und das Onboarding abgeschlossen sind, kann eine gut geschriebene SOP als erster Einstiegspunkt für neue Teammitglieder dienen.
Einer der wichtigsten Gründe für das Schreiben von Standardarbeitsanweisungen ist die Gewährleistung der Kontinuität. Haben Sie schon einmal mit jemandem zusammengearbeitet, der aufgrund seines Wissens und seiner Erfahrung für den Erfolg des Teams entscheidend war? Ich habe gesehen, wie diese Person viele Male Unternehmen verlassen hat, und der Prozess bricht zusammen und kann nicht abgeschlossen werden.
Es ist sicher nicht leicht, Top-Talente zu ersetzen, sicher. SOPs sind jedoch eine gute Absicherung, mit deren Hilfe sichergestellt wird, dass wichtige Aufgaben auch dann erledigt werden, wenn Schlüsselmitglieder ihre Rollen wechseln oder sich neuen Möglichkeiten stellen. Selbst wenn sich Teammitglieder ändern, sorgt eine gut erstellte SOP dafür, dass andere Mitarbeiter die Aufgabe erledigen können.
SOPs sind auch ein wichtiger rechtlicher Schutz für ein Unternehmen. Tatsache ist, dass wir in einer streitigen Umgebung tätig sind, in der es viele Klagen gibt. Die Sicherstellung, dass kritische Prozesse von Mitarbeitern dokumentiert und überprüft werden, kann für ein Unternehmen einen Schutz bieten.
SOPs sorgen dafür, dass ein Unternehmen reibungslos weiterlaufen kann. (Bildquelle: Envato Elements)Standardbetriebsverfahren sind jedoch nicht nur für große Fortune-500-Unternehmen. In meiner freiberuflichen Tätigkeit habe ich SOPs entwickelt, die mir dabei geholfen haben, bestimmte Bereiche meines Unternehmens auszulagern. Dazu gehören Aufgaben, die ich lieber nicht erledigen möchte, z. B. das Senden von Rechnungen an meine Kunden oder das Bearbeiten eines Dokuments zur Veröffentlichung.
Seien wir ehrlich: Wenn Sie keinen Prozess dokumentiert haben, haben Sie keinen Prozess. Sie haben einige Schritte, die Sie gelegentlich zufällig ausführen. Normale Arbeitsabläufe sind einfach standardisiert. Sie können an andere weitergegeben werden, ohne dass der Prozess zusammenbricht.
Vor allem Freiberufler und Kleinunternehmer sollten in Betracht ziehen, SOPs zu erstellen, damit ihre Praxis wachsen kann.
Es ist wahrscheinlich, dass Sie Ihr kleines Unternehmen nicht ausschließlich zum Erstellen von Rechnungen gegründet haben. Sie sind ausgegangen und haben angefangen, Ihre Dienste anzubieten, weil Sie sich für Ihre Arbeit begeistern und nicht alle administrativen Dinge, die damit einhergehen.
Sie wissen aber auch, dass Sie diese Geschäftsprozesse nicht einfach vernachlässigen können. Die Rechnungsstellung ist zum Beispiel entscheidend, um Ihr Geschäft zu erhalten und Ihre kreative Arbeit fortzusetzen. Dies ist die ideale Aufgabe, für die eine SOP erstellt werden sollte, damit sie möglicherweise von anderen ausgelagert oder bearbeitet werden kann.
Um von einer kreativen Einzelperson zu einem wachsenden, florierenden Unternehmen zu werden, müssen diese skalierbaren Prozesse implementiert werden, die Sie auslagern oder an andere Teammitglieder weitergeben können.
Ich bin mir sicher, dass der Gedanke, SOPs zu schreiben, niemanden aufregt. Wachsende Übung bedeutet jedoch, skalierbare Systeme einzusetzen, die mit Ihrer Arbeitslast wachsen können. Ein Teil davon ist die Entwicklung von SOPs für diese geschäftskritischen Prozesse. Lass uns darüber reden, wie man sie baut.
Standardbetriebsverfahren zu schreiben ist nicht nur für große Unternehmen. Jedes Unternehmen, das über sein aktuelles Niveau hinaus expandieren möchte, benötigt SOPs, um es zu vergrößern.
Verwenden Sie das bereits erwähnte Beispiel für die Rechnungsstellung für mein Unternehmen als Beispiel für das Schreiben einer SOP.
Standardarbeitsanweisungen können einige Formen annehmen, aber das bekannteste Format ist möglicherweise ein Textdokument, das eine Schritt-für-Schritt-Liste enthält. Lassen Sie uns ein Beispiel für eine SOP (Standard Operating Procedure) für das Ausstellen von Rechnungen an Kunden am Monatsende erstellen.
Es ist schwer, Buy-Ins für die Erstellung von SOPs zu erhalten, wenn der Leser oder Ersteller nicht versteht, warum die Arbeit wichtig ist. Deshalb fange ich immer mit an Warum.
Für mein Standardbeispiel für die Vorgehensweise halte ich es einfach. Das Erstellen von Rechnungen ist einfach: Sie werden bezahlt! Wenn diese Argumentation als Argument verwendet wird, kann jeder wissen, dass dieser Prozess wichtig ist und dass es von entscheidender Bedeutung ist, jeden Monat zu laufen.
Ein einfaches Textdokument wie dieses sollte mit einer kurzen Beschreibung des Prozesses und warum es für das Unternehmen wichtig ist, geöffnet werden.Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie einige administrative Details dazu enthalten, wer die SOP verwalten soll. Das zeigt, wer daran arbeiten wird.
Wo passt der dokumentierte Prozess in das Gesamtbild des Geschäfts? Wann sollte es ausgeführt werden und welche weiteren Schritte sind erforderlich, bevor es abgeschlossen werden kann? Viele Prozesse sind von anderen Schritten abhängig. Stellen Sie daher sicher, dass dies erfasst wird.
Stellen Sie sicher, dass Sie den Teil "Wann abzuschließen" dokumentieren, damit jeder versteht, wann die SOP in Bewegung zu setzen ist. Wann wird die Aufgabe ausgeführt und wie oft wird sie ausgeführt? Dies sind alles Details, die in einer SOP erfasst werden müssen, damit jeder von anderen verfolgt werden kann.
Nun sind wir am wichtigsten Teil des SOP-Gebäudeprozesses angelangt: einfache Schritte, denen jeder folgen kann.
Dokumentieren Sie die mit dem Prozess verbundenen Schritte. Machen Sie sie so einfach wie möglich. Für mich ist es am einfachsten, eine SOP-Schrittliste zu schreiben, während ich die Aufgabe für mich selbst erledige, damit nichts vergessen wird.
Erstellen Sie einfache Schritte, die jeder ausführen kann, damit die Standardbetriebsanleitung wiederholbar ist.Möglicherweise müssen Sie Bedingungen in Ihre Liste aufnehmen. Es ist in Ordnung, mit einem Schritt mit "if ..." zu beginnen, solange Sie sich mit dem Szenario befassen.
Viele SOPs profitieren von Screenshots, die die einzelnen Schritte eines Prozesses veranschaulichen. Insbesondere wenn Sie den Benutzer auffordern, eine bestimmte App oder ein Projektmanagementsystem zu verwenden, ist dies hilfreich
Für mich verwende ich normalerweise Trello für meine freiberufliche Tätigkeit. Screenshots, die ich in eine SOP aufnehmen würde, enthalten beispielsweise Komplettlösungen zum Ausführen einer Aufgabe in Trello. Beachten Sie, dass der Benutzer das System möglicherweise noch nie verwendet hat. Daher ist es hilfreich, mehr Details zu erhalten.
So testen Sie am besten die Funktionsfähigkeit Ihrer Standardarbeitsanweisungen: Versuchen Sie, sie abzugeben und zu sehen, ob sie kaputt gehen.
Ich weiß, dass ich mich beim Schreiben von Standardbetriebsverfahren schuldig gemacht habe, die Perspektive des Anfängers zu vergessen. Ich habe die Aufgabe wahrscheinlich schon so lange gemacht, dass ich vergessen habe, wie es ist, ohne Kenntnis des Prozesses zu beginnen.
Deshalb ist das Testen so wichtig. Sie müssen die SOPs in die Tat umsetzen, um zu sehen, ob andere sie verstehen. Geben Sie es einem Freelancer oder einem anderen Teammitglied ab, um zu sehen, ob es für jemanden neuen Sinn ergibt.
Nachdem Sie die SOPs entwickelt haben, sind Sie zum wichtigsten Teil des Prozesses gekommen: Verteilen und Nützlich machen. Zu viele Teams betrachten das Erstellen von SOPs als einmaligen Prozess, der nicht regelmäßig gewartet werden muss. Gut erstellte Dokumentation ist nur dann sinnvoll, wenn sie verteilt und verwendet wird.
Erstens ist es wichtig, dass Sie einen Ort haben, an dem Sie SOPs speichern können, damit jeder, der davon betroffen ist, auf sie zugreifen kann. Dies kann eine Dropbox-Freigabe, ein freigegebenes Netzlaufwerk oder sogar eine Intranetseite sein.
Vor allem sollten die SOPs nur an einem Ort zugänglich und gespeichert sein. Ich habe gesehen, wie sie unbrauchbar wurden, weil jeder anfängt, getrennte Kopien der Datei zu führen, und sie werden bald nicht mehr synchron. Stellen Sie sicher, dass alle mit derselben Kopiervorlage arbeiten, damit die SOPs den Nutzen behalten, für den sie gedacht waren.
Ich habe in vielen Situationen gearbeitet, in denen das Schreiben von Dokumentation und SOPs ein einmaliger Prozess ist. Vom oberen Management bis hin zum Dokumentieren aktiver Prozesse wird viel getan, und das Team verbringt viele Stunden damit, Standardarbeitsabläufe zu dokumentieren.
Sechs Monate später entwickeln sich Prozesse und verändern sich. Und die SOPs bleiben zurück, nicht an die Realität des neuen Prozesses angepasst. Ziemlich bald verwendet niemand die SOPs, weil sie nicht repräsentativ für die Funktionsweise des Prozesses sind.
Um dem entgegenzuwirken, müssen Sie die SOPs regelmäßig aktualisieren, damit sie nicht zu weit von der Synchronisierung entfernt werden. Es ist wichtig, dass die Standardarbeitsanweisungen regelmäßig vom Betreuer überprüft werden.
Jeder SOP sollte einen Prozessverantwortlichen haben, der für die regelmäßige Aktualisierung und Bearbeitung verantwortlich ist, um sicherzustellen, dass er mit dem aktuellen Prozess übereinstimmt. Nur so können SOPs ihren Nutzen behalten und von Ihrem Team genutzt werden.
Screencasts sind eines meiner Lieblingsformate für den Unterricht, und sie eignen sich auch hervorragend für die Dokumentation von Prozessen.
Sie haben vielleicht noch nichts von Screencasts gehört, aber ich bin sicher, dass Sie sie in Aktion gesehen haben. Ein Screencast ist nur eine Aufnahme eines digitalen Bildschirms, normalerweise mit Anmerkungen und Voiceover-Kommentaren, um zusätzliche Details hinzuzufügen.
Ein Screencast ist der perfekte Weg, um ein Konzept zu veranschaulichen, indem Sie einen Experten beobachten, der eine Aufgabe ausführt.Probieren Sie eine Screencasting-Plattform wie Screenflow oder Camtasia aus, um einen Prozess aufzuzeichnen. Auch wenn es nur eine schriftliche SOP ergänzt, kann es einen anderen Blickwinkel hinzufügen, der illustrativer ist als die schriftliche Anweisung allein.
Beschriftungen können beispielsweise bestimmte Elemente im Video veranschaulichen und hervorheben. In dem folgenden Tutorial finden Sie ein Beispiel, wie Sie eine Anmerkung in Screenflow verwenden können, um sehr spezifische Callouts für Details zu erstellen.
Ein weiterer Grund für die gute Funktion von Screencasts ist, dass Sie zusätzliche Details hinzufügen können, die nicht in ein geschriebenes Format passen. Ich mag es, "bedingte" Anweisungen in Screencasts zu erstellen. Sie können beispielsweise Optionen veranschaulichen, beispielsweise "Wenn die Situation A ist, klicken Sie auf diese Option. Wenn die Situation B ist, klicken Sie stattdessen auf diese Option."
Screencasts können als eigene SOPs dienen. Ich habe festgestellt, dass dies eine der effektivsten Methoden ist, um andere zu unterrichten. Dadurch sind sie ideal für die Erstellung von Standardarbeitsanweisungen geeignet, da sie dem Prüfer ein sofortiges Verständnis vermitteln.
Wenn Sie nach Wachstumszielen für kleine Unternehmen oder Freiberufler suchen, benötigen Sie Systeme und Schritte, die Sie beim Skalieren unterstützen. Wir haben gerade die Frage untersucht, was eine SOP ist. Sie haben auch die SOP-Definition gelernt. Außerdem haben Sie gelernt, wie Sie eine SOP schreiben.
Durch die Einführung effizienter Systeme können Sie Ihrem Team zusätzliche Mitarbeiter hinzufügen oder bei der Auslagerung mehr Arbeit übernehmen. Sehen Sie sich diese drei hervorragenden Geschäftsprozess-Tutorials an, um mehr zu erfahren:
Welche Systeme haben Sie eingerichtet, um Ihr Geschäft zu dokumentieren und auszubauen? Teilen Sie mir bitte mit einem Kommentar zu diesem Tutorial mit.
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