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In dieser Serie zu HR für kleine Unternehmen haben wir uns bisher mit wichtigen Personalthemen wie Einstellung, Schulung und Kommunikation befasst.
Es gibt aber auch einige grundlegende Anforderungen, die Sie als Inhaber eines kleinen Unternehmens oder als HR-Beauftragter erfüllen müssen. Wenn Menschen für Sie arbeiten, liegt es in Ihrer Verantwortung, einen sicheren und gesunden Arbeitsplatz zu bieten, die einschlägigen Arbeitsgesetze in Ihrem Land einzuhalten, gute Aufzeichnungen zu führen und Löhne und Gehälter schnell und effektiv zu zahlen.
Kennen Sie die Personalanforderungen für kleine Unternehmen, um sich um Ihre Mitarbeiter zu kümmern? (Fotoquelle)In diesem Lernprogramm werden wir in diese Themen eintauchen und Ihnen zeigen, wie Sie diese wichtigen Personalanforderungen in Ihrem kleinen Unternehmen erfüllen können. Sie sind vielleicht nicht die aufregendsten Dinge, die Sie in Ihrem kleinen Unternehmen tun, aber sie sind von entscheidender Bedeutung, wenn Sie glückliche, produktive Mitarbeiter haben möchten und einige organisatorische oder rechtliche Probleme vermeiden müssen.
Hinweis: Wenn Sie dieses Tutorial lesen, denken Sie daran, dass es sich an ein globales Publikum richtet. Beschäftigungsgesetze und andere Bestimmungen variieren stark in Abhängigkeit von dem Land, in dem Sie ihren Sitz haben - und manchmal gibt es örtliche Vorschriften, die Sie für Ihre Stadt, Ihr Bundesland, Ihre Provinz usw. beachten müssen. Obwohl wir hier einige allgemeine Beispiele nennen Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Situation vor Ort überprüfen und sich im Idealfall an einen professionellen Rechtsberater wenden, um sicherzustellen, dass Sie alle relevanten Gesetze in Ihrer Region einhalten.
Wenn Sie der Meinung sind, dass die Arbeitsschutz- oder „Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften“ nur ein Ärgernis für die Behörden sind, ist dies eine schockierende Statistik für Sie: Allein in den Vereinigten Staaten starben allein im Jahr 2015 4.836 Mitarbeiter an den am Arbeitsplatz erlittenen Verletzungen. (Fragen Sie sich nach der Anzahl der nicht tödlichen Fälle? Es sind 2,9 Millionen.)
Lassen Sie diese Zahlen für eine Weile einsinken.
Es sollte also klar sein, dass Ihre erste und wichtigste Verantwortung als Eigentümer eines kleinen Unternehmens darin besteht, Ihre Mitarbeiter zu schützen. In diesem ersten Abschnitt werden wir einige grundlegende Prinzipien der Arbeitssicherheit durchgehen.
Hinweis: Ich stütze viele dieser Informationen auf den Ratschlag der US-amerikanischen Arbeitsschutzbehörde Handbuch für kleine Unternehmen. Das Buch selbst geht viel näher, und es ist kostenlos, es online zu lesen oder als PDF herunterzuladen. Ich würde es daher empfehlen.
Analysieren Sie zunächst Ihren Arbeitsplatz und die Prozesse, denen Ihre Mitarbeiter folgen müssen. Suchen Sie nach potenziellen Gefahren und führen Sie eine umfassende Bestandsaufnahme durch.
Manche Arbeitsplätze sind offensichtlich gefährlicher als andere - die Risiken an einem Produktionsstandort, an dem Arbeiter mit giftigen Chemikalien und schweren Maschinen arbeiten, sind leichter zu erkennen als beispielsweise in einem Büro. An jedem Arbeitsplatz kann es jedoch schief gehen.
In den USA beispielsweise sterben jedes Jahr 27 Menschen und über 10.000 werden durch Aufzüge verletzt. Tausende von Menschen verletzen sich manchmal ernsthaft, indem sie über lose Drähte stolpern, offene Schreibtischschubladen, in Durchgängen hinterlassene Gegenstände und so weiter. Schlecht gestaltete Arbeitsstationen und Bürostühle können Mitarbeiter anfällig für Rückenschmerzen, wiederholte Bewegungsverletzungen und andere schwere Beschwerden machen. Ein altes oder schlecht gewartetes Gebäude kann eine Reihe von Gefahren verursachen, von fehlerhaften Kabeln bis hin zu losen Deckenplatten.
Beginnen Sie mit der Erstellung einer Liste potenzieller Gefahren. Möglicherweise können Sie einen erfahrenen Gesundheits- und Sicherheitsfachmann an Ihrem Arbeitsplatz besuchen und im Rahmen eines geförderten staatlichen Programms eine kostenlose Umfrage durchführen. Oder Sie könnten für einen privaten Berater dafür bezahlen.
Ermutigen Sie die Mitarbeiter, Sie auf alles aufmerksam zu machen, was in ihren Jobs möglicherweise gefährlich ist. Sie sind die beste Ressource, die Sie bei der Erstellung des ersten Sicherheitsinventars unterstützen kann, und halten sie auf dem neuesten Stand.
Sobald Sie die Risiken beurteilt haben, versuchen Sie, so viele Gefahren wie möglich zu beseitigen, und wo Sie sie nicht beseitigen können, versuchen Sie zumindest, sie zu kontrollieren und ihre Wahrscheinlichkeit zu verringern.
In der Regel umfasst dies die Einrichtung bestimmter Verfahren, die jeder Mitarbeiter befolgen sollte (z.B. Wenn Sie diese Maschine bedienen, müssen Sie einen Augenschutz tragen und prüfen, ob die Sicherheitsverriegelung ordnungsgemäß funktioniert). Stellen Sie dann sicher, dass jeder die Vorgänge kennt, ordnungsgemäß dokumentiert ist und Schilder oder Poster vorhanden sind, die die Menschen daran erinnern.
Hier sind einige andere wichtige Schritte:
Das folgende Tutorial kann hilfreich sein:
Das Erkennen der Risiken und die Einführung von Kontrollen ist großartig, aber was ist, wenn Ihre Mitarbeiter immer noch nicht die richtigen Verfahren einhalten? Es ist wichtig, dass jeder die Sicherheit am Arbeitsplatz ernst nimmt, und Sie können diesen Ton durch Ihre eigenen Handlungen festlegen.
Wenn Sie Ihr Engagement für die Sicherheit der Mitarbeiter am Arbeitsplatz unter Beweis stellen, werden Ihre Mitarbeiter ermutigt, das Thema auch ernst zu nehmen, und es kann Unfälle vermeiden. Darüber hinaus zeigt es, dass Sie sie und ihr körperliches Wohlbefinden wertschätzen, und sendet somit eine kraftvolle Botschaft, die das allgemeine Glück und die Zufriedenheit am Arbeitsplatz verbessern kann.
Erstellen Sie daher eine klare Richtlinie zu Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz, und veröffentlichen Sie sie prominent im Büro und im Intranet oder auf der Website des Unternehmens. Halten Sie Besprechungen ab, um die Richtlinie persönlich zu kommunizieren, und halten Sie Manager und Mitarbeiter für die Einhaltung dieser Richtlinien verantwortlich.
Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Richtlinien und Verfahren, um Anregungen und Anregungen von Mitarbeitern zu ermutigen. Wenn Sie von den Mitarbeitern zusätzliche Arbeit verlangen, um sicherzustellen, dass die Verfahren befolgt werden, stellen Sie sicher, dass sie über die Zeit und die Ressourcen verfügen, um dies effektiv zu tun.
Wenn Sie alle diese Schritte befolgen, werden Sie nicht vor Unfällen am Arbeitsplatz immunisiert, sie werden jedoch die Wahrscheinlichkeit verringern und eine sicherere Arbeitsumgebung für alle schaffen.
Beschäftigungsgesetze sind ein wesentlicher Bestandteil des Personalbedarfs kleiner Unternehmen und können sehr komplex sein. Diese Gesetze gelten auch für kleine Unternehmen. Daher müssen Sie auf dem Laufenden sein und sicherstellen, dass Sie alle Vorschriften einhalten. Wir werden uns hier einige allgemeine Beispiele ansehen, die auf US-amerikanischen Gesetzen basieren, aber überprüfen Sie die Situation für Ihr eigenes Geschäft und lassen Sie sich, wenn möglich, in einem individuellen Rechtsbeistand beraten.
Eine der häufigsten Formen des Arbeitsrechts befasst sich mit der Frage der Chancengleichheit. Grundsätzlich sollten Sie bei Ihren Einstellungspraktiken keine Diskriminierung aufgrund des Geschlechts, der Rasse, der Religion, der nationalen Herkunft, des Alters, der Behinderung usw. vornehmen. Außerdem sollten Sie klare Richtlinien zum Schutz vor Diskriminierung und Belästigung am Arbeitsplatz haben. Es kann auch erforderlich sein, dass Sie am Arbeitsplatz Mitteilungen machen, um die Arbeitnehmer über ihre Rechte und Ihre Einhaltung der einschlägigen Gesetze zu informieren.
Einige Beispiele der Gesetze, die diesen Bereich in den USA betreffen:
In vielen Ländern haben Arbeitnehmer das Recht, sich zu organisieren, Tarifverhandlungen zu betreiben oder einer Gewerkschaft beizutreten. Sie haben oft das Recht, Überstunden zu zahlen, wenn sie Überstunden machen, und eine bestimmte Anzahl von Arbeitspausen während des Tages zu haben.
Möglicherweise gibt es Regeln, wie viel Urlaubszeit oder andere Leistungen Sie gewähren müssen. Wenn Sie bezahlten Urlaub anbieten und die Mitarbeiter sie nicht in Anspruch nehmen, müssen Sie ihnen möglicherweise den Geldwert entrichten. Und es gibt viele weitere große und kleine Rechte, für die die Arbeitnehmer im Laufe der Jahre gekämpft und gesetzlich kodifiziert wurden.
Manchmal gibt es Ausnahmen - zum Beispiel sind in den USA angestellte Arbeitnehmer generell von den Gesetzen rund um Überstunden und Arbeitsunterbrechungen ausgenommen, und unabhängige Auftragnehmer sind von vielen Regeln für fest angestellte Mitarbeiter ausgenommen. Aber Sie müssen vorsichtig sein, wie Sie Menschen klassifizieren, denn auch darüber gibt es Regeln, und es ist leicht, sie zu verfälschen.
Vergessen Sie auch nicht, wie Elternurlaub und Krankenurlaub. Sie müssen den Mitarbeitern gestatten, sich gemäß den Gesetzen in Ihrem Land freizuhalten und sicherzustellen, dass ihre Arbeit für sie nach ihrer Rückkehr noch verfügbar ist.
Im letzten Abschnitt haben wir die Prinzipien der Arbeitssicherheit behandelt. Möglicherweise müssen Sie jedoch auch bestimmte Gesetze und Vorschriften einhalten, die Sie einhalten müssen, sowie Poster, die Sie am Arbeitsplatz ausstellen müssen. Vergewissern Sie sich also nicht nur, dass Sie einen sicheren Arbeitsplatz bieten, sondern auch alle relevanten Regeln einhalten.
Das Einreichen ist nicht die aufregendste Aufgabe, die Sie jemals machen werden, aber es ist wichtig. Die gute Nachricht ist, dass die Anforderungen recht einfach sind. Sie müssen lediglich eine Datei (oder Dateien, wie wir gleich sehen werden) für jeden Mitarbeiter aufbewahren, die wichtige Informationen zu ihrer Beschäftigung enthält. Und vor allem müssen Sie diese Dateien sehr sicher aufbewahren, da sie vertrauliche Informationen enthalten.
Idealerweise haben Sie zwei separate Dateien für jeden Mitarbeiter: eine für allgemeine Beschäftigungsinformationen und eine für medizinische Informationen. (In einigen Ländern müssen Sie unter Umständen auch Aufzeichnungen über die Einwanderung führen.) Folgendes sollte in jedem Fall enthalten sein:
Diese Datei sammelt alle Informationen, die sich auf einen bestimmten Mitarbeiter beziehen, an einem Ort. Sie können es starten, wenn Sie sie einstellen, indem Sie ihren Lebenslauf und alle von Ihnen unterschriebenen Mietdokumente oder Formulare einreichen.
Dann können Sie Dokumente hinzufügen, wie Sie:
Wenn ein Mitarbeiter eine Erkrankung oder Behinderung hat, die sich auf seine Arbeit auswirkt, müssen Sie möglicherweise Krankenakten führen, sollten dies jedoch tun immer Bewahren Sie sie in einer separaten Datei an einem sehr sicheren Ort auf.
Dies liegt daran, dass medizinische Informationen sehr persönlich sind und jemand, der möglicherweise auf die allgemeinen Dateien des Mitarbeiters zugreifen muss, seine Krankenakten nicht sehen darf. Bewahren Sie diese Informationen daher in einer separaten Datei auf und achten Sie streng darauf, wer auf diese Datei zugreifen kann und warum.
In einigen Ländern müssen Sie möglicherweise den Nachweis erbringen, dass ein Arbeitnehmer im Land arbeiten darf. In den USA wird dies beispielsweise als Form I-9 bezeichnet. Da Einwanderungsbeamte die Überprüfung dieser Formulare verlangen können, sollten Sie sie von den anderen Informationen des Arbeitnehmers getrennt halten, damit Sie sie nur der Regierung zur Verfügung stellen können, ohne Zugriff auf alle persönlichen Daten des Arbeitnehmers zu erhalten.
Eine weitere grundlegende HR-Anforderung für jedes kleine Unternehmen besteht darin, die Mitarbeiter pünktlich zu bezahlen und relevante Leistungen zu erbringen. Wir haben bereits in dieser Serie nachgefragt, wie man die Entgelte und Vorteile festlegt. Sobald Sie dies getan haben, müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Mechanismen richtig ausführen.
Erstens bedeutet das, die Leute pünktlich zu bezahlen, egal was passiert. Wie wir in meinem Cashflow-Lernprogramm festgestellt haben, haben kleine Unternehmen oft Schwierigkeiten, einen ausreichenden Cashflow zu erzielen. Wenn Sie jedoch sorgfältig vorgehen und genaue Prognosen erstellen, können Sie sicherstellen, dass Sie immer genug zur Verfügung haben. Und wenn Sie Zahlungen verzögern müssen, ist das Gehalt der Mitarbeiter nicht das Richtige für Sie. Wenn Sie jemanden zu spät bezahlen, erfahren Sie, dass er nicht respektiert wird und / oder dass das Unternehmen in ernsthaften Schwierigkeiten steckt. In jedem Fall ist es eine sichere Möglichkeit, sie dazu zu bringen, ihren Lebenslauf zu aktualisieren und nach einem neuen Job zu suchen.
Darüber hinaus müssen Sie jedoch auch sicherstellen, dass Sie den richtigen Betrag berechnen, die richtigen Steuerabzüge vornehmen, die richtigen Unterlagen aufbewahren und bereitstellen, die richtigen Formulare bei den Steuerbehörden einreichen und so weiter.
Sie müssen auch über die Vorteile verfügen, die den Mitarbeitern die richtigen Informationen bieten, und ihnen den Zugang zu ihren Leistungen erleichtern, und beispielsweise nachverfolgen, wie viele Urlaubstage jede Person aus ihrem Gesamtanspruch genommen hat. Bei Leistungen, die von Dritten, beispielsweise einer Krankenkasse, erbracht werden, müssen Sie sicherstellen, dass alle eingeschrieben sind, die angemeldet werden sollen, und dass alles reibungslos läuft und die Menschen auf die Hilfe zugreifen können, die sie benötigen.
Weitere Informationen zum effektiven Ausführen der Personalabrechnung finden Sie im folgenden Tutorial:
In diesem Lernprogramm haben Sie gesehen, wie Sie wichtige Personalanforderungen für Ihr kleines Unternehmen erfüllen. Sie haben gelernt, wie Sie Ihre Mitarbeiter schützen können, wie Sie mit den Gesetzen und Vorschriften für die Arbeitssicherheit Schritt halten, gute Aufzeichnungen führen und wie Sie Bezahlung und Sozialleistungen effizient anbieten können.
Im nächsten Lernprogramm dieser Serie zu HR für kleine Unternehmen lernen Sie, wie Sie mit dem Dilemma umgehen können, dem kein Kleinunternehmer gegenübersteht: Wenn ein wichtiger Mitarbeiter kündigen möchte. Bis bald!
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