Was ist MS Outlook? (Pro Email Software Tool)

Email ist ein großer Teil des Tages. Laut einer Quelle sendet und empfängt der durchschnittliche Geschäftsmann täglich über 100 Nachrichten. Wir verlassen uns so sehr auf E-Mails, dass viele von ihnen ständig prüfen, selbst wenn wir im Badezimmer oder im Bett sind.

Bei so viel Zeit für E-Mails ist natürlich das von uns gewählte E-Mail-Paket wichtig. Es gibt viele E-Mail-Systeme und eines der beliebtesten ist Microsoft Outlook.

Denken Sie über die Verwendung von MS Outlook nach oder verwendet Ihr Unternehmen bereits Outlook? In diesem Fall müssen Sie wissen, wofür Microsoft Outlook verwendet wird. Hier kann dieses Tutorial helfen.

Möglicherweise wissen Sie, dass Microsoft Outlook ein E-Mail-Paket ist, das Teil der Microsoft Office-Produktivitätssuite ist. Was Sie möglicherweise nicht wissen, ist, dass es viel mehr kann, als nur E-Mail-Nachrichten zu senden und zu empfangen.

In diesem Lernprogramm erfahren Sie alles über Outlook. Wir definieren Outlook für Sie. Sie erfahren, wofür Outlook verwendet wird. Außerdem werden wir den Unterschied zwischen Microsoft Outlook und Outlook.com diskutieren.

Leitfaden für die Inbox Zero Mastery (kostenloser eBook-Download)

Bevor Sie sich mit der Verwendung von Microsoft Outlook vertraut machen, sollten Sie sich unser kostenloses eBook anschauen: Der ultimative Leitfaden für die Inbox Zero Mastery. Es enthält zahlreiche Organisationsstrategien für den Posteingang und Killer-Tipps für die effizientere Verwaltung aller eingehenden E-Mails.

Jetzt lernen wir, was Outlook ist und wie es verwendet wird. 

Was ist Outlook-E-Mail??

Sie fragen sich vielleicht, was Microsoft Outlook ist. Sie wissen wahrscheinlich bereits, dass es sich um E-Mail-Software handelt, die in einem kostenpflichtigen Microsoft Office-Abonnement enthalten ist. Und du hättest recht. Outlook bietet jedoch mehr Funktionen als nur E-Mail.

Mit Outlook können Sie Ihren Zeitplan mit Kalender und Aufgabenlisten organisieren, Kontaktinformationen speichern, Erinnerungen senden und vieles mehr. Kein Wunder, dass Outlook oft als Personal Information Manager (PIM) bezeichnet wird..

Wenn Sie Outlook für Ihre Organisations- und E-Mail-Anforderungen in Betracht ziehen, ist es wichtig zu wissen, dass das Tool je nach der verwendeten Version einige Unterschiede aufweisen kann. Es gibt seit den späten 1990er Jahren Aussichten, und im Laufe der Jahre hat sich viel verändert. Bei älteren Versionen kann es einige Unterschiede in der Benutzeroberfläche geben und einige der neueren Funktionen fehlen möglicherweise. Im Rahmen dieser Reihe von Tutorials sprechen wir über MS Outlook 2016.

Wenn Sie nicht über Microsoft Office verfügen und Outlook verwenden möchten, machen Sie sich keine Sorgen. Sie können die kostenlose webbasierte E-Mail von Microsoft, Outlook.com, verwenden. Die webbasierte Version weist viele der gleichen Funktionen wie die Desktopversion von Outlook auf, obwohl einige Unterschiede bestehen. (Wenn Sie ein Hotmail- oder Windows Live-Konto hatten, haben Sie es möglicherweise bereits, seit diese Konten auf Outlook.com konvertiert wurden.)

Was ist Outlook.com??

Kennen Sie den Unterschied zwischen Outlook.com und Microsoft Outlook??

Viele Leute beziehen sich auf Outlook-E-Mails, wenn sie tatsächlich über die kostenlose webbasierte E-Mail-Software Outlook.com sprechen. Die Namen der beiden Softwarepakete sind nicht nur ähnlich, sie haben auch einige Funktionen. Es gibt jedoch einige wesentliche Unterschiede.

Was Sie über die Unterschiede zwischen MS Outlook und Outlook.com wissen müssen:

1. Kosten. MS Outlook ist Teil Ihres kostenpflichtigen Microsoft Office-Abonnements, zu dem auch die neueste Office-Software gehört. Outlook.com ist ein kostenloses webbasiertes E-Mail-Paket mit einigen Funktionen von Outlook.
2. Anzeigen.MS Outlook hat keine Anzeigen. Die Outlook.com-Benutzeroberfläche hingegen hat sichtbare Anzeigen (obwohl diese auf ein Minimum beschränkt sind)..
3. Ihr eigener Server. Outlook kann so konfiguriert werden, dass es auf Ihrem eigenen Mail-Server ausgeführt wird, wodurch es ideal für Unternehmen und Organisationen ist. Outlook.com läuft im Web.
4. Posteingangsgröße. Outlook.com-Benutzer haben bis zu 15 GB Speicherplatz. MS Office 365-Benutzer erhalten 50 GB Speicher zum Starten. (Outlook-Benutzer, die mit einem Microsoft Enterprise-Konto arbeiten, haben möglicherweise noch mehr Speicherplatz.)
5. Größe der Anhänge. Die maximale Dateigröße für Outlook.com beträgt 20 MB. Bei Business Outlook-Konten beginnt das kombinierte Dateilimit ebenfalls bei 20 MB. In diesem Lernprogramm erfahren Sie, wie Sie große E-Mail-Anhänge in Outlook behandeln.
6. Technischer Support. Outlook.com bietet keinen telefonischen Support, obwohl Sie den Support über das Kontaktformular kontaktieren können. Möglicherweise finden Sie hier auch Antworten auf Ihre Fragen. Mit den neuesten Versionen von MS Office (einschließlich Outlook) können Sie jedoch einen Supportmitarbeiter telefonisch erreichen.

Wenn Sie jedoch nach einem kostenlosen Basis-E-Mail-Paket suchen, das Ihre Anforderungen erfüllt, ist Outlook.com möglicherweise genau richtig. Für einen Vergleich zwischen Outlook.com und Google Mail (einem anderen kostenlosen E-Mail-Paket) finden Sie dieses Tutorial:

Hinweis: Wenn nicht anders angegeben, bezieht sich dieses Lernprogramm auf Microsoft Outlook (verfügbar mit Microsoft Office) und nicht auf das webbasierte Outlook.com. Einige Funktionen funktionieren jedoch für beide E-Mail-Plattformen.

Vorteile von Microsoft Outlook

Wenn Sie Microsoft Outlook für Ihre E-Mail- oder Informationsverwaltungsanforderungen verwenden, herzlichen Glückwunsch. Es ist eine gute Wahl - und Sie sind nicht alleine. Nach Angaben von Microsoft gibt es weltweit über eine Milliarde Microsoft Office-Benutzer. Das heißt, es gibt viele Outlook-Benutzer.

Die Verwendung von Microsoft Outlook bietet einige Vorteile gegenüber anderen E-Mail-Anbietern. Hier sind nur einige davon:

• Beliebt in vielen großen Organisationen.Untersuchungen von iDatalabs zeigen, dass weltweit über 40.000 Unternehmen Microsoft Outlook verwenden. Dies bedeutet, dass Sie, wenn Sie die Verwendung von Outlook verstehen, bereits für viele Arbeitsplätze eine nützliche Fähigkeit besitzen.
• Funktioniert gut mit MS Exchange. Microsoft Exchange ist ein Server auf Unternehmensebene, der von Schulen, Unternehmen und anderen großen Organisationen verwendet wird.
• Kompatibel mit gängiger Software.Natürlich funktioniert Outlook nahtlos mit Microsoft Office. Es funktioniert jedoch auch gut mit vielen anderen Add-Ins, die über den Microsoft Office Store erhältlich sind.
• Enthält Organisationswerkzeuge.Outlook enthält auch ohne Add-Ins eigene Organisationswerkzeuge wie ein Adressbuch und einen Kalender.
• Gute Sicherheit.Outlook verfügt über viele Sicherheitsfunktionen. Es bietet beispielsweise die Zwei-Faktor-Authentifizierung, die Nachrichtenverschlüsselung und die Möglichkeit, die letzten Kontoaktivitäten anzuzeigen.
• Technischer Support. Microsoft bietet technischen Telefon-Support (zusätzliche Kosten für einige Pläne), der rund um die Uhr verfügbar ist. Wenn Sie ein Problem haben, ist dies ein großer Vorteil.

Wozu dient Microsoft Outlook??

Wir haben bereits einige Anwendungen von Microsoft Outlook angesprochen, aber hier eine vollständigere Liste:

• Email. Dies ist wahrscheinlich die grundlegendste Verwendung von Outlook. Verwenden Sie es, um E-Mail-Nachrichten zu senden und zu empfangen.
• Kalender. Verwenden Sie den integrierten Outlook-Kalender, um Ihre Termine und Besprechungen zu planen und zu verfolgen. Sie können sogar Erinnerungen für sich selbst planen. Kalender können auch geteilt werden.
• Adressbuch. Verliere nie wieder die Informationen eines Kontakts. In Outlook können Sie nicht nur E-Mail-Informationen für Ihre Kontakte speichern, sondern auch andere Informationen wie Telefonnummern und Postanschriften.
• Aufgabenliste. Mit MS Outlook können Sie sich eine Aufgabenliste einrichten.
• Versendete Nachrichten verfolgen.Sie können eine Bestätigung für eine von Ihnen gesendete Nachricht anfordern, die Sie darüber informiert, ob die Nachricht empfangen oder gelesen wurde. (Dies hängt vom E-Mail-System des Empfängers ab.)
• Anhänge senden. Wenn Sie Bilder oder Dokumente haben, die Sie senden müssen, können Sie sie an eine E-Mail-Nachricht anhängen.
• Ressourcen planen. Wenn Sie Outlook bei der Arbeit verwenden, können Sie steuern, wer Konferenzräume oder gemeinsam genutzte Geräte verwendet, indem Sie diese zu Besprechungen hinzufügen.
• Nachrichten nach Regeln sortieren. Das MS Outlook Rules-Tool ist eine praktische Methode, um eine Reihe von Aufgaben automatisch auszuführen. Am besten werden sie jedoch zum automatischen Filtern und Ablegen von Nachrichten verwendet.
• Grafische Elemente hinzufügen.Mit der Smart Art-Funktion von MS Office können Sie dem E-Mail-Text Bilder hinzufügen und von der E-Mail aus anpassen.
• Teilen Sie Ihren Desktop in einer E-Mail. Haben Sie ein Problem mit einer App? Mit dieser wenig bekannten Funktion können Sie einen Screenshot aus einer E-Mail erstellen und in Ihre Nachricht einfügen.
• Live-Gespräche führen. Mit Office Communicator können Sie Ihren Kontakten Sofortnachrichten senden, sofern diese verfügbar sind.

Natürlich gibt es auch viele andere Möglichkeiten, Outlook zu verwenden. Sie können sich wahrscheinlich einige Verwendungszwecke vorstellen, die für Ihre Situation spezifisch sind.

Erste Schritte mit MS Outlook

Wenn Sie Outlook an Ihrer Schule oder am Arbeitsplatz verwenden, ist es möglicherweise bereits für Sie eingerichtet. Oder Sie werden möglicherweise aufgefordert, mit dem IT-Spezialisten Ihres Unternehmens zusammenzuarbeiten, um Outlook-E-Mail einzurichten.

Wenn Sie ein kleines Unternehmen oder ein Solo-Profi sind oder Outlook für den privaten Gebrauch einrichten, müssen Sie Ihr E-Mail-System einrichten. Diese Anweisungen von Microsoft können Ihnen dabei helfen, Ihr E-Mail-Konto einzurichten. 

Sobald Ihre Outlook-E-Mail-Adresse eingerichtet ist, erfahren Sie in diesem ausführlichen Lernprogramm, wie Sie Ihre erste E-Mail schreiben:

Weitere Lernprogramme zu Outlook finden Sie in unserer Lernleitfadensammlung "Verwendung von Microsoft Outlook" (Essential Tutorial Guide). Es gibt zwei Möglichkeiten, die Lernanleitung zu verwenden:

1. Durchlaufen Sie jedes Tutorial, um die Verwendung von MS Outlook vollständiger zu beherrschen.
2. Wählen Sie nur die Outlook-Lernprogramme aus, die Sie benötigen oder die Sie interessieren.

So machen Sie Ihre Outlook-Nachrichten professioneller

Nachdem Sie Microsoft Outlook als E-Mail-Paket verwendet haben, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mail-Nachrichten so professionell wie möglich sind, damit Sie einen guten Eindruck machen. Hier finden Sie eine Liste von E-Mail-Tutorials, in denen Sie lernen, wie Sie professionelle E-Mails zu verschiedenen Themen schreiben:

Weitere hilfreiche E-Mail-Tipps und Strategien

Vergessen Sie nicht, sich für den Tuts + Business-Newsletter anzumelden und unser kostenloses eBook zu erwerben: Der ultimative Inbox Zero Mastery-Leitfaden. Es enthält zahlreiche Organisationsstrategien für den Posteingang und Killer-Tipps für die effizientere Verwaltung aller eingehenden E-Mails. 

Fazit

Wie Sie herausgefunden haben, ist MS Outlook ein leistungsfähiges E-Mail-Softwaretool. Nachdem wir nun erklärt haben, was Outlook ist und wofür Outlook verwendet wird, haben Sie die Informationen, die Sie benötigen, um zu entscheiden, ob es für Sie ist.

Unabhängig davon, ob Sie Microsoft Outlook eigenständig verwenden oder für ein Unternehmen arbeiten, das Outlook verwendet, hat die Verwendung von Microsoft Outlook einige Vorteile im Vergleich zu anderen E-Mail-Anbietern. 

?