Share
In den letzten Jahren ist die Anzahl der für Unternehmen verfügbaren Tools explodiert. Die Zeiten, in denen "niemand jemals entlassen wurde, weil Sie sich für IBM entschieden haben", sind endgültig vorbei. Anstatt riesige Summen für eine mittelmäßige allgemeine Lösung zu zahlen, können Unternehmen sorgfältig in spezialisierte Produkte und Apps investieren, die perfekt zu dem passen, was sie zu tun versuchen. Bei Tuts + verwenden wir beispielsweise Trello als unsere Projektmanagement-App. Es verfolgt jedes Tutorial, an dem jemand arbeitet. Die Funktionen von Trello sind genau das, was wir brauchen. Für andere Unternehmen, die einen anderen Workflow haben, könnte Trello jedoch zu eingeschränkt sein und stattdessen etwas wie Basecamp benötigen, das etwas traditioneller ist.
Das Problem mit all diesen verschiedenen Tools ist, dass sie meist von verschiedenen kleinen Unternehmen hergestellt werden. Alle Microsoft-Produkte arbeiten direkt zusammen, aber das gilt nicht für eine zufällige Sammlung von Tools von kleinen Entwicklern. Sie könnten Slack verwenden, um Ihr Team zu verwalten, Shopify, um Ihr Produkt zu verkaufen, Zendesk, um den Support abzuwickeln, und ein Dutzend anderer Apps, die jeweils etwas Wesentliches leisten. Wenn Sie all diese unterschiedlichen Apps miteinander verbinden und sie dazu bringen, nett zusammen zu spielen, kommt Zapier ins Spiel.
In diesem Lernprogramm werde ich untersuchen, wie und warum Sie Zapier in Ihrem Unternehmen einsetzen, um die Aufgabenautomatisierung zu verbessern. Ich beginne mit der Erkundung dessen, was Zapier ist und wofür es verwendet wird. Dann werde ich erläutern, wie es Ihnen helfen kann, und Ihnen zeigen, wie Sie es einrichten können.
Die meisten modernen Web-Apps verfügen über eine API (Application Program Interface), mit der Entwickler von Drittanbietern interagieren können. Sie können beispielsweise Informationen hochladen, gespeicherte Daten herunterladen und sich anderweitig mit der App verbinden. Wenn es nicht für die API von Twitter gäbe, würden wir nur bei ihren offiziellen Kunden bleiben.
Zapier nimmt zwei Dienste in Anspruch und fungiert als Mittler für seine APIs. Es ist ein Tool zum Verbinden aller verschiedenen Apps, die Sie verwenden.
Eine Probe Zap.Angenommen, Sie möchten alle an Ihr Google Mail-Konto gesendeten E-Mail-Anhänge automatisch in einen bestimmten Dropbox-Ordner herunterladen. Nun, da sowohl Google Mail als auch Dropbox über APIs verfügen, können Sie dies mit Zapier tun. Jeder neue E-Mail-Anhang löst Zapier aus, die Datei herunterzuladen und in Ihre Dropbox hochzuladen. Zapier nennt diese Trigger-Action-Paare Zaps.
Zapier verfügt über mehr als 500 Apps, die mit ihrem Dienst verbunden sind. Für jede App gibt es ein paar löst aus und Aktionen. Sie können sogar einen Auslöser haben, der mehrere Aktionen ausführt. Dies bedeutet, dass im Wesentlichen unbegrenzte eindeutige Zaps erstellt werden müssen, die Ihr Unternehmen für eine bessere Aufgabenautomatisierung einsetzen kann.
Die wichtigsten Vorteile, die Zapier Ihren geschäftlichen Workflows bringt, sind Geschwindigkeit, Konsistenz und Sichtbarkeit.
Erstens kann Zapier allgemeine Geschäftsaufgaben beschleunigen. Stellen Sie sich vor, es ist eine Richtlinie, alle Client-Dateien in einen dedizierten Dropbox-Ordner hochzuladen. Sie können einen Zap erstellen, der alle Dateien herunterlädt, die ein Client an Ihr Google Mail-Konto sendet, und ihn in einen bestimmten Ordner hochladen. Jeder Kunde benötigt einen eigenen Zap, aber er arbeitet im Hintergrund und erspart Ihnen oder Ihren Mitarbeitern den Aufwand, ihn manuell zu erledigen. Es gibt wahrscheinlich Dutzende dieser kleinen Aufgaben, die Sie jeden Tag erledigen und die automatisiert werden könnten. Zusammen können sie viel Zeit sparen.
Um das obige Beispiel fortzusetzen, betrachten wir die Konsistenz. Die Leute sind nicht perfekt. Sie vergessen Dinge, machen Fehler und versagen im Allgemeinen nur gelegentlich. Computer sind viel besser darin, einfache Geschäftsaufgaben zuverlässig auszuführen. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass jede einzelne Datei, die ein Client Ihnen schickt, in seinem dedizierten Dropbox-Ordner landet, ist ein Zap der beste Weg, dies zu tun. Eine wichtige E-Mail wird nicht durch die Risse geraten, nur weil sie an einem Freitagnachmittag um fünf Uhr gesendet wurde. Wenn Sie ein bestimmtes Protokoll oder eine bestimmte Formel haben, die beim Verschieben von Informationen zwischen verschiedenen Apps befolgt werden muss, sollten Sie die Verwendung von Zapier in Betracht ziehen.
Mit Zapier können Sie Ihre Workflows besser sichtbar machen. Egal, ob Sie Slack oder E-Mail verwenden, um alles zu verwalten, Sie können sich von Zapier anrufen lassen, wenn ein Mitarbeiter (oder ein Zap) etwas Wichtiges tut. Wieder mit dem E-Mail-Beispiel könnten Sie einen mehrstufigen Zap erstellen, der eine Ankündigung veröffentlicht, dass die Datei eines Kunden zu Dropbox in Ihrem Slack-Hauptkanal hinzugefügt wurde. Dies bedeutet, dass jeder sehen kann, was passiert.
Mit einem Zap zum Hinzufügen von Sichtbarkeit zeige ich Ihnen genau, wie Sie im nächsten Abschnitt vorgehen.
Beginnen wir damit, einen einfachen Zap zu erstellen. Ich werde einen erstellen, der meinen Twitter-Account mit Slack verbindet. Sehen Sie sich den Screencast unten an oder lesen Sie weiter, um die schriftliche Version dieser Kurzanleitung zu lesen.
Ich möchte, dass jeder Tweet, der mich erwähnt, an a gesendet wird #tweets Locker Kanal. Dies kann für ein kleines Unternehmen nützlich sein, das möchte, dass jeder das Twitter-Feedback seiner Kunden sieht.
Um mitzumachen, brauchst du eine Twitter Konto und a Locker Kanal. Beide sind kostenlos. Wenn Sie sie noch nicht haben, melden Sie sich an, bevor Sie fortfahren.
Gehen Sie auf die Website von Zapier und registrieren Sie sich für ein kostenloses Konto. Sobald Sie ein Konto eingerichtet haben, klicken Sie auf Mach einen Zap! Taste, um zu beginnen.
Zuerst müssen Sie das auswählen Auslöser App. Für uns wird es so sein Twitter. Verwenden Sie die Suchleiste, um sie zu suchen und auszuwählen.
Zapier hat über 500 verschiedene Trigger-Apps.Twitter hat acht verschiedene Auslöser, aber der, an dem wir interessiert sind, ist Suche erwähnen. Wählen Sie es aus und klicken Sie auf Speichern + Weiter.
Als nächstes müssen Sie Ihr verbinden Twitter Konto an Zapier. Klicken Verbinden Sie ein neues Konto Melden Sie sich dann an und erteilen Sie Zapier alle erforderlichen Berechtigungen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern + Weiter nochmal.
Für die Suchbegriff, Ich möchte meine verwenden Twitter Griff, @harryguinness. Auf diese Weise wird jeder Tweet, der mich erwähnt, Zapier ausgelöst. Abhängig davon, was Sie in Ihrem Unternehmen tun, möchten Sie vielleicht allgemeinere Begriffe wie Ihren Produktnamen verwenden. Geben Sie ein, was Sie möchten, und klicken Sie auf Fortsetzen.
Konfigurieren Sie den Erwähnungsauslöser.Um das Einrichten des Triggers abzuschließen, fordert Zapier Sie auf, den Trigger zu testen, indem Sie das neueste Ergebnis für den Suchbegriff abrufen. Klicken Abrufen und fortfahren um sicherzustellen, dass alles richtig läuft. Damit ist der Abzug eingerichtet und einsatzbereit.
Wenn der Trigger bereit ist, müssen Sie Zapier so konfigurieren, dass der Tweet an Slack gesendet wird. Verwenden Sie die Suchleiste, um Slack zu finden und auszuwählen.
Slack hat viele verschiedene Aktionen zur Auswahl. Wählen Sie für diesen Zap aus Kanalnachricht senden und dann Speichern + Weiter.
Locker hat viele Aktionen zur Auswahl.Wie bei Twitter müssen Sie sich anmelden und Zapier die Erlaubnis erteilen, auf alles zuzugreifen. Tun Sie das und klicken Sie dann auf Speichern + Weiter.
Als nächstes müssen Sie konfigurieren, wie die Nachricht in Slack angezeigt wird. Wähle aus Kanal die Sie aus dem entsprechenden Dropdown-Menü verwenden möchten.
Sie haben viel Kontrolle darüber, wie Nachrichten in angezeigt werden Locker.Der wichtigste Abschnitt ist der Nachrichtentext. Drücke den + in der oberen rechten Ecke der Box, und Zapier holt alle Informationen aus dem Test-Tweet. Sie können einen dieser Füllwerte auswählen, die bei jeder Ausführung von Zapier dynamisch gefüllt werden.
Festlegen, wie Tweets erscheinen sollen.Ich habe meine so eingerichtet, dass die Slack-Nachricht die des Absenders enthält Nutzername, das Text ihrer Botschaft und der URL das verbindet sich mit ihm. Dafür Zap, Sie können die restlichen Einstellungen von Zapier unverändert lassen und auf klicken Fortsetzen.
Jetzt ist es an der Zeit, die Aktion zu testen. Klicken Erstellen und fortfahren, Warten Sie ein paar Augenblicke und prüfen Sie dann, ob der Tweet in Slack gepostet wurde. Wenn ja, sind Sie alle gut. Klicken Fertig, Benennen Sie Ihren Zap und schalten Sie ihn ein. Jedes Mal, wenn jemand auf Sie twittert, wird er in Ihrem Slack-Kanal angezeigt.
Zapier hat verschiedene Pläne für jedes Unternehmen. Der kostenlose Plan, den wir in diesem Tutorial verwendet haben, ist in Ordnung, wenn Sie nur ein paar selten ablaufende Zaps benötigen: Sie sind auf 5 Zaps beschränkt und können nur 100 Mal pro Monat ausgeführt werden. Es gibt auch eine kleine Anzahl von Premium-Apps, die Sie nicht verwenden können. Sie können auch keine mehrstufigen Zaps mit einem freien Plan erstellen, die mehr als eine Aktion haben.
ZapierPreispläne.Wenn Sie eines dieser Limits erreichen, müssen Sie ein Upgrade auf eine der bezahlten Stufen durchführen. Für 20 Dollar im Monat erhalten Sie im Basisplan 20 Zaps und 3000 Runs. Pläne steigen in Preis und Zaps von dort aus. Wenn keiner der Pläne für Sie zutrifft, kann Zapier Sie gerne mit einer individuellen Lösung klären.
Zapier ist ein leistungsfähiges Werkzeug zum Verbinden verschiedener Apps. Da sich kleine Unternehmen von monolithischen einzelnen Softwarepaketen zu kleineren, spezifischeren Apps entwickelt haben, sind Werkzeuge erforderlich, um sie miteinander zu verknüpfen. Wenn Sie drei oder vier verschiedene Werkzeuge verwenden, möchten Sie, dass sie gut spielen.
In diesem Tutorial habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie einen einfachen Zap erstellen. Sie können tiefer in Zapier eintauchen und Zaps erstellen, die auf Ihr Unternehmen und die von Ihnen verwendeten Tools zugeschnitten sind. Ich empfehle Ihnen, mit dem kostenlosen Plan von Zapier herumzuspielen, herauszufinden, welche Auslöser und Aktionen für die von Ihnen verwendeten Apps verfügbar sind, und herauszufinden, wo sie Ihrem Unternehmen helfen könnten.
Wenn Sie nur ein oder zwei Tools verwenden, wie wir es bei Envato Tuts + tun, werden Sie es vielleicht nicht zu nützlich finden. Wenn Sie jedoch Aufgaben für ein Dutzend verschiedener Dienste verwalten, kann dies Ihr Geschäft erheblich verbessern.
Accentsconagua