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Mit dem unablässigen Ansturm des digitalen Zeitalters gewinnen papierlose Systeme zunehmend an Zugkraft und Relevanz. Während die Vorteile nicht zu leugnen sind, gibt es Zeiten, in denen Arbeitsabläufe nicht reibungslos und oft langwierig sind, was sie weniger ansprechend macht.
Es gibt jedoch Hoffnung, und in diesem Screencast werde ich Ihnen zeigen, wie Sie mithilfe von Apps wie Mail, Hazel und Evernote mindestens einen Aspekt Ihres papierlosen Workflows automatisieren können.
Du brauchst:
Eine Kopie von Evernote (Mac App Store oder Direkter Download).
Der erste Schritt besteht darin, eine E-Mail-Regel einzurichten, die alle E-Mails Ihres Versorgungsunternehmens filtert. Klicken Sie dazu einfach auf Mail> Voreinstellungen und dann wählen Sie die Regeln Tab.
Klicke auf Regel hinzufügen, Geben Sie der Regel einen aussagekräftigen Namen und wählen Sie dann einige Bedingungen aus. Wenn Sie mehr als eine Bedingung zuweisen müssen, beachten Sie, ob Sie alle oder eine Übereinstimmung finden möchten, da dies die Übereinstimmung der E-Mails beeinflusst.
Beachten Sie bei der Auswahl mehrerer Bedingungen, ob alle oder eine Übereinstimmung gefunden wird. Sobald Sie mit Ihren Bedingungen zufrieden sind, müssen Sie einige Aktionen zuweisen. Für die erste Aktion wählen Sie zu Als gelesen markieren. Wählen Sie für die abschließende Aktion Führen Sie Applescript aus und dann aus der Dropdown-Liste der verfügbaren Skripte wählen Im Finder öffnen.
Nachdem Sie den Finder an der richtigen Stelle geöffnet haben, öffnen Sie den AppleScript Editor. Sie können den AppleScript Editor im Ordner "Dienstprogramme" finden oder optional Spotlight aufrufen und den AppleScript Editor eingeben.
Fügen Sie den folgenden Code ein und speichern Sie das Skript in / Benutzer / IHR BENUTZERNAME / Bibliothek / Anwendungsskripts / com.apple.mail /
-- Standard-Code für Mail-Regeln unter Verwendung von Begriffen aus der Anwendung "Mail" beim Ausführen einer Mail-Aktion mit Nachrichten, die die Nachrichten für Regel theRule - Script Starts hier angeben: "Mail" - Legen Sie den Ordner "Downloads" für Anhänge fest, der _downloadsFolder (Pfad zum Ordner "Downloads") als festgelegt ist Rich Text - Wiederholen Sie die folgenden Aktionen für jede E-Mail, die durch Regelwiederholung mit EachMessage in theMessages übereinstimmt. Rufen Sie den Betreff der E-Mails ab, und setzen Sie das Subjekt als Betreff für jede Nachricht Anhang mit folgendem Muster: - Versorgungsunternehmen (Tag) | E-Mail-Betreff (Titel) | Original Attatchment (Dateiname) - und im Ordner downaloads speichern setze originalName auf den Namen des _attatchment-Sets _savePath auf _downloadsFolder & "ZON |" & theSubject & "|" & originalName try save _attatchment in _savePath bei Fehler errmsg display dialog errmsg end try end repeat - E-Mail an das endgültige Ziel verschieben Alle Nachrichten in das Postfach "Rechnungen" des Kontos "Gmail" verschieben end end tell - Ende des Skripts beenden und Boilerplate beenden E-Mail-Aktion mit Nachrichten endet mit den Begriffen von
Um den Code an Ihre Bedürfnisse anzupassen, ist es wichtig, dass Sie ihn verstehen, also brechen wir ihn auf.
Nachdem Sie das obige Skript an der richtigen Stelle gespeichert haben, sollten Sie es jetzt aus der Dropdown-Liste in auswählen können Führen Sie AppleScript aus Aktion; tun Sie dies und klicken Sie dann auf OK und zum Schluss klicken Sich bewerben.
Hazel ist ein Voreinstellungsfenster-Dienstprogramm, das die Ordner Ihrer Wahl überwacht und Aktionen für Dateien und Ordner ausführt, wenn die von Ihnen definierten Kriterien erfüllt werden.
Vorausgesetzt, Sie haben Hazel bereits heruntergeladen und installiert, müssen Sie den Ordner "Downloads" zum hinzufügen Ordner Liste. Öffnen Sie dazu Systemeinstellungen> Hazel und ziehen Sie es einfach aus einem Finder-Fenster oder klicken Sie auf + und wählen Sie es aus.
Bevor Sie fortfahren, ist es wichtig, die Regelverarbeitung anzuhalten. Dadurch wird sichergestellt, dass keine Regeln verarbeitet werden, bis Sie sicher sind, dass die von Ihnen festgelegten Regeln korrekt sind. Um die Regelverarbeitung anzuhalten, klicken Sie mit der rechten Maustaste (Strg + Klick) auf Downloads aus der Ordnerliste und wählen Sie "Download-Regeln" anhalten.
Nun, da Hazel den Ordner "Downloads" überwacht, müssen Sie einige Regeln definieren. In Hazel werden Regeln auf ähnliche Weise definiert wie in Mail. Sie haben einige Bedingungen für die Übereinstimmung festgelegt und anschließend einige Aktionen ausgeführt.
Unter Regeln, klicken + eine neue Regel hinzufügen. Vergeben Sie einen Namen und fügen Sie dann Ihre erste Bedingung hinzu. Wählen Nett dann ist und schließlich auswählen PDF. Dadurch wird sichergestellt, dass Hazel nur mit PDF-Dateien übereinstimmt. Wenn Ihr Versorgungsunternehmen Ihnen Ihre Rechnungen in einem anderen Format sendet, ändern Sie dies entsprechend.
Für die zweite Bedingung möchten wir sicherstellen, dass Hazel nach einer Datei mit einem Namen sucht, der dem in der obigen E-Mail-Regel definierten Muster entspricht. also wähle Name, dann Streichhölzer und schließlich im nächsten Feld das oben zugewiesene Tag (Versorgungsunternehmen) gefolgt von einem "|" Zeichen, dann ziehen Sie in der Etwas Token, gefolgt von einem weiteren "|" und schließlich noch einer Etwas Zeichen.
Nachdem Sie nun einige Bedingungen definiert haben, müssen Sie einige Aktionen einrichten. Wählen Sie für die erste Aktion Führen Sie AppleScript aus, belassen Sie die Standardeinstellung eingebettetes Skript ausgewählt und dann auf klicken Skript bearbeiten. Fügen Sie den folgenden Code in das modale Fenster ein, klicken Sie auf kompilieren und wenn keine Fehler vorhanden sind, klicken Sie weg vom modalen Fenster.
Die Schaltfläche zum Kompilieren in Hazel. Wenn ein Fehler entdeckt wird, erscheint dieser neben der Schaltfläche. Sagen Sie der Anwendung "Finder" - AppleScripts Textelementbegrenzer speichern ASTID, AppleScript's Textelementbegrenzer auf AppleScripts Textelementbegrenzer, "|", setze theListOfCustomTokens auf den Namen der Datei - Da wir Textelementbegrenzer in | geändert haben Wir haben jetzt - 3 Textelemente in theListOfCustomTokens - 1: ZON - 2: Der Betreff der E-Mails (der für den Hinweistitel verwendet wird) - 3: Der ursprüngliche Name der Anhänge. - Benennen Sie die Anlage in ihren ursprünglichen Namen um, und geben Sie den Namen der Datei an (Textelement 3 vonListOfCustomTokens). Try - Öffnen Sie Evernote und warten Sie 15 Sekunden, bis die Anwendungs-ID "com.evernote.evernote" mit einem Timeout von 15 gestartet wird Sekunden - Erstellen Sie eine neue Notiz im Notizbuch "Receipts" mit: - dem Betreff der E-Mails als Titel - dem Versorgungsunternehmen als Tag Erstellen Sie den Notizentitel (Textelement 2 derListOfCustomTokens als Text) ¬ aus der Datei theFile notebook "Receipts " ¬ tags (Textelement 1 vonListOfCustomTokens als Text) End-Timeout End-Tell bei Fehler Errmsg-Anzeigedialog Errmsg Ende Versuchen Sie, die Textelement-Trennzeichen von AppleScript auf ASTID End-Tell zu setzen
Lassen Sie uns den Code wie zuvor analysieren, um ein besseres Verständnis der Vorgänge zu erhalten:
Wählen Sie für die abschließende Aktion Bewegung zum Ordner und wählen Sie dann Müll. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Rechnungsbasis nach dem Hochladen auf Evernote nicht auf Ihrem Mac stört. Klicken Sie abschließend auf OK.
Nachdem Sie nun eine Regel erstellt haben, die Ihrer Datei entspricht, ist es an der Zeit, dass Hazel seine Magie ausführt, sodass Sie die Regelverarbeitung deaktivieren müssen. Klicken Sie wie zuvor mit der rechten Maustaste auf Downloads in der Ordnerliste und diesmal ausgewählt Regeln für "Downloads" wieder aufnehmen.
Da es bei Hazel einige Zeit dauern kann, bis zum ersten Mal Regeln ausgeführt werden, klicken Sie erneut mit der rechten Maustaste auf Downloads und wählen Sie Regeln jetzt ausführen. Wenn alles nach Plan verlief, sollte Hazel die Datei zu Evernote hochladen und dann in den Papierkorb verschieben.
In diesem Tutorial haben wir einige grundlegende Automatisierungskonzepte behandelt, die hoffentlich dazu beitragen werden, Ihren papierlosen Workflow zu rationalisieren. Diese Konzepte sind jedoch nicht auf diesen kleinen Umfang beschränkt, sondern können als Bausteine für komplexere und ehrgeizigere Workflows dienen.
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