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In diesem Tutorial zeige ich Ihnen, warum E-Mails für Sie nicht funktionieren und gebe Ihnen eine Lösung für die Zusammenarbeit mit anderen Teams, um effizienter und effektiver arbeiten zu können.
Foto: Matthew Henry (zur Verwendung lizenziert)Das Wachstum des Internets hat in den letzten 25 Jahren neue Arbeitsweisen, neue Industrien und neue Möglichkeiten eröffnet, die sich nur wenige Anfang der 90er Jahre vorstellen konnten.
So hilft Envato zum Erfolg.
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Foto: Matthew Henry (zur Verwendung lizenziert)So wie moderne, oft internetbasierte oder aktivierte Unternehmen wachsen, wächst auch das Problem der Kommunikation. Die Zunahme an Kollegen, Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten führt zu steigenden Zeitanforderungen.
Es gibt eine Reihe von Herausforderungen für Teams, darunter:
E-Mail ist nicht immer das beste Werkzeug für eine effektive Kommunikation (zur Verwendung lizenziert)E-Mail ist bei uns, seit wir das Internet zum ersten Mal benutzt haben. Für viele war es fast ein Wunder, dass eine Nachricht überall auf der Welt innerhalb von Sekunden gesendet und empfangen werden konnte.
Es ist etwas, das wir heutzutage für selbstverständlich halten.
E-Mail-Posteingänge überfluten mit Marketing-E-Mails von PR-Firmen, Newsletter-Abonnements, Korrespondenz von Freunden, Korrespondenz von Kollegen, Anforderungen des Chefs, Informationen der Organisation, Kundenanfragen und Spam.
Ein schreckliches Durcheinander, in dem die Ablenkung eine ständige Abnahme der Zeit ist.
Es gibt viele Befürworter von Inbox Zero, aber um es klar zu sagen, es ist wahrscheinlich besser, die Ursache als das Symptom zu behandeln.
Foto von Alok Sharma (zur Verwendung lizenziert)Frustriert und desillusioniert von E-Mail, verwenden viele Instant-Messaging-Systeme, um den Überblick zu behalten.
Dies bedeutet die Übernahme von iMessage, Telegram, WhatsApp oder ähnlichem. Mit den Instant-Messaging-Kontakten wächst jedoch auch die Herausforderung, das Wesentliche zu verfolgen.
Und dann gibt es den Kollegen, der sich weigert, dieselbe Messaging-App wie alle anderen zu verwenden.
Geographisch verteilte Teams (für die Verwendung lizenziertes Bild) Die Organisation, für die ich arbeite, Envato, ist stolz darauf, mit Menschen zu arbeiten, nicht nur in der Zentrale in Melbourne, Australien. Die Mitarbeiter arbeiten in Büros und Heimbüros in verschiedenen Zeitzonen auf der ganzen Welt.
Im Rahmen der Tutorials, die ich verwalte-Computer Skills, 3D & Computer Graphics sowie Music & Audio-I - arbeite ich mit Teams von Menschen in Großbritannien, Europa, den USA, Indien, Australien und anderen Ländern.
Diese moderne Arbeitsweise bedeutet oft, dass Teammitarbeiter nicht immer gleichzeitig zur Verfügung stehen.
Foto: Nicole De Khors (zur Verwendung lizenziert)Anstatt dem unendlichen Ziel des Posteingangs Null zu folgen, das Sie nie lange erreichen werden, ist es viel sinnvoller, ein Team-Collaboration-Tool zu verwenden.
Die Team Collaboration-Software trennt die Teamkommunikation von der E-Mail und integriert sie sogar in andere Plattformen wie Dropbox oder Google Drive, um Informationen nahtlos weiterzugeben.
Ein Team mit Flock einrichtenIn diesem Beispiel habe ich mich dazu entschlossen, ein Team in Flock zu gründen, da dies eine kostengünstige Möglichkeit darstellt, zu testen, ob die Lösung für mich funktioniert.
Flock ist nicht die einzige Lösung, aber es ist leicht, mit Kollegen zu beginnen und mit ihnen umzugehen.
LoslegenBesuchen Sie flock.com, um sich bei Flock anzumelden. Sie müssen nur Ihre E-Mail-Adresse eingeben, um zu beginnen.
Wenn die von Ihnen verwendete E-Mail-Adresse in Google Apps ausgeführt wird, können Sie mit Flock eine Verbindung herstellen.
Dies bedeutet, dass Sie über die Google Mail-Benutzeranmeldeinformationen authentifiziert werden, und Sie müssen nicht noch eine Kombination aus Benutzername und eindeutigem Kennwort für den Dienst erstellen.
Erstelle ein TeamAls nächstes erstellen Sie ein Team.
Geben Sie persönliche Daten einWenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie Ihre eigenen Profildetails ein. Geben Sie eine Telefonnummer ein, wenn Sie dies wünschen, insbesondere wenn Sie und Ihre Kollegen gelegentlich zum Telefon wechseln. Es ist wahrscheinlich eine gute Ausfallsicherheit, nur für den Fall, dass es in Zukunft Probleme mit der Internetverbindung gibt.
Wenn Sie Ihrem eigenen Profil ein Kopf- und Schulterfoto hinzufügen, hilft dies bei der Teamkommunikation. Es ist schneller, jemanden zu erkennen und sich vorzustellen, als seinen Namen zu lesen. Ihre Kollegen sollten das Gleiche tun.
Teammitglieder einladenJedes Team ist nur so gut wie seine Mitglieder. Flock hilft dabei, Kollegen einfach zur Zusammenarbeit über die Plattform einzuladen. Sie können sogar einige Tage später per E-Mail benachrichtigt werden, und Sie erfahren, ob die Anmelder angemeldet sind oder nicht.
Starten Sie einen KommunikationskanalEs ist durchaus möglich, dass das Team an einer Reihe verschiedener Projekte arbeitet, an denen jeweils Teilmengen von Personen beteiligt sind. Wenn dies der Fall ist, können Sie mehrere Kanäle einrichten und diese auf die Teilnehmer beschränken, die für diese Zusammenarbeit erforderlich sind.
Kanaleinstellungen definieren: Öffentlich oder PrivatGeben Sie eine aussagekräftige Beschreibung für den Kanal ein. Ein Bild hilft den Leuten, schnell zwischen den Kanälen zu unterscheiden.
Schaltet die Einstellung um, ob der Kanal öffentlich (für alle Mitglieder des Teams offen) oder privat (nur für diejenigen Mitglieder, die eine Einladung annehmen möchten) ist.
Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit müssen alle Teammitglieder das Tool verwenden. Es wird Ihnen nicht viel Zeit ersparen, wenn einige sich an die E-Mail halten, da Sie zwei verschiedene Werkzeuge warten müssen.
Kommunizieren Sie über KanäleFlock ermöglicht Kollegen die Teilnahme über bestimmte Kanäle. Dies kann hilfreich sein, damit das gesamte Team über bestimmte Projekte auf dem Laufenden ist.
Kommunizieren Sie über Direct MessagingEs gibt Zeiten, in denen Sie etwas ausführlicher besprechen möchten oder etwas privates besprechen möchten, z. B. Tarife oder Rechnungsstellung. Dazu können Sie direkt mit jedem Teammitglied kommunizieren.
Dazu können Sie direkt mit jedem Teammitglied kommunizieren.
In diesem Lernprogramm habe ich veranschaulicht, warum E-Mail nicht die Lösung für die Arbeit in Teams ist, insbesondere an verschiedenen Standorten und / oder Zeitzonen.
Die Konsolidierung der Kommunikation und der Informationsaustausch innerhalb einer ausgewählten Plattform bietet Vorteile, sodass die Mitarbeiter ihre Zeit effizient verwalten und effektiv arbeiten können.
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