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Was Sie erstellen werdenGoogle Text & Tabellen ist ein hervorragendes Werkzeug zum Erstellen von Word-Dokumenten und -Tabellen. Sie bieten praktisch alle grundlegenden Funktionen, die Sie zum Bearbeiten, Formatieren und Freigeben Ihrer Dateien benötigen. Wenn Sie jedoch den Cloud-Dienst von Google suchen, um MS Office zu ersetzen, haben Sie festgestellt, dass noch einige erweiterte Funktionen fehlen.
Die neue Add-On-Funktion ändert dies. Add-Ons sind kleine Anwendungen von Drittanbietern, die direkt in den Apps für Docs und Sheets installiert werden können (Folien und Formulare werden derzeit nicht unterstützt), und sie füllen die Lücken in den systemeigenen Funktionen der Software. Die im März 2014 eingeführten Add-Ons sind immer noch neu und ihre Zahl steigt ständig. Die meisten der besten sind kostenlos, während einige der leistungsfähigeren Dienstprogramme auch Premium-Versionen mit zusätzlichen Funktionen bieten.
In diesem Tutorial zeige ich Ihnen, wie Sie mit Add-Ons anfangen können, wie Sie sie installieren, verwenden und entfernen. Anschließend werden Sie durch die zehn Besten geführt, um den Einstieg zu erleichtern.
Alle Add-Ons werden auf ähnliche Weise wie Chrome-Erweiterungen über die Docs- oder Sheets-Benutzeroberfläche gefunden und installiert. Öffnen Sie ein Dokument und gehen Sie zu Add-Ons> Add-Ons abrufen und Sie können alle verfügbaren Optionen für die von Ihnen verwendete App sehen.
Durchsuchen Sie die hervorgehobenen Add-Ons und klicken Sie auf Alles Schaltfläche in der oberen linken Ecke, um eine Kategorie auszuwählen, oder verwenden Sie das Suchfeld, um etwas zu finden, das Sie installieren möchten.
Klicken Sie auf das gewünschte Add-On und anschließend auf das + um es zu installieren. Der sich öffnende Bildschirm zeigt, welche Berechtigungen das Add-On benötigt, auf welche Daten und auf welche Teile Ihres Kontos es zugreifen muss. Angenommen, Sie sind mit diesem Klick einverstanden Akzeptieren und die Installation wird abgeschlossen.
Prüfen Sie vor der Installation, was ein Add-On tun möchteNach der Installation sind Ihre Add-Ons über die Add-Ons Option in der Menüleiste. Bewegen Sie den Mauszeiger über sie, um ihre Optionen anzuzeigen. Die meisten haben zwei: Der erste startet das Add-On, der zweite ist für Hilfe (was normalerweise sehr begrenzt ist)..
Klicken Sie auf, um das Add-On zu starten. Es wird in einer Seitenleiste auf der rechten Seite des Bildschirms geöffnet. Sie können jeweils nur ein Add-On anzeigen. Zum Schließen klicken Sie auf X Taste.
Add-Ons werden in einer Seitenleiste in Docs oder Sheets ausgeführtSie müssen nicht viel tun, um Ihre Add-Ons zu verwalten. Sie müssen sich keine Sorgen um die Aktualisierung machen - sie werden bei jeder Verwendung geladen, so dass Sie immer die aktuellste Version haben. Sie können sie für bestimmte Dokumente deaktivieren und dem Entwickler auch Fehler melden.
Gehe zu Add-Ons> Add-Ons verwalten. Sie sehen jetzt eine Liste aller installierten Add-Ons. Klicken Verwalten um eine Liste mit Optionen anzuzeigen. Abmelden In diesem Dokument verwenden Deaktivieren Sie das Add-On für das aktuell angezeigte Dokument. Klicken Löschen So deinstallieren Sie das Add-On vollständig von Ihrem Konto.
Es gibt eine große Anzahl von Add-Ons für die Docs- und Sheets-Apps, und die Anzahl steigt ständig. Hier sind zehn der besten, um den Einstieg zu erleichtern.
Thesaurus ist das grundlegendste und wichtigste Add-On für Docs. Als perfekter Begleiter der integrierten Rechtschreibprüfung werden alternative Wörter vorgeschlagen, die Sie während der Eingabe verwenden können. Leider sind Add-Ons noch nicht in die Rechtsklick-Kontextmenüs der App integriert, aber Thesaurus ist immer noch trivial. Markieren Sie einfach ein Wort und gehen Sie zu Add-ons> Thesaurus> Synonyme für das ausgewählte Wort finden und es wird in der Seitenleiste rechts angezeigt.
Bei geöffneter Thesaurus-Seitenleiste können Sie jetzt Wörter direkt in das Suchfeld eingeben, um Vorschläge für andere Wörter zu finden.
Das Add-On "Inhaltsverzeichnis" generiert automatisch eine Inhaltsliste, mit der Sie durch längere und komplexere Textdokumente navigieren können. Sie basieren auf der Verwendung von Absatzformaten innerhalb des Dokuments und funktionieren nur, wenn Sie diese konsistent verwenden. Andere Kapitel- oder Abschnittsüberschriften werden nicht erkannt, wenn sie nur als normaler Absatztext formatiert sind.
Die in Inhaltsverzeichnis verwendeten Stile sind die standardmäßigen Überschriftenformate und erzeugen verschachtelte Ergebnisse. Daher sollte jeder Teil in Ihrem Dokument als formatiert sein Überschrift 1; jedes Kapitel als Überschrift 2; jeder Abschnitt innerhalb eines Kapitels als Überschrift 3 und so weiter.
Verwenden Sie Überschriftenstile, um Ihr Inhaltsverzeichnis zu erstellenGehe zu Add-ons> Inhaltsverzeichnis> In Seitenleiste anzeigen um Ihr Inhaltsverzeichnis anzuzeigen. Das Erstellen dauert eine Sekunde und Sie sollten das Aktualisierungssymbol verwenden, um es bei jeder Änderung zu aktualisieren.
Legen Sie fest, wie detailliert der Inhalt sein sollAlle Elemente in der Liste sind anklickbare Links, mit denen Sie schnell zu einem bestimmten Abschnitt oder Kapitel springen können. Wenn Sie ein besonders komplexes Dokument haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Anzeige bis Ebene Option Dropdown-Feld und wählen Sie, wie viele Informationen angezeigt werden sollen. Wenn Sie beispielsweise 1 auswählen, wird nur Inhalt mit dem Stil von Überschrift 1 angezeigt. Klicken Aktualisierung um dies zu aktivieren.
Schließlich ist es nicht möglich, das Inhaltsverzeichnis direkt zum Dokument selbst hinzuzufügen. Sie können es jedoch kopieren und aus der Seitenleiste in den Dokumenttext einfügen. Dabei bleiben auch die Links bestehen. Diese Links verweisen jedoch auf die Online-Datei von Google Docs, anstatt als Lesezeichen in der Datei zu fungieren. Wenn Sie vorhaben, das Dokument für die Offline-Verwendung in einer Anwendung wie Word zu exportieren, entfernen Sie zuerst die Links. Andernfalls funktionieren sie nicht. Klicken Sie auf einen Link und klicken Sie auf Löschen um dies für jeden Artikel zu tun.
Wenn Sie Google Text & Tabellen als Teil eines Teams verwenden, ist "Änderungen verfolgen" eines der wichtigsten Add-Ons, die Sie verwenden können. Es erfasst alle Änderungen, die von allen Benutzern vorgenommen wurden, die an demselben Dokument arbeiten, und bietet eine einfache Möglichkeit, sie zu akzeptieren, zu löschen oder zu ändern.
Änderungen verfolgen ist ein automatisiertes Werkzeug. Öffnen Sie es in der Seitenleiste, indem Sie auf klicken Add-ons> Änderungen verfolgen> Änderungen anzeigen anzeigen. Alle Änderungen am Dokument werden in Echtzeit angezeigt und vom Benutzer farblich hervorgehoben. Alle Änderungen werden aufgelistet, nicht nur der Inhalt der Textbearbeitung, sondern auch die Formatierung. Ticken Markieren Sie meine neuen Änderungen Außerdem werden Ihre Änderungen im Hauptteil des Dokuments hervorgehoben.
Jede Änderung ist klar aufgelistetUm die Änderungen zu akzeptieren oder abzulehnen, klicken Sie einfach auf das grüne Tick Symbol oder rot x Symbol. Alternativ klicken Sie auf Akzeptiere alle alle vorgenommenen Änderungen zu akzeptieren.
Sie können alle Änderungen an einem Dokument mit Hilfe von überschreiben Versionsgeschichte Option in allen Google Docs-Apps. Gehe zu Datei> Siehe Revisionsverlauf um alle vorherigen Versionen des Dokuments anzuzeigen. Klicken Zeige detailliertere Versionen Um alle gespeicherten Versionen des Dokuments anzuzeigen, klicken Sie auf eine, um es wiederherzustellen.
Wenn Sie jemals eine Karte zu einem Dokument hinzufügen müssen, machen die Add-Ons für Maps for Docs dies mit nur wenigen Mausklicks möglich.
Ein Teil einer Adresse hervorheben, ist ein Dokument und dann zu Add-ons> Karten für Dokumente> Standort abrufen. Ein Fenster wird geöffnet, das den Ort auf einer Karte zeigt. Wenn es richtig ist, klicken Sie auf Einfügen in Doc Das Kartenbild wird direkt unterhalb der von Ihnen ausgewählten Adresse in das Dokument eingefügt. Ziehen Sie das Bild bei Bedarf an die richtige Stelle.
Maps for Docs arbeitet mit genauen oder breiten Adressen. Beim Durchsuchen einer Hausnummer und eines Straßennamens oder einer Postleitzahl wird eine vergrößerte Karte eines genauen Ortes angezeigt. Ein Stadt- oder Landesname erzeugt ein vergrößertes Bild dieses Ortes.
Ähnlich wie "Maps for Docs" ist Mapping Sheets ein Add-On für Sheets, das eine Liste von Adressen in einer Tabelle in eine Google Map konvertiert.
Das Zuordnen von Blättern funktioniert über eine Registerkarte in Ihrer Kalkulationstabelle Daten. Wenn Sie eine bereits vorhandene Kalkulationstabelle verwenden, müssen Sie die Registerkarte mit den Informationen umbenennen, die Sie zuordnen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte und wählen Sie aus Umbenennen Geben Sie dann Daten ein.
Gehen Sie jetzt zu Add-ons> Mapping-Sheets> Mapping starten. Wählen Sie in der sich öffnenden Seitenleiste die Spalten aus, die Ihre Adressen enthalten, sowie alle anderen Spalten, mit denen Sie die Daten filtern können. Klicken Bauen, gefolgt von Aussicht um die Daten auf einer Karte zu sehen.
Adressen werden in einer benutzerdefinierten Google Map angezeigtMit dem Add-On HelloSign können Sie sichere und rechtsverbindliche eSignatures für Ihre Dokumente erhalten. Es ist kostenlos für bis zu drei Unterschriften pro Monat und erfordert ein Abonnement für unbegrenzte Nutzung. Die Preise beginnen bei 13 US-Dollar pro Monat.
HelloSign kann verwendet werden, um Dokumente nur von Ihnen selbst, von Ihnen und anderen oder nur von anderen zu unterzeichnen. Um es nur selbst zu unterschreiben, klicken Sie auf Nur ich Zeichnen Sie dann mit Ihrer Maus eine Signatur in das Feld und ziehen Sie diese Signatur an die entsprechende Stelle im Dokument.
Um auch von anderen Benutzern Signaturen zu erhalten, müssen Sie das Dokument zuerst einrichten. Klicken Ich und andere oder Nur andere unter Wer muss unterschreiben? und geben Sie dann die Namen und E-Mail-Adressen aller erforderlichen Unterzeichner ein. Wenn Sie sich für eine bestimmte Bestellung anmelden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Reihenfolge der Unterzeichner zuweisen Klicken Sie auf die Auf- und Abwärtspfeile, um sie neu anzuordnen. Klicken Fortsetzen.
Jetzt müssen Sie die Signaturfelder zum Dokument hinzufügen. Zieh den Unterschrift Klicken Sie auf das Symbol, und klicken Sie auf das Symbol Wer unterschreibt hier Dropdown-Liste, um den Unterzeichner auszuwählen. Fügen Sie so viele Signaturfelder hinzu, wie Sie benötigen, und klicken Sie oben links im Fenster auf das gepunktete Quadrat, um sie auszurichten.
Sie können zusätzlich Felder für den Unterzeichner hinzufügen, um die Initialen, einen Kommentar in einem Textfeld, ein Kontrollkästchen oder das Datum, an dem sie unterzeichnet wurden, hinzuzufügen.
Sie können ein Signaturdatum sowie ein Signaturfeld hinzufügenKlicken Sie abschließend auf Fortsetzen und Ihr Dokument wird für den E-Mail-Versand vorbereitet. Die Adressen der Unterzeichner werden angezeigt, damit Sie sie noch einmal überprüfen und dann einen Betreff-Header und eine Nachricht hinzufügen können. Klicken Unterschrift anfordern und die Mail wird gesendet.
Um Ihre signierten Dokumente anzuzeigen, klicken Sie auf die Einstellungen Symbole in der HelloSign-Seitenleiste in Docs klicken Sie dann auf Unterlagen. Alle Ihre unterzeichneten Dokumente werden hier als Referenz gespeichert.
Split Names ist ein einfaches Add-On für Google Sheets, das eine einzelne Name-Spalte für jeden Teil des Namens in separate Spalten unterteilt. Es teilt John Smith nicht nur in seine eigenen Vornamen und Nachnamen auf, sondern kann optional auch einen Titel, einen zweiten Vornamen und ein Suffix hinzufügen.
Es ist ideal für die Verwendung in Verbindung mit der Forms-Funktion in Google Docs. Hier können Sie einen Benutzer zur Eingabe seines Namens auffordern, jedoch nicht für jeden Teil seines Namens separate Felder angeben. Sobald Sie ihren Namen aufgeteilt haben, können Sie die Daten zusammen mit einem Seriendruck-Add-On verwenden und die Person nur mit ihrem Vornamen ansprechen.
Um Split Names zu verwenden, markieren Sie die Namen Spalte in Ihrer Tabelle dann gehen Sie zu Add-ons> Namen trennen> Start. In dem sich öffnenden Feld das Häkchen setzen oder löschen Meine Spalte hat Überschrift wählen Sie dann aus, welche Spalten Sie hinzufügen möchten. Jede Spalte wird rechts von Ihrer ausgewählten Namensspalte hinzugefügt.
Wählen Sie, wie viele Namensspalten Sie benötigenUberConference ist ein weiteres Add-On, das Benutzern die Zusammenarbeit bei einem Projekt erleichtern soll. Es wird verwendet, um Telefonkonferenzen oder Text-Chats zwischen den an einem Dokument arbeitenden Benutzern zu erstellen.
Drücke den Einladen und die Seitenleiste zeigt die Benutzer an, die Zugriff auf das Dokument haben. Wählen Sie die aus, die Sie hinzufügen möchten. Sie haben die Möglichkeit, über Computer oder Telefon am Chat teilzunehmen. Außerdem steht eine Text-Chat-Option zur Verfügung.
Damit jemand eine Verbindung über sein Telefon herstellen kann, muss er sich in den Anruf einwählen und die PIN verwenden, die bei der Einladung gesendet wird. Die Einwahlnummer ist für die kostenlose Version von UberConference nur in den USA verfügbar. Sie müssen ein Upgrade auf die Premium-Version durchführen, um länderspezifische Nummern zu erhalten.
Wenn Sie Feedback, Genehmigung oder Abmeldung eines Dokuments benötigen, ist Workflows das ideale Add-On. Sie können einen oder mehrere Prüfer hinzufügen, denen ein Link zu Ihrem Dokument gesendet wird. Sie können einen Kommentar hinzufügen sowie Ihr Dokument genehmigen oder ablehnen. Jeder Prüfer muss außerdem das Workflows-Add-On installiert haben.
Um Prüfer hinzuzufügen, müssen Sie ihnen Bearbeitungszugriff auf Ihr Dokument gewähren. Gehe zu File> Freigeben und fügen Sie ihre E-Mail-Adresse hinzu und stellen Sie sicher, dass sie über die Bearbeitungsberechtigung verfügen (die standardmäßig aktiviert ist). Fügen Sie dann die gleiche E-Mail-Adresse in der Einen Gutachter hinzufügen Feld in der Seitenleiste "Workflows" zusammen mit einer Nachricht, falls erforderlich.
Der Prüfer erhält eine E-Mail mit einem Link zu dem Dokument und er kann sein Feedback geben. Der Genehmigungsstatus des Dokuments wird in der Seitenleiste angezeigt. Wenn Sie Änderungen vornehmen müssen, klicken Sie auf Zurücksetzen Genehmigung in der Seitenleiste und fügen Sie Ihre Rezensenten erneut hinzu.
Für jedes Dokument und insbesondere für technische Dokumente ist die Konsistenz von Sprache und Grammatik von entscheidender Bedeutung. Wenn sich Ihr Budget nicht auf einen menschlichen Korrekturleser ausdehnt, übernimmt der Consistency Checker die Arbeit für Sie.
Dieses Add-On prüft, ob Sie Rechtschreibung und Grammatik konsistent verwenden. Es wird nach Rechtschreibprüfungen, Abkürzungen, Zahlen (z. B. dass Sie nicht drei und drei im selben Dokument eingeben), Trennungen und mehr geprüft. Es ist ein sehr einfaches Werkzeug: gehen Sie zu Datei> Add-Ons> Konsistenzprüfung und klicken Sie auf Öffnen. Klicken Sie jetzt einfach auf Scan Das Add-On wird die verschiedenen Kategorien, die es testet, durcharbeiten und Änderungen vorschlagen.
Add-Ons sind eine sehr nützliche und dennoch einfache Möglichkeit, die Funktionalität von Google Docs und Sheets zu verbessern. Sie geben kein Aufblähen und es gibt keine Leistungseinbußen, wenn sie verwendet werden. Es gibt also keinen Nachteil bei der Installation. Neue Add-Ons werden ständig verfügbar, und jedes Add-On dient nur dazu, den Wert von Dokumenten und Blättern zu erhöhen. Wenn Sie die Deinstallation dieser alten Office-Version aus Angst vor der Tatsache abgelehnt haben, dass Docs kein würdiger Ersatz ist, ist es jetzt an der Zeit.
Testen Sie die Add-Ons von Google Docs, und teilen Sie uns Ihre Favoriten oder Probleme mit den Add-Ons mit!
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