Share
Die Überladung von E-Mails hat das Ausmaß der Epidemie erreicht. Unternehmen werden durch E-Mails festgefahren, und der ständige Fluss neuer E-Mail-Apps für den persönlichen Gebrauch unterstreicht nur, wie ärgerlich die meisten von uns E-Mails finden.
Glücklicherweise ist dies keine Krise ohne Lösung. Während andere Unternehmen kreative (und manchmal auch nicht so kreative) Kommunikationswerkzeuge als Teil der Lösung für dieses Problem angeboten haben, hat Asana einen weitaus breiteren Ansatz zur Lösung des E-Mail-Problems am Arbeitsplatz gewählt. Durch die Konzentration auf die Zentralisierung der Kommunikation und einer Vielzahl anderer Projektmanagementfunktionen in ihrer webbasierten Anwendung hat Asana die Möglichkeit geschaffen, produktiv mit anderen Personen aus der Ferne zu arbeiten, ohne E-Mail zu verwenden und ohne sich auf mehrere andere Technologien oder Plattformen zu verlassen. Und es funktioniert.
Ordentlich verpackt in einer sauber formatierten Benutzeroberfläche scheint die Asana-App auf der Oberfläche zu erscheinen übermäßig vereinfacht. Die Wahrheit ist, es ist ein extrem leistungsfähiges Werkzeug, bei dem es an zeitsparender Benutzerfreundlichkeit, Tipps und Tricks nicht mangelt. Und während das Team von Asana mit ihren Anleitungsvideos hervorragende Arbeit geleistet hat, wird dieser Artikel alles für den neuen Benutzer zusammenstellen. Ich werde einige der Grundlagen erforschen, die Sie auf den neuesten Stand bringen und Ihnen und Ihrem Team ermöglichen, den schwindelerregenden E-Mail-Vortex früher als später aus dem Kopf zu bekommen.
Asana ist für Teams mit 15 oder weniger Mitgliedern völlig kostenlos. Für Gruppen, die größer als 15 Mitglieder sind, können Sie ein Paket auswählen, das zu Ihrem Team passt, wobei die Kosten bei 50 US-Dollar / Monat liegen. Je nach Teamgröße ergibt sich ein Preis von 3 US-Dollar / Monat / Benutzer, was im Vergleich zu den Mitbewerbern sehr günstig ist.
Lassen Sie uns nun in die großartigen Funktionen von Asana eintauchen, die Ihr Team von E-Mails abhalten.
Als Teil des Anmeldeprozesses wird Asana Ihren ersten Arbeitsbereich für Sie erstellen. Der Arbeitsbereich ist die Ansicht auf oberster Ebene oder die oberste Ebene des Projektmanagementtrichters, weshalb er normalerweise als Organisations- oder Firmenname bezeichnet wird. Wie Sie gleich sehen werden, gibt es unter dem Arbeitsbereich-Dach Platz für andere weite Bezeichnungen.
Für kleinere Teams reicht wahrscheinlich nur ein Arbeitsbereich aus. Es können jedoch zusätzliche Arbeitsbereiche für den individuellen Gebrauch erstellt oder für andere Teams freigegeben werden.
Der wichtigste Schritt bei der Vorbereitung Ihrer Umstellung von E-Mail (oder einem anderen Projektverwaltungssystem) auf die Asana-App erfordert etwas Planung in Bezug auf Anwendungsfallkonventionen. Zum Beispiel:
Diese Antworten helfen Ihnen dabei, Ihre Teams am effektivsten zu segmentieren. Teams in Asana können ganz einfach so betrachtet werden, als wären sie an Ihrem Arbeitsplatz - als Gruppen von Einzelpersonen, die zusammen an einem bestimmten Projekt oder einem bestimmten Projekt arbeiten (ein wiederkehrendes Thema mit Asana: einfach zu bedienen, leicht verständlich).
Eine ordnungsgemäße Segmentierung des Teams wird dazu beitragen, viele der leichtfertigen E-Mails, die häufig das Ergebnis von Missverständnissen und / oder Fehlinformationen sind, zu reduzieren.
Es kann hilfreich sein, den Asana-Workflow (oder den Trichter) zur Planung der Planung Ihres Teams herauszoomen und zu berücksichtigen. Im Wesentlichen sieht der Workflow so aus:
Arbeitsbereiche -> Projekte -> Aufgaben -> Unteraufgaben
Eine richtige Planung ist der effektivste Weg, um die E-Mail-Aktivitäten Ihres Projektmanagements weitgehend sofort zu beenden. Die Integration der Asana-Workflow-Theorie in Ihr Denken auf hohem Niveau sollte dazu beitragen, Synergien zwischen Ihren White-Boarding-Sitzungen und der In-App-Erfahrung Ihres Teams zu gewährleisten.
Da wir bereits auf Arbeitsbereiche eingegangen sind, werden wir zu einem kurzen Überblick über die verbleibenden Schritte im Trichter springen.
Ein Projekt ist das, was es ist - keine Tricks hier. Wenn ein Arbeitsbereich die 30.000-Fuß-Ansicht in Asana ist, ist ein Projekt die 10.000-Fuß-Ansicht (geben oder nehmen Sie einige tausend Fuß)..
Es ist wichtig zu beachten, dass ein Projekt möglicherweise einen endlichen Endpunkt hat oder nicht. Mit anderen Worten, einige Projekte können und werden laufende Bemühungen sein, während andere zielorientierter sein werden. Durch die Identifizierung dieser laufenden Projekte wird nicht nur der projektbezogene E-Mail-Austausch verringert, sondern es wird zweifellos auch die Notwendigkeit einer kontinuierlichen Planung und Besprechung außerhalb von Asana nach dem Start Ihres Teams reduziert.
Je nach Umfang Ihrer Arbeit kann es sinnvoll sein, öfter einen Drilldown durchzuführen oder umgekehrt. Die gute Nachricht ist, dass Asana in der Lage ist, beide Arten von Projekten gleichermaßen elegant und effizient abzuwickeln.
Wie es die Logik vorgeben würde, sind Aufgaben die einzelnen Komponenten eines bestimmten Projekts. Bei laufenden Projekten können Aufgaben möglicherweise dupliziert / wiederholt oder in Unteraufgaben aufgeteilt und über einen längeren Zeitraum betrachtet werden. Für zielorientiertere Projekte können Aufgaben am besten als die spezifischen Elemente in Ihrer To-Do-Liste angezeigt werden. In jedem Fall ist die Flexibilität gegeben, um Asana für Sie arbeiten zu lassen, und nicht umgekehrt.
Vermutlich haben wir alle mehr als eine dieser nervenden "Status-Update-E-Mails" gesendet und erhalten, die Ihren Teammitgliedern und Ihrem Management ein Gefühl für den Fortschritt geben, der bei einem bestimmten Projekt, an dem Sie beteiligt sind, gemacht wird. Das Beste an Asana ist, dass diese E-Mails völlig irrelevant und ebenso unnötig werden. Die App selbst ist eine Art Echtzeit-Tracking-Tool. Ein kurzer Blick auf die Aufgabenliste eines Projekts sollte alle über den Fortschritt und die aktuellen Ziele auf dem Laufenden halten.
Asana kann zeitsparend sein, wenn Sie es alleine verwenden, aber es ist mehr Lebensretter, wenn Sie es mit einem Team verwenden. E-Mail kann von Zeit zu Zeit immer noch als notwendiges Übel existieren. In den meisten arbeitsbezogenen Fällen können Sie sich jedoch auf Asana verlassen, um die Kommunikation Ihres Teams zu rationalisieren und einzuschränken. Interaktion, Updates und Weitergabe sind Teil der In-App-Erfahrung.
Im Folgenden werden wir auf diese zentralen Kommunikationsaspekte von Asana eingehen, die im Wesentlichen die Funktionen sind, die erforderlich sind, um Ihr Team vom E-Mail-Zug zu befreien.
Asana verwendet Notizen, Kommentare und Aufgaben, um die tägliche Kommunikation zwischen Projekten zu unterstützen, auf die sich die meisten Teams verlassen, um effizient zusammenzuarbeiten. Der Hauptunterschied besteht darin, dass der Informationsaustausch durch das Einschließen der gesamten Kommunikation innerhalb der App für das gesamte Team vollständig transparent wird, sodass viele E-Mails und Meetings nicht erforderlich sind, die alle auf dem Laufenden halten.
Auf diese Weise ist es leicht zu verstehen, warum Asana zuerst als Kommunikationsmittel und zweitens als Organisationsmittel dient. Der Ausdruck „Projektmanagement“ wird dem wahrscheinlich nicht gerecht.
Der Asana-Posteingang kann für bestimmte Aufgaben oder Projekte als Folge / Nicht-Folge-Werkzeug betrachtet werden. Auf diese Weise können Aktualisierungen in Ihre Hauptansicht übertragen werden, genau wie auf Ihren bevorzugten Social-Media-Sites. So können Sie schnell und einfach browsen. Schließlich sind Asanas Gründer ehemalige Facebook-Mitarbeiter.
Wenn Sie dennoch Updates in Ihrem E-Mail-Posteingang bevorzugen, können Sie Ihre Asana-Inbox-Benachrichtigungen auch an Ihr E-Mail-Konto weiterleiten lassen.
E-Mail war in den letzten Jahren vielleicht am effektivsten bei der Filterung von Konversationen, beim Umgang mit Dateianhängen und beim Verwalten von Kalenderintegrationen. Sie können sich darauf verlassen, dass Asana jede dieser E-Mail-intensiven Funktionen in der App selbst unterstützt.
Tagging, Anhänge und Kalendersynchronisierung runden die Asana-Funktionen ab, die für das E-Mail Ihres Teams von entscheidender Bedeutung sind und auf eine rationalisierte Kommunikations- und Projektmanagementplattform abzielen.
Um Ihre persönlichen Erfahrungen mit der App zu verbessern, empfehle ich Ihnen dringend, sich ein paar Stunden Zeit zu widmen, um die Tastenkombinationen in Asana zu beherrschen. Die meisten sind ziemlich intuitiv, und wenn man sie kennt, wird die Zeit, die Sie benötigen, um Ihre Projekte, Aufgaben und Interaktionen auf dem neuesten Stand zu halten, erheblich reduziert.
An diesem Punkt sollten Sie ein solides Verständnis für eines der besten "E-Mail-Produkte für den Arbeitsplatz" auf dem Markt besitzen. Neben der Posteingangsentlastung habe ich Asana immer als äußerst brauchbar empfunden, eine großartige UX zur Verfügung zu stellen und die Zeit, die Sie für das Lernen der Seile benötigen, zu begrenzen. Sobald Sie mit den Funktionen und Tools vertraut sind, werden Sie wahrscheinlich davon ausgehen, dass die Anwendungsszenarien nahezu unbegrenzt sind und Ihren Marsch in Richtung Power-User-Status beschleunigen.
Alles in allem, wenn Sie weitere Anleitungen zum Setup benötigen, an soliden Videoanleitungen interessiert sind, nach weiteren Ideen zur Maximierung der Produktivität suchen oder einfach nur neugierig sind, hat Asana zusammengestellt eine wirklich großartige, umfassende Bedienungsanleitung. Es ist ein Lesezeichen wert, genau wie dieser Artikel.
Accentsconagua