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Die meisten Aufgabenlisten-Apps sind zu linear und strukturiert. Wenn Sie für Ihre Aufgaben über den Status „erledigt“ und „nicht erledigt“ hinausgehen möchten, um Dinge anzuzeigen, die gerade laufen oder mehrere Schritte haben, bevor sie abgeschlossen sind, dann sind sie alles andere als optimal. Eine der besten Alternativen ist die einfache Lösung, Post-It-Notizen auf ein Whiteboard zu kleben, um die Listen in logischen Listen zu visualisieren, die Sie leicht verschieben können.
Trello ist eine großartige Web-App, die Ihnen einen digitalen Arbeitsbereich bietet, der so einfach zu bedienen ist wie ein Whiteboard und Post-It-Notizen, jedoch ausreichend ausgestattet ist, damit verteilte Teams die Ideen für ein reales Projekt verwenden können. Dieses Tutorial hilft Ihnen beim Einstieg in die Verwendung von Trello und wie Sie es für Ihr Team einsetzen können.
Als ich als Dozent an der Universität beschäftigt war, bestand mein Teil der Aufgabe darin, zusammen mit meinen Kollegen die Computer zu betreuen und zu prüfen, ob sie in einem ordnungsgemäßen Zustand waren oder nicht. Ich habe mit verschiedenen Tools experimentiert, darunter To-Do-Listen, Mindmaps und Datenbank-Apps. Bis zu einem gewissen Grad haben sie alle geholfen, aber sie hatten nicht ihre Mängel.
Von allen Werkzeugen erwiesen sich die in den To-Do-Listen behandelten deckenhohen Whiteboards als am wenigsten effektiv. Dies liegt daran, dass die Listen unseren Arbeitskontext anboten. Sie erinnerten uns an eine bestimmte Anzahl von Aufgaben, zeigten jedoch keine wertvollen Echtzeitinformationen, die für eine effektive Entscheidungsfindung notwendig sind.
Wir experimentierten dann mit Mindmaps. Während wir in der Lage waren, einen gemeinsamen Rückstand zu verwalten und zu verstehen, was los war, waren die übermittelten Informationen nicht offensichtlich. Es hat uns nicht geholfen, Aufgaben zu erledigen oder die von meinem Team gemeinsam genutzte Arbeit zu unterscheiden, und bot uns im Wesentlichen wenig Möglichkeiten, einen Status auf einen Blick zu erhalten. Was wir brauchen, war ein dynamisches System, das uns dabei helfen würde, Prioritäten zu setzen, und zeigt uns, woran wir gerade arbeiten, was wir abgeschlossen haben, was sich verzögert und so weiter.
Mit dem Kanban-System (auf Japanisch kan = "visual" und ban = "card") konnten wir jedoch eine größere Ansicht unserer Arbeit sehen. Die bloße Visualisierung hat unsere Gedanken erweckt, und die klare kontextbezogene Botschaft erlaubte uns, bessere Entscheidungen zu treffen. Im einfachsten Fall wird Kanban mithilfe eines Whiteboards mit Post-It-Notizen implementiert. Zeilen werden an die Tafel gezeichnet, und ein Post-It-Schreibvorgang mit einigen Aufgaben wird von Zeile zu Zeile verschoben, wenn die Arbeit erledigt ist. Trello verwendet dieses Konzept und macht es so einfach, dass jeder es für jedes Projekt verwenden kann.
Screenshot eines kompletten Trello-Boards 1. Rote Farbe zeigt Brett 2. Grüne Farbe zeigt ListenTrello basiert auf drei Elementen: Boards, Listen und Karten. EIN Tafel wird verwendet, um ein Projekt, ein Produkt, eine Ressource oder eine Organisationsstruktur unterzubringen, die ständig weiterentwickelt wird. Es ist das digitale Whiteboard für Ihre gefälschten Post-it-Notizaufgaben. Sie können für jedes Projekt, für jedes Teammitglied ein anderes Board verwenden, oder Sie können nur ein Board für Ihr persönliches Projekt verwenden.
Im Vorstand sind Listen, Sie geben Ihnen einfach Spalten, um Ihre Aufgaben in Listen zu organisieren. Sie kategorisieren und verfolgen Ihre Aufgaben (Karten) auf visuelle Weise, die innerhalb und zwischen den Listen nach Belieben verschoben werden können. Karten sind das Äquivalent von Aufgaben, die Ihre Liste füllen. Die Karten sind die Grundbausteine von Trello, wobei jede Karte eines der kleinen Projekte oder Aufgaben ist, an denen ein Teammitglied arbeitet.
Wenn Sie auf eine Karte klicken, werden die Eigenschaften der Karte angezeigt, und Sie können Elemente hinzufügen, z. B. Checklisten, Fälligkeitsdatum, Teammitglieder hinzufügen, Dateien anhängen und vieles mehr. Da ist ein Seitenleiste ganz rechts, die Optionen zum Anpassen des Board-Verhaltens, des Aussehens und Verhaltens sowie der Berechtigungseinstellungen enthalten. Die Seitenleiste hat auch eine Aktivität Abschnitt, in dem Sie alle Aktivitäten auf dem Board in Echtzeit sehen können.
Diese grundlegenden Elemente bleiben unabhängig von der Anzahl der von Ihnen erstellten Boards unverändert. Das Board stellt Ihr Gesamtziel dar und Karten sind Ihre Aufgaben, die je nach Fortschritt im Projekt zwischen den Listen verschoben werden können. Da Trellos flexibles und Freiform-Design jedoch nicht die Arbeitsweise erklärt, können Sie herausfinden, welches System für das Projekt, das Sie verwalten möchten, für Sie sinnvoll ist.
Der erste Schritt bei der Verwendung von Trello ist das Erstellen eines neuen Boards. Klicken Sie auf die Schaltfläche (+) neben Ihrem Profilnamen in der rechten oberen Ecke und wählen Sie Neue Tafel und gib ihm einen Namen. Wir nennen dieses Board "Blogging Workflow".
Eine neue Karte erstellenEin Trello-Board kann entweder öffentlich oder privat sein. Wenn Sie der einzige sind, der Trello verwendet, können Sie Ihr Board privat machen, da Trello-Boards eine großartige Möglichkeit sind, um Ihre persönlichen Projekte zu organisieren. Wenn Sie jedoch mit einem Team zusammenarbeiten, bietet Ihnen Trello eine einfache Möglichkeit, mit anderen zusammenzuarbeiten. Um Mitglieder hinzuzufügen, wählen Sie Mitglieder hinzufügen Geben Sie in der Seitenleiste die E-Mail-Adresse ein, wenn sich Ihr Kollege nicht bereits auf Trello befindet, um sie in Ihr Board einzuladen. Sobald das Mitglied die Einladung angenommen hat, können Sie sie in Ihr Projekt einbinden.
Oder, wenn Sie öffentlich arbeiten möchten - vielleicht, um kommende Funktionen mitzuteilen, die Ihr Team zu Ihrem Produkt hinzufügt - oder Vorschläge von Ihrem Publikum zu erhalten, was Ihr Team als Nächstes tun sollte - Sie können das Board als öffentlich festlegen. Das Trello-Team verwendet ein öffentliches Forum für seine Entwicklungs-Roadmap, damit Sie sehen können, was als nächstes kommt und welche Funktionen Sie hinzufügen möchten.
Wenn Sie in Trello zum ersten Mal ein Board erstellen, gibt es drei Listen: Machen, Tun, und Erledigt. Eine Standardtafel eignet sich hervorragend für die Planung von Partys oder für kleine Projekte. Mit Trello können Sie jedoch auch eine neue Liste hinzufügen und neue Listen hinzufügen. Um eine Liste hinzuzufügen, klicken Sie entweder auf Liste hinzufügen… Schaltfläche neben der Liste ganz rechts auf der Tafel oder doppelklicken Sie auf eine beliebige freie Stelle auf der Tafel, um sie hinzuzufügen.
Jede Liste enthält einige weitere Aktionen, die nützlich sein können. Klicken Sie auf das kleine Symbol, um darauf zuzugreifen Dropdown-Dreieck in einer Liste, um das Menü anzuzeigen. Liste kopieren erstellt eine doppelte Kopie einer Liste. Dies ist nützlich, wenn Sie eine Standardvorlage für eine Liste haben, die Sie duplizieren möchten. Abonnieren benachrichtigt Sie, wenn Änderungen an Karten in einer Liste vorgenommen werden. Alle Karten verschieben Verschiebt alle Karten in eine andere Liste. Dies ist nützlich, wenn Sie alle vorherigen Karten in eine neue Liste verschieben möchten. Und Alle Karten archivieren fügt alle Karten in der Liste in das Archiv ein. Dies ist nützlich, wenn Sie alle Karten auf einmal in der Liste archivieren möchten.
Listenoptionen in der Trello-TafelBevor Sie mit dem Erstellen von Listen beginnen, empfiehlt es sich dringend, darüber nachzudenken, welche Arten von Listen Ihnen bei der Organisation Ihrer Arbeit helfen. Benötigt jedes Mitglied eine Liste (z. B. "Rahuls Aufgaben", "Johns Aufgaben") oder möchten Sie lieber eine Liste für einen bestimmten Schritt des Prozesses verwenden (z. B. "Nicht zugewiesen", "In Bearbeitung", "Fertig") ? Es gibt keinen generellen Ansatz, Listen zu erstellen, die für alle Teams geeignet sind. Es hängt alles von Ihren Bedürfnissen ab. Für das Projekt "Blogging Workflow" können die Listen beispielsweise lauten: Ideen, Recherche, Entwurf, Bearbeitung, Veröffentlicht, Warteschleife, Eines Tages.
Sie können so viele Listen hinzufügen, wie Sie möchten, und es kann verlockend sein, ein Dutzend Listen hinzuzufügen. Aber denken Sie daran, je mehr Listen Sie haben, desto mehr verlieren Sie die Fähigkeit, das Gesamtbild auf einen Blick zu sehen. Am besten haben Sie etwa ein halbes Dutzend Listen, damit Sie alles auf einmal sehen können.
Nachdem Sie Ihre Listen eingerichtet haben, können Sie einige Karten hinzufügen. Karten sind im Wesentlichen individuelle Aufgaben, die Sie entweder über hinzufügen können Füge eine Karte hinzu… Eingabe am unteren Rand der Listen oder über das Kontextmenü am oberen Rand der Listen.
Eine Karte sollte eine klare, umsetzbare Nachricht oder Aufgabe sein, die in einer einfachen Beschreibung zusammengefasst werden kann. Sie könnte schreibe eine lange Beschreibung und du könnte Erstellen Sie eine Karte, die ein großes Projekt abdeckt, aber es wäre besser, wenn Sie längere Beschreibungen in die Karte einfügen und sicherstellen, dass Ihre Karte nur einen umsetzbaren Gegenstand enthält.
Zum Beispiel ist eine Karte mit dem Titel "Eine neue Facebook-Seite Ihrer Website erstellen" zu breit. Sie können die Facebook-Seite nicht selbst freigeben. Sie benötigen viele Informationen und Schritte, um eine Facebook-Seite vollständig zu erstellen. Daher handelt es sich um ein Projekt an sich. Du solltest besser eine Spalte oder sogar eine Tafel dafür aufbringen - oder es zumindest in mehrere Aktionskarten aufteilen.
Als ein anderes Beispiel ist eine Karte mit dem Titel "Wifi", die dann in der Beschreibung besagt, dass ein WLAN-Router eingerichtet werden muss, zu vage, um leicht nützlich und umsetzbar zu sein. Es ist besser, die Aufgabe "Setup Wifi Router" zu nennen und dann weitere Informationen in die Beschreibung aufzunehmen.
Dann gibt es eine weitere Möglichkeit, Karten eine Bedeutung zu verleihen: Etiketten. Mit diesen Farben mit einem Namen können Sie Aufgaben schnell einem Abschnitt zuordnen und eine sofortige visuelle Verbindung zum Aufgabentyp herstellen. Sie sind auch durchsuchbar, um das Auffinden von Aufgaben mit diesen Labels zu erleichtern.
Um Beschriftungen hinzuzufügen, klicken Sie auf das Stiftsymbol im Hover und wählen Sie Labels bearbeiten. In Trello stehen 6 Etiketten zur Auswahl, vorher müssen Sie jedoch Ihre Etiketten benennen. Klicken Label-Namen für Board ändern und benennen Sie sie, mein Projekt hat einen Workflow von der Idee bis zur Veröffentlichung. Deshalb benenne ich sie entsprechend der Liste um. Ihr Projekt kann jedoch andere Anforderungen haben. Beschriften Sie sie daher entsprechend Ihrer Anforderungen.
Fügen Sie Ihrer Karte Etiketten hinzuFristen sind ein weiteres wichtiges Trello-Feature. Um ein Fälligkeitsdatum hinzuzufügen, klicken Sie auf das Stiftsymbol, wenn Sie den Mauszeiger über eine Karte bewegen, und wählen Sie dann aus Fälligkeitsdatum ändern. Sie werden ein ordentliches Kalenderlayout bemerken. Wählen Sie dort Datum und Uhrzeit aus. Ein Ausweis mit dem Fälligkeitsdatum wird auf der Karte angezeigt. Ein hellgrauer Ausweis bedeutet, dass die Karte in der Zukunft mehr als 24 Stunden fällig ist, gelb bedeutet, dass sie innerhalb von 24 Stunden fällig ist, und rot bedeutet, dass die Karte heute fällig ist.
Legen Sie das Fälligkeitsdatum Ihrer Karte festWenn Sie mit einem Team arbeiten, möchten Sie bestimmten Teammitgliedern bestimmte Aufgaben zuweisen können. Jede Person, die Mitglied einer Aufgabe ist, erhält Benachrichtigungen, wenn sich etwas auf dieser Karte ändert oder wann dies fällig ist. Sie können einer Aufgabe so viele Mitglieder hinzufügen, wie Sie benötigen - eine großartige Möglichkeit, Gruppendiskussionen zu einem geplanten Thema zu beginnen.
Klicken Sie auf, um Mitglieder zu einer Aufgabe hinzuzufügen Mitglieder wechseln Wenn Sie den Mauszeiger über die Karte bewegen, suchen Sie nach dem gewünschten Teammitglied oder klicken Sie auf den entsprechenden Avatar. Klicken Sie erneut auf den Avatar, wenn Sie jemanden von der Karte entfernen möchten.
Weisen Sie anderen Mitgliedern eine Aufgabe zuNachdem Sie nun einem anderen Mitglied eine Aufgabe zugewiesen haben, können Sie durch Kommentare in Kontakt bleiben. Jede Karte hat einen eigenen Kommentarthread. Wenn Sie jeden in Ihrem Team erwähnen möchten, fügen Sie den Benutzernamen mit einem @ -Zeichen hinzu, um sicherzustellen, dass sie benachrichtigt werden. Neben Kommentaren können Sie auch Dateien direkt an Karten anhängen, um wichtige Dinge zusammenzuhalten.
Wenn Sie dann arbeiten und Aufgaben zuweisen, möchten Sie wahrscheinlich Ihre Karten verschieben. Abhängig von den Spalten, die Sie einrichten, möchten Sie möglicherweise Karten in die Spalte der Aufgaben verschieben, die einer bestimmten Person zugewiesen sind, oder sie verschieben, wenn sie kurz vor dem Abschluss stehen und Ihren Workflow durchlaufen. Das Verschieben einer Karte ist so einfach wie das Ziehen und Ablegen in die Liste und die gewünschte Position. Andernfalls können Sie auf klicken Karte verschieben und wählen Sie das Brett, die Liste und die Position, an der Sie die Karte haben möchten.
Bewegen Sie Ihre Karte frei auf eine andere Karte, Liste oder PositionEs gibt eine weitere nette Option in Ihren Karten: Checklisten. Wenn Ihre Aufgabe Unteraufgaben hat, können Sie sie als Checkliste in der Karte neben Ihren Kommentaren und Anhängen hinzufügen. Wenn Sie dann entscheiden, dass diese Aufgabe eine eigene Karte haben soll, können Sie auf klicken In Karte umwandeln Verknüpfung.
Konvertieren Sie die Checkliste in eine KarteEine weitere nette Funktion ist, dass Sie neue Trello-Karten per E-Mail erstellen können. Jedes Trello-Board wird mit einer speziellen E-Mail-Adresse geliefert. Gehen Sie einfach zur Seitenleiste und klicken Sie auf Email-to-Board-Einstellungen und schnappen Sie sich die E-Mail-Adresse. Wenn Sie eine E-Mail erstellen, wird der Betreff der E-Mail zum Kartentitel und der Text zur Kartenbeschreibung.
Karten, die an die E-Mail-Adresse gesendet werden, werden standardmäßig an das Ende der ersten Liste gesendet. Wenn Sie dies jedoch ändern möchten, öffnen Sie sie Email-to-Board-Einstellungen und ändern Sie die Standardliste und Position von dort aus. Außerdem werden der Karte Anhänge hinzugefügt, und Sie können Etiketten mit Hashtags im Betreff verwenden, d. H. #Labelname, #labelcolour. Sie können auch Mitglieder mit "@" im Betreff zuweisen.
E-Mail-Karten an Ihr Trello-Board sendenIm Chrome Web Store gibt es eine Erweiterung von Google Mail zu Trello. Dieses kostenlose Tool für Google Mail enthält eine zusätzliche Schaltfläche "Karte hinzufügen" in der Google Mail-Benutzeroberfläche, um die gerade gelesene E-Mail einfach einer Trello-Karte hinzuzufügen. Dies ist eine großartige Option, wenn Sie Ihre E-Mails schnell in umsetzbare Trello-Aufgaben umwandeln möchten.
Integrieren Sie Google Mail in Trello für ein einfaches und effektives ProjektmanagementSie könnten sogar sagen, Ihre Support-E-Mails werden automatisch an Ihre E-Mail-Adresse des Trello-Boards weitergeleitet, sodass sie in Aufgaben umgewandelt werden. Es gibt viele Möglichkeiten, dies zu nutzen.
Möglicherweise haben Sie Ihr Board mit den besten Absichten und Gedanken gestartet. Wenn Sie jedoch mehr Material hinzufügen, kann es die am besten verwaltete Organisation oder das private Board schwierig machen, das zu finden, wonach Sie suchen. Trello hat oben links ein Suchfeld und ist wirklich ein mächtiges Werkzeug in Ihrer Hand. Wenn Sie einige Suchoperatoren kennen, können Sie schnell die für Sie relevanten Informationen finden. Sie können entweder mit dem Suchfeld über alle Karten hinweg suchen oder die aktuelle Karte mit filtern Filter im Board-Menü in der Seitenleiste.
Art @Nutzername nach Karten suchen, die einem bestimmten Benutzer zugewiesen sind. Zum Beispiel zeigt @rahul nur Rahuls Karten. Art #Etikette nach Karten mit einem bestimmten Etikett suchen. Zum Beispiel, @rahul #red zeigt alle Rahul-Karten rot markiert. Art ist offen oder ist: archiviert offene oder archivierte Karten suchen. Zum Beispiel, @rahul #red ist: archiviert gibt Rahuls archivierte Karten mit einem roten Etikett zurück.
Art hat Anhang nach Karten mit Anhang suchen. Zum Beispiel, @rahul hat: Anhang gibt Rahuls Karten mit Anhängen zurück. Art Fälligkeitstermin innerhalb von 24 Stunden nach fälligen Karten suchen. Ähnlich fällig: Woche, fällig: Monat, fällig: überfällig Arbeit auch wie erwartet. Zum Beispiel, @rahul fällig: Woche zeigt alle in einer Woche fälligen Karten von Rahul. Schließlich werden Sie feststellen, dass Trello Ihnen beim Eingeben einer Suche zusätzliche Suchoperatoren vorschlagen wird. Nehmen Sie sich Zeit, um all diese Suchoperatoren zu lernen, da sie auf lange Sicht wirklich nützlich sein können.
Die Suche in Trello Board ist effektiv und hat eine schöne BenutzeroberflächeTrello wird auch mit Tastenkombinationen geladen. Sie können alles auf einer Karte erledigen, von der Archivierung und dem Verschieben bis hin zum Ändern von Mitgliedern und Etiketten mit einem einfachen Tastendruck. Die Liste der Verknüpfungen enthält eine vollständige Liste. Überprüfen Sie diese also unbedingt.
So viele Aufgaben, die Sie täglich erledigen, können mit Tools wie IFTTT automatisiert werden. Es ist ein Tool, das in Dutzenden von Apps automatisch etwas tun kann, wann immer etwas anderes passiert. Es könnte zum Beispiel eine Aufgabe in Trello für Sie sein, wenn eine neue Datei einem bestimmten Dropbox-Ordner hinzugefügt wird. Falls Sie IFTTT noch nie verwendet haben, lesen Sie unser Tutorial, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.
Wir haben bereits besprochen, dass jedes Trello-Board E-Mails empfangen kann, um eine neue Karte in der Liste zu generieren. Jetzt müssen Sie ein Rezept in IFTTT erstellen, das beispielsweise einen bevorzugten Tweet enthält und eine E-Mail an Ideas sendet Liste. Es gibt ein weiteres Rezept, das Textnachrichten mit einem Hashtag an Ihr Trello-Board sendet. Dies ist ideal für Zeiten, in denen Sie unterwegs sind oder eine schnelle Aufgabe senden möchten, ohne die App zu öffnen. Möchten Sie eine Karte, die Sie daran erinnert, dass Sie jeden Montag eine wöchentliche Überprüfung durchführen? Dann können Sie mit diesem Rezept wöchentlich eine E-Mail an Ihr Board auslösen.
Trello funktioniert mit jedem Browser und bietet native iOS- und Android-Apps für Ihr Mobilgerät. Es gibt jedoch keine native App für Ihren Mac oder PC. Stattdessen können Sie mit Fluid auf Ihrem Mac eine eigene semi-native App erstellen. Mit Fluid können Sie Desktop-Apps aus Ihren bevorzugten Web-Apps oder Ihrer Website erstellen. Sehen Sie sich unser Tutorial zu Fluid an, um mit dem Einstieg zu beginnen. Dann erhalten Sie hier einige Trello-spezifische Tipps. Es gibt zwei wichtige Aspekte, die Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie die Trello-Desktop-App erstellen.
In dem URL-Feld anstatt zu addieren https://trello.com Sie sollten Ihre Trello-Board-URL hinzufügen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie dies tun sollen, klicken Sie auf ein Board und notieren Sie sich die URL in der Adressleiste von Ihrem Browser und fügen Sie diese URL in die URL-Feld von Fluid app. Auf diese Weise können Sie Desktop-Apps aus mehreren Trello-Boards erstellen.
Erstellen Sie Desktop-Apps für mehrere Trello-BoardsEine weitere großartige Funktion ist, dass, wenn Sie mehrere Trello-Konten haben, Sie wissen, dass es sehr schmerzhaft sein kann, sich an- und abzumelden. Um dieses Problem zu lösen, erstellen Sie Ihre Fluid-App und gehen Sie zu Einstellungen → Sicherheit, entscheiden Cookies getrennt von Safari und starten Sie die App erneut. Führen Sie die gleichen Schritte aus, je nachdem, wie viele Trello-Desktop-Apps Sie erstellen möchten. Jetzt können Sie mit Ihrem eigenen Trello-Board und dem Trello-Board Ihres Unternehmens gleichzeitig arbeiten.
Erstellen Sie mehrere Fluid-Apps derselben Web-App mit unterschiedlichen KontenAlternativ können Sie auf einem Mac oder PC eine ähnliche, fast native App mit Chrome erstellen. Dieses Tutorial behandelt alles, was Sie dafür brauchen.
Trello kann ein wenig verwirrend sein, wenn Sie mit traditionellen To-Do-Listen beginnen möchten. Wenn Sie es jedoch schon immer geliebt haben, Ihre Aufgaben mit Zettel auf einem Brett zu erledigen, werden Sie feststellen, dass Trello so funktioniert wie Sie sind schon an das Arbeiten gewöhnt. Dieses Tutorial hat Ihnen die Grundlagen vermittelt, die Sie benötigen, um Trello für Ihre Projekte zu gewinnen, und wir würden gerne hören, wie Sie es einsetzen. Wenn Sie Hilfe benötigen, um mit Trello zu beginnen, teilen Sie uns dies bitte in den Kommentaren mit.
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