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Apple ist bekannt für die Einführung neuer Paradigmen im Personal Computing. Sie waren die ersten, die grafische Benutzeroberflächen für die Massen nutzten, und nachdem wir das so gut bekannte, auf Dateien und Ordnern basierende Organisationsschema eingerichtet hatten, haben sie den nächsten Schritt in Form von Tags in der aktualisierten Finder-App von Mavericks getan.
Mit Tags ermöglicht Mavericks ein völlig anderes System zur Verwaltung Ihrer Dateien, das die erhöhte Leistungsfähigkeit und Konnektivität heutiger Macs nutzt. In diesem Tutorial zeige ich Ihnen, wie Sie mit Tags beginnen, um Ihre Dateien zu organisieren, zu finden und mit ihnen zu arbeiten.
Wenn Sie OS X schon länger verwenden, erinnern Sie sich an die Beschriftungen. Zuerst wieder eingeführt System 7 (das war vor 23 Jahren!), waren Etiketten dazu gedacht, bestimmte Dateien visuell zu unterscheiden, indem der Name mit einem farbigen Hintergrund versehen wurde.
Das Betriebssystem von Apple ist weit fortgeschritten, seit die Labels erstmals in System 7 veröffentlicht wurden. Viele Benutzer von OS X haben die Etikettenfunktionalität nie angesprochen, während andere es für ihren Arbeitsablauf als entscheidend erachteten, da sie es ihnen erlaubten, die benötigten Dateien zu trennen und zu finden, ohne die etablierte Ordnerhierarchie zu beeinträchtigen.
Tags stellen eine Weiterentwicklung dieser Funktion dar, wobei der bemerkenswerteste Unterschied darin besteht, dass mehrere Tags auf eine Datei oder einen Ordner angewendet werden können, wohingegen Labels nur einzeln angewendet werden können.
Egal, ob Sie ein etablierter Label-Junkie sind oder ein neugieriger Neuling in diesem erweiterten System zur Verwaltung Ihrer Dateien sind, Sie werden diesem Tutorial die Funktionsweise dieser Tools erklären und erklären, warum Sie sie verwenden möchten.
Die einfachste Möglichkeit, sich mit Tags vertraut zu machen, besteht darin, sie direkt einzuladen und sie zu verwenden. Das Anwenden von Tags auf eine Datei ist so einfach wie ein zweites Anklicken Finder und Verwenden der Optionen in der Stichworte… Bereich des Kontextmenüs.
Das Kontextmenü ermöglicht den einfachen Zugriff auf das Tagging von Dateien. Sie werden feststellen, dass standardmäßig sieben farbige Punkte vorhanden sind, von denen jeder ein Tag ist. Klicken Sie auf ein oder mehrere, um diese Tags auf die Datei anzuwenden, und klicken Sie ein zweites Mal, um sie zu entfernen. Sobald ein Tag angewendet wird, wird es als farbiger Punkt vor dem Dateinamen angezeigt. Mehrere Tags werden als gestapelte Punkte angezeigt.
Einige haben sich darüber beschwert, dass dies optisch weniger unterscheidend ist als die alten Labels, und das ist richtig, aber Tags dienen mehr als der einfachen visuellen Markierung, wie wir bald sehen werden.
Direkt über den farbigen Punkten im Kontextmenü wird ein Eintrag aufgerufen Stichworte… , Klicken Sie hier, um die tatsächliche Tiefe des Tagging-Systems anzuzeigen. Die sieben Farben werden angezeigt, und darunter können Sie die vollständige Liste der Tags im System anzeigen.
Noch wichtiger ist, dass Sie im Textbereich oben schnell eigene benutzerdefinierte Tags erstellen und anwenden können, genau wie in Evernote oder ähnlichen Apps.
Das Hinzufügen benutzerdefinierter Tags ist so einfach wie das Eintippen. Natürlich sollten Sie einige Änderungen an den Tags vornehmen, um sie besser an Ihre Anforderungen anzupassen. Anstatt an den Standardbeschriftungen zu haften wie rot und Grün, Sie können Tags wie beispielsweise benutzerdefinierte Beschriftungen zuweisen Abgelehnt und Genehmigt, zum Beispiel.
Öffnen Sie dazu Finder> Einstellungen… oder durch tippen Cmd + , auf Ihrer Tastatur, während Sie sich im Finder befinden. Von dort aus navigieren Sie zum Stichworte… Klicken Sie auf die Registerkarte, und Sie sehen die vollständige Liste der Tags in Ihrem System sowie einen Bereich unten, in dem Sie die Tags angeben können, die Sie am häufigsten verwenden.
In den Voreinstellungen können Sie Ihre Tags hinzufügen, löschen und ändern sowie Ihre Favoriten für den einfachen Zugriff festlegen. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf ein Tag klicken, können Sie dessen Beschriftung ändern. Wenn Sie auf den Punkt klicken, haben Sie die Möglichkeit, eine Farbe für das Tag auszuwählen oder Farben vollständig zu entfernen. Eine der bedauerlichen Einschränkungen des Tag-Systems besteht darin, dass Sie keine benutzerdefinierten Farben verwenden können. Sie müssen also zwischen den sieben Standardeinstellungen wählen.
Tags können auch per Drag & Drop verschoben werden, um die Reihenfolge zu ändern, in der sie angezeigt werden. Durch Ziehen eines Tags in den Favoritenbereich unten im Fenster wird sichergestellt, dass die am häufigsten verwendeten Tags in der Seitenleiste von Finder und in der sekundären Liste verfügbar sind. Klicken Sie auf das zuvor untersuchte Menü.
Die Häkchen an der Seite des Fensters zeigen die Sichtbarkeit dieses Tags im Finder an. Nicht markierte Tags können weiterhin verwendet werden, sie werden jedoch nicht in der Seitenleiste oder Tagliste angezeigt. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie viele Tags haben und unnötiges Durcheinander in den Finder-Fenstern vermeiden möchten.
Wenn Sie ein Tag löschen möchten, das Sie nicht mehr verwenden, klicken Sie einfach darauf und wählen Sie Tag löschen. Wenn Sie Dateien haben, auf die das Tag immer noch angewendet wird, wird das Tag entfernt, die Dateien selbst bleiben jedoch unberührt.
Neben der Rechtsklickmethode, die wir ausprobiert haben, gibt es verschiedene Möglichkeiten, Tags auf Dateien anzuwenden. Am offensichtlichsten ist es, den Tag-Bereich der Finder-Seitenleiste zu verwenden. Ziehen Sie einfach eine Datei oder einen Ordner auf ein Tag, um es sofort zu kennzeichnen.
Dieser Seitenleistenbereich ist von jedem Finder-Fenster aus zugänglich und erleichtert das Anbringen von Tags und das Suchen nach markierten Dateien. Ebenso öffnet die Schaltfläche "Spezielle Tags" im Finder das gleiche Dialogfeld, das Sie sehen würden, wenn Sie auf eine Datei einen sekundären Klick gemacht und die Datei ausgewählt haben Stichworte… Option, dh Sie können schnell und einfach neue Tags erstellen. Es ist unnötig zu erwähnen, dass Sie mehrere Dateien oder Ordner markieren und die Schaltfläche verwenden können, um alle gleichzeitig zu markieren.
Benutzerdefinierte Tags können mithilfe der entsprechenden Tags-Schaltfläche im Finder hinzugefügt werden. In jeder Anwendung, die das neue Dokumentmodell von Apple und das Speichern von iCloud verwendet, können Sie Dateien auch über das Menü kennzeichnen, das angezeigt wird, wenn Sie auf die Titelleiste klicken. Unter dem Textfeld zum Benennen der Datei wird eines zum Hinzufügen von Tags angezeigt. Hier können Sie problemlos vorhandene Tags eingeben oder neue Tags erstellen.
Jede Anwendung, die das iCloud-Dokumentmodell von Apple verwendet, profitiert vom Tagging-Zugriffsrecht in der Kopfleiste. Sobald Sie wissen, wie Tags erstellt, hinzugefügt und geändert werden, können Sie sie einsetzen.
Wenn einige Dateien markiert sind, können Sie deren Leistungsfähigkeit erkennen, indem Sie markierte Dateien abrufen. Öffnen Sie ein Finder-Fenster und verwenden Sie den Bereich der Seitenleisten-Tags, um ein Tag auszuwählen. Jede Datei mit diesem Tag wird sofort angezeigt, unabhängig davon, in welchem Ordner oder auf welchem Laufwerk sie sich befindet.
Wenn Sie sich fragen, wie dies verbessert wird, wenn Sie Dateien in Ordnern ablegen, sollten Sie eine Situation in Betracht ziehen, in der Sie mehrere Dateitypen für ein Projekt bearbeiten. Die Dokumente werden wahrscheinlich im Internet abgelegt Unterlagen Ordner unter den entsprechenden Unterordnern, während sich Bilder möglicherweise an ihrem eigenen Ort befinden, möglicherweise auf einem externen Laufwerk. Durch das Markieren aller Dateien, unabhängig davon, wo sie sich auf Ihrer Festplatte befinden, können Sie alles, was mit einem Projekt zusammenhängt, über das entsprechende Tag aufrufen.
Auch wenn Sie das System umkehren, sind Tags immer noch nützlich. Wenn Sie bereits alle Dateien für ein Projekt in einem Projektordner konsolidiert haben, können Sie mit Tags schnell nur die Dokumente oder nur die Audiodateien aufrufen, ohne eine Suchabfrage einrichten zu müssen, die alle möglichen Dateien berücksichtigt Typen. Kennzeichnen Sie einfach jede Dokument-Tabelle, jeden Text oder jedes PDF-Dokument und sie sind sofort verfügbar, wenn Sie dieses Tag aufrufen.
Das Abrufen getaggter Dateien ist so einfach wie das Anklicken des Tags in der Seitenleiste. Sie können auch die Etikett: Attribut bei der Ausführung von a Scheinwerfer Suche. Erstellen Sie ein Tag für Rechnungen, und Sie können Rechnungen für alle Kunden schnell abrufen, auch wenn diese pro Client oder Projekt in unterschiedlichen Ordnern gespeichert sind. In ähnlicher Weise kann das Markieren zeitsensibler Dokumente dazu beitragen, den Überblick zu behalten, was Ihre Aufmerksamkeit erfordert.
Wenn Ihr Workflow Genehmigungen von Kunden einschließt, kann das Markieren von Dateien mit ihrem aktuellen Status (In Bearbeitung, Übermittelt, Genehmigt, Abgelehnt usw.) äußerst hilfreich sein und erfordert das Verschieben von Dateien von einer virtuellen Bin in die nächste nicht.
Alle oben genannten Beispiele können mit nur einem Tag pro Datei ausgeführt werden. Stellen Sie sich also vor, wie leistungsfähig das System werden kann, wenn Sie von der Möglichkeit Gebrauch machen, mehrere Tags anzuwenden.
Kehren Sie für eine Sekunde zu dem genehmigungsbasierten Workflow-Beispiel zurück, das ich oben gegeben habe. Stellen Sie sich vor, Sie befinden sich in einem Team, in dem sich die Dateien befinden tun müssen aufgrund ihres Status von einem Ort zum anderen bewegt werden; Zum Beispiel von einem lokalen Computer zu einem Cloud-Laufwerk, sobald sie zur Überprüfung bereit sind.
In diesem Fall können Sie Tags verwenden, um den Status der Datei festzulegen. Anschließend wenden Sie sich an eine Drittanbieter-App wie Hazel, um die Dateien im Auge zu behalten und sie automatisch an den entsprechenden Speicherort zu verschieben, wenn sich ihre Tags ändern.
Wenn Sie ein eingefleischter Fan der alten Labels sind und wie sie die Farbe über den gesamten Dateinamen verteilen, könnten Sie ein Plugin wie TotalFinder ansprechen, um wieder Zugriff auf dieses Erscheinungsbild zu erhalten, während die neue Tag-Funktionalität erhalten bleibt.
Mit TotalFinder können Sie das visuell auffällige Erscheinungsbild der Etiketten beibehalten und gleichzeitig von den erweiterten Möglichkeiten der Tags profitieren. Wie Sie sehen, ist das Tag-System so robust und flexibel, dass Sie denken, dass es ein Nachteil ist. Abgesehen von den kleinen Dingen, wie zum Beispiel nicht in der Lage zu sein, benutzerdefinierte Farben auszuwählen und Tags außerhalb der Einstellungen von Finder keine Farben zuweisen zu können, gibt es noch größere Bedenken.
Spitze: Es gibt einen guten Grund, warum Sie keine benutzerdefinierten Farben für Ihre Tags auswählen können, und dies hat mit der Abwärtskompatibilität von Tags zu Labels zu tun. Sie können mehr über dieses (komplizierte) Problem bei der Implementierung von Tags erfahren, wenn Sie an tieferen Eingriffen interessiert sind.
Während Sie Dateien auf Netzlaufwerken kennzeichnen können, werden diese Dateien speziell nicht Bei Suchanfragen auftauchen. Dies ist ein seltsames und möglicherweise sehr verwirrendes Problem, das Apple hoffentlich in einem zukünftigen Betriebssystem-Update ansprechen wird. Da Tags eine Art Datei-Metadaten sind, können Sie sie auch nicht auf Laufwerken verwenden, die nicht als Mac OS Extended indiziert und formatiert sind.
Eine letzte Einschränkung ist die unvorhersehbare Kompatibilität mit Cloud-Diensten. Außerhalb von iCloud, das natürlich standardmäßig Tags implementiert, synchronisieren andere Dienste, einschließlich Dropbox und OneDrive, die Datei-Tags nicht zuverlässig. Abhängig von der Version des Clients, den Sie ausführen, werden Tags entweder ignoriert, nur in eine Richtung synchronisiert oder vollständig entfernt. Vergewissern Sie sich daher, dass Sie Ihre Tags testen, wenn Sie Cloud-Synchronisierungsdienste verwenden möchten.
Der schwierigste Teil bei der Verwendung von Tags ist das Loslassen der sehr strukturierten Mentalität der Dateiverwaltung, an die wir uns gewöhnt haben.
Realistisch gesehen ermöglichen Tools wie Spotlight und Alfred, dass Ihre Dateien ohne jegliches Organisationsgefühl auf der Festplatte liegen und trotzdem sofort abgerufen werden können. Aber nicht viele Leute sind damit einverstanden.
Tags bieten einen gesunden Mittelweg, auf dem Dateien ordentlich, aber nicht obsessiv organisiert werden können, und Tags können einen einfachen Zugriff ermöglichen, ohne dass Objekte verschoben oder komplizierte Suchanfragen ausgeführt werden müssen.
Der beste Weg, um mit Tags zu beginnen, ist vernünftig, mit einer Methode, die für das Verwalten von Dateien sinnvoll ist. Überlegen Sie sich, auf welche Dateien Sie am meisten zugreifen, und Sie sind auf dem besten Weg, ein Tagging-System zu entwickeln, mit dem Sie schneller und intelligenter arbeiten können.
Ich habe gerade erst die Oberfläche der Tags gekratzt. Wenn Sie also coole Ideen haben oder Ihre Erfahrungen mit dem Ausprobieren von Tags teilen möchten, werfen Sie einen Blick in die Kommentare und lassen Sie es mich wissen!
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