So erstellen Sie Ihr eigenes Produktivitätssystem mit OmniOutliner

Es ist fast unmöglich, die perfekte ToDo-App für Ihre eigenen Bedürfnisse zu finden. Möglicherweise benötigen Sie etwas einfaches, nur um den Überblick über die Dinge zu behalten, die in Ihrem Haus behoben werden müssen, oder Sie möchten einen voll ausgestatteten Projektmanager, der Ihre Projekte, Aufgaben, Fälligkeiten und die Kosten für die einzelnen Aufgaben aufzeichnet. Einfache Aufgabenlisten-Apps sind in der Regel auch Einfache und Fortgeschrittene sind so komplex, dass Sie für immer lernen müssen, wie man sie benutzt.

Erstellen Sie stattdessen Ihre eigene Aufgabenlisten-App. Nicht wirklich. In diesem Tutorial zeige ich Ihnen, wie Sie mit OmniOutliner Ihre persönliche, personalisierte Aufgabenlisten-App erstellen, die genau die Funktionen enthält, die Sie benötigen. Sie brauchen nie wieder eine neue To-Do-Listen-App.

Warum OmniOutliner??

Wir werden diese grundlegende Gliederung in ein Produktivitätssystem mit vollem Funktionsumfang umwandeln.

Die eigentliche Kodierung Ihrer eigenen To-Do-Listen-App ist viel zu aufwendig, um Ihre eigenen Aufgaben zu vereinfachen. Die nächstbeste Option ist die Verwendung einer App, die so anpassbar ist, dass Sie daraus ein Produktivitätssystem werden kann. Genau das ist OmniOutliner. Es handelt sich um eine umreißende App mit mehreren Spalten, die so anpassbar ist, dass sie die Grundlage für die ursprüngliche Version von OmniFocus war, der beliebten GTD-To-Do-Listen-App.

OmniOutliner ist nur für Mac und iPad verfügbar. Wenn Sie jedoch einen PC verwenden, können Sie UV Outliner verwenden. Dieser ist so ähnlich, dass er fast genauso funktioniert wie die Schritte in diesem Lernprogramm. Alternativ können Sie etwas Ähnliches für die Arbeit mit jeder Tabellenkalkulations-App erhalten, allerdings ohne alle netten Funktionen von OmniOutliner. Der Org-Modus in Emacs bietet noch eine weitere Möglichkeit, Ihre eigene To-Do-Liste zu erstellen.

Sie können diesem Lernprogramm folgen, indem Sie ein neues OmniOutliner-Dokument erstellen. Ich habe das integrierte Dokument verwendet Klassisch mit Level Styles Vorlage als Grundlage für dieses Tutorial. Sie können auch die angefügte Todo-Gliederung herunterladen, die alle Funktionen enthält, die wir in diesem Lernprogramm hinzufügen, und diese dann einfach selbst anpassen. In diesem Lernprogramm verwende ich OmniOutliner 4 Standard für Mac. Sie können jedoch mit jeder aktuellen Version von OmniOutliner für Mac oder iPad die gleichen Ergebnisse erzielen.

Supermacht eine Gliederung

Wenn Sie ein neues Dokument von einer Vorlage in OmniOutliner aus starten, enthält es einige Überschriften, Unterüberschriften und Punkte als Beispielskizze. Lassen Sie uns diese durch einige Projekte, Unterprojekte und Aufgaben ersetzen, die Sie als erste Schritte zum Erstellen eines eigenen Produktivitätssystems ausführen müssen.

Zunächst müssen Sie jedoch darüber nachdenken, wie detailliert Ihre To-Do-Liste sein soll. Vielleicht möchten Sie nur Aufgaben und nichts anderes verfolgen. In diesem Fall benötigen Sie nur eine Ebene und keine Projekthierarchie. Oder Sie möchten alles in detaillierte Projekte, Unterprojekte, Aufgaben, Unteraufgaben und mehr gruppieren. Dafür können Sie beliebig viele Ebenen erstellen - das ist das Schöne an einem Gliederungswerkzeug.

In diesem Tutorial füge ich Projekte (Arbeit und Persönlich) hinzu, Unterprojekte (Haus und Auto unter persönlich) und dann Aufgaben unter jedem Unterprojekt Geben Sie dazu Ihre Projekte als oberste Ebene der Gliederung ein, rücken Sie einmal ein, geben Sie Ihre Unterprojekte ein, und rücken Sie schließlich einmal unter den Unterprojekten ein und geben Sie Ihre Aufgaben ein.

Projekte, Unterprojekte und Aufgaben und Unteraufgaben, wenn Sie möchten.

Lassen Sie uns jetzt alles schöner aussehen lassen. Wir geben den Projekten und Unterprojekten ihren eigenen, einzigartigen Stil, sodass die Aufgaben sich von selbst abheben. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche ich Klicken Sie in der oberen rechten Ecke der OmniOutliner-Symbolleiste auf die Schaltfläche, um den Inspektor zu öffnen, und klicken Sie dann auf das blaue Quadrat daneben Ganzes Dokument In der Styles-Seitenleiste links. Wählen Sie die Schriftart und die Hintergrundfarbe sowie andere Designelemente für das gesamte Dokument aus, um die Konsistenz zu erhalten. Ich habe die Standardhintergrundfarbe für Marmor beibehalten und in 14 Punkt die Schriftart "Open Sans" verwendet.

Wir wiederholen diese Schritte, um die Projektkopfzeilen hervorzuheben. Klicken Sie bei geöffnetem Inspektorfenster auf eines Ihrer Projekte und anschließend auf Reihen der Stufe 1 und wählen Sie die gewünschte Schriftgröße und Hintergrundfarbe. Wiederholen Sie den Vorgang für die Unterprojekte, indem Sie in ein Unterprojekt klicken und dann die Option auswählen Reihen der Stufe 2 Knopf und stylen Sie es, wie Sie möchten. Ich habe die Graphit-Hintergrundfarbe und 28 Point Open Sans für Projekte und Orange mit 20 Point Open Sans für Unterprojekte verwendet. 

Spalten für alles

Ihre To-Do-Liste sieht gut aus, um mit jedem Projektmanager zu konkurrieren, verfügt aber noch nicht über genügend Funktionen. Hier kommen die Spalten von OmniOutliner ins Spiel. Sie können Spalten für die Fälligkeitstermine Ihrer Aufgaben, den Fertigstellungsstatus, Tags und mehr hinzufügen. Sie müssen sich also erneut überlegen, was Sie in Ihrer To-Do-Liste nachverfolgen möchten. In diesem Lernprogramm füge ich drei Spalten hinzu, die ein Kontrollkästchen für den Abschluss der Aufgabe, ein Fälligkeitsdatum und eine Dropdown-Liste für Tags enthalten.

Beginnen wir mit dem Fälligkeitsdatum. Drücke den + Symbol in der OmniOutliner-Symbolleiste, um eine neue Spalte hinzuzufügen, und geben Sie einen Titel für diese Spalte in die erste Zeile ein. Öffnen Sie nun das Inspektorfenster erneut von ich Schaltfläche, wählen Sie die zweite Registerkarte im Inspektor aus und wählen Sie den gewünschten Spaltentyp aus. Für das Fälligkeitsdatum wählen wir die Datum Wählen Sie das gewünschte Datumsformat in der letzten Option aus oder klicken Sie auf Benutzerdefiniertes Format… und ziehen Sie die Elemente per Drag-and-Drop, damit das Fälligkeitsdatum Ihren Vorstellungen entspricht. Schließlich gibt es eine zusammenfassende Option Minimum oder Maximal Um das nächstgelegene oder am weitesten entfernte Fälligkeitsdatum oben in Ihren Projekten anzuzeigen, oder wählen Sie Keiner um nur Termine für Ihre Aufgaben selbst zu haben.

Sie können jetzt Ihren Aufgaben Fälligkeiten hinzufügen, um sicherzustellen, dass alles so aussieht, wie Sie es möchten. Mit OmniOutliner können Sie Daten in nahezu jedem Format eingeben. du könntest tippen heute, +2w, oder 31. Dezember 2015 für Fälligkeiten von heute, 2 Wochen ab heute bzw. 31. Dezember 2015. Die Datumserkennungs-Engine ist ziemlich gut, sodass Sie Ihre Aufgaben problemlos für das gewünschte Datum planen können, ohne nach einem Kalender suchen zu müssen. Sie können auch einen Kalender in OmniOutliner erhalten, indem Sie den Mauszeiger über die rechte Ecke Ihres Datumsfelds bewegen und das gewünschte Datum auswählen.

Erhalten Sie Fälligkeiten, die genau so aussehen, wie Sie möchten.

Lassen Sie uns nun zu Tags (oder Kategorien, wie sie in OmniFocus aufgerufen werden würden) gehen. Auf diese Weise können Sie ähnliche Aufgaben zusammen auflisten, beispielsweise alle Ihre Einkaufsaufgaben von Beruf und Zuhause aus mit auflisten Einkaufen tag um sie einfach zusammen zu finden. Fügen Sie dazu eine weitere Spalte hinzu, und wählen Sie diesmal im Inspektor aus Popup-Liste als Typ und wählen Sie Keiner für die Zusammenfassung. Sie können dann die Standardlistenoptionen durch die Tags ersetzen, die Sie verwenden möchten. Ich fügte hinzu Einkaufen, Schreiben, und Reise.

Das Hinzufügen von Tags zu Ihren Aufgaben ist einfach. Beginnen Sie einfach mit der Eingabe, und OmniOutliner schlägt automatisch das richtige Tag vor. Sie können auch einfach ein neues Tag in das Tag-Feld Ihrer Aufgaben eingeben, das dann zur nächsten Verwendung in Ihre Popup-Liste eingefügt wird.

Fügen Sie Ihren Aufgaben Tags oder Kontexte hinzu, wenn Sie möchten.

Die letzte Spalte, die wir hinzufügen, ist ein Kontrollkästchen, um unsere Aufgaben als erledigt zu markieren, wenn sie abgeschlossen sind Zusammenfassung benutzen. Fügen Sie einfach eine weitere Spalte hinzu, ziehen Sie sie ganz nach links von der Gliederung, sodass das Kontrollkästchen vor Ihren Aufgaben angezeigt wird, und wählen Sie die Option aus Ankreuzfeld Geben Sie den Inspektor ein. Fahren Sie diesmal fort und klicken Sie auf die Schaltfläche Zusammenfassung auflisten und auswählen Zustand auch. Wenn Sie alle Unteraufgaben abgeschlossen haben, wird das gesamte Projekt als abgeschlossen angezeigt. Alternativ können Sie einfach auf das Häkchen in Ihrem Projekt klicken, um alle Unteraufgaben automatisch als abgeschlossen zu markieren.

Damit ist unsere To-Do-Liste abgeschlossen. Sie können jedoch zusätzliche Spalten hinzufügen, wenn Sie weitere Informationen hinzufügen möchten. Angenommen, Sie möchten nachverfolgen, wie viel Sie jeweils benötigen Einkaufen Aufgabe kostet. Fügen Sie einfach eine weitere Spalte für Ausgaben hinzu Stellen Sie den Spaltentyp auf Nummer. Dann wählen Sie dieWährungsnummernstil für das Format und stellen Sie die Zusammenfassung auf Gesamt. Auf diese Weise werden die Gesamtkosten aller Ihrer Aufgaben in jedem Projekt angezeigt. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihre Projektkosten automatisch besser zu verfolgen.

Sie können die gleichen Ideen verwenden, um Ihrer To-do-Liste viele weitere Funktionen hinzuzufügen. Experimentieren Sie also gerne. Aber jetzt wollen wir mal sehen, wie Sie Ihre To-Do-Liste zum Laufen bringen.

Setzen Sie Ihre Todo-Liste in Arbeit

Unsere To-Do-Liste sieht jetzt gut aus und verfügt über die Funktionen, die Sie benötigen, um eine To-Do-Listen-App aufzunehmen. Es ist an der Zeit, mit dem Tweak zu stoppen und die Dinge damit zu erledigen. Wenn Sie dies noch nicht getan haben, speichern Sie Ihre To-Do-Liste an einem sicheren Ort. Wenn Sie OmniOutliner auf Ihrem Mac und iPad verwenden, speichern Sie sie in Ihrem OmniPresence-Ordner (dem kostenlosen Synchronisierungsdienst für Omni-Apps), damit Ihre Aufgaben automatisch synchronisiert werden.

Es gibt noch eine weitere Sache, die Sie anpassen müssen, bevor Sie OmniOutliner als Aufgabenlisten-App verwenden. Öffnen Sie die App-Einstellungen, indem Sie die Befehlstaste oder die Taste drücken Datei Menü, das auswählen Tastatur Tab. Um die Eingabe von Aufgaben zu erleichtern, ändern Sie die Tab Einstellungen auf Gehe zur nächsten Zelle, und das Rückkehr Einstellungen auf Teilen Sie die aktuelle Zeile an der Einfügemarke. Auf diese Weise können Sie nach dem Eingeben einer Aufgabe die Tabulatortaste drücken, um das Fälligkeitsdatum und das Tag hinzuzufügen, und Sie können schnell neue Aufgaben eingeben, indem Sie einfach die Eingabetaste drücken, nachdem Sie eine Aufgabe eingegeben haben.

Passen Sie Ihre Tastatureinstellungen in OmniOutliner an

Jetzt können Sie OmniOutliner für Ihre Arbeit nutzen. Fügen Sie Ihre Aufgaben in neuen Zeilen unter Ihren Unterprojekten hinzu, und verwenden Sie die Tastaturpfeile, um Fälligkeiten und Tags schnell hinzuzufügen. Wenn Sie Unteraufgaben wünschen, drücken Sie einfach Tab Um eine Aufgabe einzurücken oder eine Aufgabe in ein Unterprojekt umzuwandeln, drücken Sie die Befehlstaste- [. Sie können sogar Kommentare und Anhänge zu Ihren Aufgaben hinzufügen. Drücken Sie die Befehlstaste- oder klicken Sie auf die Notizschaltfläche ganz links, um eine Notiz hinzuzufügen, und ziehen Sie Dateien oder Ordner per Drag & Drop, um sie an Ihre Aufgabe anzuhängen. Sie können sogar eine Audionotiz zu Ihren Aufgaben aufzeichnen, indem Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Mikrofon klicken.

Eine vollständige Aufgabenliste in OmniOutliner mit Kontrollkästchen, Projekten, Fälligkeitsdatum, Tags, Kommentaren und Anhängen

Sie müssen auch eine Möglichkeit haben, Ihre Aufgaben zu sortieren, um zu sehen, welche Aufgaben als nächstes erledigt werden, sie zu durchsuchen und sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die für Ihre aktuelle Arbeit relevant sind. Das Sortieren ist einfach: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihre Geburtstermin Spalte und sortieren nach Früheste bis späteste um die Aufgaben zu sehen, die zuerst erledigt werden müssen. Sie können das dann wiederholen und auswählen Keiner wenn Sie Ihre Aufgaben wieder in der Standardreihenfolge anzeigen möchten. Die Suche ist ähnlich einfach; Tippen Sie einfach auf Befehlstaste-Alt-F, und geben Sie etwas ein, um Ihre Aufgaben zu durchsuchen. Die Schnellergebnisse werden in der linken Seitenleiste angezeigt. Sie können einen Aufgabennamen, ein Tag oder sogar ein Fälligkeitsdatum (z. B. Freitag) eingeben, um die Aufgaben damit zu finden.

Es gibt auch das Focus-Tool, mit dem Sie nur Aufgaben in einem Projekt oder Unterprojekt anzeigen können. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf das Projekt, auf das Sie sich konzentrieren möchten, und wählen Sie aus Fokus. Sie sehen jetzt nur noch den Inhalt dieses Projekts, damit Sie sich keine Sorgen machen müssen, was Sie zu Hause tun müssen, wenn Sie arbeiten. Wenn Sie dann alles wieder sehen möchten, klicken Sie erneut mit der rechten Maustaste auf das Projekt und wählen Sie Unschärfe. Alternativ können Sie einfach auf das Dreieck links neben einem Projekt klicken, um Unterprojekte und Aufgaben schnell auszublenden und gleichzeitig alle Projekte anzuzeigen.

Suchen und sortieren Sie Ihre Aufgaben, filtern Sie sie nach Projekt und mehr, um den Überblick zu behalten.

Vielleicht möchten Sie auch Ihre Aufgaben mitnehmen. Es gibt noch keinen OmniOutliner für iPhone oder Windows-PCs. Daher empfiehlt es sich, Ihre Aufgabenliste zu exportieren. Die schönste Option ist der Export als HTML (dynamisch), So können Sie alle Ihre Projekte und Aufgaben in einem Webbrowser mit fast denselben Funktionen wie OmniOutliner selbst durchsuchen (allerdings ohne die Möglichkeit, Aufgaben hinzuzufügen oder abzuschließen). Sie können auch als PDF für einen Großteil derselben Funktionalität exportieren oder als OPML, sodass Sie Ihre Gliederung in anderen Gliederungs-Apps anzeigen können. Beachten Sie jedoch, dass die meisten Gliederungs-Apps nicht mehrere Spalten unterstützen Ihre Funktionen, indem Sie das tun).

Fazit

Sie haben jetzt die perfekte Aufgabenliste für Ihre Aufgaben, die genau den Stil und die Funktionen aufweist, die Sie sich schon immer gewünscht haben. Sie können diese Tipps verwenden, um Ihre To-Do-Liste so anzupassen, wie Sie möchten, und sie so minimal oder so viele Funktionen wie möglich zu gestalten. Sie können jedoch leicht die Aufgaben finden, die Sie bearbeiten müssen, und wann immer Sie mit allem fertig sind fällig.

Wenn Sie Probleme haben, Ihre To-Do-Liste von OmniOutliner zu optimieren, hinterlassen Sie einen Kommentar und wir helfen Ihnen gerne weiter, damit Sie die To-Do-Listen-App erhalten, die Sie schon immer wollten!