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Ich frage mich immer wieder: „Wie kann ich effizienter arbeiten?“ Effiziente Workflows sind schwer zu erreichen und noch schwieriger, effizient zu bleiben. Jeder hat die Tendenz, in Spurrillen zu fallen, was letztendlich mehr Zeit kostet. Die Spurrillen sind „bequem“, weil sie das sind, was Sie bereits tun. Sie verwandeln sich in eine Falle. Daher werde ich Sie daran erinnern, Ihren Arbeitsablauf mit einigen Hinweisen zur Optimierung zu überprüfen.
Alle Workflows können in zwei grundlegende Funktionen unterteilt werden: eine Prozessphase und eine Dokumentationsphase. Die Prozessphase ist das, was Sie tun, um Dinge zu erledigen, während die Dokumentationsphase der unendliche Prozess ist, um das zu dokumentieren, was Sie getan haben. Ich habe im Laufe der Jahre herausgefunden, dass die Dokumentationsphase genauso wichtig ist wie die Arbeit. Später, wenn sich eine Frage stellt, was ich getan habe oder wie die Arbeit gelaufen ist, wird eine gute Dokumentation den Tag retten.
Für viele Menschen ist die Dokumentation fast ihre Arbeit. Das ist eine weitere Falle, die sich dir anschleicht. Um diese Falle zu vermeiden, betrachten Sie die Dokumentation als Teil Ihrer Arbeit und nicht als separate Phase. Um dies zu erreichen, benötigen Sie Tools, um die Dokumentation zu automatisieren und einfach, aber effektiv zu halten.
Das einfachste Werkzeug, um die Dokumentation einfach zu machen, ist Texterweiterung. Dieses einfache Programm spart Zeit, die die meisten Leute nicht an das Sparen denken. Von der automatischen Korrektur von Rechtschreibfehlern (meinem größten Nighmare) bis hin zum Erweitern von Textvorlagen ist es ein großartiges Programm, um Schreibzeit zu sparen. Sobald Sie Schnipsel hinzugefügt haben, tippen Sie ein ddate erweitert auf das Datum. Mit 3.139 Schnipseln kann ich am Ende viel Zeit sparen!
Texterweiterung bei der Arbeit Um die Dokumentation in meinen Workflow zu integrieren, habe ich das entwickelt Todo Workflow für Alfred und FoldingText Workflow für Alfred. Diese Tools kombiniert mit Falttext Programm, das eine Supermenge der ist Aufgabenblatt Programm, halten Sie meine tägliche Arbeit gut dokumentiert, indem Sie es einfach und effizient machen.
Meine Jobs sind ein Vollzeitmissionar in Tak, Thailand, Assistent des Redaktionsteams für Envato, freiberuflicher Programmierer, Technologielehrer, Vater von acht wunderbaren Kindern und Ehemann der besten Frau der Welt. Vergessen Sie nie, dass Ihre Familie ein Teil Ihrer Arbeit ist und nicht Ihre Arbeit behindert! Daran scheitern viele in der Belegschaft. Sie können mehr Zeit sparen, indem Sie Ihre Familie glücklich halten, als dies mit dem effizientesten Workflow möglich ist.
Ich bewahre ein FoldingText-Dokument für alle meine Aufgaben und eines für jedes meiner Projekte auf. Die ToDo-Datei mit dem Namen today.txt, wird jeden Tag von der erstellt Todo Workflow Verwendung der t: erstellen Befehl. Für diesen Befehl werden all meine täglichen Aufgaben, wöchentlichen Aufgaben, monatlichen Aufgaben und geplanten Aufgaben zusammen mit Wiederholungen verwendet, um eine neue Aufgabenliste zu erstellen und alle meine erledigten Aufgaben des vorherigen Tages zu archivieren. Das ist auch ein großer Teil meiner Dokumentation. Der Workflow ermöglicht es dem Benutzer, diese verschiedenen Arten von Aufgaben zu erstellen und zu bearbeiten, alles zusammenzustellen und die Datei zu öffnen Falttext.
Erstellung der Todo-Liste Alle Projektdateien werden mit einem Lesezeichen versehen Alfred Verwendung der FoldingText Workflow. Wenn das Projektdokument geöffnet ist, tippen Sie ein ft: mbkmark mit einem Namen speichert einen Link zum Dokument. Um die Links zu verwenden, klicken Sie auf FoldingText-URI Handler (der ft: addurihandler Befehl) und die Alfred URI Handler (ein anderer Workflow für Alfred) muss installiert sein.
Ich kann Dokumente mit öffnen ft: Lesezeichen Befehl. Dies gibt mir eine Liste, die meine Lesezeichen nach dem sucht, das ich brauche.
Ich habe in jedem Projekt verschiedene Listen mit Tags eingerichtet. In FoldingText ist ein Tag ein beliebiges Wort mit einem vorangestellten @ Charakter. Während ich arbeite, kann ich eine Notiz zu einem Tag in speichern Alfred mit ft: notetag. Dadurch werden alle Tags ganz oben aufgeführt Falttext Dokument und eine Notiz. Verwendung einer Texterweiterung snippet macht eine datierte Notiz schnell und einfach, ohne die von mir verwendete Anwendung zu verlassen.
Um auf dem Laufenden zu bleiben, füge ich einem Journal einen Eintrag hinzu. Zum Beispiel, t: tun zeigt alle meine Zeitschriften. Wenn Sie eine Notiz auswählen und eine Notiz eingeben, wird die Notiz zum Journal hinzugefügt. Während meiner Arbeit füge ich diese kleinen Notizen hinzu, um den Fortschritt in den verschiedenen Bereichen meines Workflows zu verfolgen. Das notes.txt journal ist großartig, um sich Notizen über meine Ideen zu machen, ohne das, was ich tue, zu verlassen.
Nach der Dokumentation hat die Organisation Ihrer Arbeit Priorität. Auf dem Computer können Dokumente bei allem leicht verloren gehen. Auf meinem System habe ich über eine Million Dateien. Schlechte Organisation macht es unmöglich, etwas zu finden und wertvolle Zeit bei der Suche zu beanspruchen.
Nehmen Sie sich die Zeit, um Ihre Dateien zu organisieren und behalten Sie sie bei. Zwei großartige Tutorials, die Ihnen dabei helfen, sind: Mit Hazel 3 und einem Posteingangsordner einen Mac Clutter Free und mit Hazel 3 und dem Posteingang die nächste Stufe erreichen. Ich verwende ein ähnliches System, um meine Arbeit zu organisieren.
Das Unix-Motto hat mir dabei geholfen, einen optimierten Arbeitsablauf aufrechtzuerhalten: „Machen Sie eine Sache, und machen Sie es gut.“ In einer Zeit, in der immer mehr Programme immer größere Features anhäufen, ist es schwierig, kleine Programme zu finden, die eine einzige Aufgabe erledigen gut und schnell. Daher wird bei langen Lastzyklen dieser riesigen Programme viel Zeit in Anspruch genommen.
Ein gutes Beispiel ist die Mail.app, die auf einem Mac kommt. Das Laden einer einfachen E-Mail dauert ewig. Aus diesem Grund habe ich die Web-App für immer verwendet Google Mail statt lokaler Programme. Der Nachteil ist, dass Web-Apps nicht einfach mit anderen Programmen verbunden werden können.
Ich habe Zeit gespart, als ich das gefunden habe Brief Programm. Es ist ein minimaler, auf Markdown basierender E-Mail-Client, der ausschließlich zum Schreiben von E-Mails dient. Es macht eine einzelne Aufgabe und macht es gut. ich benutze Alfred die Adresse nachzuschlagen und Brief eine kurze email schreiben.
Let.ter App und Alfred Eine meiner Hauptaufgaben für Tuts + ist das Hochladen neuer Videokurse, sobald diese produziert werden. Als ich anfing, für den Redaktionsteam von Tuts + zu arbeiten, erhielt ich die Kursnotizen (den Begleittext zu den Videokursen) in verschiedenen Dateiformaten und -stilen. Zuerst sollten Sie sie in reinen Text, Markdown-Formate, verschieben, deren Nummerierung der Reihenfolge der Videos entspricht. Nun hat das Kursumrissformat ein Standard- und ein konsistentes Format. Das fiel mir leicht um eine Stunde Vorbereitungszeit!
Unabhängig von dem Projekt ist die Zeit, die für die Erstellung eines formalisierten Standards für Dokumente, die in einer Gruppe weitergegeben werden, aufgewendet wird, niemals verschwendet. Es ist wichtig, alles von ihrem Speicherort und Dateityp bis zum Inhalt im Dokument zu standardisieren. Sobald es einen Standard gibt, ist die Anpassung an einen bestimmten Bedarf einfach und automatisierbar.
Die Tuts + Editors wählten einen Markdown-Standard für Standardtextdateien mit einem konsistenten Format. Die Redakteure und Dozenten finden die Nummerierung nach Kapitel und Lektion für sie einfacher. Beim Hochladen und Bearbeiten im System finde ich jedoch, dass eine fortlaufende Nummerierung das Auffinden von Fehlern erleichtert. Deshalb habe ich eine Textmanipulationsroutine, die eine von der anderen umsetzt, um genau das zu bekommen, was ich brauche. Es dauert zwei Sekunden, um die Nummerierung zu reorganisieren, anstatt die Stunde richtig einzustellen.
Um die zusätzlichen Informationen hinzuzufügen, die ich in der Kursbeschreibung benötige, sind es zwei Sekunden Texterweiterung Das Snippet fügt die Felder schön hinzu und behält das konsistente Layout des Dokuments bei. Alles, was Template-fähig ist, ist ein Kinderspiel Texterweiterung und wird wirklich deine Zeit sparen.
Wenn eBooks von Packt Publications auf Tuts + abgelegt werden, ist ein Errata-Sheet zum Herunterladen des Quellcodes enthalten. Ich benutze ein Snippet zum Einstellen des Dateinamens und ein weiteres Snippet zum Ausfüllen des Inhalts.
Ich brauche zwei Informationen für das Snippet: die Webadresse für den Code und den Titel des Buches. Wenn die Informationen in der Reihenfolge der Webadresse und des Namens in der Zwischenablage gespeichert sind, fügt ein anderer Ausschnitt den Inhalt zusammen.
Ich benutze zwei Abwurfgebiet Aktionen zum Entpacken und Packen der eBooks in einem einheitlichen Format. Die Automatisierung eines Prozesses, der wiederholt ausgeführt wird, spart Zeit. Die Aktionen entpacken und benennen die eBook-Dateien in ihrem eigenen Verzeichnis um, um den Zugriff zu erleichtern. Der Packer nimmt die angegebenen Dateien und zippt sie mit dem Namen des übergeordneten Verzeichnisses. Der erste Satz von zehn eBooks, die ich gemacht habe, dauerte über drei Stunden (Hochladen, Herunterladen und Abrufen der Informationen). Nun ist es ein 30-minütiger Prozess für alles.
Dropzone Automatisierung Seien Sie nie mit einem Prozess zufrieden. Behalten Sie immer im Hinterkopf: Was immer ich mehr als zweimal mache, sollte automatisiert werden! Das runter zu bekommen, spart viel Zeit. Mein Tutorial Sparen Sie Zeit, indem Sie den Mac automatisieren definiert Automatisierung mit vielen Beispielen für den Mac.
Oft müssen Informationen von einem Ort zum anderen verschoben werden. Das Wechseln zwischen den Fenstern verschiedener Programme verlangsamt Ihren Arbeitsablauf. Wenn Sie sich so lange wie möglich in einem Fenster befinden, bevor Sie die Anwendung wechseln, sparen Sie Zeit.
Nach Abschluss eines Kurses müssen viele wichtige Informationen in eine Kalkulationstabelle verschoben werden, um sie einfacher anzeigen und archivieren zu können. Ich dachte, dass die meisten Informationen nicht leicht genug sind, um sie mit einem Programm zu verarbeiten und automatisch in die Kalkulationstabelle zu legen.
Keyboard Maestro rettet den Tag in diesem Szenario. Mit Keyboard Maestro, Ich speichere jeweils zehn Informationen, bevor ich zur Kalkulationstabelle gehe, um sie zu hinterlegen. Ich kartiere Steuerung-C und Steuerung-V auf zehn Zwischenablagepuffer. Ich drücke Steuerung-C und eine Nummer, die in diesem Puffer gespeichert werden soll. Wenn ein Hotkey mehr als einmal zugeordnet wird, Keyboard Maestro zeigt ein kleines Popup-Fenster zum Auswählen des zu verwendenden Fensters. Es ist erstaunlich, wie viel Zeit diese einfache Idee spart!
Um Textinformationen zu verarbeiten, schrieb ich viele awk Skripts und führen Sie sie in der Befehlszeile aus. Das funktioniert, ist aber nicht so effizient. Jetzt, TextSoap macht die meiste Arbeit für mich. Kombiniert mit meinem Workflow für TextSoap-Reiniger zum Alfred, Sie sparen viel Zeit, indem Sie den Text direkt in der Zwischenablage bearbeiten, ohne die Tastatur zu verlassen. Ich habe sogar eine TextSoap Reiniger, der die vollständige Gliederung des Kurses übernimmt und eine einfache Liste der Kapitelüberschriften enthält. Die Liste geht an a Keyboard Maestro Hotkey, um nacheinander die Überschriften in umgekehrter Reihenfolge anzuzeigen. Dies ist der einfachste Weg, um sie hochzuladen!
TextSoap-Dokumentation zu ÜberschriftenWährend ich diesen Artikel schrieb, quälte es mich immer wieder, dass ich das Ausfüllen der Tabelle nicht aus einer Kursnotendatei heraus automatisiert habe, sondern nur mit Keyboard MaestroZwischenablagepuffer. Also habe ich es angepackt und habe jetzt ein vollständiges Shell-Skript vorbeigeführt TextExpander Dadurch wird der gesamte Inhalt der Kursdatei aus der Zwischenablage übernommen und die vollständige Informationszeile für die Kalkulationstabelle erstellt.
Mit dem standardisierten Layout des Kursinformationsblatts konnte ich das Notwendige erstellen greps und sed Bearbeitungsbefehle, um jede Information herauszuziehen. Das Ausfüllen meiner Tabelle mit Kursinformationen dauert nun genau drei Sekunden! Mit durchschnittlich 20 Kursen pro Monat kann ich jetzt fünf Stunden im Monat sparen!
Mit etwas Wissen von zsh Skripting, Rubin, oder PHP, Viele der genannten Tools sind erweiterbar und noch leistungsfähiger, um Sie bei der Automatisierung Ihres Workflows zu unterstützen. Also studieren und experimentieren! Die damit verbundene Zeit wird nie verschwendet. Eines meiner vielen Mottos lautet: "Wenn Sie aufhören zu lernen, sterben Sie!"
Manchmal gibt es Aufgaben, die vom Computer ohne Benutzerinteraktion ausgeführt werden können. Dann kommt ein zweiter Computer ins Spiel oder läuft den Prozess zumindest im Hintergrund ab.
Hochladen, Herunterladen, Videobearbeitung usw. sind Beispiele für viele Aufgaben, die ein zweites System ausführen kann, während Sie an einem anderen System arbeiten. Ich habe oft zwei bis drei Computer, die auf verschiedenen Aufgaben laufen. Das spart viel Zeit. Als ich viele Videos bearbeitet habe, hatte ich einmal fünf Computer, die ständig verschiedene Aufgaben erledigten. Wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, die Arbeit auf Ihrem Computer mit Hintergrundaufgaben zu multitaskieren, wird dies Ihren Workflow verbessern.
Der Weg zur Optimierung Ihres Workflows ist ein nie endender Prozess. Jeden Tag werden Ihnen mehr und andere Aufgaben gestellt. Denken Sie immer daran: Es ist ein Job, automatisiert zu werden! Bleiben Sie nicht in den Fäden der Arbeit stecken, sondern machen Sie Ihre Arbeit effektiver.
Haben Sie zusätzliche Tipps zur Automatisierung von Aufgaben oder zur Optimierung Ihres Workflows? Teilen Sie sie in den Kommentaren unten mit.
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