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Es ist unglaublich, dass jedes Jahr Millionen Faxe in die ganze Welt gesendet und empfangen werden. Im Gegensatz zu veralteten Formaten wie Kassetten, VHS-Bändern und Disketten - das Faxgerät weigert sich, wegzugehen, und bleibt ein Dienst, den einige Unternehmen noch benötigen. In diesem Lernprogramm erfahren Sie, wie Sie mit Ihrem Mac Faxe senden und empfangen und geeignete Alternativen finden können!
Das Faxgerät (Faxgerät), wie wir es kennen, kam 1964 auf den Markt und wurde von Xerox entwickelt. 1966 verfeinert, war es ein technologisches Wunder. Mit dem herkömmlichen Telefonsystem können Sie eine Kopie eines Dokuments überall auf der Welt an ein anderes Faxgerät senden. Wenn Sie zuvor ein juristisches Dokument oder einen Vertrag für die Versendung in ein anderes Land benötigten, mussten Sie es veröffentlichen.
Im Laufe der Zeit wurde das Faxgerät unentbehrlich und für viele Unternehmen so wichtig wie ein Telefon. In den späten 1990er Jahren begann jedoch die Nützlichkeit des Faxgeräts mit dem Aufkommen billiger und zugänglicher Internetverbindungen in Verbindung mit E-Mail- und Computerscannern für weniger als 50 US-Dollar.
Wenn Sie zuvor ein juristisches Dokument oder einen Vertrag für die Versendung in ein anderes Land benötigten, mussten Sie es veröffentlichen.
Das Faxgerät funktioniert wie ein Telefon. Sie geben eine Nummer ein und drücken "Wählen". Solange die Empfangsnummer über ein Faxgerät verfügt, wird dieses abgenommen, und das zu sendende Dokument wird durch das Faxgerät eingezogen. Wenn Sie etwa 20 Seiten eines Dokuments senden müssen, müssen Sie sich darauf einstellen, dass Sie dort stehen sehr lange Zeit, um das Universum und alles darin zu betrachten, während es Seite für Seite eingezogen wird. Möglicherweise verfügen Sie über ein Faxgerät, das über einen dieser Halter verfügt, auf den Sie mehrere Dokumente legen können. Wenn Sie sie jedoch jemals verwendet haben, wissen Sie, dass das Faxgerät, sobald Sie sich umdrehen, entscheidet, dass es Ihnen gefällt alles die Seiten auf einmal.
Viele Unternehmen würden eine dedizierte Telefonleitung nur für Faxzwecke betreiben. Je nach Größe Ihres Unternehmens erwies sich dies als ziemlich kostspielig, wenn Sie es nicht täglich benötigten. Wenn Sie international wählen, müssen Sie wahrscheinlich eine zweite Hypothek aufnehmen, bevor alle Seiten gesendet wurden.
Es gibt sehr wenige Gründe, warum ein Faxgerät benötigt wird, aber sie können sehr wichtig sein. Es gibt immer noch viele Anwaltskanzleien, die ihre Computer nur zum Tippen verwenden. Ein gefaxtes Dokument wird von den meisten Anwaltskanzleien wie eine Fotokopie eines Originaldokuments behandelt. Abhängig von den rechtlichen Gegebenheiten kann ein gescanntes Dokument, das per E-Mail verschickt wurde, das Argument enthalten, dass es manipuliert worden sein könnte..
Ein gefaxtes Dokument wird von den meisten Anwaltskanzleien wie eine Fotokopie eines Originaldokuments behandelt…
Einige kleinere Unternehmen gibt es schon lange und haben nicht unbedingt das Budget, um in neue Ausrüstungen zu investieren. Da das Faxgerät schon so lange existiert, ist es wahrscheinlich, dass sich viele Unternehmen, die miteinander umgehen, an die Technologie gewöhnt haben, dass sie nicht als Problem angesehen wird. Bestellungen für Lieferungen, Bestätigung von Rechnungen und hundert ähnliche Aufgaben werden für viele alteingesessene kleine Unternehmen immer noch per Fax erledigt. Wie das Sprichwort sagt: "Wenn es nicht kaputt ist, reparieren Sie es nicht".
Ich werde ein paar verschiedene Methoden zum Faxen mit einem Mac beschreiben, bevor ich Alternativen für Unternehmen erörtere, die gerade erst anfangen.
Ja, E-Mail bietet die gesamte Faxfunktionalität ohne Kosten oder Einschränkungen. Sie können in wenigen Sekunden ein Dokument mit 20 Seiten senden, komplett mit Farbfotos und sogar Audio und Video. Die meisten Leute und Unternehmen haben E-Mails. Jedes Unternehmen, das nicht mindestens eine Art von Online-Kommunikation betreibt, wird sich in einer schwierigen Zeit befinden, da der Rest der Welt immer enger zusammenwächst.
Bis zu Mac OS X 10.6 Snow Leopard stellte Apple ein USB-Modem her, das seit 2005 erhältlich ist. Vor 2005 hatte Apple in alle Mac-Modelle ein 56k-Modem integriert. Mit der Einführung von Breitband und seiner hohen Akzeptanz entfernte Apple das Modem, stellte es jedoch als optionales Zubehör zur Verfügung.
Wenn Sie über Mac OS X oder Snow Leopard verfügen, können Sie das USB-Modem an Ihren Mac anschließen und die Faxfunktionen sofort verwenden. So faxen Sie ein Dokument:
Das ist es ziemlich unkompliziert!
Aber es gibt einen Nachteil: Apple hat das Modem vor einigen Jahren eingestellt und OS X Lion und Mountain Lion unterstützen das Modem nicht. Für Lion gab es Workarounds, aber in Mountain Lion ist dies nicht möglich. Wenn Sie Lion oder höher verwenden und / oder kein Apple USB-Modem haben, lesen Sie weiter!
Druckerhersteller wie HP und Epson verfügen über bürospezifische Multifunktionsdrucker. Neben dem Scannen und Kopieren verfügen einige Modelle auch über integrierte Faxfunktionen. Modelle wie der HP M1212 (unten abgebildet) können scannen, drucken, kopieren und faxen. Es ist ein Standalone-Faxgerät. Sie können an Ihren Mac angeschlossene Faxe jedoch auch direkt auf Ihrem Computer senden und empfangen.
Die Vorteile gegenüber einem normalen Faxgerät bedeuten, dass weit weniger Papier verschwendet wird, da das zum Faxen benötigte Dokument direkt von Ihrem Computer an den Multifunktionsdrucker gesendet werden kann, der es an den Empfänger sendet. Außerdem können Faxe direkt auf Ihrem Mac empfangen und nicht ausgedruckt werden. Wenn Sie ein signiertes Dokument erhalten, das Sie senden müssen, kann der Multifunktionsdrucker weiterhin auf herkömmliche Weise faxen.
Der Nachteil ist, dass es sich immer noch um ein Standalone-Faxgerät handelt. Es wird weiterhin eine dedizierte Telefonleitung (und die Kosten für die Anrufkosten) erforderlich sein, sofern Sie nicht bereit sind, Ihre Hauptleitung damit zu teilen und entsprechend zu verwalten.
Es gibt eine Reihe von Unternehmen, die einen Fax-zu-E-Mail-Dienst anbieten. Ein beliebter Anbieter, der diesen Service anbietet, ist eFax. Diese Dienste unterscheiden sich dadurch, dass Sie keine Faxe im herkömmlichen Sinne senden und empfangen. Wie funktioniert das? Stellen Sie sich eFax als Skype für Faxe vor. Normalerweise fallen Servicekosten an, die ab ca. 10 USD pro Monat anfangen können.
Ein Fax empfangen
Wenn Sie sich für einen Dienst wie eFax anmelden, können Sie eine Telefonnummer in dem Land auswählen, in dem Sie ansässig sind. Wenn jemand Ihnen ein Fax senden möchte, senden Sie es an diese Nummer und… Sie erhalten es per E-Mail als PDF! Das bedeutet, dass kein Papier mehr verschwendet wird und Sie eine sofortige digitale Kopie haben. Diese digitale Kopie befindet sich auf Ihrem Mac und in der Cloud.
Fax senden
Das Versenden eines Faxes entspricht dem Senden einer E-Mail an jemanden. Sie erstellen einfach eine neue E-Mail-Nachricht und hängen das zu faxende Dokument an (ob Word-Dokument oder PDF), und senden es an eine bestimmte E-Mail-Adresse. Da Dienste wie eFax nur mit einer bestimmten Anzahl von Dokumenten arbeiten, werde ich Ihnen zeigen, wie Sie sicherstellen können, dass Sie senden können irgendein Art des Dokuments als Fax.
Öffnen Sie das Dokument, das Sie faxen möchten. Dies kann alles sein, was gedruckt werden würde. Denken Sie daran, dass die Faxqualität wirklich niedrig ist. Versuchen Sie also nicht, Fotos zu senden! Einfacher Text mit gelegentlichen Grafiken reicht aus.
Klicken Drucken um das Fenster für die Druckvorschau aufzurufen.
Jetzt haben wir unsere E-Mail bereit, wir müssen sie senden. Nehmen wir an, die Telefonnummer, an die ich es senden möchte, ist (212) 555-5555. Wenn die internationale Vorwahlnummer der USA +1 ist, geben wir ein [email protected]. Stellen Sie sicher, dass Sie es von einer E-Mail-Adresse senden, die Sie bei eFax registriert haben. Das Fax wird sofort gesendet. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn die Nummer des Empfängers besetzt ist. EFax versucht es weiter, bis es gesendet wird.
Spitze: Fügen Sie bei häufigen eFax-Faxempfängern die Fax-E-Mail-Adresse den Kontakten hinzu, um schnell darauf zugreifen zu können, ohne sich deren Nummer merken zu müssen!
Fax unterwegs
Eine sehr beeindruckende Funktion eines Fax-to-E-Mail-Dienstes besteht darin, dass Sie, wenn Sie Ihr E-Mail-Konto auf Ihrem iPhone oder iPad eingerichtet haben, auch Faxe senden und empfangen können. Wenn Sie geschäftlich unterwegs sind und auf ein Fax warten, können Sie sie trotzdem erhalten. Wenn Sie ein PDF- oder Word-Dokument haben, das Sie als Fax senden müssen, müssen Sie nicht hoffen, dass sich jemand im Büro befindet.
Während Sie sich wahrscheinlich fragen, ob es sich wirklich lohnt, einen Dienst zu abonnieren, den Sie mehrmals im Jahr in Anspruch nehmen können, stehen kostenlose Dienste zur Verfügung, mit denen Personen und Unternehmen Faxe per E-Mail erhalten können. Einige dieser Dienste sind Free Fax To Email, Wonderfax und Faxtastic.
Bei diesen Diensten erhalten Sie eine kostenlose Telefonnummer, über die Sie Faxe per E-Mail empfangen können. Sie arbeiten, indem sie höhere Gebühren für den Faxanruf erheben und verlangen, dass Sie ihren Service mindestens einmal alle 90 Tage in Anspruch nehmen. Unternehmen, die kein Fax benötigen, aber dennoch Faxdokumente benötigen (oder einige Kontakte haben), lohnt sich. Wenn Sie jedoch feststellen, dass Sie ein oder zwei Mal pro Jahr ein Fax erhalten, lohnt es sich vielleicht nicht einmal.
Für die meisten Menschen und Unternehmen besteht die Alternative zum Faxen ohne E-Mail. Es ist kostenlos, leicht zugänglich und hat keine Einschränkungen beim Faxen. Wenn Sie den Prozess so weit wie möglich digitalisieren und (sofern verfügbar) alternative Methoden verwenden können, wird dies die Office-Welt voranbringen!
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