Richten Sie Ihre Unternehmens-E-Mail mit Office 365 Hosted Exchange ein

Microsoft Exchange ist seit langem die bevorzugte E-Mail-Serversoftware für Unternehmen. Es erfordert nicht nur den Aufwand für Hardware und Software, sondern auch Fachwissen und Zeit, um diese zu verwalten. Mit dem Cloud-basierten Office 365 stehen Exchange und verwandte Anwendungen jedoch jedem zur Verfügung, auch für kleine Unternehmen, ohne viele Ressourcen aufwenden zu müssen. Anstatt Exchange auf einem Server in Ihrem Unternehmen zu hosten, hostet Microsoft den Exchange-Server ab 4 US-Dollar / Monat. Sie müssen lediglich Ihre Konten einrichten und den Rest von Microsoft erledigen lassen.

In diesem Lernprogramm werde ich Sie durch alles führen, was Sie zum Erstellen von Benutzerkonten in Office 365 mithilfe Ihres Administratorkontos im Admin Center benötigen. Anschließend kann Ihr Team gehostete Exchange-Systeme für ihre eigene Kommunikation verwenden.

Zugriff auf das Admin Center

Melden Sie sich mit Ihren Administratorberechtigungen bei https://portal.microsoftonline.com bei Office 365 an. Sie erhalten dann das Admin-Dashboard. Sie können jeden Browser verwenden, aber Internet Explorer funktioniert am besten hier.

Office 365-Verwaltungsdashboard

Überprüfen Sie Ihren Domainnamen

Bevor Sie Benutzer erstellen, möchten Sie den für Sie aufgeführten Domainnamen überprüfen. Also klicken Benutzer und Gruppen auf der Linken.

Wenn Sie sich zum ersten Mal anmelden, erhalten Sie einen Domänennamen wie IhreFirma.onmicrosoft.com. Sie können dies verwenden, wenn Sie möchten, aber Sie möchten einen benutzerdefinierten, individuellen Namen wie IhreFirma.com. Es gibt zwei Möglichkeiten, dies zu tun:

• Wenn Sie bereits einen Domainnamen registriert haben, klicken Sie auf Fügen Sie eine Domäne hinzu. Sie benötigen die Anmeldeinformationen, um das Konto beim Registrar zu verwalten, da Sie die Nameserver aktualisieren müssen, um auf das Office 365-Portal zu verweisen.
• Sie können vor Ort einen neuen Domainnamen registrieren, indem Sie auf klicken Kaufen Sie eine Domain.

Sie können eine oder mehrere Domänen in Ihrem Konto haben und auch benutzerdefinierte Domänennamen verwenden

Sie können mehrere Domänen in Ihrem Konto haben und Benutzer für jede davon erstellen. Wenn eine Domäne derzeit nicht verwendet wird, klicken Sie auf den Status und markieren Sie sie als inaktiv. Wenn Sie entscheiden, dass Sie es nicht mehr verwenden möchten, wählen Sie es aus und klicken Sie auf Löschen. Sie müssen mindestens eine Domäne in der Liste haben und aktiv sein.

Aktuelle Benutzer anzeigen und filtern

Klicken Sie zum Hinzufügen und Verwalten von Benutzern auf Benutzer und Gruppen, auf der Linken. Wenn Sie sich das erste Mal anmelden, gibt es einen Benutzer: den Administrator. Beachten Sie die vier Schaltflächen oberhalb der Benutzerliste. Mit dem ersten können Sie jeweils einen Benutzer hinzufügen, und mit dem zweiten können Sie mehrere Benutzer hinzufügen, indem Sie eine Liste dieser Benutzer hochladen.

Sie können jeweils einen Benutzer erstellen oder eine Liste mit mehreren Benutzern hochladen, um sie gleichzeitig zu erstellen

Es gibt zwei Möglichkeiten, Benutzer zu filtern: Oben auf dem Bildschirm können Sie aktive und gelöschte Benutzer sehen oder auf klicken Filter Symbol für weitere Kategorien.

Der Bildschirm Benutzer und Gruppen enthält mehrere Kategorien, nach denen Sie filtern können

Erstellen Sie jeweils einen Benutzer

Zunächst erstellen wir nur einen Benutzer. Drücke den Plus Symbol (siehe oben), und geben Sie die grundlegenden Informationen des Benutzers in das ein Einzelheiten Bildschirm. Wenn Sie möchten, klicken Sie auf Weitere Details Im unteren Bereich geben Sie Informationen wie Abteilung, Telefonnummern und mehr ein.

Beachten Sie die Dropdown-Liste für den Benutzernamen. Wenn Sie mehrere Domänennamen für Ihr Konto konfiguriert haben, können Sie auf das Dropdown-Menü klicken und einen auswählen. So erstellen Sie Benutzer für mehrere Domänennamen. (Hinweis: Sie können denselben Domänennamen mehreren Domänennamen zuweisen.)

Im ersten Bildschirm des Benutzererstellungsprozesses weisen Sie E-Mail-Adressen zu

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Nächster.

Legen Sie im nächsten Bildschirm fest, ob der Benutzer über Administratorrechte verfügt, und wählen Sie sein Land aus.

Benutzer können Administratorrechte haben, wenn Sie möchten

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Nächster.

Wählen Sie im dritten Bildschirm aus, auf welche Dienste der Benutzer Zugriff haben soll. Möglicherweise benötigen einige Benutzer Zugriff auf Lync oder SharePoint, andere jedoch nicht. Sie können in diesem Bildschirm auch weitere Benutzerlizenzen erwerben.

Neben E-Mails können Benutzer auch auf andere Dienste wie SharePoint und Lync zugreifen

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Nächster.

Wählen Sie auf dem folgenden Bildschirm aus, ob Sie die Anmeldeinformationen und das temporäre Kennwort per E-Mail senden möchten. Dies kann an die Benutzer unter alternativen Adressen und auch an Sie als Administrator gesendet werden. Beachten Sie die Warnung, dass Kennwörter im Klartext gesendet werden.

Das System kann Ihnen eine E-Mail mit dem Benutzernamen und dem Kennwort des gerade erstellten Kontos senden

Treffen Sie Ihre Wahl und klicken Sie dann auf Nächster. Auf dem letzten Bildschirm wird das temporäre Passwort angezeigt.

Unabhängig davon, ob Sie eine E-Mail mit Benutzerinformationen erhalten möchten oder nicht, wird sie im letzten Bildschirm angezeigt

An dieser Stelle können Sie auf den Link zu klicken Erstellen Sie einen anderen Benutzer, oder klicken Sie auf Fertig um zur Liste der Benutzer zurückzukehren. In der Liste werden die gerade erstellten Benutzer angezeigt.

Nachdem Sie einen Benutzer erstellt haben, wird der neue Benutzer in der Liste angezeigt

Erstellen von Benutzern in Massen

Wenn Sie mehr als ein paar Benutzer erstellen müssen, können Sie Benutzerinformationen in Excel schneller erstellen und die Datei als CSV (Comma-Separated Values) speichern. Hierbei handelt es sich um eine Textdatei.

Klicken Sie im Bildschirm Benutzer und Gruppen auf Bulk Add Symbol, um mehrere Benutzer hinzuzufügen (siehe Bildschirmaufnahme oben). Auf dem angezeigten Bildschirm (siehe unten) können Sie eine leere CSV-Datei oder eine Beispieldatei herunterladen, wenn Sie eine genauere Vorstellung davon haben möchten, woraus sie bestehen soll. Nach dem Ausfüllen des Formulars sollte es ungefähr so ​​aussehen: 

Eine CSV-Datei zum Massenanlegen von Benutzern enthält 15 Spalten, von denen die ersten 6 hier angezeigt werden

Hinweis: Stellen Sie sicher, dass die Datei im CSV-Format gespeichert wird. Wenn Sie eine der beiden Dateien verwenden, die Sie von dieser Seite heruntergeladen haben, wird sie von Excel im CSV-Format geöffnet und ebenfalls auf diese Weise gespeichert. Wenn Sie die Datei im XLXS-Format haben, führen Sie eine aus Speichern als, und wähle CSV als Dateityp.

Speichern Sie die Liste der Benutzer im CSV-Format (Textformat) und nicht im XLSX-Format (native Excel)

In beiden Fällen können Sie es unter einem beliebigen Dateinamen speichern.

Klicken Sie auf Durchsuchen, suchen Sie Ihre CSV-Datei und doppelklicken Sie darauf. Klicken Nächster um die Datei hochzuladen.

Der Bildschirm, auf dem Sie Massenbenutzer hochladen, verfügt über Vorlagen, um die Dateneingabe zu erleichtern

Auf dem nächsten Bildschirm wird angezeigt, ob die Daten die Überprüfung bestanden haben. Wenn Fehler aufgetreten sind (z. B. bei der Verwendung eines Domainnamens, Leerzeichen in E-Mail-Adressen), werden Sie darüber informiert.

Nach dem Hochladen der CSV-Datei meldet Office 365, ob Fehler aufgetreten sind

Wenn Sie auf klicken Nächster, Sie haben die Wahl, ob neue Benutzer sofort auf den Dienst zugreifen können oder ob sie gesperrt sind. Sie sollten auch den Ort festlegen.

Nachdem Sie Benutzer in großen Mengen erstellt haben, können Sie ihnen erlauben, sich sofort anzumelden oder die Konten zu sperren, bis Sie bereit sind

Die restlichen Schritte sind die gleichen wie oben. Das System sendet Ihnen eine E-Mail mit den temporären Passwörtern der Benutzer, wenn Sie diese Option auswählen. Auf dem letzten Bildschirm werden alle Benutzernamen und temporären Passwörter angezeigt.

Das System zeigt die Benutzernamen und temporären Kennwörter aller Konten an, die Sie gerade erstellt haben

Klicken Schließen. Dadurch gelangen Sie zurück zum Bildschirm Benutzer und Gruppen, in dem alle Benutzer angezeigt werden.

Bildschirm "Benutzer und Gruppen" nach dem Hinzufügen mehrerer Benutzer

Wenn sich ein neuer Benutzer anmeldet

Die von Office 365 oben erstellten Kennwörter sind temporär. Das System erfordert, dass Benutzer bei der ersten Anmeldung neue Kennwörter erstellen.

Die Benutzer sollten dasselbe Portal aufrufen, in dem Sie die Konten erstellt haben:

https://portal.microsoftonline.com

 Sie geben das temporäre Passwort ein, erstellen ein neues und bestätigen es, klicken dann auf sparen.

Wenn sich ein Benutzer zum ersten Mal mit einem neuen Konto anmeldet, fordert das System zur Eingabe eines neuen Kennworts auf

Dadurch werden sie auf dem Office 365-Startbildschirm angezeigt.

Nach dem Erstellen eines neuen Kennworts wird der Benutzer zum Hauptbildschirm von Office 365 geleitet

Fazit

Office 365 ist eine Kommunikations- und Kollaborationssoftware, die in der Cloud von Microsoft basiert. Früher waren die angebotenen Dienste für Unternehmen mit IT-Abteilungen gedacht, aber jetzt, da sie als gehostete Dienste verfügbar sind, kann jeder sie nutzen, von Einzelpersonen in großen Organisationen.

Der Schlüssel zu allen Diensten sind E-Mail-Benutzerkonten. Die Erstellung dieser Konten ist ziemlich unkompliziert.