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Die fortschrittlichsten Aufgabenverwaltungs-Apps sind oft am verwirrendsten, wenn Sie gerade erst anfangen. Es ist leicht zu verstehen, wie Sie Ihre Aufgaben zu Reminders.app oder Wunderlist hinzufügen. Fügen Sie jedoch Projekte, Kontexte hinzu, wiederholen Sie Fälligkeiten, anpassbare Perspektiven, AppleScript und vieles mehr.
Das ist die Herausforderung, um mit OmniFocus zu beginnen. Die ursprüngliche Version sah ziemlich nach einer Tabellenkalkulation aus, da sie ursprünglich ein Add-On für OmniOutliner war, eine Outline-App. Der gerade erschienene OmniFocus 2 verfügt über eine neuere Benutzeroberfläche und ist viel benutzerfreundlicher, enthält jedoch auch viele leistungsstarke Funktionen, die Ihnen dabei helfen können, Ihre Aufgaben zu bewältigen, und diese sind möglicherweise schwieriger zu verstehen. In diesem Lernprogramm gehe ich Ihnen durch, wie Sie OmniFocus 2 für Mac verwenden und wie Sie die besten Funktionen nutzen können, um mit Ihren Aufgaben Schritt zu halten.
OmniFocus 2 für MacOmniFocus ist bei all seinen Funktionen nicht allzu schwer zu benutzen. Im Grunde haben Sie eine Liste von Aufgaben in der Mitte Ihres Bildschirms. Drücke den Neue Aktion Wenn Sie eine neue Aufgabe hinzufügen möchten, können Sie sofort mit der Eingabe Ihrer Aufgabe beginnen. Drücken Sie die Eingabetaste, und Sie können eine andere Aufgabe eingeben. Um eine Aufgabe abzuhaken, klicken Sie auf den grauen Kreis rechts (anstelle des herkömmlichen Kontrollkästchens, das Sie in anderen Aufgabenlisten-Apps und dem älteren OmniFocus 1 finden würden)..
Beim Hinzufügen Ihrer Aufgaben werden Sie feststellen, dass unter Ihrer Aufgabe mehrere schwache graue Textabschnitte vorhanden sind. Die erste ist eine Schaltfläche, um Ihrer Aufgabe eine Notiz hinzuzufügen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche oder drücken Sie die Befehlstaste + ', um eine Notiz hinzuzufügen. Sie können eine Beschreibung für Ihre Aufgabe eingeben, indem Sie Standardtastenkombinationen wie Befehlstaste-B und Befehlstaste-I verwenden, um Ihren Text zu formatieren. Sie können auch Text und Medien aus anderen Apps einfügen oder sogar Anhänge per Drag & Drop ablegen, um die relevanten Dateien bei ihrer Aufgabe zu behalten.
Dann haben Sie einen Platz zum Eingeben in das Projekt und dem Kontext wird eine Aufgabe zugewiesen. Wir werden uns beide näher ansehen, aber wenn Sie Aufgaben hinzufügen, können Sie mit der Eingabe des Projektnamens beginnen. OmniFocus zeigt ähnliche Projekte zur Auswahl an, oder Sie können Befehlstaste drücken, um den eingegebenen Text als neuen hinzuzufügen Projekt (bzw. Kontext). Es gibt dann das Aufschieben (den Tag, an dem Sie mit einer Aufgabe beginnen möchten) und das Datum (der Tag, an dem eine Aufgabe abgeschlossen sein muss); Beide können ein echtes Datum gerne akzeptieren Morgen, Nächsten Dienstag, oder +2w für zwei Wochen ab heute. Das Beste ist, dass Sie die Tabulatortaste drücken können, um zwischen den Abschnitten zu wechseln, oder die Return-Taste, um eine neue Aufgabe zu starten.
Zum Schluss gibt es noch einen Flag-Button - das orangefarbene Quadrat oben rechts vom Häkchen. Klicken Sie darauf, um wichtige Aufgaben zu kennzeichnen, als dritte Möglichkeit, herauszufinden, was Sie wirklich tun müssen. Sie können jede dieser Optionen auch im Inspektorfenster ganz rechts ändern. Dadurch haben Sie auch die Möglichkeit, Ihre Aufgaben regelmäßig nach Ihrer Wahl zu wiederholen.
Sie können Aufgaben schnell hinzufügen, indem Sie an einem beliebigen Ort auf Ihrem Mac die Befehlstaste drückenDann gibt es das Schnelleingabe-Dialogfeld, das Sie von jeder App auf Ihrem Mac aus öffnen können, indem Sie die Tastenkombination Befehlstaste + Umschalttaste + O (oder eine beliebige andere Tastenkombination über die Einstellungen) drücken. Es funktioniert wie das Hinzufügen einer Aufgabe an einer anderen Stelle: Geben Sie Ihre Aufgabe ein, tippen Sie zwischen den anderen Textfeldern ein, um zusätzliche Informationen hinzuzufügen, und drücken Sie die Eingabetaste, um die Aufgabe zu speichern. Dies ist die einfachste Möglichkeit, Aufgaben hinzuzufügen, ohne die Tastatur zu verlassen. Es gibt auch eine Clipping-Service-Verknüpfung, die Sie über die Tastatureinstellungen Ihres Mac einrichten können, um alles auf Ihrem Mac zu kopieren und direkt als Aufgabe hinzuzufügen.
Zu guter Letzt können Sie Aufgaben aus OmniOutliner hinzufügen. Wenn Sie Ihre eigene To-Do-Liste erstellt haben, kopieren Sie diese einfach, fügen Sie sie ein oder importieren Sie die OmniOutliner-Datei direkt in OmniFocus. Die Projekte und Fälligkeiten werden erkannt und entsprechend importiert. Dies ist eine gute Option, um Projekte in einer Gliederung zu planen und sie dann schnell in umsetzbare Aufgaben umzuwandeln.
Projekte und Teilprojekte geben Ihnen Raum, um alles zu organisierenDer beste Grund für die Verwendung eines erweiterten Aufgabenmanagers sind die Tools, die Sie zur Organisation Ihrer Aufgaben zur Verfügung stellen. In OmniFocus organisieren Sie Aufgaben in erster Linie in Projekten. Ähnlich wie in einem Ordner werden alle Ihre zugehörigen Aufgaben zusammengehalten. Sie können ein neues Kurzprojekt für eine Veranstaltung, die Sie zusammenstellen, oder ein Langzeitprojekt für Ihre gesamte Arbeit starten und alle relevanten Aufgaben dort hinzufügen.
Anschließend werden im Inspektorfenster ganz rechts Optionen angezeigt, die angeben, wie Ihre Projekte funktionieren. Projekte sind standardmäßig Parallel, wo Aufgaben in beliebiger Reihenfolge erledigt werden können. Sie können auch ein Projekt als festlegen Sequentiell Wenn die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge ausgeführt werden müssen - wenn Sie diese Option auswählen, werden Aufgaben, die weiter unten in der Liste des Projekts aufgeführt sind, ausgeblendet und werden in Ihrem System nicht angezeigt Prognose oder senden Sie Erinnerungen, bis die vorherigen Aufgaben abgeschlossen sind. Sie können dem gesamten Projekt sogar ein Fälligkeitsdatum hinzufügen, um sicherzustellen, dass alle diese Aufgaben rechtzeitig abgeschlossen sind, auch wenn Sie vergessen, jeder Aufgabe ein Fälligkeitsdatum hinzuzufügen.
Wenn Sie möchten, können Sie Unterprojekte für eine zusätzliche Organisationsebene einrichten. Sie können auch Unterartikel haben-Aufgaben; Wählen Sie einfach eine Aufgabe aus und drücken Sie die Befehlstaste], um sie zu einer Unteraufgabe der darüber liegenden Aufgabe zu machen. Dies gibt Ihnen die Freiheit, so viele oder so wenig Hierarchien zu haben, wie Sie möchten.
Ähnlich wie Tags bieten Kontexte eine zusätzliche Möglichkeit, Aufgaben zu organisierenDann gibt es Kontexte. Im GTD-Workflow können Sie mithilfe von Kontexten Informationen hinzufügen, wo eine Aufgabe stattfinden soll, oder etwas anderes, das der Aufgabe mehr und mehr Kontext verleiht. In Ihren Projekten haben Sie ähnliche Aufgaben: Möglicherweise müssen Sie für Ihre Arbeits- und Heimprojekte Dinge kaufen, so a Geschäft Kontext würde beide zusammenbringen. Sie ähneln Tags in anderen Aufgabenlisten-Apps, mit der Ausnahme, dass Sie nur einen Kontext für eine Aufgabe gleichzeitig haben können.
Sie haben Ihre Aufgaben aufgelistet und organisiert, und Sie müssen sie überall aufbewahren. Hier kommt OmniFocus Sync ins Spiel. Es gibt offizielle OmniFocus-Apps für iPhone und iPad sowie inoffizielle Android- und Web-Apps, die mit OmniFocus funktionieren, sodass Sie Ihre Aufgaben überallhin mitnehmen können. Dafür müssen Sie synchronisieren.
Der einfachste Weg ist die Verwendung des Omni Sync Servers. Sie müssen sich für ein kostenloses Konto anmelden und dann mit allen OmniFocus-Apps synchronisieren. Außerdem erhalten Sie eine E-Mail-Drop-E-Mail-Adresse, an die Sie E-Mails senden und als neue Aufgaben hinzufügen können. Dies ist eine großartige Möglichkeit, OmniFocus in alle anderen Geräte, einschließlich Ihres Arbeits-PCs, zu integrieren. Wenn Sie über einen WebDAV-Server verfügen, können Sie alternativ Ihre Anmeldeinformationen eingeben und Ihre Datenbank selbst synchronisieren.
Die Synchronisierung von OmniFocus über den Omni Sync Server ist am einfachsten, aber es ist schön, Optionen zu haben.In den Einstellungen, die Sie möglicherweise anpassen möchten, finden Sie einige weitere Optionen. Dazu gehören Datums- und Uhrzeitoptionen, Benachrichtigungseinstellungen für Mac OS, um Sie über den Zeitpunkt zu informieren, zu dem Aufgaben anstehen, und vieles mehr. Es gibt weit weniger Einstellungen als in der letzten Version, da es keine Theme-Optionen gibt und Sie die Benutzeroberfläche nur anpassen können, indem Sie die Symbolleisten-Schaltflächen neu anordnen. Es gibt jedoch noch genügend Einstellungen, die Sie überprüfen müssen, um sicherzustellen, dass sie die Einstellungen festlegen wie du willst.
Aber jetzt ist es an der Zeit, Ihre Aufgaben zu erledigen.
Die beste neue Funktion in OmniFocus 2 ist die Prognoseansicht, die die alte ersetzt Fällig Perspektive. Diese Ansicht zeigt einen Kalender mit der Anzahl der Aufgaben, die Sie pro Datum auf der linken Seite haben, und eine Liste aller Aufgaben in der Reihenfolge, in der sie im Hauptabschnitt fällig sind. Zwischen Ihren täglichen Aufgaben verteilt, finden Sie eine lineare Kalenderansicht, in der alle mit Ihrem Mac synchronisierten Kalender angezeigt werden. Es ist der Teil von OmniFocus, in dem Sie die meiste Zeit verbringen, während Sie Ihre Arbeit im Laufe des Tages beenden.
Sehen Sie Ihre Aufgaben in der Reihenfolge, in der sie fällig sind, zusammen mit Ihren KalenderereignissenSie können die Prognoseansicht auch anpassen, wenn Sie möchten, sowie jede andere Ansicht in OmniFocus Aussicht Taste. Legen Sie die Start- und Endzeit des gewünschten Tages fest und deaktivieren Sie alle Kalender, die nicht neben Ihren Aufgaben angezeigt werden sollen. Ferien- und Facebook-Veranstaltungskalender werden bei wichtigen Arbeitsaufgaben wahrscheinlich nicht benötigt.
Das Aussicht Im Menü können Sie auswählen, welche Kalender und Zeitrahmen Sie anzeigen möchtenDann ist da noch der Neu Öffnen Feld. Drücken Sie die Befehlstaste-O oder klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um ein Alfred-ähnliches Suchfeld zu öffnen, in dem Sie schnell zu einem beliebigen Abschnitt von OmniFocus oder einem Ihrer Projekte springen können. Es gibt eine Option am unteren Rand, um die Liste in einem neuen Fenster zu öffnen. Überprüfen Sie, ob Sie Ihre aktuelle Ansicht in OmniFocus nicht verlassen möchten.
Springen Sie schnell zu dem gewünschten Abschnitt in OmniFocusJeder Hauptteil von OmniFocus (die Registerkarten auf der linken Seite) sind tatsächlich Perspektiven das Sie nach Belieben anpassen können, wenn Sie die Pro-Version von OmniFocus besitzen. Da ist der Aussicht Optionen, die Sie mit jeder Version von OmniFocus optimieren können. Wenn Sie jedoch eine benutzerdefinierte Perspektive erstellen möchten, benötigen Sie die Pro-Version. Drücke den Perspektiven anzeigen Taste in der Perspektiven Menü, und Sie haben alle Werkzeuge, die Sie zum Erstellen Ihrer eigenen Ansichten benötigen. Sie können auswählen, in welcher Reihenfolge Sie Aufgaben ausführen möchten, welche Aufgaben Sie anzeigen möchten, und vieles mehr.
Das Hinzufügen eigener Perspektiven ist eine großartige OmniFocus Pro-FunktionEs gibt eine andere Möglichkeit, wie Sie sich mit der Pro-Version auf Ihre Aufgaben konzentrieren können: die Fokus Taste. Wählen Sie irgendwo eine Aufgabe aus und klicken Sie auf Fokus, und Sie sehen nur Aufgaben aus diesem Projekt. Dies ist eine großartige Möglichkeit, um Ihre Hausaufgaben aus Ihrem Kopf zu verdrängen, wenn Sie sich auf die Arbeit konzentrieren sollen.
In OmniFocus 2 gibt es eine letzte neue Funktion, die von der iPad-Version übernommen wurde: die Rezension Bildschirm. Nach der GTD-Methode sollten Sie Ihre Projekte regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie auf dem richtigen Weg sind. Genau dafür ist diese Ansicht konzipiert. Sie können jedes Ihrer Projekte anzeigen, sicherstellen, dass die Aufgaben weiterhin relevant sind, und dann auf klicken Markierte Bewertung Schaltfläche, um das Datum zu speichern, an dem Sie das Projekt überprüft haben. Es ist nicht etwas, das Sie tun müssen, aber es ist ein einfacher Weg, um Ihre Aufgabenlisten sauber zu halten.
Nehmen Sie sich die Zeit, um jedes Ihrer Projekte zu überprüfen, um zu sehen, was Sie vermissenOmniFocus ist für sich allein leistungsstark, aber bei der Integration mit anderen Apps ist es am leistungsfähigsten. Mit vielen Tools wie den E-Mail-Apps MailMate und Airmail können Sie E-Mails direkt an OmniFocus senden. Für jede andere App und für alle Funktionen, die OmniFocus gewünscht hätte, können Sie Ihre eigene Integration mit AppleScript erstellen, wenn Sie die Pro-Version besitzen. Es gibt eine vollständige Funktionsbibliothek, die alle Funktionen in OmniFocus abdeckt. Wenn Sie noch nicht mit AppleScript vertraut sind, sollten Sie sich vor dem Einstieg in das AppleScript-Einsteigerhandbuch informieren.
Die OmniFocus AppleScript-BibliothekOmniFocus kann auf verschiedene Weise mit Skripts verwendet werden, die die Verwaltung Ihrer Aufgaben noch leistungsfähiger machen. Sie können online eine Reihe von Skripts und Workflows finden, um sie direkt zu verwenden, auch wenn Sie keine Erfahrung mit der Codierung von AppleScript haben. Ein nettes Beispiel ist ein Skript, das eine Aufgabe abschließt und dann eine neue Aufgabe erstellt, die Sie daran erinnert, später auf diese Aufgabe zu antworten. Dies ist besonders für Aufgaben nützlich, bei denen Sie später E-Mails senden müssen. Weitere Ideen finden Sie auf der Inside OmniFocus-Site, die einzigartige Möglichkeiten für die Verwendung von OmniFocus-Perspektiven, -Skripts und mehr zeigt.
OmniFocus 2 ist viel einfacher zu starten als frühere Versionen, aber es kann dennoch etwas überwältigend sein, wenn Sie es zum ersten Mal verwenden. In diesem Lernprogramm erfahren Sie alles, was Sie brauchen, um in OmniFocus alles unter Kontrolle zu bekommen und Ihre Aufgaben besser als je zuvor unter Kontrolle zu halten. Wenn Sie jedoch Probleme damit haben, geben Sie unten einen Kommentar an. Wir helfen Ihnen gerne loslegen.
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