Verwenden Sie HelloSign, um online signierte Dokumente zu erhalten

Signaturen zu erhalten kann schwierig sein, wenn Sie mit Teams in verschiedenen Städten oder Ländern zusammenarbeiten. Wenn Sie ein Dokument physisch an einen Kollegen, einen Kunden oder eine andere Person senden müssen, nur um sich den Namen zur Genehmigung kritzeln zu lassen, wird Zeit und Geld verschwendet. Dies kann dazu führen, dass Ihre Dokumente durch die Post verloren gehen.

Glücklicherweise gibt es dafür einen Workaround: HelloSign. HelloSign ist eine Web-App, mit der Sie Unterschriften anfordern und rechtsverbindliche Dokumente signieren können, ohne Faxe oder Fahrten zur Poststelle. In diesem Tutorial zeige ich Ihnen, wie Sie Signaturen senden, Signaturen anfordern und noch mehr mit HelloSign tun.

Erste Schritte mit HelloSign

Dokument wird in HelloSign signiert

Um Ihr Dokument signieren zu lassen, müssen Sie sich zunächst für ein HelloSign-Konto anmelden oder es bei Ihrem Google-Konto authentifizieren. Schauen Sie dann vom Dashboard aus in die Mitte des Bildschirms. Unter der Überschrift "Wer muss unterschreiben?" Werden drei Optionen angezeigt: Nur ich, Ich + Andere, und Nur andere. Klicken Sie auf die Option, die am besten zu Ihrer Situation passt.

Hinweis: Sie können die Edit & Sign-Funktionen bei der Auswahl von nicht verwenden Nur andere Möglichkeit.

Dateien zu HelloSign hinzufügen

Schauen Sie in die Mitte des Bildschirms unter Hinzufügen (und Signieren) von Dateien jeglicher Art Header. Rechts neben dieser Kopfzeile befindet sich ein Bereich, in dem Sie Textdateien, die Sie signieren möchten, per Drag & Drop ziehen können. Wenn Sie Ihr Dokument online gespeichert haben, können Sie Dateien aus Google Drive, Dropbox, Box, Evernote und Microsoft SkyDrive importieren. Klicken Sie dazu auf die entsprechende Schaltfläche des Dienstes, um auf eine Anmeldeseite umgeleitet zu werden.

Anfordern von Unterschriften mit HelloSign

Hinweis: Wenn Sie bei der Auswahl von Nur ich ausgewählt haben, wer Ihr Dokument signieren muss, überspringen Sie diesen Schritt.

Hinzufügen von Unterzeichnern zu einem HelloSign-Dokument. 

Nachdem Sie Ihr Dokument hochgeladen haben, schauen Sie unter der Wer muss unterschreiben?? Header. In zwei Textfeldern können Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des zusätzlichen Unterzeichners hinzufügen. Wenn Sie weitere Unterzeichner hinzufügen müssen, schauen Sie unter den Feldern nach und klicken Sie auf + Unterzeichner Taste. Sie können auch andere E-Mail-Adressen aus dem Formular in das Formular kopieren + CC Taste.

Wenn für Ihre Dokumente in einer bestimmten Reihenfolge Unterschriften erforderlich sind (zum Beispiel, wenn der Präsident eines Firmennamens vor dem Namen eines Vizepräsidenten unterschrieben werden soll), überprüfen Sie die Auftragsnummer vergeben Box, die sich unter der Liste der E-Mail-Adressen befindet. Neben jedem Namen und jeder E-Mail-Adresse befinden sich links und rechts neben dem Namen die Schaltflächen Nach oben und Nach unten. Verwenden Sie diese Schaltflächen, um die Reihenfolge Ihrer Unterzeichner festzulegen.

Signaturfelder zu einem HelloSign-Dokument hinzufügen. 

Nun schau unter die Wo müssen sie unterschreiben?? Überschrift und klicken Sie auf die Dokumente zum Signieren vorbereiten Taste. Wenn Sie dies tun, wird ein Popup-Fenster mit Ihrem Dokument angezeigt. Schauen Sie sich am oberen Rand dieses Dokuments die Reihe der mit Signatur, Initialen, Textfeld, Kontrollkästchen und Datum versehenen Schaltflächen an. Ziehen Sie jedes dieser Felder per Drag & Drop an die entsprechende Stelle in Ihrem Dokument. Ziehen Sie beispielsweise ein Signaturfeld in den Signaturbereich Ihres Dokuments.

Wenn Sie über mehrere Unterzeichner verfügen, müssen Sie im Dropdown-Menü über dem entsprechenden Feld auswählen, wer unterschreibt und welche Informationen ausfüllt.

Hinzufügen von Nachrichten zu Ihrer HelloSign-E-Mail.

Am unteren Rand der Seite unter der Fügen Sie den Dokumenttitel und die benutzerdefinierte Nachricht hinzu schreiben Sie eine Nachricht für Ihre Unterzeichner und benennen Sie das Dokument, bevor Sie es an Ihre Unterzeichner senden.

Nachdem Sie Ihre Unterzeichner eingerichtet haben, folgen Sie dem nächsten Teil des Handbuchs, um Ihre eigenen Unterschriften zu Ihrem Dokument hinzuzufügen. Wenn Sie fertig sind oder wenn Sie Ihr Dokument nicht unterschreiben müssen, klicken Sie auf das große Dokument Unterschrift anfordern Schaltfläche, die sich am unteren Rand des Fensters befindet, um das Dokument zu senden.

Dokumente mit HelloSign signieren

Wenn Ihr Dokument in HelloSign importiert wurde, schauen Sie unter den Upload-Bereich und klicken Sie auf Bearbeiten und unterschreiben Taste. Wenn Sie ein freigegebenes Dokument verwenden, wird diese Schaltfläche beschriftet Dokumente zum Signieren vorbereiten. Sie werden nun zu einem Fenster geführt, in dem Sie Dokumente bearbeiten und signieren können. Für das Beispiel habe ich ein Fotofreigabeformular von meinem Computer im DOC-Format hochgeladen.

Schauen Sie nach oben in das Fenster Bearbeiten & Unterzeichnen, und Sie sehen fünf Schaltflächen: Signatur, Initialen, Häkchen, Datum und Text. Mit diesen Schaltflächen können Sie dem Dokument die entsprechenden Informationen hinzufügen. Bevor Sie jedoch Dokumente mit HelloSign signieren können, müssen Sie dem Dienst Ihre Signatur hinzufügen.

Hinzufügen Ihrer Signatur und Initialen zu HelloSign

Um Ihre Signatur und Initialen zu HelloSign hinzuzufügen, klicken Sie im Edit & Sign-Fenster auf die entsprechende Schaltfläche. Wenn Sie dies tun, wird ein Popup-Fenster angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden, Ihre Signatur zum Dienst hinzuzufügen. Wenn Sie auf die rechte Seite des Fensters blicken, werden vier Optionen angezeigt, um eine Signatur zu HelloSign hinzuzufügen: Zeichnen Sie die Signatur ein, geben Sie die Signatur ein, laden Sie die Bilddatei hoch und das Smartphone.

Verwenden Sie Ihre Maus, um Ihre Signatur einzuzeichnen.

Wenn Sie auswählen Zeichne es ein, Sie werden zu einem Fenster geführt, in dem Sie mit Ihrer Maus eine Signatur zeichnen können. Klicken Sie einfach auf das "X" und halten Sie die Maustaste gedrückt, um die Signatur zu zeichnen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiter". Sie werden auf eine Seite weitergeleitet, auf der Sie eine Vorschau Ihrer Signatur anzeigen können. Klicken Sie hier einfügen wenn Sie diese Signatur nur einmal verwenden möchten, oder speichern und einfügen wenn Sie planen, es in Zukunft wieder zu verwenden.

Eine Signatur mit HelloSign eingeben.

Klicken Sie auf Unterschrift eingeben bringt Sie zu einer Seite, auf der Sie Ihre Signatur eingeben können. Bei der Eingabe wird die Ausgabe der Signatur in einer handschriftlichen Schriftart dargestellt. Wenn Sie die Signatur eingegeben haben, klicken Sie auf Einfügen um die Unterschrift zu Ihrem Dokument hinzuzufügen.

Wenn Sie Ihrem HelloSign-Formular eine echte Signatur hinzufügen möchten, klicken Sie auf Bilddatei hochladen Taste. Von hier aus werden Sie aufgefordert, ein Foto oder einen Scan Ihrer Unterschrift hochzuladen. Für dieses Beispiel habe ich eine Kopie meiner Signatur mit 350 dpi mit meinem Scanner eingescannt.

Eine eingescannte Signatur bearbeiten.

Sie werden nun zu einer Seite weitergeleitet, auf der Sie das hochgeladene Bild drehen, zuschneiden und Kontrast hinzufügen können. Drehen Sie das Bild mit den Pfeilen unter dem Signaturfenster nach Ihren Wünschen, fügen Sie den Kontrast mit dem Schieberegler über der Signatur hinzu, und schneiden Sie durch Klicken und Ziehen über die Signatur selbst. Klicken Sie nach dem Zuschneiden auf die nächste Schaltfläche, um eine Vorschau Ihrer Signatur anzuzeigen. Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie auf Einfügen oder Einfügen und speichern.

Wenn Sie keinen Scanner besitzen, können Sie eine Signatur von Ihrem Smartphone hinzufügen, indem Sie auf klicken Smartphone Taste. In diesem Fenster werden Sie aufgefordert, ein Foto Ihrer Signatur mit der Kamera Ihres Smartphones aufzunehmen und dann an die E-Mail-Adresse in der Mitte des Fensters weiterzuleiten. Sobald das Foto gesendet wurde, drücken Sie Nächster Ihre Unterschrift beschneiden. Sie können dann Ihre Unterschrift zum Dokument hinzufügen.

Diese Optionen gelten auch für die Schaltfläche "Initialen", die sich rechts neben der Signaturschaltfläche innerhalb der Schaltfläche "Bearbeiten & Unterzeichnen" befindet.

Hinzufügen Ihrer Unterschrift oder Initialen zu Ihrem Dokument

Auswählen einer Signatur zur Verwendung in einem HelloSign-Dokument. 

Nachdem Sie eine Signatur und Initialen gespeichert haben und einsatzbereit sind, klicken Sie auf Verwendet gespeichert Schaltfläche im Fenster Signatur hinzufügen. Wählen Sie die Signatur aus, mit der Sie signieren möchten, indem Sie auf das Bild klicken. Klicken Sie nach der Auswahl auf Unterschrift einfügen.

Ihre Unterschrift wird nun dem Dokument hinzugefügt. Um Ihre Signatur zu verschieben, klicken Sie sie einfach an und ziehen Sie sie in ihre Position. Wenn Sie die Signatur mehrmals hinzufügen müssen, klicken Sie einfach auf das Dokument, um eine weitere Kopie Ihrer Signatur anzuzeigen. Wenn Sie einen Teil des Dokuments initialisieren müssen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Initials" und führen Sie die gleichen Schritte aus.

Hinzufügen von Text, Ankreuzfeldern und Datumsangaben zu Ihrem Dokument

Wenn Sie einen Teil Ihres Formulars mit Text ausfüllen müssen, wenn Sie beispielsweise Ihren Vor- und Nachnamen in einem Dokument eingeben, können Sie die Textfunktion von HelloSign verwenden. Diese Funktion befindet sich rechts neben den Tasten für Signatur und Initialen und ist beschriftet Text. Wählen Sie nach dem Klicken den Teil des Dokuments aus, dem Sie Text hinzufügen möchten, und beginnen Sie mit der Eingabe.

Das Hinzufügen einfacher Häkchen zu einem Dokument ist ebenfalls einfach. Sie müssen nur die Checkbox-Schaltfläche oben im Edit & Sign-Fenster auswählen. Fügen Sie dann ein Kontrollkästchen hinzu, indem Sie auf das Dokument klicken.

Schließlich können Sie einem Dokument auch Datumsangaben hinzufügen, indem Sie die Datumsschaltfläche drücken. Klicken Sie nach dem Klicken einfach auf die Stelle, an der Sie das Datum einfügen möchten. Das Datum wird automatisch auf das heutige Datum aktualisiert. Wenn Sie es jedoch bearbeiten möchten, klicken Sie einfach auf das neu hinzugefügte Datum, um es zu bearbeiten.

Vorlagen und Links erstellen

Wenn Sie häufig dasselbe Dokument immer wieder an Unterzeichner senden, möchten Sie möglicherweise Vorlagen für Ihre Dokumente erstellen. Schauen Sie sich dazu die linke Seite der HelloSign-Website an und klicken Sie auf Vorlage erstellen Taste. Wenn Sie dies tun, gelangen Sie zu einer Seite mit zwei Optionen: Vorlage erstellen und Link erstellen.

Wenn Sie zum Unterzeichnen eines Dokuments mehrere Personen benötigen, müssen Sie eine Vorlage erstellen, da Links nicht mehrere Unterzeichner unterstützen. Vorlagen können auch über HelloSign an unterzeichnende Personen gesendet werden. Links können per E-Mail, über soziale Medien oder auf andere Weise versendet werden.

Das Erstellen von Vorlagen und Verknüpfungen ist nahezu identisch. Klicken Sie einfach auf den Typ, den Sie erstellen möchten, laden Sie Ihre Dateien hoch, fügen Sie Unterzeichner hinzu, fügen Sie Signaturfelder hinzu und geben Sie eine Nachricht ein. Wenn Sie mit dem Erstellen einer Vorlage fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Vorlage erstellen. Sie können auf die Schaltfläche Dokumente zugreifen, die sich auf der linken Seite des HelloSign-Fensters direkt unter der Schaltfläche Vorlagen erstellen befindet.

Wenn Sie einen Link erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Link erstellen, wenn Sie fertig sind. Sie werden dann zu einer Seite mit einem Link weitergeleitet, den Sie den Benutzern geben können, die das Dokument signieren möchten. Sie können diesen Link beliebig verteilen, und Ihre Benutzer können sich über ihren Webbrowser anmelden.

Signierte Dokumente anzeigen

Dokumente von HelloSign herunterladen.

Nun, nachdem Sie Dokumente an Kollegen, Kunden und andere Unterzeichner gesendet haben, wie sehen Sie Ihre unterzeichnenden Dokumente genau? Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Dokumente" auf der linken Seite des HelloSign-Fensters. Schauen Sie jetzt nach oben auf der Seite neben der Filtern nach Header. Sie sehen ein Dropdown-Menü. Wählen Sie in diesem Menü Geschickt.

Schauen Sie in die Mitte des Fensters, um alle Ihre gesendeten Dokumente anzuzeigen. Suchen Sie das gesendete Dokument und sehen Sie den Status der ausstehenden Signatur rechts neben dem Dokumentnamen. Wenn das Dokument signiert wurde, klicken Sie auf die Pfeilschaltfläche rechts neben dem Datum, an dem das Dokument gesendet wurde. Ein Dropdown-Menü wird angezeigt. Über dieses Menü können Sie das Dokument in der Vorschau anzeigen und herunterladen.

Wenn Sie sich mit Ihrem Google-Konto bei HelloSign angemeldet haben, können diese Ordner auch in Ihrem Google Drive-Konto im neu hinzugefügten Ordner „HelloSign“ angezeigt werden.

HelloSign mit Google Docs verwenden

Eine weitere tolle Sache an HelloSign ist die Tatsache, dass es sich gut in Google Docs integriert. Wenn Sie HelloSign in Google Docs verwenden, können Sie Dokumente von der Google Docs-Benutzeroberfläche aus signieren und senden, wobei die HelloSign-Benutzeroberfläche vollständig übersprungen wird.

Um zu starten, müssen Sie das HelloSign-Add-On in Ihrem Google Docs-Konto installieren. Erstellen Sie dazu ein neues Google Docs-Dokument und schauen Sie nach oben in das Fenster. Klicke auf das Add-Ons Taste. Wenn Sie dies tun, wird ein Popup-Fenster angezeigt. Schauen Sie in die Suchleiste in die obere rechte Ecke dieses Fensters. Suchen Sie nach „HelloSign“ und installieren Sie das HelloSign-Plugin.

Verwenden Sie jetzt Google Text & Tabellen, um ein Dokument zu öffnen, das Sie unterschreiben müssen, oder das Sie sich von anderen Personen unterzeichnen lassen. Klicken Sie dann erneut auf das Menü Add-Ons und klicken Sie im Dropdown-Menü auf die Schaltfläche HelloSign.

Dokumente in Google Docs signieren. 

Schauen Sie auf die rechte Seite des Fensters, und Sie werden ein HelloSign-Fenster sehen, das die ach so vertraute Frage stellt: "Wer muss dieses Dokument unterschreiben?". Wenn Sie auswählen Nur ich, Sie werden zu einem Menü geleitet, in dem alle Ihre gespeicherten Signaturen angezeigt werden. Um das Dokument zu signieren, ziehen Sie Ihre Unterschrift einfach in das Dokument. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf E-Mail als PDF aus der HelloSign-Seitenleiste.

Anfordern von Unterschriften mit Google Text & Tabellen.

Wenn Sie sich dafür entschieden haben, das Dokument zur Unterzeichnung an andere zu senden, gelangen Sie auf eine Webseite, auf der Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des Unterzeichners eingeben und auswählen können, wo die Unterzeichner unterschreiben sollen, genau wie ich Ihnen gezeigt habe, wie Sie vorgehen müssen innerhalb der Standard-HelloSign-Schnittstelle oben. Sie können dann Ihr Dokument senden.

Sie können Dokumente jetzt digital signieren!

Und das fasst dieses Tutorial zusammen. Sie können jetzt rechtsverbindliche digitale Signaturen mit HelloSign und Google Docs senden und empfangen. Wenn du Probleme hast, hinterlasse einen Kommentar und wir helfen dir dabei. Und wenn Sie das nächste Mal ein Dokument unterschrieben bekommen möchten - vielleicht kurz bevor Sie Ihre Steuern einreichen - geben Sie HelloSign unbedingt einen Versuch. Es wird Ihnen Porto sparen und ein Tonne Zeit und verschwenden nicht einmal ein Stück Papier.