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Seit Apple die iCloud 2011 veröffentlicht hat, ist Dropbox bedroht. Es gibt viele Benutzer, die es immer noch bevorzugen, weil ihre Dokumente über alle Geräte hinweg synchronisiert werden, aber Apples tiefe Betriebssystemintegration ist kaum zu übertreffen. Immerhin werden beim Speichern eines Dokuments keine Dropbox-Aufforderungen angezeigt. Stattdessen begrüßt Sie die iCloud von Apple mit einer minimalistischeren, moderneren Benutzeroberfläche (Ordner wirken eher wie Apps und Tags für die Organisation)..
Dropbox hat jedoch immer noch viele Anwendungen, und eine davon verbindet ein Team, das hart an einem Projekt arbeitet. In diesem Tutorial werde ich Ihnen zeigen, wie Sie und Ihr Team Dropbox einsetzen können, um Ihre Zusammenarbeit zu erleichtern und wichtige Dinge davon abhalten, verloren zu gehen.
Täglich werden viele Informationen von einem Teammitglied an ein anderes weitergegeben. Dropbox kann es nahtlos machen. Bevor Sie Ihre Zeit in Dropbox investieren, ist es wichtig, dass Sie einige Dinge wissen. Zunächst benötigen Sie eine anständige Internetverbindung, um nur mit Dateien arbeiten zu können. Während ich dies schreibe, sitze ich in der lokalen Bibliothek, die eine 150x150 Mbps-Glasfaserverbindung hat. Es ist großartig, aber der Preis für so etwas in Ihrem Unternehmen könnte zu teuer sein, um es überhaupt in Betracht zu ziehen. Ich würde vorschlagen, mindestens 10 Mbps Upload-Geschwindigkeit zu haben, wenn Sie große Dateien verschieben möchten.
Glücklicherweise verfügt Dropbox über eine lokale Netzwerksynchronisierung, sodass Sie nicht mehr als ein Mal Daten übertragen müssen. Wenn Mitglieder Ihres Teams remote arbeiten, müssen Sie bedenken, dass sie möglicherweise nicht in der Lage sind, eine so zuverlässige Internetverbindung wie Sie selbst herzustellen.
Als Nächstes sollten Sie sich die verfügbaren Dropbox Pro-Pläne ansehen und sogar die Business-Pläne, wenn Sie mehr Speicherplatz benötigen. Der Basisplan bietet 100 GB für 9,99 USD pro Monat oder 99 USD pro Jahr, was für das durchschnittliche Team mehr als ausreichend sein sollte. Je nachdem, woran Sie arbeiten (verlustfreies Audio, 4K-Video, RAW-Fotos usw.), könnten sich nur 100 GB schnell verbrauchen. Die persönlichen Konten von Dropbox erreichen bis zu 500 GB, Sie können jedoch mit ihren Geschäftsplänen einen Schritt weiter gehen.
Es ist wichtig zu wissen, dass Dropbox Pro nicht für ein Team gedacht ist. Sie können es technisch zwischen sich und einigen anderen Personen einsetzen, aber es ist nicht dafür optimiert. Wenn Sie wirklich ein engagiertes Team haben, das Sie mit dem Service zusammenbringen möchten, sollten Sie Dropbox for Business in Betracht ziehen. Für 75 US-Dollar pro Monat erhalten Sie so viel Speicher, wie Sie benötigen, 256-Bit-AES-Verschlüsselung, Bestätigung in zwei Schritten, schnelle Freigabe für alle Mitglieder des Teams und Remote-Löschfunktion, wenn jemand unberechtigt ist oder sein Gerät verliert.
Es gibt viele persönliche Gründe, Dropbox einzusetzen, aber wenn es ums Geschäft geht, werden sie etwas neblig. Der Hauptgrund dafür ist, dass es besser ist, als den Link zu einer Datei hochzuladen und per E-Mail zu senden, weil er nicht so viel Aufwand erfordert. Anstatt die Datei auf Ihrem Desktop zu speichern, Ihren FTP-Server zu öffnen, die Datei hochzuladen und auf den Download des Empfängers zu warten, können Sie alles über Dropbox nachverfolgen. Wenn eine neue Datei zu dem Ordner hinzugefügt wird, wird jede andere Person, die sich auf ihrem Computer befindet, darüber informiert, dass etwas Neues verfügbar ist.
Ich verwende Dropbox zum Sichern meiner Fotos, MainStage-Patches, Rechnungen und sogar zum Freigeben von Fotos für andere Benutzer. Dropbox ist nicht viel weniger kompliziert als andere Methoden zum Übertragen von Dateien. Es ist jedoch zuverlässiger. Und du musst nicht verwalten alles außer den Dateien selbst-Dropbox erledigt die ganze Arbeit für Sie.
Eine weitere schöne Sache über Dropbox ist die Integration mit den Apps, die Sie wahrscheinlich bereits verwenden, um Ihr Team in Kontakt zu halten. Sie können Dateien direkt mit HipChat freigeben und sogar Dokumente, die sich bereits in Ihrem Dropbox-Ordner befinden, an einen Trello-Beitrag anhängen. Sie haben mehr Zeit, um sich auf das Projekt zu konzentrieren, als andere Mitglieder des Teams zu erreichen.
Bisher klingt dies wahrscheinlich nach zusätzlichen Kosten, die Sie nicht benötigen. Keine Sorge: Ich habe eine Liste der produktiven Anwendungen für Dropbox zusammengestellt. In der Realität kann der Dienst unabhängig von der Branche verwendet werden, solange Sie täglich viele Dateien bearbeiten.
Festplatten sind zwar lokal, aber nicht immer redundant. Time Machine ist großartig, bietet jedoch nicht annähernd so viel Sicherheit wie die Packrat-Funktion von Dropbox. Wenn Sie über ein kostenloses Konto verfügen, können Sie die Funktion nicht verwenden, aber es ist die $ 10 pro Monat wert, die zusätzlichen Speicher und andere Auszeichnungen mit sich bringt. (Packrat ist ohne Aufpreis in Dropbox for Business enthalten.)
Stellen Sie sich Packrat als Time Machine in der Cloud vor. Wenn Sie etwas vollständig aus dem Dropbox-Ordner Ihres Computers löschen, befindet es sich weiterhin in Ihrem Konto. Sie können Löschen Sie es dauerhaft, es gibt jedoch keinen Grund, da es sich außerhalb des Speichers Ihres Kontos befindet. Sie verwenden keinen Platz, indem Sie ihn dort belassen.
Ein kostenloses Dropbox-Konto bietet eine eingeschränkte Version von Packrat, in der Dateien 30 Tage lang aufbewahrt werden. Für die meisten Leute ist das mehr als genug. Möglicherweise möchten Sie jedoch die Nostalgie spüren, wenn Sie einige Ihrer ersten Projekte durchsuchen. Wenn Sie für Dropbox Pro bezahlen, können Sie mit Packrat genau das tun. Sie können so weit wie Sie möchten in die Historie Ihres Kontos eintauchen. Dies funktioniert jedoch in beide Richtungen: Wenn Sie nicht mehr für Dropbox Pro bezahlen, gehen Ihre Dateien verloren.
Wenn Sie ein großes Team von Mitarbeitern haben, das ständig Dinge erstellt und zerstört, können Sie auch die Sicherheit eines wirklich soliden Backups haben. Packrat ist auch für ein persönliches Konto nützlich. Sie können all diese alten Fotos zurückerhalten, wenn Sie dies benötigen, oder ein bisschen Musik wieder herstellen, die jetzt selten ist.
Hoffentlich habe ich Sie dazu inspiriert, Dropbox sehr produktiv einzusetzen. Ich habe die verschiedenen verfügbaren Pläne sowie die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten besprochen. Obwohl die Time Machine von OS X die persönlichen Daten auf Ihrem Mac gut unterstützt, scheint Dropbox eine sicherere Alternative zu sein, um Projektdateien sicher zu halten.
Wenn Sie immer noch das Gefühl haben, dass noch mehr zu sagen ist, geben Sie uns in den Kommentaren ein Feedback. Wofür nutzen Sie Dropbox jetzt und wie würden Sie es verwenden, um Sie über das Projekt Ihres Teams auf dem Laufenden zu halten?
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