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Obwohl Google Docs und Microsofts Office.com-Apps einen guten Teil der Cloud-Office-Suite erobert haben, gibt es einige großartige Alternativen von unabhängigen Anwendungsentwicklern wie Zoho, einem bekannten Web-App-Unternehmen, das über eine umfangreiche Bibliothek an Web-Apps verfügt: vom Kunden Support-Suiten zu Office-Suiten.
Die Cloud-Office-Suite von Zoho, entsprechend Zoho Docs genannt, ist seit geraumer Zeit ein aufstrebender Wettbewerber für Angebote von Google und Microsoft und hat nicht das Rampenlicht erhalten, das sie verdient. In diesem Tutorial werde ich Ihnen zeigen, wie Sie Zoho Docs als Ihr einziger One-Stop-Shop für die Bearbeitung und Erstellung von Dokumenten verwenden.
Um Zoho Docs verwenden zu können, müssen Sie über ein Zoho-Konto verfügen. Dieses Konto kann in allen Web-Apps und -Diensten von Zoho verwendet werden. Sie können ein Zoho-Konto erstellen, indem Sie zur Zoho Docs-Website gehen und in Richtung der roten Zahlen blicken Jetzt registrieren Taste in der Mitte der Seite. Füllen Sie die Anmeldeinformationen aus und klicken Sie auf das Grün Anmelden Schaltfläche, die sich am unteren Rand des Fensters befindet.
Sie werden jetzt zur Homepage von Zoho Doc weitergeleitet. Von hier aus können Sie (in Zukunft) alle gespeicherten Dokumente anzeigen, Dokumente hochladen und neue Dokumente erstellen.
Erstellen eines neuen Dokuments in Zoho Office. Um zu beginnen, schauen Sie in die obere linke Ecke des Fensters und klicken Sie auf das grüne Erstellen Taste. Ein Dropdown-Menü wird angezeigt. In diesem Menü können Sie ein neues Dokument, eine neue Tabelle oder eine neue Präsentation erstellen. Zuerst zeige ich Ihnen, wie Sie mit Zoho Docs Dokumente erstellen.
Benennen Sie Ihr neues Dokument. Beim Klicken auf die Dokumentieren Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, werden Sie zu einem Zoho Writer-Fenster geführt. Hier können Sie Ihrem Dokument einen Namen geben, indem Sie in das Symbol klicken Unbenanntes Dokument Textfeld rechts neben dem Zoho Writer-Symbol. Um Ihren neuen Titel zu speichern, tippen Sie einfach auf Rückkehr Taste auf Ihrer Tastatur.
Sie fügen dem Dokument Text hinzu, indem Sie einfach in das neue Textdokument in der Mitte der Seite klicken und mit der Eingabe wie mit jeder anderen Dokumentbearbeitungs-App beginnen.
Zoho Docs ist hinsichtlich seiner Formatierungsoptionen für Zoho Writer ziemlich eingeschränkt. Die App bietet jedoch ausreichend Formatierungsoptionen für die meisten Dokumente wie Aufsätze und Briefe. Sie können auf diese Formatierungsoptionen über die Symbolleiste zugreifen, die sich oben in der Anwendung befindet. Diese Symbolleiste enthält eine Reihe von Registerkarten. Ich werde Ihnen zeigen, wie Sie die Grundlagen aller verwenden können.
Verwenden der Registerkarte "Start" in Zoho Writer. Die erste Registerkarte links, die Zuhause Auf dieser Registerkarte finden Sie alle grundlegenden Werkzeuge zur Textformatierung. Sie können beispielsweise Text kopieren, einfügen und ausschneiden sowie den Schriftstil, die Schriftfarbe und die Schriftgröße auf dieser Registerkarte ändern. Darüber hinaus sind alle Aufzählungsoptionen auf der Registerkarte "Start" verfügbar.
Obwohl diese Registerkarte recht simpel erscheint, gibt es zwei Funktionen, die ich ausführlicher behandeln möchte. Wenn Sie direkt rechts neben den Optionen für die Schrift sehen, wird eine Schaltfläche angezeigt, die wie zwei Buchstaben "A" geformt ist und darüber ein Pinsel steht. Wenn du klicken In dieser Schaltfläche wird ein Dropdown-Menü mit drei Optionen angezeigt: "Aktuellen Dokumentstil anzeigen / bearbeiten", "Aktuellen Dokumentstil speichern unter", und "Dokumentstil zurücksetzen".
Bearbeiten von Schriftstilen in Zoho Writer. Wenn Sie auf die erste Option "Aktuellen Dokumentstil anzeigen / bearbeiten" klicken, können Sie genau das tun, was es sagt: den aktuellen Stil Ihres Dokuments bearbeiten. Wenn Sie auf diese Option klicken, wird ein Popup-Fenster angezeigt, in dem Sie den Schriftstil und die Größe des Dokumenttexts und der Überschriften problemlos bearbeiten können. Sie können Ihren neuen Textstil speichern, indem Sie die Option auswählen Speichern als zum unteren Rand des Popup-Menüs. Sie können Ihrem Stil dann im Textfeld rechts neben dem Feld einen Namen geben. Klicken Sie auf, um Ihren neuen Stil zu speichern OK Die Schaltfläche befindet sich am unteren Rand des Fensters "Ansicht / Bearbeiten".
Um Ihren neu erstellten Stil anzuwenden, klicken Sie auf Gespeicherte Stile in der Vorschau anzeigen / anwenden Schaltfläche oben im Dropdown-Menü. Sie können alle gespeicherten Stile anzeigen, indem Sie auf klicken Stilname Dropdown-Menü aus der Mitte des Menüs. Nachdem Sie den gewünschten Stil ausgewählt haben, klicken Sie auf Sich bewerben Klicken Sie auf die Schaltfläche unten im Menü, um den ausgewählten Stil auf Ihr Dokument anzuwenden.
Speichern Sie Ihre aktuellen Schriftarteinstellungen als neuen Stil. Wenn Sie den Stil eines Dokuments bearbeitet haben und es als Voreinstellung speichern möchten, klicken Sie auf Speichern Sie den aktuellen Dokumentstil Taste. Sie werden dann aufgefordert, Ihrem neuen Stil einen Namen zu geben. Speichern Sie es mit einem Klick auf OK Schaltfläche unten im Popup-Fenster.
Zeilenabstand in Zoho Writer ändern. Ein anderes Merkmal, auf das ich hinweisen möchte, ist der Abstand. Wenn Sie Ihr Dokument von einem Dokument mit einfachem Abstand in ein Dokument mit doppeltem Abstand ändern möchten, schauen Sie in die rechte Seite der Symbolleiste und klicken Sie auf die Schaltfläche, die wie ein Absatz mit einem vertikalen Pfeil nach links aussieht es.
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird ein Dropdown-Menü angezeigt. In diesem Dropdown-Menü können Sie den Abstand Ihres Dokuments (1,0, 1,2, 1,5 oder 2,0) auswählen. Darüber hinaus können Sie in diesem Menü vor oder nach dem ausgewählten Absatz Leerzeichen hinzufügen Fügen Sie vor dem Absatz Leerzeichen ein oder Fügen Sie nach dem Absatz Leerzeichen hinzu aus dem Dropdown-Menü.
Schließlich können Sie im Dropdown-Menü für den Abstand den Abstand und die Einrückung mit dem Symbol genauer bearbeiten Abstand und Einzug Schaltfläche unten im Dropdown-Menü. Wenn Sie dies tun, wird ein Popup-Fenster angezeigt, in dem Sie diese Informationen eingeben können. Wenn Sie Ihre Angaben zu Abstand und Einzug speichern möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche OK Schaltfläche am unteren Rand des Menüs.
Verwenden von Quick Parts zum Hinzufügen von Informationen zu Ihrem Dokument. Rechts von der Registerkarte Start befindet sich die Registerkarte Einfügen. Auf dieser Registerkarte können Sie Fotos, Formen und Seitenumbrüche hinzufügen, indem Sie die entsprechenden Schaltflächen auf der linken Seite des Menüs verwenden. Eine meiner Lieblingsfunktionen auf der Registerkarte "Einfügen" ist jedoch die Schnelle Teile Taste.
Mit dieser Schaltfläche können Sie auf einfache Weise Informationen über sich selbst und das gerade bearbeitete Dokument eingeben. Wenn Sie beispielsweise auf die erste Schaltfläche links klicken, wird Ihr Name automatisch in das Dokument eingefügt. Wenn Sie auf die Datumsschaltfläche klicken, wird das heutige Datum eingegeben. Wenn Sie auf die Schaltfläche ganz links klicken, werden Sie außerdem aufgefordert, einen YouTube-Link einzufügen. Das Video wird dann in Ihr Dokument eingefügt.
Hinzufügen von Tabellen zu Ihrem Dokument. Schließlich können Sie auch die Registerkarte Einfügen verwenden, um Ihrem Dokument Tabellen hinzuzufügen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Tabelle und verwenden Sie das Popup-Fenster, um auszuwählen, wie viele Spalten und Zeilen Sie in Ihrer Tabelle haben möchten. Ihre Tabelle wird dann zu Ihrem Dokument hinzugefügt und kann bearbeitet werden.
Das Seitenlayout-Register ist recht einfach: Es enthält alle grundlegenden Formatierungsoptionen für das Layout. Auf dieser Registerkarte können Sie beispielsweise die Seitengröße, Seitenausrichtung, Ränder ändern, Kopf- und Fußzeilen bearbeiten und sogar Wasserzeichen hinzufügen und die Seitenfarbe ändern.
Jede dieser Optionen kann durch Klicken auf die entsprechende Schaltfläche bearbeitet werden. Wenn Sie darauf klicken, wird ein Dropdown-Menü unterhalb der Schaltfläche angezeigt. Über das Dropdown-Menü können Sie die Optionen schnell mit einem Mausklick ändern.
Textwasserzeichen in Zoho Writer. Dies gilt jedoch nicht für die Optionsschaltfläche Wasserzeichen und Registerkarten. Um Ihrem Dokument ein Wasserzeichen hinzuzufügen, klicken Sie auf Wasserzeichen Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, wird ein Popup-Menü angezeigt. Im Popup-Fenster können Sie auswählen, ob Sie ein Text- oder Bildwasserzeichen einfügen möchten.
Wenn Sie ein Textwasserzeichen hinzufügen möchten, können Sie den entsprechenden Text aus der Liste einfügen Text eingeben Klicken Sie auf die Schaltfläche, und bearbeiten Sie dann die Schriftart, -größe und -farbe über die entsprechenden Schaltflächen. Wählen Sie schließlich aus, ob Ihr Wasserzeichen ein vertikales oder horizontales Wasserzeichen ist. Drücke den Vorschau unter dieser Option, um eine Vorschau Ihres neuen Wasserzeichens anzuzeigen. Wenn Sie das Wasserzeichen hinzufügen möchten, drücken Sie die Taste Sich bewerben Schaltfläche am unteren Rand des Menüs.
Wenn Sie ein Bildwasserzeichen hinzufügen, laden Sie ein Foto mit der Taste hoch Bilddatei Taste aus der Mitte des Menüs. Unter dieser Schaltfläche können Sie die Bildgröße Schaltfläche, um die Größe Ihres Wasserzeichens zu bearbeiten und die Auswaschen Menü, um das Ausbleichen Ihres Bildes zu steuern.
Ändern der Registerkarteneinstellungen in Zoho Writer. Zum Schluss, wenn Sie in die Tab-Einstellungen können Sie Ihre Tab Stop-Positionen bearbeiten. Tabulator-Stopp-Positionen sind im Wesentlichen die Positionen, an denen die Bewegung des Textcursors angehalten wird, wenn Sie die Tabulatortaste drücken. Mit anderen Worten, es handelt sich um Ihre Einzugseinstellungen. Sie können zusätzliche Einrückungen mit dem hinzufügen Hinzufügen Schaltfläche, die sich in der rechten unteren Ecke des Popup-Fensters befindet. Wenn Sie bereit sind, Ihren neuen Einzug zu verwenden, wählen Sie ihn aus Tab-Einstellungen Fenster.
Auf der Registerkarte Ansicht können Sie die Ansicht des Dokuments anpassen, das Sie gerade bearbeiten. Darüber hinaus können Sie in den Vollbildmodus wechseln und sogar Lineal und Kommentare auf der Seite ausblenden, um ein saubereres Schreiben zu ermöglichen.
Mit der entsprechend benannten Registerkarte "Überprüfen" können Sie Ihrem neu erstellten Dokument ein endgültiges Aussehen verleihen, bevor Sie es veröffentlichen oder an Kollegen versenden. Mit dieser Registerkarte können Sie Wörter in Ihrem Dokument suchen und ersetzen, Kommentare hinzufügen, die Rechtschreibprüfung durchführen, benutzerdefinierte Wörter zu Ihrem Zoho Docs-Wörterbuch hinzufügen, einen Thesaurus anzeigen, die Wortanzahl überprüfen oder sogar Versionen Ihres Dokuments erstellen und anzeigen.
Hinzufügen von Kommentaren zu Ihrem Dokument. Das Hinzufügen von Kommentaren zu Ihrem Dokument ist wichtig, wenn Sie Ihr Dokument für andere Mitarbeiter freigeben möchten (dazu später mehr). Dies ist ganz einfach: Stellen Sie sicher, dass sich Ihr Textcursor an der Stelle befindet, an der Sie Ihren Kommentar hinzufügen möchten, und schauen Sie nach links auf die Registerkarte "Überprüfung". Klicke auf das Bemerkungen und klicken Sie im Dropdown-Menü auf die Schaltfläche Neuer Kommentar Taste. Auf der rechten Seite des Zoho Writer-Fensters wird ein Menü in der Seitenleiste angezeigt.
Fügen Sie aus dieser Seitenleiste mit der Chatbox einen neuen Kommentar zu Ihrem Dokument hinzu. Wenn Sie bereit sind, Ihren Kommentar im Dokument zu veröffentlichen, drücken Sie die Taste Hinzufügen Schaltfläche, die sich am unteren Rand des Kommentarmenüs befindet.
Wenn Sie einen Kommentar zu Ihrem Dokument hinzugefügt haben, können Sie ihn anzeigen, indem Sie auf die rechte Seite Ihres Dokuments blicken. Ihr Kommentar wird beim Hinzufügen des Kommentars neben Ihrem Dokument angezeigt, in der Nähe des Cursors.
Über das Kommentar-Dropdown-Menü können Sie Kommentare aus dem löschen Verwalten Taste. Sie können den ausgewählten Kommentar, alle Kommentare oder Kommentare eines bestimmten Autors löschen.
Wenn Sie nur nicht aufgelöste Kommentare anzeigen möchten, können Sie diese nur am unteren Rand des Kommentarmenüs anzeigen.
Eine Version Ihres Dokuments erstellen. Durch das Erstellen von Versionen eines Dokuments können Sie wichtige Änderungen und andere Änderungen an einem Dokument nachverfolgen. Sie können eine neue Version Ihres Dokuments erstellen, indem Sie auf klicken Version erstellen Schaltfläche, die sich ganz rechts auf der Registerkarte "Überprüfung" befindet. Im Popup-Fenster können Sie Ihrer Version einen Namen geben und auf klicken Erstellen Schaltfläche, um Ihre Version zu erstellen.
Es ist erwähnenswert, dass Zoho automatisch Versionen Ihres Dokuments für Sie erstellt, wenn Sie Ihr Dokument weiter bearbeiten. Diese Fälle sind hilfreich, wenn Sie eine größere Änderung an Ihrem Dokument korrigieren oder anzeigen müssen.
Anzeigen von Versionen und Versionen in Zoho Writer. Um eine Version Ihres Dokuments zu laden, blicken Sie in die rechte Ecke der Registerkarte "Überprüfen" und klicken Sie auf die Schaltfläche mit der Bezeichnung Versionsverlauf anzeigen. Von hier aus können Sie alle erstellten Versionen anzeigen. Zum Laden klicken Sie einfach darauf.
Wenn Sie zwei Versionen vergleichen möchten, aktivieren Sie die Kontrollkästchen links neben dem Versionsnamen und schauen Sie nach oben in den Zoho Writer-Bildschirm. Klicke auf das Vergleichen Sie und der gesamte geänderte Text wird hervorgehoben.
Hinzufügen von Mitarbeitern zu Ihrem Dokument in Zoho Writer. Eine der besten Komponenten von Zoho Writer über eine Offline-Office-Suite ist die Tatsache, dass Sie Zoho Writer verwenden können, um mit Ihren Freunden, Familienmitgliedern und Kollegen zusammenzuarbeiten. Um Mitarbeiter zu Ihrem Dokument hinzuzufügen, klicken Sie in das Symbol Aktie Klicken Sie auf die Registerkarte und klicken Sie auf die Schaltfläche mit der Bezeichnung Freigabeeinstellungen.
Im Fenster Freigabeeinstellungen können Sie dem Dokument Mitwirkende hinzufügen, indem Sie deren E-Mail-Adresse eingeben und auf klicken Aktie Taste. Der Mitarbeiter erhält dann per E-Mail einen Link, um sich dem Dokument anzuschließen. Wenn Ihr Mitarbeiter das Dokument eingibt, kann er das Dokument nach Belieben bearbeiten.
Ändern der Benachrichtigungseinstellungen in Zoho Writer. Wenn Sie per E-Mail benachrichtigt werden möchten, wenn Ihr Dokument bearbeitet wird, sehen Sie rechts neben Freigabeeinstellungen und klicken Sie auf die Benachrichtigung Taste.
Im Popup-Fenster Benachrichtigung können Sie auswählen, wann Sie per E-Mail benachrichtigt werden möchten. Sie können aus mehreren Optionen auswählen: von einer E-Mail für jede Bearbeitung bis zu einer E-Mail für Kommentarantworten.
Eine weitere bemerkenswerte Funktion von Zoho Writer ist die EchoSign-Integration. Wenn Sie ein Dokument digisignieren müssen, klicken Sie auf Digisign Schaltfläche, die sich ganz links im Fenster befindet. Melden Sie sich über das Popup-Fenster bei Ihrem EchoSign-Konto an und beginnen Sie mit dem Signieren von Dokumenten.
Dokumente in Zoho Writer exportieren. Wenn Sie Ihr neu erstelltes Zoho-Dokument exportieren möchten, schauen Sie in die linke obere Ecke des Zoho Writer-Bildschirms und bewegen Sie den Mauszeiger über den Datei Taste. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf das Dateiformat, in das Sie Ihr Dokument exportieren möchten.
Das Importieren von Dokumenten in Zoho Writer ist ebenfalls einfach. Schauen Sie einfach nach oben Datei Menü und klicken Sie auf die Datei importieren… Taste. Sie werden dann aufgefordert, Ihr vorhandenes Dokument von Ihrem Laufwerk hochzuladen. Wenn Ihre Datei online gehostet wird, können Sie sie von einer URL importieren, indem Sie auf klicken Von URL Box am oberen Rand des Fensters. Sie können dann die URL eingeben.
Darüber hinaus können Sie im Dateifenster eine Reihe anderer Aufgaben ausführen, die ich in diesem Artikel behandelt habe.
Damit ist der erste Abschnitt meines Zoho Docs-Tutorials abgeschlossen. Sie können den Zoho Writer jetzt in Ihrem täglichen Arbeitsablauf zum Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten verwenden. Bleiben Sie dran für den zweiten Teil, in dem Sie lernen, wie Sie mit Zoho Sheet Tabellen in der Cloud erstellen.
Accentsconagua