Share
In einem früheren Artikel - Was ist Digital Asset Management und warum brauchen Sie es? - habe ich untersucht, welche Rolle Fotos in unserem Leben spielen, warum wir sie retten müssen und wie Digital Asset Management uns dabei hilft. In diesem Artikel werden wir uns die Struktur von Digital Asset Management-Systemen anschauen, die Unterschiede zwischen Bibliotheken und Archiven im Digital Asset Management untersuchen und vorhandene Archive, die heute verwendet werden, profilieren.
Die Verwaltung digitaler Assets beginnt, wenn Sie auf den Auslöser drücken, und endet nur, wenn das Asset verworfen wird oder wenn es verworfen wird. Verwaltungssysteme für digitale Assets, einschließlich Bibliotheken und Archive, können auf unterschiedliche Weise eingerichtet werden, um unterschiedlichen Prioritäten zu dienen. In allen Fällen arbeiten jedoch dieselben wichtigen Aufgaben und Funktionen zusammen, um ein effektives System zu schaffen, das Assets von Anfang bis Ende verwaltet. Alle Digital Asset Management-Systeme erfüllen dieselben drei Hauptfunktionen: Auswahl, Aufbewahrung und Zugriff.
„Wir sind was wir sammeln; Wir sammeln, was wir sind. “-Elisabeth Kaplan, Archivarin an der George Washington University
Wir wählen aus, was wir speichern möchten. Wir können nicht unser ganzes Leben retten, also wählen wir die Momente, Fotos und Videos aus, die wir speichern können und können. Bei der Auswahl heben wir einige Bilder von anderen ab und geben ihnen besondere Bedeutung. Wir stellen unsere Versionen von Geschichten zusammen, während wir uns dazu entschließen, sich an sie zu erinnern, und wenn wir möchten, dass andere sie sehen.
In einem Digital Asset Management-System verwenden wir drei Prozesse, um unsere digitalen Bilder zu sortieren und zu ordnen:
Ein Digital Asset Management kann mithilfe der Dateistruktur im Betriebssystem eines Computers erstellt werden.Wir müssen bewahren, was wir behalten wollen, und es vor Feuer, Wasser, Diebstahl und Zeitverlust schützen. In der digitalen Welt müssen wir unsere Bilder außerdem vor versehentlichem Löschen, Dateikorruption und Veralterung schützen. Bei der Verwaltung digitaler Assets werden für die Bewahrung Hardware, Medien und Formate berücksichtigt:
Eine Bildersammlung ist nur relevant, wenn wir auf die Bilder zugreifen können. Das Benennen und Sortieren von Bildern ist die erste Überlegung, um Bilder zu identifizieren, ihre Standorte zu verfolgen und uns bei der Suche nach dem gesuchten Bild oder den gesuchten Bildern zu unterstützen. Die meisten Sammlungen digitaler Assets sind jedoch zu groß, um sich nur auf das Benennen und Sortieren zu verlassen, damit wir auf das zugreifen können, was wir brauchen. Daher verwenden wir ein kontrolliertes Keyword-Vokabular, um Bilder mit Klassifizierungsinformationen und Beschreibungen zu kennzeichnen.
Konsistenz und Nachfolge sind ebenfalls wichtige Aspekte bei der Verwaltung eines zugänglichen Archivs. Damit ein Katalogisierungssystem erfolgreich ist, müssen Struktur, Namen und Tags standardisiert und verwendet werden. Ein weiterer Vorteil der Verwendung von Standards besteht darin, dass andere nach Bedarf zum Archiv beitragen oder darauf zugreifen können. Wenn Sie anderen den Zugriff auf das System beibringen, wird das Erbe des Archivs geschützt. Wenn nur eine Person versteht, wie die Bilder verwaltet werden, geht das Wissen über die Assets bei der Person.
Jedes Digital Asset Management-System hängt von einem Archiv ab. Ein Archiv ist sowohl die Sammlung von Materialien, die wir speichern, als auch der Ort, an dem die Materialien aufbewahrt werden. In der Welt der digitalen Fotografie und des Videos ist ein Archiv die Sammlung der von uns ausgewählten digitalen Bilder und Videos, die auf einem anderen Medium gespeichert sind als dem, das als Teil des digitalen Hauptprozesses verwendet wird.
Ein gut strukturiertes und gepflegtes Archiv hat folgende Eigenschaften:
Alles andere im Archiv zu speichern, ist eine Verschwendung von Ressourcen und erschwert die Navigation und Verwendung des Archivs.
Das Strukturieren und Organisieren eines Archivs umfasst nur wenige Komponenten - Namenskonventionen, Dateistruktur, Schlüsselwort und Versionskontrolle. Diese Komponenten müssen jedoch konsistent verwendet und verwendet werden, damit ein Archiv funktioniert.
Zum Glück sinken die Kosten für das Speichern digitaler Assets und die Speichermedien benötigen weniger Platz als früher. Trotzdem ist es verlockend und leicht, Arbeits- und Archivkopien von Bildern zu verbinden und sie als ein und dasselbe zu pflegen. Aber das sind sie nicht. Archive und Backups können leicht verwirrt werden. Ein Archiv ist keine Sicherung, aber Sie sichern ein Archiv.
Ein Archiv kann außerhalb des Arbeitssystems verwaltet werden. Um effektiv zu sein, muss ein Archiv jedoch Teil des von Ihnen erstellten Digital Asset Management-Systems sein.
Wenn ein Archiv den Kern des Digital Asset Managements darstellt, ist eine funktionierende Bibliothek das Kreislaufsystem. Arbeitsbibliotheken und Archive sind miteinander verbunden und arbeiten zusammen, aber sie unterscheiden sich voneinander. Archive dienen der Erhaltung; Bibliotheken sind zur Verwendung.
In einer Arbeitsbibliothek sammeln und verwalten wir digitale Bilder. Wir leiten häufig Bilder in andere Programme ein und aus diesen heraus, um sie zu bearbeiten, an Kunden zur Überprüfung, an einen Dritten zum Drucken und so weiter. Es ist auch üblich, mehrere Kopien von Bildern in der Bibliothek zu haben. Zum Beispiel kann eine Kopie für die Verwendung im Web mit einem Wasserzeichen versehen sein, und eine andere Kopie kann zum Drucken geschärft werden. Eine Arbeitsbibliothek enthält wahrscheinlich auch Bilder, die wir langfristig nicht für wertvoll halten.
Trotz dieser Unterschiede können und sollten wir Arbeitsbibliotheken mit der gleichen Sorgfalt verwalten, mit der wir auch Archive behandeln.
In der folgenden Tabelle werden die verschiedenen Funktionen von Archiven und Bibliotheken beschrieben:
| Archiv | Bibliotheken |
|---|---|
| Archive enthalten primäre oder originäre Dateien, die nicht ersetzt werden können. | Es können andere Kopien der Dateien in einer Bibliothek vorhanden sein, die jeweils unterschiedliche Eigenschaften aufweisen (z. B. die endgültige Größe), aber alle Kopien sind Ableitungen eines Originals. Verlorene oder beschädigte Dateien können ersetzt werden. |
| Archivierte Bilder haben einen dauerhaften Wert. | Bilder in einer Bibliothek können einen dauerhaften Wert haben oder nur für einen bestimmten Zweck oder Zeitraum. |
| Bilddateien werden nicht in ein Archiv ein- und ausgecheckt. Wenn archivierte Dateien benötigt werden, werden Kopien zur Verwendung erstellt. | Dateien kursieren in und um eine Bibliothek. B. an andere Programme zum Bearbeiten, an Kunden zur Überprüfung oder an eine beauftragte Agentur zum Drucken oder zur Verwendung in anderem Material. |
| Ein Archiv ist strukturiert und die Dateien sind nach einem klaren, verständlichen und konsistenten System organisiert. | Eine Bibliotheksstruktur ist organisiert, aber die Dateien werden gerade organisiert. B. benannt, sortiert, bewertet und mit einem Schlüsselwort versehen. |
| Die für ein Archiv verwendete Speicherstruktur ist äußerst zuverlässig, aber wahrscheinlich nicht portierbar oder schnell. | Der Bibliotheksspeicher ist für einen schnellen und einfachen Zugriff strukturiert. |
| Archive werden mit einer kostengünstigen Option gesichert und nur so oft aktualisiert, wie das Archiv geändert wird. | Sicherungen müssen ein fortlaufendes, zuverlässiges System zum Duplizieren der Bibliothek sein. Bibliotheksicherungen werden laufend aktualisiert. |
Alle Digital-Asset-Management-Systeme verfügen über einige Versionen einer Bibliothek und eines Archivs, die mit den allgemeinen Grundsätzen funktionieren, die wir besprochen haben. Diese Prinzipien können jedoch auf unterschiedliche Weise angewendet werden, um ein Verwaltungssystem für digitale Assets zu strukturieren, das den Bedürfnissen des Benutzers entspricht. Ein System kann so einfach und klein sein wie das Bildverwaltungssystem auf einem Smartphone in Kombination mit einem Online-Archivierungsdienst. Ein anderes System könnte so groß und komplex sein wie jedes der nationalen Archive.
Um ein Gefühl für einige der möglichen Variationen im Digital Asset Management zu bekommen, habe ich die heute verwendeten Archivtypen untersucht. In zukünftigen Artikeln werden wir uns die einzelnen Archive genauer anschauen, aber für eine kurze Einführung werden Sie die Vielfalt in der Welt des Digital Asset Managements verstehen lernen.
Regierungen und öffentliche Institutionen unterhalten öffentliche Archive. Nationale Archive - manchmal auch als Bibliotheken bezeichnet - fungieren als öffentliche Archivinhaber. Sie erfassen, bewahren und stellen Dokumente und Materialien zur Verfügung, die vom Regierungsgeschäft erstellt wurden. Dazu gehören Materialien zu Personen wie Geburtsurkunden oder Militärunterlagen und Materialien zu einer Regierung wie Verfassung oder Charta.
Ein nationales Archiv enthält auch Materialien aus den Aktivitäten einer Regierung. Dies kann Korrespondenz, Chartas, Manuskripte, parlamentarische Verfahren, Weißbücher und mehr sein. Das Material würde auch Dokumente von Gerichten und einer Reihe nationaler Stellen enthalten. Das National Archive, UK, behauptet beispielsweise, Aufzeichnungen über Genealogie, mittelalterliche Steuern, Strafverfahren, die Geschichte von fremden Ländern und sogar UFO-Sichtungen zu haben.
Von 1999 bis 2001 feierte das amerikanische Nationalarchiv das Jahrtausend mit Picturing the Century, einer Fotoausstellung, die 100 Jahre amerikanisches Leben feiert. Die Fotografien stammen aus über 8 Millionen Bildern des Archivs. Fotografie von George W. Ackerman, „Der Bauer liest seine Bauernzeitung“, 1931. (Bild, das vom Nationalarchiv der Öffentlichkeit zugänglich gemacht wurde, Punkt 33-SC-15754c.)Ein nationales Archiv kann Material enthalten, das von Einzelpersonen von nationaler Bedeutung hergestellt wurde, sowie Material über eine Nation, die von Einzelpersonen produziert wurde. So installierte das National Archives of Australia beispielsweise Objekte und Dokumente von Stanley Melbourne Price, die als Visionär für die internationale Staatlichkeit Australiens gelten. Bibliothek und Archive Kanada besitzt eine umfangreiche Sammlung von Porträts von Yousuf Karsh. Diese Fotografien begannen im privaten Archiv von Karsh, wurden jedoch von Library and Archives Canada erworben, weil die fotografierten Personen - Staatsoberhäupter, Wissenschaftler und Künstler - öffentliche Persönlichkeiten waren, die die kanadische Gesellschaft beeinflussten. Die Sammlung ist auch wegen des Einflusses, den Karsh auf die nationale und internationale Fotografie hatte, von öffentlichem Wert.
Ein interessantes Projekt des National Archives of United Kingdom ist die Katalogisierung und Bereitstellung von Kriegstagebüchern aus dem Ersten Weltkrieg. Durch das Projekt werden die Informationen der Öffentlichkeit zugänglich gemacht, so dass sie ein besseres Bild von den Realitäten der Truppen bekommen. Gleichzeitig sucht das Projekt öffentliche Unterstützung, um einige der in den Tagebüchern genannten Personen und Ereignisse zu identifizieren und auf Fotografien zu zeigen.
Der Inhalt all dieser Archive, einschließlich Bilder, ist relevant für das, was wir als Gesellschaft sind. Außerdem wird davon ausgegangen, dass der Durchschnittsbürger das Recht hat, zu wissen, was sich im Archiv befindet, und darauf zugreifen zu können. Die Archive werden daher von öffentlichen Einrichtungen reguliert und gepflegt, wobei Transparenz und Zugang gewährleistet sind.
Museen sind öffentliche oder private Einrichtungen, die Archive verwalten, um Informationen über die Institution und ihre Bestände zu erfassen, aufzubewahren und zur Verfügung zu stellen. Archivare wählen Materialien aus, die die Ziele und Aktivitäten der Institution dokumentieren. Da der Zweck eines Museums darin besteht, Gegenstände von künstlerischer, kultureller oder wissenschaftlicher Bedeutung zu sammeln und zu interpretieren, enthalten die Archivarchive des Museums Materialien, die für die soziale und historische Forschung oder die institutionelle Verantwortlichkeit von langfristigem Wert sind. Ein Museum unterhält Archive mit dem Schwerpunkt der langfristigen Erhaltung und Ausbildung.
Das Smithsonian Institution Archives ist ein interessantes Beispiel für ein Museumsarchiv, denn das Archiv enthält Materialien, die die Arbeit der Institution dokumentieren, einschließlich der Entwicklung von Archivierungs- und Konservierungswissen. Der Smithsonian etabliert Archivierungs- und Erhaltungspraktiken, die zu Standards für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen werden. Infolgedessen sind die Archivare und Archive des Smithsonian zu Informationsquellen für andere Archive geworden. Eines der Projekte der Institution umfasst das Digitalisieren und Archivieren von rund 3 Millionen Bildern. Dies bedeutet, dass Smithsonian auch im Digital Asset Management Archivstandards setzt.
Der Smithsonian ist ein Modell der Archiventwicklung. Old Archives Area, 4. Etage, Smithsonian Institution Building, Foto 1 von 11 (Februar 1970) aus dem Smithsonian Institution-Archiv (SIA2011-1082 und SA-800).
Neues Archiv. Sammlungslager für Smithsonian Archives in Capital Gallery (2008) aus dem Smithsonian Institution Archives (SIA-1024x76)Andere nichtstaatliche und gemeinnützige soziale Organisationen halten auch Materialien bereit, die für die Öffentlichkeit von sozialem und historischem Wert sind. Amnesty International beispielsweise archiviert Briefe, Fotos und organisatorische Unterlagen, die von Teams erstellt und gesammelt wurden, die an verschiedenen Menschenrechtsfragen arbeiten. Diese Materialien demonstrieren die Verantwortlichkeit der Organisation und liefern soziale und politische Informationen, die für das Verständnis nationaler und internationaler Probleme von entscheidender Bedeutung sind.
Die Menschenrechtsorganisation Witness ist ein weiteres Beispiel für eine soziale Organisation, die soziale und politische Informationen archiviert, aber wie der Smithsonian auch Standards für das Sammeln und Archivieren von Informationen setzt. Wo der Smithsonian mit Standbildern arbeitet, arbeitet Witness mit Video. Eines der Ziele der Organisation ist es, sich für solide Medien-, Richtlinien- und Technologiestandards einzusetzen, um sicherzustellen, dass Video Beweismaterial ist.
Private Archive werden von Unternehmen, Organisationen und Einzelpersonen verwaltet. Die Archive können klein oder groß sein, aber der Zugriff auf die Archive ist in jedem Fall auf die vom Archivbesitzer oder -verwalter autorisierten Personen beschränkt. Private Archive haben oft, aber nicht immer, einen speziellen Zweck. Sie werden in einem System mit einer Struktur gepflegt, die den individuellen Bedürfnissen des Eigentümers des Archivs entspricht.
Die Mary Evans Picture Library ist ein interessantes Beispiel für ein privates Archiv. Die 1964 von Mary Evans und ihrem Ehemann Hilary ins Leben gerufene Bibliothek sammelt historische Bilder, Illustrationen und Fotografien, die von "gewöhnlichen" Künstlern geschaffen wurden, die nicht in Kunstgalerien und Museen vertreten sind. Die Bibliothek stellt diese Bilder für kommerzielle Zwecke zur Verfügung. Die Bibliothek verfügt über eine riesige digitalisierte Sammlung: rund eine halbe Million Bilder online, wobei jede Woche etwa 500 neue Bilder hinzugefügt werden. Die Bibliothek stellt auch eine Reihe kleinerer, privater, gewinnorientierter Bibliotheken dar.
Es kann auch vorkommen, dass privates Material oder Material in einem privaten Archiv von öffentlichem Interesse ist. Ein solches Archiv - ein anderes interessantes Beispiel eines privaten Archivs - ist das von Saverio Tutino in Italien gegründete Archiv. Tutino sammelte Memoiren, Briefe, Tagebücher und Notizen, die von Arbeitern, Landwirten und einfachen Leuten in Italien geschrieben wurden, und machte die Sammlung der Öffentlichkeit zugänglich. Das Archiv ist so bekannt, dass seine Heimatstadt Pieve Santo Stefano heute als Stadt der Tagebücher bekannt ist. Die Italiener spenden ihr Material weiterhin für das Archiv, und das Archiv ist zu einer umfangreichen Informationsquelle für Künstler, Schriftsteller und Dramatiker geworden.
Es gibt natürlich auch mehr gewöhnliche Archive im privaten Sektor. Sie können einige kommerzielle Archive dort finden, wo Sie sie erwarten würden. Zum Beispiel in einem Pressearchiv. Das Canadian Press Images Archive bietet Arbeiten an, die von Fotojournalisten bei der Canadian Press und anderen Fotoagenturen erstellt wurden. Das kanadische Pressebild-Archiv bietet nicht nur Nachrichtenfotos für kommerzielle Zwecke, es ist auch eine Quelle für Prominente und Fotos.
Das letzte Archiv, das ich in diesem Artikel vorstellen möchte, ist Flickr's Projekt The Commons. Die Mission von The Commons besteht darin, Fotografien zu archivieren, die in öffentlichen Fotoarchiven zu finden sind, um den öffentlichen Zugang zu diesen Sammlungen zu verbessern. Das Projekt wurde 2008 mit The Library of Congress gestartet und ist seitdem auf über 100 teilnehmende Institutionen angewachsen.
Die Öffentlichkeit wird aufgefordert, sich mit Informationen und Wissen zu den Bildern an dem Projekt zu beteiligen. Da das Ziel darin besteht, so viele Informationen wie möglich zu sammeln, kann jedes Flickr-Mitglied einem Bild Tags oder Kommentare hinzufügen. Es gibt kein kontrolliertes Keyword-Vokabular. Flickr überlässt es dem gesunden Menschenverstand und ermahnt die Mitglieder: „Wenn Sie ein Idiot sind, schämen Sie sich. Das ist zum Wohl der Menschheit, Alter! ”
Digital Asset Management-Systeme können groß oder klein, einfach oder komplex sein. Sie können auf bewährten Systemen aufbauen oder als Stand der Technik entwickelt werden. Alle Digital Asset Management-Systeme bieten jedoch drei Funktionen: Auswahl, Aufbewahrung und Zugriff. Alle Digital Asset Management-Systeme verfügen über einen Archivierungsprozess, um originale, wertvolle Bilder zu erhalten, und eine Art Bibliothek, um Bilder zu verwalten, die verwendet und in Umlauf gebracht werden.
Das beste digitale Asset-Management-System, das Sie aufbauen können, basiert auf Ressourcen, die Ihren Bedürfnissen, Zielen und Interessen entsprechen.
Accentsconagua