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Wenn bei allem, was Tuts + tut, eine Sache im Mittelpunkt steht, dann sind es die Menschen. Wir haben derzeit zehn Redakteure und Kursproduzenten, die wiederum mit einem Pool von Managern, Redakteuren, Assistenten und Analysten zusammenarbeiten. Einige dieser Redakteure arbeiten mit hundert verschiedenen Ausbildern in einem bestimmten Jahr und aus allen Teilen der Welt zusammen. Wenn Sie anfangen, diese Zahlen zu multiplizieren, entspricht dies einer sehr großen Gruppe von Menschen, die alle zusammenarbeiten, um Tutorials und Kurse zu erstellen, die in Ansatz und Qualität konsistent sind. Im Konzept ist das ziemlich einfach. In der Ausführung ist es keine Kleinigkeit.
Wir verwenden eine Reihe von Kommunikations- und Projektmanagement-Tools bei Tuts +. Vor kurzem haben wir jedoch einen neuen und sehr speziellen Workflow für die Planung, Inbetriebnahme und Überarbeitung unserer Inhalte eingeführt. Das Ziel, das Leben für alle, die an der redaktionellen Seite von Tuts + beteiligt sind, zu verbessern, damit wir noch mehr tolle Dinge für Sie erlernen können.
Unsere Redaktion ist fast vollständig entfernt (vom Hauptsitz in Melbourne) und in verschiedenen Zeitzonen auf der ganzen Welt verteilt. Die freie Wahl, wann und wie gearbeitet wird, ist in die Arbeit integriert. Es ist ein bedeutender Vorteil und ein großer Teil der Gründe, warum es so großartig ist, für Tuts + zu arbeiten. Mit dem Wachstum und der Diversifizierung des Teams im Laufe der Jahre wurden die Arbeitsabläufe jedoch immer uneinheitlicher und folglich auch das Endprodukt. Es wurde offensichtlich, dass wir, wenn wir eine konsistentere und einheitlichere Inhaltsstrategie wollten, anfangen wollten, eher wie ein Team zu arbeiten.
Nachdem das Bedürfnis nach Veränderung erkannt wurde, haben wir monatelang versucht, ein Gleichgewicht zwischen Autonomie und Konsistenz zu finden. Seitdem haben wir unsere Prozesse und Richtlinien auf breiter Front aktualisiert und die Vorgehensweise bei der Planung und Erstellung von Inhalten grundlegend überarbeitet. Ein wesentlicher Bestandteil dieses Prozesses war die eingehende Prüfung und Neudefinition unseres redaktionellen Inbetriebnahmearbeitsablaufs.
Es zeigte sich, dass wir, wenn wir alle auf die gleiche Seite bringen und die Workflow-Planungen für die Content-Planung unseres gesamten Teams transparenter gestalten möchten, einen konsistenten Workflow für jedes Thema und jede Kategorie implementieren müssen.
Dieser Ansatz hat in der Tat einige hochgesteckte Ziele. Um wirklich nützlich zu sein, müsste es den Status jedes einzelnen im Netzwerk veröffentlichten Tutorials und Kurses nachverfolgen und gleichzeitig als wichtiger Dokumentationsprozess für die wichtigsten Kommunikationspunkte hinter jedem einzelnen Inhalt dienen. In allem, was wir veröffentlichen, wird einiges an Gesprächen und Entscheidungen zwischen Redakteuren und Dozenten mit einbezogen. Es ist wichtig, diese Kommunikation so weit wie möglich aus privaten E-Mails zu ziehen, damit andere Teammitglieder einbezogen werden können.
Mit einer solchen Fülle an Projektmanagement-, Kollaborations- und redaktionellen Anwendungen, die heutzutage verfügbar sind, war die Auswahl einer Plattform für die Weiterentwicklung unseres Teams schwieriger als Sie denken.
Der beste Rat in dieser Situation lautet: Vergessen Sie die Software. Anstatt nach Tools zu suchen, auf denen der neue Workflow basiert, haben wir stattdessen den Workflow unabhängig von der jeweiligen Anwendung erstellt und dann nach der passenden Lösung gesucht.
Zu diesem Zeitpunkt war es notwendig, die universellen Aspekte des redaktionellen Prozesses in klare Schritte zu gliedern. Jeder Tuts + Editor hat seine eigenen bevorzugten Methoden und Workflows. Wir mussten uns fragen: Welche Schritte macht ein Tutorial oder Kurs? typischerweise nehmen Sie ihren Weg von der Konzeption bis zur Vollendung?
Schließlich kamen wir zu einem einfachen Diagramm, das den gesamten Prozess skizzierte. Unabhängig davon, wie personalisiert und einzigartig der Workflow eines jeden Editors war, stehen die Chancen, dass er diese grundlegenden Schritte beinhaltete.
Mit einem klareren Verständnis der genauen Funktionsweise des Systems können wir nun ein Werkzeug finden, das den Prozess vereinfacht.
Es gab keine kollaborativen Apps zum Schreiben (wir haben bereits ein CMS). Wir brauchten ein Kommunikationsmittel, kein Schreibwerkzeug. Skalierbarkeit und Flexibilität waren jedoch der Schlüssel. Wenn wir mehr als einhundert Instruktoren hinzufügen würden, die alle unabhängig voneinander arbeiten und Gespräche mit ihrem Redakteur führen, würde die Verwendung der App durch die Menge an Inhalten erschwert?
Nachdem diese Ideen umgesetzt und der gewünschte Workflow im Auge behalten wurde, fiel eine App als klarer Gewinner hervor.
Gleich nachdem wir mit der Verbesserung unseres Redaktionsprozesses begonnen hatten, haben wir uns Trello angesehen, ihn jedoch wegen seines simplen Ansatzes schnell abgewiesen. Je mehr wir es mit dem Diagramm verglichen haben, desto sinnvoller war es, wenn sich jeder einzelne Inhalt horizontal, hin und her durch den Workflow bewegt. Wenn jedes Tutorial eine Karte wäre und jeder Schritt im Prozess eine Liste wäre, könnten die Teilnehmer die Tutorials leicht von einem Schritt zum nächsten ziehen und ihren Fortschritt verfolgen, während sie sich durch das System bewegen.
Es stellt sich heraus, dass nur Trello erscheint simpel. Unter der Haube verbirgt sich ein wirklich beeindruckendes Feature-Set. Hier einige organisatorische Funktionen, die Ihnen dabei helfen, das Durcheinander in Trello zu überwinden:
Wie bei den meisten Projektmanagement-Tools können Sie mit Trello bestimmte Personen einer Aufgabe zuweisen (beliebig viele) und Fälligkeitsdaten anwenden, die dazu dienen, Erinnerungen und Benachrichtigungen auszulösen.
Die visuelle Natur jeder Aufgabe ist ein wichtiger Aspekt von Trello. Die Avatare der zugewiesenen Benutzer werden auf den Karten zusammen mit farbigen Beschriftungen zum leichteren Nachschlagen und zum Anbringen von Miniaturansichten zur sofortigen Identifizierung angezeigt. Mangelnde Aktivität auf einer Karte verringert die Deckkraft, sodass alles, was nicht die Aufmerksamkeit erhält, die es verdient, sichtbar verschwindet. Es gibt sogar einen farbenblinden, freundlichen Modus, der bei Aktivierung farbige Bereiche durch das Hinzufügen von gemusterten Hintergründen unterscheidet.
Und was für uns wichtig ist, kann die Menge der Karten auf einem belegten „Board“ schnell durch Filterung nach Person, Betreff, Schlüsselwort usw. verdünnt werden.
Kurz gesagt, Trello passt sehr gut zu unserem gewünschten Redaktionsprozess.
Ein wichtiger Teil dieses gesamten Prozesses war die Erkenntnis, dass es keine einzige Anwendung gibt, die genau auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten ist.
Der Schlüsselbereich, den wir in Trello vermisst haben, ist die Möglichkeit, Gruppendiskussionen zu ermöglichen. In Prozessen, in denen Gruppendiskussionen im Mittelpunkt stehen, ist Basecamp eine weitaus bessere Lösung, die es viel einfacher macht, ein Teamgespräch zu beginnen und zu verfolgen.
Trotzdem kultiviert Trello Gemeinschaftssinn. Alle Mitglieder eines Vorstands, sei es Redakteure, Manager oder Ausbilder, haben das Gefühl, dass sie gerne bei jeder Aufgabe oder Konversation mitwirken können. Avatare geben den Namen Gesichter, es kommt zu Diskussionen und es werden Teambindungen gebildet.
Im Jahr 2013 gab es keinen einzigen Ort, an dem wir den gesamten Inhalt unserer aufkommenden Inhalte schnell und problemlos erfassen konnten. Es gab auch keine schnelle Möglichkeit, einen Themenbereich (einschließlich aller in Bearbeitung befindlichen Inhalte, aller relevanten Ausbilder und zukünftigen Inhaltspläne) vorübergehend oder dauerhaft an einen neuen Herausgeber zu übergeben.
Jetzt haben wir all dies und mehr, obwohl die Implementierung unseres neuen Workflows definitiv eine Lernkurve war. Hier sind einige der wichtigsten Lektionen, die uns auf dem Weg begegnet sind:
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